Hur skriver jag en integritetspolicy?

Skydda externa kunder. Brott mot kundförtroendet kan skada ditt företag oåterkalleligt. På din webbplats och utskriftsannonsering måste du tydligt ange att du har en integritetspolicy som innehåller vilken personlig information du samlar in och hur du använder den.

• Sekretesspolicyn för externa kunder bör skrivas på ett enkelt och enkelt språk som är lätt att förstå. Håll det tekniska språket till ett minimum.
• Som ett minimum bör din kunds integritetspolicy ange om din webbplats använder cookies (små program som lagrar kundinformation för att göra webbplatsen snabbare) och hur du använder deras data.
• För webbplatser som använder kakor, lägg till en fras om effekten av "Den här webbplatsen använder kakor för [ändamål]. Genom att använda vår webbplats samtycker du till användning av denna teknik." Var tydlig om dina skäl.

Utforma en policy för insamling av kunddata. Om din affärsmodell inkluderar försäljning eller distribution av kunddata måste detta anges tydligt i dina användarvillkor. En typisk policy inkluderar språk som kunden som använder din webbplats samtycker till att samla in och distribuera sin kontaktinformation. Till exempel "Genom att komma in på denna webbplats samlar vi in data som [information] och dessa uppgifter kan delas med våra affärs- och reklampartner. Användning av denna webbplats är ditt samtycke till denna datainsamling och distribution."

• Mycket vanligare är ett uttalande om att du inte kommer att sälja eller dela kunddata. Detta uttalande är mycket mer sannolikt att tjäna dina kunders förtroende. "Vi kommer inte att sälja din personliga information till någon, för något ändamål. Period."

Skapa ett program för borttagning av e-post. Om ditt företag eller din webbplats samlar in e-postadresser som en vanlig affärsverksamhet, som att kräva ett e-postmeddelande för att slutföra en transaktion, måste du ha en policy där kunder kan avsluta prenumerationen eller sluta få e-post från dig. Detta krävs enligt CAN-SPAM Act. Dina e-postannonser bör också innehålla bortvalsinformationen.

• Opt-out-språket måste vara tydligt och enkelt för kunderna att använda. De flesta e-postlistor och reklamprogram inkluderar en automatisk borttagningsprocess. "Om du inte vill få framtida e-postmeddelanden, klicka här, så kommer ditt namn att tas bort från e-postlistan." Om du hanterar din e-postlista manuellt, lägg till en hotlink till din e-postadress och ta bort kunden från din e-postdatabas.

Ha en klagomålsprocess och följ den. Din webbplats och företagsannonser måste innehålla en kontaktpunkt och ett klagomålsförfarande. Om du får ett klagomål om missbruk av kundinformation måste du följa upp det och lösa det till kundens tillfredsställelse. Annars kan du befinna dig under utredning av Federal Trade Commission.

• Ditt klagomålsförfarande kan vara så enkelt som en länk till din e-postadress med ett uttalande, "Om du inte vill ta emot kommunikation från oss eller tror att din information inte har hanterats korrekt, klicka på [hotlink]."

Följ branschens bästa praxis. I takt med att tekniken fortsätter att expandera och förbättra, så gör lagarna och förfarandena för att skydda kunders integritet. De företag som du känner och respekterar ständigt förbättrar och uppdaterar sin integritetspolicy. Deras användarvillkor kan vara en guide eller mall för att skapa dina egna. Om du är osäker på om din externa kunds integritetspolicy är tillräcklig, överväg att rådgöra med en advokat.

• Granska din integritetspolicy och användarvillkor antingen årligen eller när du startar ett nytt webbplatsprogram, reklamkampanj eller mobilapp.

Skapa en policy för företag som inte är webbplatser. Om ditt företag inte har en webbplats måste du fortfarande försäkra din kund om att deras namn, adresser och kreditkortsinformation är säkra. Detta kan vara ett enkelt dokument eller ett flygblad som du ger till en ny kund, inkluderar i utskick, eller har till hands om en kund begär det.

• Ett uttalande om att du inte kommer att sälja eller distribuera deras data.
• Ett sätt att registrera dig på din e-postlista med flygblad, kataloger, e-postmeddelanden och andra annonser, tillsammans med en enkel metod för att ta bort namn från listan.
• Ett uttalande om hur kreditkortsförsäljningen behandlas och att informationen inte upprätthålls i lokalerna.
• Du behöver också en klagomålsprocess för sekretesspolicy. Begär att din kund ska skriva hennes frågor skriftligt och skicka det via post eller e-post. Detta skyddar dig och säkerställer att du förstår kundens oro.

