Hur skickar jag ett brev till någon viktig?
Generellt kommer du förmodligen att skicka ett brev till en viktig person eftersom du vill ändra dig om något.
Ett välskrivet brev kan övertyga någon att anta din åsikt eller ge dig vad du vill. Du kan skriva ett brev till folkvalda, högskol- eller universitetspresidenter eller prästerskapsmedlemmar. När du skriver ett brev till någon som är viktig är det viktigt att använda rätt format och behålla en konsekvent, professionell ton. Stöd dina argument med bevis och ta upp starka motargument. Du bör alltid ha en kopia av brevet för dina register och begära ett kvitto när du skickar det.
Metod 1 av 3: skriva ett effektivt brev
- 1Förklara varför du skriver. Du bör identifiera varför du skriver i första stycket i ditt brev. Om du inte gör det här direkt kan mottagaren vara förvirrad och lägga ditt brev åt sidan. Kom ihåg att komma rätt till saken.
- Till exempel kan du skriva, "Jag skriver för att be dig att rösta" Nej "på det kommande senatförslaget som tillåter borrning i Arctic National Wildlife Refuge. Jag tror att borrning kommer att orsaka allvarlig skada på miljön."
- 2Stöd ditt argument. Generellt kommer du förmodligen att skicka ett brev till en viktig person eftersom du vill ändra dig om något. Följaktligen måste du ge dem en anledning att se problemet som du ser det. Det kan betyda att du måste undersöka.
- Se böcker eller artiklar efter namn. Citer fakta, statistik eller anekdoter för att stödja ditt argument. Om du förlitar dig på personlig observation ska du inkludera viktiga detaljer - vem, vad, var, när etc.
- Om du har mer än en anledning till din position, utveckla var och en i separata stycken. Denna typ av organisation gör det lättare för läsaren att följa med.
- Om du inte skriver ett brev för att argumentera, inkludera helt enkelt huvuddelen av den information du vill förmedla i brevet.
- 3Rikta läsaren till ytterligare stödinformation. Kom ihåg att du skriver ett brev, inte en magisteruppsats. Följaktligen kanske du vill peka läsaren i riktning vart de kan hitta mer fullt utvecklade argument.
- Du kan till exempel inkludera adressen till en webbplats där mottagaren kan hitta ytterligare information.
- Du kan också nämna namnen på böcker eller artiklar om ämnet.
- 4Adressera motargument. Det är särskilt effektivt att nämna vanliga motargument och sedan motbevisa dem. Nämn bara de starkaste motargumenten men ange varför läsaren inte bör ge dessa argument för mycket vikt.
- Du kan till exempel argumentera för att ett motargument är baserat på felaktiga data. Du kanske skriver något som: "Stödjare för borrning i Arktis argumenterar för att det finns rikligt med olja under ytan. Nyare uppgifter har emellertid kastat tvivel om dessa påståenden."
- Alternativt kan du argumentera för att motargumentet är felaktigt. Du kan till exempel skriva: "Att bevara Arktis kommer inte att leda till högre oljekostnader. Faktum är att nyare brunnar i Texas och Oklahoma kan utgöra skillnaden."
Om du skrev brevet under flera dagar ska du bara inkludera det datum då du avslutade brevet. - 5Använd en lämplig ton. Du förmedlar viktig information genom ton. Ton är svår att definiera, men du hör ton när folk pratar. Någon kan säga "Det är galet" i en humoristisk ton eller i en fruktansvärd ton. Ton finns också när vi skriver. Du vill behålla en professionell ton när du vänder dig till någon viktig.
- Undvik att använda sammandragningar som är för avslappnade. Skriv "Jag är" istället för "Jag är."
- Använd inte slang eller jargong. Skriv "Jag blev störd" istället för "Jag freakade ut."
- Var artig och respektfull. Förolämpa inte någon eller kalla dem namn. Detta kan vara svårt, särskilt om du skriver ett brev för att du vill argumentera.
- 6Skriv med den aktiva rösten. Dina meningar ska vara så kraftfulla som möjligt. Följaktligen skriv med den aktiva rösten. Aktiva meningar är tydligare och vanligtvis enklare än passiva röstmeningar. Jämför följande:
- Passiv röst: "Denna fråga beslutades redan för tio år sedan." I den här meningen bestämde någon frågan - men du vet inte vem.
- Aktiv röst: "Kongressen beslutade om denna fråga för tio år sedan." Med en aktiv röstmening vet du exakt vem ämnet är.
Metod 2 av 3: redigera ditt brev
- 1Revidera brevet. När du har skrivit ett utkast bör du försöka kondensera brevet så mycket som möjligt. Ta bort onödiga ord och meningar. Förenkla komplicerade meningar eller idéer och omorganisera dina stycken om det behövs.
- 2Korrekturläsa ditt brev. Skrivfel, tappade ord och grammatiska fel minskar kvaliteten på ditt brev. Följaktligen vill du gå igenom ditt brev för att se till att du har skrivit det exakt.
- Läs det bakåt. Börja med den sista meningen och läs sedan den före den. Genom att läsa bakåt kommer du inte förutse vad du tänkte säga. Istället kommer du att fokusera på orden på sidan.
- Läs det högt. Du kanske hör ett misstag som dina ögon skulle glänsa över.
- Lita inte bara på stavningskontroll eller grammatik. Många fel glider förbi.
- 3Be någon annan läsa brevet. Tonen är så viktig att du behöver en annan person för att läsa brevet för att se till att du inte är för oförskämd, arg eller informell. Du bör dock också låta dem läsa det och dela med sig av deras intryck om innehållet:
- Var de övertygade om ditt argument? Förblev de inte övertygade?
