Hur skriver jag en incidentrapport?

Hur skulle jag säga en incidentrapport om att hitta en patient som knäböjde eller observerades ha knäböjt på golvet?

Om du är en säkerhetsvakt eller polis som är utplacerad till en olycksplats är det viktigt att skriva en detaljerad och korrekt rapport för att göra ditt jobb korrekt. En bra incidentrapport ger en grundlig redogörelse för vad som hände utan att glänsa över osäker information eller utelämna viktiga fakta. Det är viktigt att följa lämpligt protokoll, beskriva händelsen tydligt och lämna in en polerad rapport.

Del 1 av 3: följande protokoll

1
Skaffa rätt formulär från din institution. Varje institution har ett annat protokoll för att hantera en incident och lämna in en rapport.
- Följ alla instruktioner som medföljer formuläret. Varje organisation använder olika format, så var uppmärksam på riktlinjerna.
- I vissa fall är du ansvarig för att fylla i ett formulär som utfärdats av din institution. I andra fall kommer du att bli ombedd att skriva eller skriva upp rapporten på egen hand.
Tips: Om möjligt, gör din skrivning med ordbehandlingsprogram. Det ser snyggare ut och du kan använda stavningskontroll för att polera det när du är klar. Om du skriver din rapport för hand, skriv tydligt ut istället för att använda kursiv. Låt inte folk gissa om dina 7-tal verkligen är 1-tal.
2
Ange de grundläggande fakta. Ditt formulär kan ha tomt för dig att fylla i med information om händelsen. Om inte, börja rapporten med en mening som tydligt anger följande grundläggande information:
- Tid, datum och plats för händelsen (var specifik, skriv exakt gatuadress etc.).
- Ditt namn och ID-nummer.
- Namn på andra medlemmar i din organisation som var närvarande
3
Inkludera en rad om incidentens allmänna natur. Beskriv vad som kom till dig på scenen för händelsen. Om du har fått ett samtal, beskriv samtalet och notera när du fick det. Skriv en objektiv, saklig mening som beskriver vad som hände.
- Du kan till exempel skriva att du kallades till en viss adress efter att en person rapporterades för att vara full och oordning.
- Observera att du inte ska skriva vad du tror kan ha hänt. Håll dig till fakta och var objektiv.
Hur avslutar jag en incidentrapport?
4

Starta rapporten så snart som möjligt. Skriv om möjligt samma dag som händelsen. Om du väntar en dag eller två kommer ditt minne att bli lite suddigt. Du bör skriva ner de grundläggande fakta du behöver komma ihåg så snart incidenten inträffar. Gör din rapportuppskrivning inom 24 timmar efteråt.

