Hur man driver en tyst auktion?

För att köra en tyst auktion, börja med att be lokala företag om donationer, inklusive varor och tjänster, så att du har föremål att auktionera ut.

Tyst auktioner är auktioner som hålls utan auktionsförrättare. Människor lägger sina bud på pappersark istället. De används ofta av välgörenhetsorganisationer för att samla in pengar, men de kan vara knepiga att sätta ihop. Med god planering är det dock enkelt att sätta upp en auktion och få ut det mesta av dina artiklar. Snart kommer du att ha samlat in en hel del pengar på bara några timmar!

Del 1 av 3: förbereder sig för evenemanget

1
Rekrytera volontärer. En kontaktlista, särskilt en e-postlista, är praktiskt för detta. Du behöver: volontärer för att hjälpa till med att ställa in; volontärer för att övervaka och stänga tabeller vid den bestämda tiden och se till att minimikrav och minimikrav på krav ökas. en "bank" -personal för att organisera budark (särskilt för flera vinnare) och samla in pengar från vinnande bud; och en sanering besättning.
- Välj volontärer som är villiga att vara tjänstemän. Dessa människor måste känna till reglerna för den tysta auktionen och vem de ska gå till för frågor de inte kan svara på. Under evenemanget kommer de att ha på sig något - hatt, västar, jackor eller skärp - som betecknar dem som tjänstemän.
2
Be om donationer. För att tjäna pengar för din välgörenhetsorganisation behöver du artiklar eller tjänster för att sälja på den tysta auktionen. Många företag och till och med individer inom ditt samhälle kommer sannolikt gärna att hjälpa till om du berättar vad syftet med auktionen är och vem som kommer att dra nytta av den.
- Glöm inte att be om tjänster såväl som materiella varor. Kanske kommer en lokal salong att donera en frisyr och / eller stil, eller en lokal golfbana kan erbjuda en runda golf med en tränare.
3
Gör en huvudlista över värdet på alla artiklar. Om du ska göra det igen nästa år är det trevligt att samma människor går till samma företag varje år. Inkludera utrymme på din huvudlista för att skriva vem som donerat objektet, värdet på det, givarens kontaktinformation, vem som vann objektet, deras telefonnummer och hur mycket de betalade. På så sätt kan du se till att de får sina varor och du vet hur mycket pengar du tjänade.
- När du gör en huvudlista, överväg att använda ett datoriserat program som Excel. En annan volontär kan vara villig att mata in informationen. Gör i så fall kolumner för givarnamn, adress och telefonnummer, artikelnummer, artikelbeskrivning och värde.
4
Sätt ett nummer på varje artikel. Använd små tomma klistermärken eller etiketter som finns i butiker och kontor. Om du har mer än några få föremål och om någon av dem liknar det blir det lättare att hålla koll på. Lägg samma nummer bredvid artikeln i din huvudlista.
- Lägg också artikelnumret på budbladet så att budgivarna kan matcha budbladet med artikeln.
5
Gör en lista över förnödenheter som du tror du behöver och shoppa. Du behöver klippbord, papper och pennor åtminstone. Köp också lite vitband, extra budark och en extra tejprulle för att tejpa dina budark om du inte använder klippbord.
- Försök att köpa varor i en lagerbutik med en generös returpolicy. Om butiken kräver medlemskap, kom ihåg det när du skickar någon på språng för sista minuten leveranser. Och se till att personen har en mobiltelefon och att en nyckelperson vid evenemanget har det numret. När de har åkt till en försörjningskörning hittar du säkert något annat som måste hämtas.
- Om du inte redan har en behöver du också en säker kassa. Om du planerar att ta kreditkort (vilket är en mycket bra idé), skaffa en kortläsare. Tjänster som Square erbjuder läsare som kopplas till surfplattor och smartphones.
6
Skriv ut budark. Skriv namnet på föremålet, en kort beskrivning av föremålet, hur mycket det är värt och vem som donerat det. Inkludera ett lägsta bud (vanligtvis 40% av detaljhandelsvärdet) och lägsta ökningar av budet. (En tumregel för minimihöjning: 0,70€ för artiklar upp till 37€, 1,50€ för 37€-75€, 3,70€ för artiklar över 75€). Se till att det finns plats för budgivarens namn, telefonnummer och beloppet de bjuder på. Om du vill, lägg till priset "Köp det nu" i varje budark om någon vill lämna innan auktionen är slut.
- Låt en volontär göra certifikat för tjänster. Om den donerade tjänsten inte har ett presentkort kan du skriva ut ditt eget. Du kan också använda dina egna certifikat för presentkort med små utskrifter som är svåra att läsa.
7

Börja ställa in tidigt. Försök att ställa in en dag före evenemanget. Du behöver extra tid inte bara för att ställa in utan också för att möjliggöra eventuella misstag. Om du kan, sätt upp en dag eller två före auktionen så att du inte behöver stressa med det. Överväg att utse någon som är villig att gå till affären för att köpa glömda föremål.
8

Lägg ut alla artiklar och budark så att folk kan se dem. Om du har många saker kan du behöva vara ganska kreativ. Vissa saker kan till exempel hängas bättre på väggar eller placeras på staffli. Oroa dig inte om budbladet inte ligger bredvid artikeln. Gör det bara nära. Det är vad siffrorna är för.
9

Säkra budlistorna. Det är lätt för budark att blåsa eller slå om. Det bästa sättet att säkra dem är att klippa varje budark till ett urklipp med en bifogad penna. Detta är en enkel och bekväm installation. Du kan också använda målartejp för att säkra budarken.

Auktionsartiklar för att ha ett lyckat auktionsevenemang — Vad behöver jag förutom mat och auktionsartiklar för att ha ett lyckat auktionsevenemang?

Del 2 av 3: under evenemanget

1

Låt volontärer övervaka borden. Bildskärmar hjälper till att se till att budbladet håller sig på plats och att folk följer reglerna om minimibud och minimihöjning. Människor kommer förmodligen att ha frågor om vissa saker, så försök att förbereda volontärerna för att svara på dem.
2
Ge människor mycket varning när stängningstiden närmar sig. Gör meddelanden minst 10 och 5 minuter innan. Om du har en stängning, meddela den högt och tydligt. Om du har stängningstider, meddela högt och tydligt vilken stängning det är. Människor kommer att vilja bjuda ända till slutet. Avsluta vid den tiden.
- Välj en persons klocka som ska användas och låt dem ta ansvaret för tiden eftersom allas klocka är annorlunda.
3
Samla in budblad och pennor när budet är över. Låt volontärerna snabbt plocka upp alla pennor och lakan så att ingen kan vara smygande och försöka glida in ett sent bud. Volontärer måste ringa in det vinnande budet och rita en linje genom de tomma platserna i budarken, så att ingen kan lägga till sitt namn efter stängningstiden.
- Om du har många saker kan du överväga att stänga borden med mellanrum, till exempel var 15: e minut. Genom att göra det kan de frivilliga inte bli överväldigade vid stängningstiderna.
4

Kontrollera att de vinnande buden har följt reglerna om minimibud och minimihöjning. Om ett minimibud inte har uppnåtts, lägg det bladet åt sidan. Arrangörer kan senare bestämma hur de ska hantera det. Om en minimihöjning inte uppnåddes, välj den senaste höga budgivaren (över minimibudet) som uppfyllde minimibudet. Volontärerna tar sedan budarken till "banken".
5

Låt "bank" volontärer sortera lakan. Det är lätt att sortera efter efternamn i alfabetisk ordning. Om någon har vunnit mer än ett objekt (en vanlig förekomst), häfta ihop arken. På så sätt behöver du bara få dem att betala en gång. Om du bara har några föremål kan du ringa folks namn och få dem att hämta deras grejer.
6

Slå av bankområdet och be alla vänta. Om dina anbudsgivare kan ta med sig sina föremål hem efter auktionen, be dem vänta medan buden verifieras. Det är bra att ha ett spel eller annan underhållning tillgänglig för att hindra anbudsgivare att bli uttråkade.
7

Ring folk till banken när bankirerna är redo. Antingen ring budgivarna upp en i taget efter namn eller låt dem bara bilda en rad. Om du använder den senare metoden måste bankirerna söka i budlistorna för budgivarens namn, så det är viktigt att budarken är alfabetiserade.
8
Ställ in budblad för personer som inte kommer till banken. Om någon har vunnit en eller flera föremål och inte visas ensam, ställer du dessa budblad åt sidan. När du nästan är klar med människorna i linje, låt emceen meddela sina namn om de fortfarande är på evenemanget.
- Om budgivaren fortfarande inte visas, notera det på budbladet. Du kan ordna en alternativ upphämtning eller ge objektet till nästa högst budgivare, beroende på de regler du har fastställt.
9

Låt en volontär samla in sakerna som folk betalar. Du kan skicka människor att hämta sina egna saker, men tysta auktioner lockar ofta människor som vill ha en bra affär och kanske inte särskilt stöder den sak som du samlar in pengar till. De flesta är mycket ärliga, men ett dåligt äpple kan verkligen förstöra händelsen för andra.

För att tjäna pengar för din välgörenhetsorganisation behöver du artiklar eller tjänster för att sälja på den tysta auktionen.

Del 3 av 3: efter evenemanget

1
Hantera kvarvarande artiklar. När raden av människor är borta kommer du antagligen att ha saker kvar. Dessa människor gick hem, visste inte att de vann eller vad som helst. Det är därför du har deras telefonnummer på budbladet. Om du inte kan lämna föremålen på evenemangsplatsen måste du antagligen ta dem hem. Se till att du eller en volontär har budbladet med telefonnummer.
- För föremål som uppfyllde det lägsta budet men inte hämtades måste du eller en volontär ringa budgivaren. Sortera ut alla budblad som går till samma person. De kan ha köpt en sak eller tjugo. Lägg samman deras summa och ring för att berätta för dem att de har vunnit. Fråga om de kan komma och hämta sina saker. Du kan behöva vara flexibel när det gäller att ordna en tid för att träffa dem. Om du har mycket kvar, dela upp högen så att ingen behöver ringa 20 personer. Den här delen kan vara ett stort besvär, så dela upp arbetet för att göra det lättare.
2

Förbered dig på övergivna anbudsgivare. Utan tvekan kommer det att finnas människor som inte vill betala för de saker de bjuder på. Ring nästa person på budbladet och se om de fortfarande vill ha det.
3

Räkna pengarna och checkarna innan du går till banken. Banktjänare kan göra misstag. Leta efter kontroller som görs felaktigt. Banken kan fortfarande acceptera dem, men du bör vara medveten om dem.
4
Tacka och erkänna dem som donerade och köpte. Om du har volontärer i din e-postkontaktlista, skicka ut ett e-post tack och låt dem veta hur framgångsrikt evenemanget var. Skicka ett personligt tack till leverantörer och företag som donerade varor och tjänster. Kontakta alla tidningskolumnister eller radioskivor som marknadsfört ditt evenemang för att tacka dem och låta dem veta att det var en framgång. Skriv ett brev till redaktören för din lokala tidning och tacka människor som hjälpte. Om det vinnande budet var mer än varans värde kan personen önska / behöva ett avdragsgiltigt kvitto - för beloppet "donerat" över värdet - tillsammans med tacket.
- Om din organisation har ett affärskontor eller en bokföringsavdelning kanske du vill fråga dem om skattekonsekvenser av objekten i auktionen och om en skatt måste dras av från budbeloppet. Det är därför fullständig dokumentation av artikelns källa, beskrivningen och artikelns värde är så viktigt.

Tips

Använd pennor, inte pennor som människor kan bjuda på.
På budblad måste namnen skrivas varje gång ett bud höjs, men telefonnummer behöver bara skrivas en gång. Ett alternativ är att få människor att registrera sig vid dörren och inkludera deras telefonnummer och annan kontaktinformation i registret.
Gör budarken halvstorlek (4,25" x 11") om du har många föremål. Detta minskar trängsel av budark på borden. Om ett budark fylls kan du tejpa ett tomt på det fyllda.
Tänk på vädret. Är det här ett utomhusevenemang? Tänk på vind, regn, sol (dåligt för flaskor vin och ljus som kan smälta....) och så vidare.
Överväg att låta några volontärer lägga sina namn på budbladet med ett lägsta bud. Ett föremål ser lite mer attraktivt ut om någon annan redan har beslutat att de vill ha det. Ett annat alternativ är helt enkelt att låta volontärer bjuda på saker innan evenemanget börjar. Vissa volontärer har inte tid att bjuda under evenemanget och att låta volontärer bjuda tidigt hindrar inte deltagarna från att bjuda ut dem.
Överväg att stansa hål i toppen av alla budark och köra en snöre genom alla ark på ena sidan av ett bord. På det sättet, när du kommer till slutet, behöver du bara ha en volontär i vardera änden av strängen för att dra alla lakan på en gång (och hindra människor från att "smyga" i ett sista bud efter avslutningen).
Tänk på teknik. Tyst auktionstekst kan avsevärt öka intäkterna. Den ökade hastigheten ökar antalet bud vilket i slutändan driver upp priset. Olika knappsatssystem finns också men textmeddelanden är mycket billigare och kan normalt köras av er själva med ett minimum av krångel.

Jag har löst in föremål som jag har vunnit i en tyst auktion efter mer än ett år och varit framgångsrik.

Saker du behöver

Budblad (kan göras på en hemdator)
Huvudlista med föremål
Maskeringstejp eller förpackningstejp
Transparent tejp (för tejpning av budark till tabellerna)
Målarens tejp för att hänga upp skyltar och tysta auktionsföremål på väggarna (målartejp är mycket mindre sannolikt än maskeringstejp för att skala färg från väggarna när man tar ner saker)
Markörer
Pennor (många av dessa till hands! Minst en för varje budark). Plocka upp flera förpackningar i en fyndbutik.
Vit tejp, inte flytande
Tabeller
Ett tält eller några av dessa pop-up skydd, för skugga
En regnplan. Passar allt under tältet? Vad händer om vinden börjar blåsa?
Färgat papper och markörer för att göra skyltar
En eller två häftapparater (för att häfta ihop budark med tyst auktion flera vinnare)
Ett informationsblad för banken som berättar för vem de ska göra checkar ut
En låsbox och byte. (Till exempel 75€ i 0,70€ dollarsedlar, 30€ i 3,70€ s och 37€ i 7,50€ s). Byt för tävlande om han eller hon kommer att göra insamlingsspel.
Bankettrulle (billig engångsduk för att täcka de bord som kan köpas i en grossistbutik)

Läs också: Hur samlar jag in pengar online?

Hur man driver en tyst auktion?

Steg

Del 1 av 3: förbereder sig för evenemanget

Del 2 av 3: under evenemanget

Del 3 av 3: efter evenemanget

Tips

Saker du behöver

Frågor och svar

Läs också: