Hur skriver jag stadgar?

Om du har blivit uppmanad att skriva stadgar för ditt företag eller din organisation, vill du närma dig uppgiften på ett organiserat sätt.

Ideella organisationer och andra enheter eller organisationer använder stadgar som en formell och juridiskt erkänd resurs för att identifiera hur organisationen kommer att arbeta. Av denna anledning är stadgar extremt viktiga. Stadgar betraktas ofta som en "bruksanvisning" för en organisation. Om du har blivit uppmanad att skriva stadgar för ditt företag eller din organisation, vill du närma dig uppgiften på ett organiserat sätt.

Del 1 av 4: Planera dina stadgar

1
Förstå syftet med stadgar. Stadgar är en organisations skriftliga regler. Stadgar är viktiga eftersom de kan hjälpa till att lösa problem eller konflikter som uppstår. Om du till exempel har problem med en officer i organisationen kan du läsa stadgarna för att se vilka steg du har rätt att vidta. Stadgar kan också omfatta följande:
- organisationens namn
- organisationens syfte
- medlemskapskrav
- befattningens titlar och ansvar
- hur officerare tilldelas
- hur möten ska genomföras och när de kommer att hållas
2
Utse medlemmar för att skriva stadgarna. För att starta är det nödvändigt att samråda med de flesta eller alla medlemmar som hjälpte till att starta en organisation. Dra in minst två eller tre andra personer för att ge bidrag och hjälpa till att skriva stadgarna.
- Om du till exempel startar en ideell organisation, behöver du en styrelse som sedan kommer att ge insatser och hjälpa till att skriva stadgarna. Att arbeta som ett team säkerställer att alla perspektiv kommer att representeras och redovisas i stadgarna.
- Försök att se till att stadgekommittén återspeglar ett korrekt tvärsnitt av din organisation. Luta inte det för hårt med personer från en del av organisationen eller en nivå i organisationens hierarki.
3
Samla information. För att ordentligt kunna utarbeta stadgar måste du förstå organisationen: dess syfte, hur tjänstemän kommer att främja detta syfte och organisationens framtid. För att samla in denna information, träffa alla medlemmar i organisationen och prata om hur de föreställer sig organisationens syfte och vilka jobb som kommer att vara nödvändiga för att göra det syftet verklighet.
- Du vill också att dina stadgar ska överensstämma med andra kärndokument, såsom dina bolagsordning, styrningspolicyer och andra dokument som speglar hur organisationen drivs. Samla in dessa dokument när du förbereder dig för att utarbeta stadgarna.
- Kontrollera i synnerhet att antalet styrelseuppdrag och positionsbeskrivningar är desamma på alla dokument. Se också till att mötesdagarna är desamma, tillsammans med andra mindre detaljer. Om du är ansluten till en annan enhet, till exempel en utbildningsavdelning eller liknande, bör du bekräfta att dina stadgar är förenliga med den enhetens förväntningar och krav.
4
Få exempel på stadgar. Försök hitta stadgar som liknar din organisation. Du bör aldrig bara kopiera dem, men de kan fungera som en användbar guide när du skriver dina egna.
- Ring organisationer som din och fråga om du kan se en kopia av deras stadgar.
5
Träffa en advokat. Konsultation med en advokat som specialiserat sig på ideella organisationer kan vara till nytta för att se till att dina stadgar täcker nödvändig mark. En advokat kan också se till att dina stadgar överensstämmer med statens ideella lag. Icke-vinstdrivande lagar kan innehålla förbud, till exempel begränsningar av omröstning, och du bör vara medveten om dessa innan du utarbetar dina stadgar. Varje stadgartikel som bryter mot statens ideella lag är ogiltig.
- Du kan hitta en erfaren advokat som specialiserat sig på ideella organisationer genom att besöka din stats advokatförening, som ska driva en remisstjänst.
- Om kostnader är ett problem kan du kanske få hjälp från en pro bono-organisation i ditt område. Rättshjälpsorganisationer hjälper vanligtvis fattiga individer, men många hjälper också ideella organisationer. Du kan söka efter rättshjälpsorganisationer genom att besöka denna webbplats.
6

