Hur skriver jag en säkerhetsmanual?
En bra säkerhetsmanual är grundläggande för god säkerhetshantering, eftersom det är vad anställda kommer att rådfråga för att säkerställa att de följer regler och företagspolicy.
En säkerhetshandbok är en samling information, instruktioner, policyer och procedurer som är avsedda att säkerställa en säker användning av en enhet och ett säkert beteende på arbetsplatsen. En bra säkerhetsmanual är grundläggande för god säkerhetshantering, eftersom det är vad anställda kommer att rådfråga för att säkerställa att de följer regler och företagspolicy. Följande steg beskriver hur man forskar och skriver en säkerhetsmanual.
Metod 1 av 2: undersöka säkerhetshandboken
- 1Identifiera alla kända faror som behöver dokumentation. Detta kommer att fastställa omfattningen av din säkerhetsmanual. Beroende på ditt företags karaktär kan du behöva producera en serie handböcker, som alla fokuserar på ett visst område, med en huvudmanual med avsnitt som består av de enskilda manualerna.
- 2Samla in lämpliga industristandarder. Organisationer som International Organization for Standardization (ISO) producerar standarder för områden som riskhantering och livsmedelssäkerhetshantering. Dessa standarder utgör en utgångspunkt för företagets säkerhetsmanualer inom dessa områden.
- 3Följ alla myndighetsbestämmelser för innehåll i säkerhetsmanual. Statliga organisationer som Occupational Safety and Health Administration (OSHA) kan kräva säkerhetshandböcker för vissa metoder och förfaranden och kan också ange vad handboken åtminstone måste omfatta. Underlåtenhet att följa dessa regler, än mindre att inte ha en handbok där en krävs, kan utsätta företag för stämningar och i vissa fall straffrättsliga anklagelser.
Följande steg beskriver hur man forskar och skriver en säkerhetsmanual. - 4Involvera ledning och anställda i förberedelsen av handboken. Även om det faktiska skrivandet kan avtalas med en teknisk författare med erfarenhet av att skriva säkerhetshandböcker, kommer det att vara mer accepterat inom företaget om ledning och anställda är inblandade i antagandet. Högsta ledningen bör informera de anställda om behovet av handboken, och anställda själva kan hjälpa till att identifiera innehållet i handboken.
Metod 2 av 2: skriva säkerhetshandboken
- 1Skriv för de personer som kommer att läsa säkerhetshandboken regelbundet. Även om externa tillsynsmyndigheter kan granska handboken för att säkerställa att alla lämpliga regler täcks, kommer de inte att läsa den dag in och dag ut, liksom de anställda som måste följa de metoder som den innehåller. Handboken ska skrivas så att de lätt kan förstå och följa den.
- Använd korta meningar och korta stycken med enkla ord.
- Skriv med den aktiva rösten.
- Undvik jargong. Använd alla nödvändiga tekniska termer korrekt, definiera dem i sammanhang där det är möjligt och med enkla, tydliga definitioner annars.
- Förklara akronymer. Du kan antingen ha ett inledande avsnitt som visar alla akronymer med deras definitioner, eller introducera dem i texten med hela termen följt av akronymen inom parentes och använda akronymen därefter.
- Förklara symboler. Som med akronymer kan du ha ett inledande avsnitt eller förklara symbolerna som de visas i hela handboken.
- 2Prioritera de frågor som handboken ska täcka. De mest kritiska säkerhetsfrågorna bör fungera som manualens fokus. Preliminära frågor bör ingå, presenteras före huvudfrågorna, medan relaterade frågor som inte är förutsättningar bör behandlas efter huvudfrågorna.
- 3Formatera texten efter vilken typ av information som presenteras.
- Använd textblock för att presentera allmän information och förklaringar.
- Använd punktlistor för att presentera information som kan delas upp i enskilda punkter.
- Använd numrerade listor för steg-för-steg-procedurer, med stegen i den ordning de ska följas.
Behöver jag en säkerhetshandbok för varje provins jag jobbar i eller kan jag bygga en handbok för att täcka dem alla? - 4Lägg ut handboken så att den är lätt att läsa och förstå. Layouten bör hjälpa läsaren att fokusera på de viktigaste begreppen och bör vara konsekvent i hela manualen.
- Ge tillräckliga marginaler och vitt utrymme mellan textblock.
- Använd rubriker och underrubriker för att introducera ämnen, identifiera underämnen och gruppera textblock.
- Inkludera en innehållsförteckning och index.
- Placera ritningar och texten som är relaterad till dem på samma sida när det är möjligt.
- Använd ett läsbart typsnitt och punktstorlek. För tryckt brödtext är 10- till 12-punktsstorlek bäst, med en något större punktstorlek för rubriker. Underrubriker kan ha samma punktstorlek som brödtexten, men är avmarkerade med fetstil, kursiv stil eller båda.
- Använd svart text på ett vitt papper för bästa kontrast mellan text och bakgrund. Skuggade textrutor kan vara lämpliga för bildtexter och sidofält så länge det fortfarande finns tillräcklig kontrast mellan texten och bakgrunden.
- Säkerhetshandböcker bör ses över regelbundet när företagets procedurer, internationella standarder eller statliga bestämmelser ändras. Stora företag kan utse en säkerhetskommitté eller en enskild person som tjänstgör som säkerhetschef, medan mindre företag kan inkludera dessa ansvarsområden bland chefsoperatörens.
Frågor och svar
- Kräver handboken till exempel våra företags fullständiga LOTO-förfarande, eller bara en förkortad policy med den faktiska policyn separat?Det beror på hur stor och läsbar den slutliga texten finns kvar. Om du har en tio-sidig policy men loto-proceduren är 200 sidor är den separat. Men om proceduren kan skrivas på två sidor, kan du till och med chucka ut versionen på 200 sidor och bara behålla den förkortade.
- Behöver jag en säkerhetshandbok för varje provins jag jobbar i eller kan jag bygga en handbok för att täcka dem alla?Det beror på överlappningen. Om det mesta av innehållet i de olika handböckerna för varje provins är detsamma, ja, bygg en för att täcka dem alla. Du kan också skapa en och bifoga bilagor för varje provins.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