- Vilken annan information kan hjälpa till att övertyga dem?
- Kom du över som professionell och trovärdig?
Metod 3 av 3: formatera och skicka ditt brev
- 1Ställ in ditt ordbehandlingsdokument. Du bör skriva ditt brev och du bör välja en typsnitt och storlek som läser bekvämt för de flesta. Generellt kommer Arial eller Times New Roman 12-poäng att fungera.
- Om du skapar ett brev för e-post bör du fortfarande använda ett vanligt typsnitt. Undvik färger eller något som är svårläst.
- Ställ också in tummarginaler på alla sidor.
När du skriver ett brev till någon som är viktig är det viktigt att använda rätt format och behålla en konsekvent, professionell ton. - 2Inkludera din adress. Du bör ta med din adress, men inte ditt namn, i det övre vänstra hörnet. Använd blockformatering, så gör inte indrag. All information ska stämma överens med vänster marginal.
- Om du använder brevpapper behöver du inte ange din adress.
- 3Lägg till datumet. Hoppa över en rad och ta sedan med datumet då du skrev brevet. Om du skrev brevet under flera dagar ska du bara inkludera det datum då du avslutade brevet. Skriv in datumet med formatet för det land där mottagaren bor.
- I USA listas datumet enligt följande: "12 februari 2017."
- I andra länder kommer datumet att listas så här: "12 februari 2017."
- 4Inkludera mottagarens information. Hoppa över en annan rad och ta med mottagarens adress. Du bör ange deras namn och adress.
- Kom ihåg att hålla informationen uppradad med vänster marginal.
- 5Sätt in din hälsning. Det här är din hälsning. Hälsningar är vanligtvis desamma. Du skriver "Kära" och sedan namnet följt av ett kolon. Använd till exempel följande:
- Om du känner till mottagarens efternamn, skriv "Dear Mr. Jones:"
- Om du vet att kvinnan är gift kan du använda "Mrs." som i "Dear Mrs. Johnson:"
- Om kvinnan är singel, eller om du inte vet om hon är gift, skriv "Dear Ms. Johnson:"
- Om du inte vet om personen är en man eller kvinna kan du skriva "Dear Sir or Madam:"
- Om personen har en titel kan du använda titeln: "Dear Senator Collins:" eller "Dear Dr. Smith:"
- 6Berätta för mottagaren hur du kontaktar dig. Innan du avslutar brevet bör du tacka mottagaren för deras tid och identifiera hur de kan nå dig om de har frågor. Ange ett telefonnummer och e-postadress, om möjligt.
- Du kan till exempel skriva "Tack för din tid. Jag vet att du är väldigt upptagen, men jag känner passionerat för denna fråga. Jag svarar gärna på alla frågor du har. Jag kan nås på 555-5555 eller via e-post på abczy122@gmail.com. "
- 7Sätt in din stängning. Du måste stänga brevet. Skriv "Med vänlig hälsning" och hoppa sedan ner flera rader innan du skriver ditt namn. Du kommer att underteckna brevet i mellanslaget.
- Var noga med att underteckna brevet med en tuschpenna eller annan penna som ger en jämn, kontinuerlig signatur.
Om du inte skriver ett brev för att argumentera, inkludera helt enkelt huvuddelen av den information du vill förmedla i brevet. - 8Observera eventuella kapslingar. Du kan inkludera en broschyr, artikel eller andra styrkande handlingar med ditt brev. Du bör skriva "Bilaga:" eller "Bilagor:" och sedan kort beskriva vad du har inkluderat.
- Du kan till exempel skriva "2 kapslingar: artikel, brev." Detta säger att du inkluderar en artikel och ett annat brev med ditt eget brev.
- Helst borde du ha nämnt bilagorna någon annanstans i brevet. Du vill att mottagaren omedelbart ska förstå varför du inkluderade dem.
- 9Lägg till namnen på ytterligare mottagare. Du kan skicka kopior av ditt brev till andra. Observera detta under dina bilagor. Skriv "cc:" nedanför kapslingarna. Detta står för "artighetskopia."
- Du kan inkludera personens namn och titel, till exempel "cc: James Roberts, assistent till universitetspresidenten."
- Om du skickar en kopia till mer än en person, justera sedan de andra mottagarnas namn under den första. Du behöver inte lägga till ytterligare ett cc.
- 10Maila brevet. Om du vill ha en bekräftelse på att brevet har mottagits kan du skicka det certifierat mail, returnera kvitto (i USA). I Storbritannien kan du skicka brevet Royal Mail Signed For.
- Förvara alltid en kopia av brevet för dina egna register.
Läs också: Hur sponsrar jag din make i Kanada?
Frågor och svar
- Jag vill bara veta hur man skriver brevet, skriver ut det och har det klart för kuvert.Tänk på anledningen till att du skriver brevet. Bestäm vilka ord du ska använda. Skriv tre stycken, den inledande, förklara vad du skriver om och varför, kroppsavsnittet, detaljerad din synvinkel och avsnittet med uppmaning till handling, informera läsaren om vad du hoppas de kommer att göra med detta. Lägg till datum, adress, ämnesrad, hälsning och signatur. Tryck på skriv ut på din dator. Vik brevet i tre, lägg det i kuvertet. Skriv din adress på baksidan och mottagarens adress på framsidan, med tillräckliga stämplar. Lägg det i en brevlåda.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