Säkerställa anställdas integritet i personalavdelningen. Som en del av anställning och under anställning samlar företag mycket privat information om sina anställda. Inte bara kontaktinformation utan i denna tid med ökad säkerhet och granskning kan företag också samla in bakgrundsrapporter, kreditinformation och medicinsk information. För att skydda dig mot rättsliga åtgärder och för att främja goodwill med dina anställda måste du ha en intern sekretesspolicy som hanterar säkerheten för anställdsinformation.

• Säkra dina pappersfiler fysiskt. Medarbetarregister bör förvaras i låsta arkivskåp med begränsad åtkomst.
• Se till att datorns åtkomst är lösenordsskyddad, har begränsad åtkomst och tillräcklig mjukvarusäkerhet.
• Skapa en tydlig policy för lagring av register och håll dig till den. Registreringar före anställning som kreditrapporter och drogtester bör rensas så snart som möjligt. Förvara resultaten, men kassera papperskopiorna om det inte krävs enligt lag för anställningen.

Säkra ditt nätverk. Äldre eller dåligt installerade trådlösa nätverk kan skapa oavsiktliga Wi-Fi-hotspots i och runt ditt företag. Ett nätverk utan säkerhet kan ge någon tillgång till dina poster. Om du inte har någon i personalen som kan utvärdera säkerheten i ditt nätverk, kontakta en IT-professionell och uppgradera efter behov. Dina nätverkssäkerhetsprotokoll bör hänvisas till i din integritetspolicy.

• Om du installerar ett nytt nätverk eller överväger större uppgraderingar, överväg att ta in en IT-professionell för att installera, säkra och testa nätverket. Även om du själv installerade för det första nätverket kanske du inte är uppdaterad om de senaste hoten och sårbarheterna i ditt nätverk och programvara.

Skapa en arbetsplatspolicy för sociala medier. I en era av smartphones och omedelbar anslutning måste ditt företag ha en tydligt definierad policy för användning av sociala medier under arbetstid. Många företag har en vag policy om att använda företagsdatorer för personliga ändamål. Sanningen är att den genomsnittliga telefonen eller surfplattan sannolikt är snabbare och har en bättre internetanslutning. En anställd kan tweeta om lunchen och fotot fångar namnet på din största kund eller senaste försäljningssiffror på ett dokument bredvid hans smörgås.

• Att förbjuda all användning av sociala medier under arbetstiden kommer att påverka moral och vara svår att genomdriva. Om inte den anställde befinner sig i ett område med hög säkerhet, förstå att användningen av e-post och sociala medier kommer att ske och utforma policyer för att hålla den användningen minimal och icke-störande.
• En väl utformad policy för sociala medier förklarar behovet av att respektera kundernas integritet och arbetsprocesser genom att ange specifika konsekvenser för att bryta mot den respekten. Betona också hur klagomål över arbete och chefer på sociala medier återspeglar företaget dåligt och, om det händer under arbetstiden, kan utsätta den anställde för disciplinära förfaranden.
• Din sociala mediepolicy bör också lista ut allt som är förbjudet och de potentiella konsekvenserna. Exempel på detta kan vara aktiviteter som bryter mot patienters integritet, klientsekretess eller bryter mot regler mot avslöjande av information om mindre barn och studenter. Att beskriva och genomföra denna policy kan hjälpa företaget att försvara sig mot ett rättsligt krav.
• Bästa praxis för policyer för sociala medier inkluderar The Gaps krav att anställda kontaktar teamet för sociala medier om de gör ett fel, och Hewlett-Packard gör det klart att de förbehåller sig rätten att granska, redigera och till och med radera blogginlägg och sociala medieinlägg som gjorts på dess räkning.

Säker leverantörsinformation. De företag som hanterar ditt företag bör kunna lita på att information inklusive bud, uppskattningar, prislistor, kontaktinformation, kundlistor och interna processer respekteras och hålls säker. Din interna sekretesspolicy bör ha en process för att märka leverantörsinformation konfidentiellt och hålla den säker både i pappers- och elektronisk form.