Strukturera dina stadgar i dispositionsformat. Stadgar skrivs vanligtvis med avsnitt rubriker som kallas "artiklar" och stycken som kallas "avsnitt." Denna struktur gör dina stadgar mer läsbara och standardiserade med andra stadgar. Detta format underlättar också att hitta information om röstningsregler, kommittéer och andra element som du kan ha frågor om när organisationen kommer igång.
7
Börja varje artikel med en rubrik med titeln ARTIKEL. Dessa rubriker kommer att vara med stora bokstäver och numrerade med romerska siffror. Centrera den här rubriken på sidan.
- Till exempel skulle den första artikeln ha titeln: ARTIKEL I: ORGANISATION. Den andra artikeln skulle ha titeln: ARTIKEL II: SYFTE.
8
Numrera varje underrubrik i varje artikel. För varje avsnitt i varje artikel, numrera dem tydligt och ge en en-till-två-ords beskrivare av avsnittet.
- Du kan till exempel skriva: Avsnitt 1. Regelbundna möten. Detta följs av en kort beskrivning av protokollet för regelbundna möten. Då skulle du skriva: Avsnitt 2: Särskilda möten. Detta följs av en kort beskrivning av protokollet för speciella möten.
9
Använd ett enkelt men tydligt språk för dina stadgar. Stadgar är juridiska dokument, så du vill vara professionell. När du tittar på en stadgamall eller ett prov, studera språket de använder. Håll en lämplig ton och använd förståelig ordförråd.
- Även om stadgar är juridiska handlingar, behöver du inte använda obskyra "legalese". Istället bör du använda ett enkelt språk som är lätt att förstå.
- Behåll information för policyer, inte stadgarna. Stadgarna är riktlinjerna för att genomföra specifika policyer. Därför bör stadgarna vara flexibla och kunna tolkas i kombination med mer detaljerade policyer. Håll stadgarna ganska allmänna.
10
Anpassa stadgarna till din specifika organisation. Många mallar och andra instruktioner om att skriva stadgar är avsiktligt allmänna så att de kan skräddarsys för din organisation. Din organisation kan ha specifika behov som kräver vissa element som andra organisationer inte har.
- Skriva kyrkliga stadgar: En kyrkas stadgar kommer att innehålla ett avsnitt om församlingens predikant. Detta avsnitt skulle behandla predikantens förhållande till församlingen, de kvalifikationer som ministern borde ha och processen för att anlita en ny predikant eller avskeda den nuvarande. Exempelspråk kan börja med: "Ministern är kyrkans religiösa och andliga ledare. Han eller hon ska ha friheten till predikstolen och yttrandefriheten. Ministeren är en tidigare officiell ledamot i styrelsen och i alla kommittéer, utom Valberedning. "
- Skriva bolagsordningar: För företagsbestämmelser kan du också inkludera avsnitt som behandlar frekvensen av aktieägaremöten, frågor som rör företagets aktier och så vidare.

Dra in minst två eller tre andra personer för att ge bidrag och hjälpa till att skriva stadgarna.

Del 2 av 4: skriva dina stadgar artiklar

1
Skriv organisationsnamnartikeln. Detta är ett kort uttalande som identifierar organisationens officiella namn. Du kan också ange ditt kontors primära plats i den här artikeln. Om din organisation inte är fysiskt fixerad till en plats (om du till exempel är en primär online-grupp) behöver du inte inkludera en adress.
- Du kan skriva i detta avsnitt: "Organisationens namn ska vara ABC Elementary PTO."
2
Inkludera organisationens syfte artikel. Den här artikeln kommer att innehålla ditt uppdrag och din vision för organisationen. Detta kan vara ett ganska grundläggande uttalande med en mening. Du kan göra det mer komplext, om du så väljer.
- Exempel på språk kan läsa: "Organisationen är organiserad i syfte att stödja utbildningen av barn på ABC Elementary genom att främja relationer mellan skolan, föräldrar och lärare."
3
Utarbeta medlemsartikeln. Denna artikel kommer att behandla flera avsnitt, inklusive behörighet (vem kan bli medlem och hur), avgifter (måste medlemmar betala en avgift för att gå med? Behöver de betala en avgift årligen?), Klasser av medlemmar (aktiva, inaktiva), krav på hur man ska förbli medlem och hur man går ur medlemskapet.
- Exempelspråk för det första avsnittet under rubriken Medlemskap kan läsa: "Medlemskap är öppet för alla som sympatiserar med kyrkans syften och program, oavsett ras, tro, kön, sexuell läggning, ålder, nationellt ursprung och mental eller fysisk utmaning. "
- Fortsätt med efterföljande avsnitt som beskriver avgifter, krav för att förbli medlem och hur man går ur organisationen.
4
Skriv officerartikeln. Den här artikeln kommer att behandla flera sektioner som gäller tjänstemän, inklusive en lista över varje kontor, de uppgifter som är knutna till varje kontor, hur tjänstemän nomineras och väljs, mandatperioder (hur länge de kan tjänstgöra i sin position) och hur man hanterar lediga tjänster.
- Till exempel, för det första avsnittet kan du skriva: "Organisationens befäl är en president, vice president, sekreterare, kassör och tre direktörer." Sedan kommer du att följa detta med de andra avsnitten om befäl, ge en beskrivning av varje befattningshavares uppgifter och så vidare.
5
Inkludera artikeln om möten. Denna artikel täcker flera avsnitt som beskriver hur ofta möten kommer att äga rum (kvartalsvis? Halvårsvis?), Där mötena kommer att äga rum (vid den primära verksamhetsplatsen?), Och hur man kan rösta för förslag.
- Denna artikel fastställer också det antal som krävs för ett beslutfört antal eller antalet styrelseledamöter som måste vara närvarande för att förslag ska kunna genomföras. Om en organisation har nio styrelseledamöter och stadgarna kräver att två tredjedelar av styrelsen ska bilda beslutsfattande, måste minst sex styrelseledamöter vara närvarande för att fatta beslut för organisationen. Vissa stater kan kräva ett minimum för kvorum; kontakta din utrikesminister för att ta reda på dina statliga krav.
- Exempelspråk för det första avsnittet i den här artikeln kan läsa: "Regelbundna möten i föreningen ska hållas den första tisdagen i varje månad." Fortsätt sedan med att ta itu med de andra avsnitten i resten av den här artikeln.
6
Skriv kommitténs artikel. Dessa kommittéer är specifika för din organisation, men de kan innehålla en volontärkommitté, publicitetskommitté, medlemskommitté, insamlingskommitté och så vidare. Inkludera en kort beskrivning av var och en av dessa kommittéer. Följ detta avsnitt med en kort beskrivning av hur kommittéer kan bildas (utses av styrelsen?).
- Exempelspråk kan läsa: "Föreningen ska ha följande ständiga kommittéer" följt av en lista och en kort beskrivning av varje kommitté som du har.
7
Utarbeta finansartikeln. Du bör ange när en budget ska skapas, vem som ansvarar för att föra finansiella register (vanligtvis kassör), hur utgifter godkänns och vad som kommer att hända med medel om organisationen skulle upplösas.
- Du kan till exempel skriva: "En budget ska utarbetas på sommaren för det följande budgetåret och ska godkännas av styrelsens majoritetsröstning."
- Sedan kan du tilldela kassör (eller annan tjänsteman) ansvaret för att föra finansiella register: "Kassören ska hålla exakta register över alla utbetalningar, intäkter / krediter och bankkontouppgifter."
8
Skriv artikeln om parlamentets myndighet. Parlamentarisk myndighet är en uppsättning riktlinjer som styr dina rutiner för hur din organisation drivs. Många organisationer följer Robert's Order of Order, en guide för hur man genomför möten i en församling av människor för att säkerställa att röster hörs och beaktas.
- En artikel om parlamentarisk myndighet kommer också att ange den specifika resurs som styr organisationens stadgar, förfaranden och drift.
- Exempel på språk kan läsa: "Roberts ordningsregler ska styra möten när de inte strider mot organisationens stadgar."
9
Inkludera artikeln om ändringar och andra bestämmelser. Även om stadgarna är avsedda att vara användbara och att tillgodose många situationer som kan uppstå i en organisations liv, behöver de då och då ändra dem. Du bör skriva i stadgarna vilken ändringsprocess du ska använda. Att inkludera en ändringsprocess kommer att visa att din organisation är flexibel och förstår förändring.
- Gör det inte för svårt att ändra stadgarna. Välj istället en process som är lämplig för din organisations kultur och politik. Du kan också inkludera ett avsnitt här som anger ditt räkenskapsår, eller så kan du inkludera en separat artikel som anger ditt räkenskapsår.
- Exempelspråk angående ändringar kan läsa: "Dessa stadgar kan ändras eller ersättas vid varje sammanträde i samhället med två tredjedelars (0,67) röst för de närvarande och rösta. Meddelande om eventuella föreslagna ändringar ska finnas i meddelandet om mötet."
10
Skriv artikeln om intressekonflikter. Din organisation ska skydda sig mot en personlig eller ekonomisk intressekonflikt från styrelsen eller annan befattningshavare. Inkludera en artikel som specificerar vad som ska hända om någon har en intressekonflikt.
- Exempelspråk kan vara: "När en direktör eller tjänsteman har ett ekonomiskt eller personligt intresse i något ärende som kommer inför styrelsen, ska den drabbade personen (a) avslöja intresset fullständigt och (b) dra sig ur diskussion, lobbying Omröstning om ärendet. Varje transaktion eller omröstning som innebär en potentiell intressekonflikt ska godkännas endast när en majoritet av ointresserade styrelseledamöter anser att det är i företagets bästa att göra det. tas ska registrera sådant utlämnande, nedlagd röst och skäl för godkännande. "
11
Infoga en artikel om upplösningsklausul. Vissa statliga lagar kräver en upplösningsklausul eller ett uttalande som beskriver hur organisationen kan stängas. Detta kan vara en bra idé även om ditt land inte kräver denna klausul, eftersom det kan hjälpa till att skydda din organisation i händelse av strider.
- Här kan du skriva: "Organisationen kan upplösas med föregående meddelande (14 kalenderdagar) och två tredjedelars röst av de närvarande vid mötet."
- Vissa stater kräver att organisationer inkluderar en upplösningsklausul i sina stadgar. Kontakta din statssekreterare för specifik information.