Del 2 av 3: beskrivning av vad som hände

1
Skriv en första person berättelse som berättar vad som hände. Skriv en kronologisk berättelse om exakt vad som hände när du rapporterade till scenen.
- Använd de fullständiga namnen på varje person som ingår i rapporten. Identifiera alla personer första gången de citeras i din rapport genom att lista: för, mellan- och efternamn; födelsedatum, ras, kön och referens ett regeringsutfärdat identifikationsnummer. I efterföljande meningar kan du sedan hänvisa till dem med bara deras för- och efternamn: "Doe, John" eller "John Doe". Starta ett nytt stycke för att beskriva varje persons handlingar separat. Svara vem, vad, när, var och varför vad som hände.
- Till exempel när polisen nämnd ovan anländer till bostaden där han ringde, kunde han säga: "Vid ankomsten observerade tjänstemannen en vit man, nu känd som Doe, John Edwin; födelsedatum: 035998; Kaliforniens körkort 00789142536, skrikande och skrikande mot en kvinnlig vit, känd som, Doe, Jane, på den främre gräsmattan på ovanstående plats (adressen tidigare angiven). Officern separerade båda inblandade parter och genomförde fältintervjuer.. John Doe att han hade kommit hem från jobbet och upptäckte att middagen inte gjordes för honom. Han förklarade sedan att han blev upprörd över sin fru fru Jane Doe för att han inte hade middagen redo för honom. "
- Se till att inkludera direkta citat från vittnen och andra personer som är inblandade i händelsen om möjligt. Till exempel, i ovanstående scenario kunde tjänstemannen skriva "Jane sa till mig 'Johnny var arg för att jag inte hade middag redo i rätt tid.'"
- Inkludera en exakt beskrivning av din egen roll under det som hände. Om du var tvungen att använda fysisk kraft för att kvarhålla någon, glans inte över den. Rapportera hur du hanterade situationen och dess följder.
2
Var noggrann. Skriv så mycket du kan komma ihåg - ju mer detaljer, desto bättre. Lämna inte utrymme för personer som läser rapporten att tolka något på fel sätt. Oroa dig inte för att din rapport är för lång eller ordlig. Det viktiga är att rapportera en fullständig bild av vad som hände.
- Till exempel, istället för att säga "när jag kom, var hans ansikte rött", kan du säga, "när jag kom, skrek han, andfådd och hans ansikte var rött av ilska." Det andra exemplet är bättre än det första eftersom det finns flera anledningar till att någons ansikte är rött, inte bara att de är arga.
- Eller istället för att säga "efter att jag kom till platsen laddade han mot mig," ska du säga "när jag kom till platsen krävde jag att båda parter skulle sluta slåss. Efter att ha tagit andetag och tittat på mig började han springa snabbt mot mig och höll upp handen som om han skulle slå mig. "
3
Var noggrann. Skriv inte något i rapporten som du inte är säker på faktiskt har hänt. Rapportera hörsägen som hörsägen, inte som faktum.
- Till exempel, om ett vittne sa till dig att han såg någon hoppa över ett staket och springa iväg, ange tydligt att din rapport om händelsen var baserad på ett vittneskonto det är ännu inte ett bevisat faktum.
- Dessutom, om du rapporterar vad vittnet berättade för dig, bör du skriva ner allt du kommer ihåg om vittnets uppförande. Om deras uttalande orsakar kontrovers senare kan din rapport visa sig vara användbar. Det skulle till exempel vara till hjälp att veta att ett vittne verkade upphetsat när han berättade vad som hände, eller om de verkade väldigt lugna och jämna.
En bra incidentrapport ger en grundlig redogörelse för vad som hände utan att glänsa över osäker information eller utelämna viktiga fakta.
4
Var tydlig. Använd inte blommigt, förvirrande språk för att beskriva vad som hände. Ditt skrivande ska vara tydligt och koncist. Använd korta, till-punkt-fakta-orienterade meningar som inte ger utrymme för tolkning.
- Håll ditt skrivande tydligt och koncist.
- Använd inte juridiska eller tekniska ord: Säg till exempel "personligt fordon" istället för "POV" (personligt ägda fordon) och "plats för brottet" istället för den typiska numrerade koden som polisen vanligtvis använder för att meddela andra om deras ankomst.
- Använd korta, till-punkt-meningar som betonar fakta och som inte lämnar utrymme för tolkning. Istället för att skriva "Jag tror att den misstänkta ville komma tillbaka till sin fru, för att han verkade ha dåliga avsikter när han gick fram till henne och tog tag i henne," skriv "Den misstänkte [sätt in namn] gick över till sin fru [namn] och grep henne kraftigt i handleden. "
5

Var ärlig. Även om du inte är stolt över hur du hanterade situationen är det absolut nödvändigt att du skriver ett ärligt konto. Om du skriver något osant kan det sluta dyka upp senare, sätta ditt jobb i fara och orsaka problem för de personer som är inblandade i händelsen. Bevara din integritet och den institution du representerar genom att säga sanningen.

Del 3 av 3: polering av rapporten

1
Kontrollera de grundläggande fakta. Kontrollera att den grundläggande informationen (stavningar av namn, datum, tider och adresser, registreringsskyltens nummer osv.) Matchar de du angav i din rapport.
- Försök inte se till att uttalandena i din rapport matchar dina kollegers. Individuellt arkiverade rapporter garanterar att mer än ett konto över en incident överlever. Incidentrapporter kan visas senare i en domstol. Om du ändrar fakta i din rapport så att den överensstämmer med en annans, kan du bestraffas.
Om du behöver skriva en incidentrapport, börja skriva ner de grundläggande fakta du behöver komma ihåg så snart som möjligt så att du inte börjar glömma detaljer.
2
Redigera och korrekturläsa din rapport. Läs igenom den för att se till att den är sammanhängande och lätt att förstå. Se till att du inte lämnade någon information som borde ha inkluderats. Leta efter uppenbara luckor i berättelsen som du kan behöva fylla i.
- Kontrollera det en gång till för stavnings- och grammatikfel.
- Ta bort alla ord som kan ses som subjektiva eller bedömande, som ord som beskriver känslor och känslor.
3

Skicka din incidentrapport. Ta reda på namnet på den person eller avdelning som din rapport måste skickas till. När det är möjligt, skicka in en incidentrapport personligen och gör dig tillgänglig för att svara på ytterligare frågor eller förklara. I situationer där en incidentrapport måste skickas eller mailas, följ upp med ett telefonsamtal inom en 10-dagarsperiod för att säkerställa att din rapport mottogs.

Läs också: Hur lämnar jag in trakasserier?

Hur skriver jag en incidentrapport?

Steg

Del 1 av 3: följande protokoll

Del 2 av 3: beskrivning av vad som hände

Del 3 av 3: polering av rapporten

Frågor och svar

Kommentarer (17)

Läs också: