Hur tar jag ditt företag digitalt under koronavirusutbrottet?

Om du hamnar i gamla metoder för att driva ditt företag och vägrar att anpassa dig, kan ditt företag ha svårt att överleva utbrottet.

Mitt i en global pandemi är hälsan hos dina vänner och familj din högsta prioritet. Men som småföretagare är ditt företag sannolikt en del av din familj och du vill också skydda det. För vissa typer av företag kan dina anställda kunna arbeta på distans. Om det inte är möjligt för dig är det fortfarande möjligt att ta ditt företag digitalt för att se till att när krisen är över kan alla komma tillbaka till jobbet.

Metod 1 av 4: Ställa in fjärrarbete

1
Sätt ett litet team som ansvarar för att hantera distansarbetare. Dina avlägsna arbetare måste veta vem de ska prata med om de har problem som är specifikt relaterade till fjärrarbete, som att komma åt ett dokument eller logga in på ditt system. Tilldela specifika personer att hantera dessa frågor. Att bara ha 1 eller 2 personer som ansvarar för detta kan vara bäst om du har ett litet företag med färre än 100 anställda.
- Personerna i detta team borde vara relativt tekniskt kunniga och kunna felsöka anslutningsproblem och andra tekniska problem med avlägsna arbetare. Om du har en IT-personell är det en bra idé att placera dem i detta team.
- Att sätta specifika personer som ansvarar för dessa frågor säkerställer också att problem alltid löses på samma sätt i stället för att olika anställda kommer med olika strategier som inte nödvändigtvis passar ihop.
2
Utkast till tydliga fjärrarbetspolicyer. Dina anställda måste förstå vad som förväntas av dem medan de arbetar hemifrån. Låt dem veta när deras arbete kommer att granskas och hur de kan kommunicera med sina handledare.
- Inse att vissa anställda kan behöva arbeta olika timmar under utbrottet än vad de normalt gjorde. Bestäm vilka timmar som är lämpliga och vilka tider, om någon, du specifikt behöver dina anställda för att vara tillgängliga.
- Du kan till exempel ha alla anställda tillgängliga för ett personalmöte varje morgon. Därefter är de fria att arbeta när de kan så länge de arbetar minst 7 timmar om dagen.
- Du kan också be varje anställd att ge dig ett grovt schema som de tänker följa, så att ledningen vet när de kommer i kontakt med dem under dagen.
3
Ange en virtuell vattenkylare där dina anställda kan interagera. Att ha en ansluten och blomstrande arbetsplats innebär att medarbetare kan umgås och prata om sina gemensamma intressen. Att starta en chattbas där anställda kan prata med varandra, inte bara om arbetssaker utan också om personliga saker, kommer att säkerställa att dina anställda känner sig mindre isolerade när de arbetar hemifrån.
- Flera tekniska företag, inklusive Google och Microsoft, tillåter fri tillgång till sina chattappar så att du kan skapa privata chattar för dina anställda.
- Chatt- och chattjänster, som Slack och Microsoft Teams, gör det möjligt för enskilda anställda och avdelningar att kommunicera snabbt och enkelt. Du kan också skicka varningar över hela företaget för att se till att alla alltid är på samma sida.
4
Ge dina anställda utbildning och stöd för att effektivt arbeta hemifrån. Många av dina anställda har kanske aldrig arbetat hemifrån tidigare. Om det är möjligt, ha en träningsdag innan de går fjärr så att du kan introducera de system de kommer att använda för att fungera på distans.
- Om dina anställda kommer att arbeta på sina persondatorer kan du få dem att ta med sig dessa datorer så att du kan hjälpa dem att ladda programvaran de behöver och lära dem hur de loggar in på arbetsprogrammen.
- Ge varje anställd en poängperson att gå till med eventuella problem eller icke-teknologirelaterade problem som kommer upp. Den personen kan vara deras direktrapporterande chef eller någon annan i ledningen.
- Uppmuntra dina anställda att använda produktivitets- och tidspårare för att hjälpa dem att hålla sig på uppgiften under arbetstiden, samt se till att de får de pauser de behöver. Appar som Toggl och Todoist är populära.
Tips: Fråga dina anställda för att ta reda på vem som har erfarenhet av att arbeta hemifrån. De som är bekanta med fjärrarbete kan hjälpa de andra att anpassa sig.
5
Skapa ett coronavirusinformationscentrum för anställda. Coronavirusutbrottet är en snabbt växande situation och dina anställda kanske inte vet vart de ska vända sig för att få tillförlitlig information eller förstå hur den informationen kan påverka deras jobb och din bransch. Tilldela en teammedlem att noggrant samla information från tillförlitliga källor, såsom WHO och CDC, samt federala, statliga och lokala myndigheter.
- Med all information som du delar, ange tydligt om den informationen påverkar ditt företag eller inte. Om det gör det, ange specifikt de justeringar som ditt företag gör.
6
Kolla in dina anställda regelbundet. Pandemin är en skrämmande tid och människors liv genomgår många förändringar. Ring dina anställda och se till att de mår bra och inte behöver ytterligare support. Lyssna på deras bekymmer och gör vad du kan för att hjälpa dem med eventuella problem.
- Empati med anställda som behöver ta hand om sjuka familjemedlemmar eller som har att göra med barn hemma. Du kan överväga att ge dem lite ledighet eller flex-tid för att hantera deras ansvar.
- Ge alla dina anställda psykisk hälsa för att hjälpa dem att upprätthålla sin stabilitet. Se till att dina anställda tar tid för egenvård och inte ger efter för stress.
7
Ha online-möten minst en gång i veckan. Onlinemöten gör att dina anställda kan se och få kontakt med varandra så att de känner sig mindre ensamma och mindre isolerade. Medan affärssamtal kan dominera dina möten, ska du anställa tid för anställda att dekomprimera och prata om de utmaningar de står inför.
- Google Hangouts och Zoom är populära val för videokonferenser med avlägsna arbetare.
Tips: Om dina möten involverar en blandning av människor i ett rum på kontoret och andra som är avlägsna, låt de personer som är avlägsna tala först. Det kommer att ge dem en större känsla av att de är i rummet med dig och är aktiva medlemmar i laget.

Coronavirusutbrottet ger nya utmaningar och människor har behov som inte fanns före utbrottet.

Metod 2 av 4: marknadsföring av ditt företag

1
Brainstorma sätt att anpassa leverans av dina produkter eller tjänster. Utbrottet drabbar djupt många småföretag, men särskilt de som säljer icke-väsentliga produkter och tjänster, oavsett till konsumenter eller till andra företag. Digital teknik ger dig många sätt att fortsätta få dina produkter eller tjänster ut till kunderna.
- Till exempel, om du har varit tvungen att stänga en butik kan onlineförsäljning vara ett alternativ. Om du inte har en webbutik online kan du också ta emot beställningar via telefon.
- Om du säljer tjänster kan det finnas sätt för dig att antingen erbjuda dessa tjänster virtuellt eller att ordna att fortsätta dessa tjänster på ett sätt som hedrar social distansering. Till exempel, om du har en hundsnickeriföretag kan du träffa kunder vid deras bil och ta med sina husdjur för grooming och sedan ta ut dem igen när du är klar.
- Rådgivning, rådgivning eller agenttjänster kan utföras praktiskt taget med videokonferenser och molnbaserade dokumentdelningstjänster, till exempel Google Drive eller DropBox.
2
Leta efter sätt som din produkt eller tjänst kan ha ytterligare användningsområden. Människors behov förändras med pandemin, särskilt eftersom många människor spenderar mer tid hemma än vad de normalt skulle göra. Om din produkt eller tjänst har särskilda användningsområden som kan gynna människor just nu kan du markera dessa användningsområden för att öka försäljningen.
- Antag till exempel att du har en klädbutik. Om du säljer halsdukar, kan du börja montering dem till designer masker för kunder där när de måste vara ute offentligt.
- Som ett annat exempel, om du äger ett bageri och dina lokala livsmedelsbutiker alltid har slut på bröd, kan du baka bröd som människor kan köpa. Ordna för antingen leverans eller upphämtning vid gången.
3
Marknadsför presentkort för att hjälpa ditt företag att hålla sig flytande. Presentkort ger ditt företag en snabb tillförsel av kontanter som kan hjälpa dig att hålla dig flytande, även om verksamheten har minskat på grund av utbrottet. Dessutom garanterar presentkort att du kommer att ha kunder efter krisen är över.
- Om du har en e-postlista, använd den för att uppmuntra dina vanliga kunder att köpa presentkort för sig själva och sina vänner och familj.
- Du kan också erbjuda presentkort via dina sociala mediekonton.
Tips: Överväg att köra en försäljning för kunder som köper presentkort under utbrottet. Du kan till exempel lägga till en kupong på 10% på deras köp med presentkortet.
4
Anpassa ditt företag för att erbjuda nya produkter eller tjänster. Coronavirusutbrottet ger nya utmaningar och människor har behov som inte fanns före utbrottet. Om du kan hitta något sätt att uppfylla dessa behov kan du kanske locka nya kunder till ditt företag under utbrottet.
- Om du till exempel äger ett destilleri kan du börja göra handdesinfektionsmedel istället för sprit.
5
Försök att vara värd för webbseminarier om du har en b2b-verksamhet. Om du erbjuder produkter och tjänster till andra företag kan webbseminarier hjälpa dig att kommunicera fördelarna med din produkt eller tjänst utan att någon behöver lämna sitt hem. Dessutom kan du presentera ditt företag för flera i taget istället för att bara prata med en potentiell kund.
- Webbinarier ger också potentiella kunder en chans att ställa frågor och också delta i en diskussion baserad på frågor som andra potentiella kunder kan ställa. Dessa diskussioner kan ge dig idéer om andra produkter eller tjänster att erbjuda.
- Om dina webbseminarier lyckas kan de visa sig vara värdefulla inte bara under utbrottet utan också efter att situationen har lugnat sig.

Låt coronavirusutbrottet vara en tid för dig att humanisera ditt företag och visa att du är en del av samhället.

Metod 3 av 4: kommunicera med kunder

1
Gör det klart för dina kunder att du fortfarande är öppen och går starkt. Många kunder kanske tänker på ditt företag och undrar om du är öppen. Du kan avsluta denna tvivel genom att publicera regelbundet på sociala medier för att låta dina kunder veta att du är redo att betjäna dem och din gemenskap.
- Tillsammans med att låta dina kunder veta att du är öppen, beskriv de steg du tar för att hålla både dina kunder och dina anställda säkra och hälsosamma. Du kan till exempel betona att din butik är stängd men kunderna kan fortfarande hämta beställningar.
- Många företag har kortare timmar under pandemin. Kommunicera dina timmar tydligt på varje inlägg, tillsammans med ett telefonnummer där kunderna kan nå dig.
2
Meddela dina kunder proaktivt om policyändringar. Svaret på utbrottet innebär att situationen på marken kan förändras snabbt. Använd sociala medier eller e-postlistor för att meddela dina kunder om några ändringar innan de faktiskt äger rum, så att dina kunder kan anpassa sig därefter. Tänk på att många människor bara går ut en gång om dagen om de måste, så varje ändring av öppettider eller leveransscheman måste definitivt meddelas i förväg.
- Du kan till exempel skicka ut ett e-postmeddelande till din kundlista på fredag och berätta för dem att från och med måndagen kommer du att vara öppen från 10 till 14 måndag till fredag.
- Du vill inte ses som att dra i fötterna när det gäller att stänga dörrarna eller göra ändringar i din verksamhet. Dina kunder kan tolka detta när du lägger dina vinster framför dina anställdas och dina kunders hälsa och säkerhet. Istället agera innan regeringen säger att du ska göra det.
Tips: Även om du uppenbarligen måste följa regeringens mandat, kommer du att tjäna goodwill med nuvarande och potentiella kunder om du kan visa att du går utöver att skydda ditt samhälls hälsa och säkerhet.
3
Erbjud incitament för kunder som håller fast vid dig. Eftersom många av dina kunder måste stanna hemma kan de titta på online eller andra fjärrlösningar för att lösa de problem som de tidigare har löst med din produkt eller tjänst. Efter att folkhälsokrisen har passerat kan de hålla fast vid den nya lösningen snarare än att återvända till dig.
- Du kan till exempel erbjuda prismatchning eller gratis leverans till kunder under utbrottet.
- För att få kunder att återvända, erbjuda en kupong eller rabatt som bara är giltig på flera månader, när den värsta av krisen sannolikt kommer att vara över. Det kan hjälpa till att dina kunder kommer tillbaka.
4
Engagera kunder med onlineevenemang. Fester och evenemang kan vara sätt att engagera vanliga kunder och plocka upp nya. Men under utbrottet kan du troligen inte hålla liveevenemang. Använd virtuella händelser istället för att underhålla kunderna och få en känsla av gemenskap.
- Till exempel, om ditt företag firar ett 5-årsjubileum, kan du vara värd för en onlinefest och streama ett lokalt band som liveunderhållning. Du kan skicka ett e-postmeddelande till dina vanliga kunder och publicera evenemanget på sociala medier.
- Om du äger en bar eller pub kan du prata med ett bar-triviaföretag om att vara värd för en virtuell trivia-natt. Du kan erbjuda en kanna öl eller presentkort som ett pris för det vinnande laget - detta får kunderna tillbaka i din bar efter utbrottet.
Tips: Tjänster som YouTube och Facebook Live är gratis och låter dig live-stream din virtuella händelse till dina kunder.
5
Ge gratis eller rabatterad frakt för onlinebeställningar. Att behöva betala för frakt är ofta en av de främsta anledningarna till att kunder inte gillar att handla online när som helst. Men speciellt under utbrottet har många strama budgetar och vill inte spendera sina pengar på fraktkostnader.
- Du kan erbjuda gratis frakt eller leverans för beställningar över ett visst belopp - säg 26€ eller 37€ Titta på din genomsnittliga försäljning och lägg sedan till 3,70€ eller 7,50€ till det. Till exempel, om din genomsnittliga försäljning är 34€, kan du erbjuda gratis frakt för köp över 37€
- För små lokala företag är ett annat alternativ att erbjuda gratis leverans till lokala kunder och sedan ta betalt för frakt till icke-lokala kunder.
6
Använd sociala medier för att visa empati med kunderna. Utbrottet är en oförutsägbar tid och många av dina kunder letar bara efter viss lugn och stabilitet i sina liv. Att försäkra dem om att ditt företag är där för att stödja dem och samhället kommer att gå långt för att skapa goodwill och kundlojalitet för ditt varumärke och ditt företag.
- Dela tips för att hjälpa dina kunder under utbrottet samt underhållande, inspirerande och lättsamma berättelser eller memes som dina kunder kommer att identifiera sig med.
- Låt coronavirusutbrottet vara en tid för dig att humanisera ditt företag och visa att du är en del av samhället. Du kan också lyfta fram berättelser från dina anställda som har att göra med utbrottet.

Presentkort ger ditt företag en snabb tillförsel av kontanter som kan hjälpa dig att hålla dig flytande, även om verksamheten har minskat på grund av utbrottet.

Metod 4 av 4: bibehålla smidiga operationer

1
Identifiera tydligt vilka utmaningar ditt företag kan möta. Sätt dig ner med din ledningsgrupp för att avgöra vilka slags problem ditt företag kan stöta på. Börja med utmaningar efter ett par veckor och expandera därifrån. Tänk på att du kan vara stängd för allmänheten i ett par månader.
- Om du till exempel äger en restaurang kan dina utmaningar vara att inte ha matsalen öppen och att inte få tillräcklig matförsörjning.
- När du väl har listat dina utmaningar, arbeta med din ledningspersonal för att brainstorma sätt att övervinna de utmaningar du har identifierat. Som en restaurang kan du till exempel använda din personal i huset för att leverera mat till människor eller ställa in hämtningsalternativ på trottoaren.
Tips: Om du har ett litet företag med endast 1 eller 2 personer på ledningsnivå kan du överväga att ta in några av dina senioranställda som har varit med dig ett tag för att identifiera utmaningar och brainstormlösningar.
2
Skapa ett enda team för att hantera verksamheten genom krisen. Under alla krissituationer är kommunikation av yttersta vikt för att säkerställa att alla i ditt företag är på samma sida. Om du har ett relativt litet företag kan ditt team helt enkelt bestå av personer som redan har hanterat verksamheten. För större företag, håll teamet till 5 till 7 personer.
- Se till att teamet träffas regelbundet och håller sin verksamhet transparent för resten av organisationen. Att använda Google Docs eller ett liknande program hjälper teamet att dela information enkelt.
3
Uppdatera affärsspårning och prognoser dagligen eller varje vecka. Du kanske tidigare har uppdaterat dina företagsrapporter varje månad eller till och med kvartalsvis. Eftersom koronavirusutbrottet är en snabbt utvecklande situation måste du dock hålla koll på din affärssituation så att du kan svänga och anpassa efter behov innan din situation blir för dyster.
- Var transparent med dina rapporter och dela dem med ledningen och medlemmarna i teamet som du har ansvaret för ditt utbrott.
4
Använd alternativa källor för att stabilisera dina försörjningskedjor. På grund av utbrottet kan leveranser och produkter vara långsammare att komma fram eller kanske inte komma alls. Om du är beroende av tillverkare kan du hindras av anläggningsstängningar. Vissa leverantörer kan också stänga tillfälligt. Identifiera källor som fungerar genom utbrottet så att du alltid har säkerhetskopior.
- Även om din försörjningskedja inte påverkas, antar att det kan vara under de kommande veckorna. Om du hittar alternativa leverantörer nu behöver du inte leta efter dem efter att du redan har tagit slut på något.
- Att sprida efterfrågan på flera leverantörer istället för att bara använda en hjälper också till att stabilisera försörjningskedjan, även om det kan vara något mindre effektivt för dig.
5
Fokusera på empati över nya affärsmöjligheter. Vissa företag kan råka ut för nya tillväxtmöjligheter till följd av pandemin. Det bör dock inte vara ditt huvudfokus som ett företag under utbrottet. I stället för att leta efter sätt att dra nytta av situationen, leta efter sätt att ha medkänsla med situationen i ditt samhälle och dina kunder.
- Vidta åtgärder som bäst tjänar din gemenskap och dina kunders intressen under denna tid, snarare än åtgärder som skulle förbättra din resultat. Tänk på att det bästa du kan göra inte nödvändigtvis är det bästa företaget.
- Antag till exempel att du driver ett hälso- och fitnesscenter och har varit tvungen att stänga. Om du fortsatte att ta månatliga medlemsavgifter från dina kunder skulle du verkligen kunna klara stormen. Det skulle dock leda till förbittring och kan leda till att kunder säger upp sitt medlemskap. Istället kan du stänga av betalningarna i två eller tre månader.
6
Håll dig flexibel så att du kan anpassa dig till en snabbt föränderlig situation. Dra nytta av den teknik som är tillgänglig för dig för att hitta sätt att hjälpa ditt företag att anpassa sig till krisen. Håll vägar öppna som du normalt inte kan överväga så att du har alternativ.
- Om du hamnar i gamla metoder för att driva ditt företag och vägrar att anpassa dig, kan ditt företag ha svårt att överleva utbrottet. Var istället öppen för allt som kan hjälpa ditt företag att hålla sig flytande under denna osäkra tid.

Det bör dock inte vara ditt huvudfokus som ett företag under utbrottet.

Tips

Om du har ett amerikanskt företag, ladda ner den amerikanska handelskammarens Coronavirus Response Toolkit från https://uschamber.com/coronavirus-response-toolkit. Den innehåller många resurser för att hjälpa ditt företag att komma igenom denna kris.
Amerikanska företagare kan lära sig mer om SBA-lån och CARES Act-hjälp på https://score.org/coronavirus-sba-loans-and-cares-act-assistance.

Läs också: Hur anställer jag en grafisk formgivare?