Då kan du antingen ändra stadgarna för att anpassa sig till mindre ändringar eller revidera stadgarna för att införliva mer omfattande ändringar.

Del 3 av 4: slutföra dina stadgar

1

Sammanställa artiklarna i ett dokument. Använd konsekvent formatering i hela dokumentet och använd ett teckensnitt och en teckensnittsstorlek (11- till 12-punkts teckensnitt är mest läsbart). Inkludera en titelsida med namnet på din organisation, datumet för den senaste revideringen av stadgarna och när stadgarna träder i kraft.
2
Be en professionell parlamentariker granska dina stadgar. Dina stadgar beskriver rutiner för att driva organisationen, genomföra möten, välja tjänstemän eller kommittéledare och så vidare. Dessa procedurer är baserade på regler som dikterar vad som händer först, hur många som behöver rösta för att nå ett beslut, vem som kan rösta genom fullmakt (skicka in sin röst istället för att rösta personligen) etc. En professionellt godkänd parlamentariker är någon som är expert på dessa regler och förfaranden.
- Parlamentariker kan hittas genom att kontakta föreningar som Europeiska institutet för parlamentariker eller söka online efter " professionellt godkänd parlamentariker " i din stat. Du kommer sannolikt att behöva betala en konsultavgift för deras tjänster.
3
Anta stadgarna i ett organisationsmöte. Stadgarna måste accepteras av organisationen för att de ska träda i kraft. Organisationens chef har i allmänhet befogenhet att anta stadgarna.
- Inkludera ett uttalande i slutet av dina stadgar som intygar att de antagits och inkludera datumet för adoption. Organisationens sekreterare bör också underteckna detta uttalande.
4
Lämna in dina stadgar till din stat, om det behövs. Vissa stater kräver att stadgar lagras till staten, medan andra stater endast kräver periodisk rapportering av nyckelpersoner och ekonomisk information. Fråga med din utrikesminister om du behöver ge en kopia av dina stadgar till ditt statliga organ.
- Företags stadgar lagras vanligtvis inte till någon officiell byrå. Många stater kräver att företag skriver stadgar, men du behöver inte lämna in dem till din stat. De kan dock delas med aktieägare och andra nyckelpersoner.

För att skriva stadgar, börja med att ange organisationens syfte med ett enkelt språk, till exempel "Organisationen är inrättad för att stödja utbildning av barn på ABC Elementary."

Del 4 av 4: lagring och användning av dina stadgar

1
Förvara dina stadgar på en central plats i organisationens kontor. Förvara dem i ett bindemedel med dina bolagsordning, protokoll från möten, namnlista och adress till styrelseledamöter och andra huvudledare i organisationen, medlemsregister och så vidare.
- Det kan vara en bra idé att göra dina stadgar lätt tillgängliga för dina medlemmar genom att publicera dem på din webbplats eller ha dem tillgängliga på dina kontor. Även om det inte finns något krav på att stadgar ska vara offentligt tillgängliga, kan det göra din organisation mer ansvarsfull och transparent.
2

Ta med stadgar till medlems- och verkställande möten. Att ha stadgarna till hands kommer att vara användbart när du håller medlemskap eller ledande möten. Konsultera stadgarna när du röstar om ett förslag, beslutar om kommitté- eller styrelseledamöter eller på annat sätt deltar i aktiviteter som specifikt beskrivs i dina stadgar. Dina möten kommer att fungera smidigt och medlemmarna kommer att bli säkra på att deras åsikter är korrekt representerade.
3
Granska stadgar regelbundet och håll dem uppdaterade. När din organisation ändras kan dina stadgar också behöva ändras. Nyckeln till att göra stadgarna anpassningsbara till förändring är att göra dem flexibla och ändringsbara i början. Du kan till exempel inkludera ett intervall av antalet styrelseledamöter som organisationen kommer att ha istället för ett hårt antal. Då kan du antingen ändra stadgarna för att anpassa sig till mindre ändringar eller revidera stadgarna för att införliva mer omfattande ändringar.
- Du kan göra mindre ändringar med ändringsförslag, som till exempel kan omfatta tillägget av en ny kommitté.
- Om du ska revidera stadgarna bör du först hålla ett möte med organisationens medlemmar för att ge information om vad revisionerna ska vara. Meddela ditt medlemskap att du kommer att hålla ett möte för att diskutera och revidera stadgarna och ge dem möjlighet att skicka in ändringar för övervägande.
- Några underkommittéer bör arbeta med revisionerna: en underkommitté kan skriva revisionerna, en annan underkommitté kan kontrollera dessa versioner för inkonsekvenser och en tredje underkommitté kan kontrollera versionerna för stavning och grammatik. Presentera de sista omarbetningarna för medlemskapet för att rösta om ändringarna.

Utse medlemmar för att skriva stadgarna.

Tips

Det finns många olika stilar och versioner av stadgar, och inga två uppsättningar är desamma. Det är användbart att konsultera en rad stadgar, särskilt de från organisationer som liknar din organisation.
Rådgör med en annan organisation för att lära dig mer om deras process för att skriva och förfina sina stadgar.
Det är en bra idé att utse en annan underkommitté för att kontrollera överensstämmelse med dina stadgar. Gruppen som skriver stadgarna kan förbise inkonsekvenser bara på grund av att vara nära involverad i själva skrivandet. Att låta en annan grupp dubbelkontrollera ditt arbete så att säga kan hjälpa till att eliminera inkonsekvenser.

Läs också: Hur ansöker jag om expressinmatning i Kanada?

Hur skriver jag stadgar?

Steg

Del 1 av 4: Planera dina stadgar

Del 2 av 4: skriva dina stadgar artiklar

Del 3 av 4: slutföra dina stadgar

Del 4 av 4: lagring och användning av dina stadgar

Tips

Frågor och svar

Kommentarer (12)

Läs också: