Hur undviker jag störningar och störningar under händelserna?

Välj rätt plats för dina behov. Bestäm dina mål och mål från början. Detta hjälper dig att avgöra vilken plats som passar dig. Gör din forskning och ta med dig eventuella rekommendationer med tanke på vad du vill uppnå.

• Sekretess kan vara viktigt för ditt evenemang. Om så är fallet, begränsa din sökning till dedikerade arenor med en meritlista för catering till känsliga, toppnivå eller exklusiva möten.
• Tillgänglighet kan vara viktigt. Du kan ha delegater från hela landet, så fokusera på lättillgängliga platser för att minska risken för förseningar.

Kommunicera med din plats. Detta är den enskilt viktigaste faktorn. Vänlig kommunikation mellan arenans ägare, evenemangsarrangörer och värdar är viktigt för att fastställa kraven för evenemanget. Var noga med allt detta under de första samtalen och när du sammanställer en kortfattad beskrivning. Det är denna kortfattning som utgör hörnstenen för att säkerställa att evenemanget upplever minimala avbrott, med hänsyn till eventuella begränsningar av anläggningarna.

Källa till lämplig personal. Vissa platser har egen personal, medan andra kräver att du har din egen. Hur som helst använder personalen otrolig kraft för att avgöra om en händelse går smidigt eller inte: Ineffektiv personal och hjälpsam eller okunnig personal kan ha en negativ inverkan.

• Ta dig tid att noggrant överväga de lag som kommer att ta hand om dig och dina gäster och försök ta reda på om de kommer att vara mer till hjälp eller hinder. Även när det är familj eller vänner, vill du väga deras engagemang för ditt evenemang och avgöra om du behöver dem eller kan klara dig utan dem som hjälpare.

Främja en trevlig arbetsmiljö. Att göra detta hjälper inte bara till att ge god moral utan kan inspirera till effektivitet från alla som är inblandade i mötet eller evenemanget. Det är därför viktigt att försöka göra din evenemangslokal så bra att arbeta som möjligt:

• Det kan vara enkla saker som temperatur, sittplatser, naturlig belysning. Det kan också vara saker som motiv från handledare / chefer eller lön.
• Det är inte ovanligt att genomdriva en "ingen telefon utan e-post" -regel, särskilt om dessa kommer i vägen för att leverera en bra händelse. Detta kan säkerställa att personalen / gästernas sinnen är fokuserade på uppgiften och inte tillbaka på kontoret eller påtryckningar hemifrån.

Se till att den teknik som används för evenemanget är kompatibel. En av de viktigaste orsakerna till störningar i händelser är tekniska problem på plats. Be evenemangets ägare att bekräfta vad som är tillgängligt för ditt evenemang och kontrollera om det finns några relaterade kostnader för det du behöver. Det är vanligt att arenor, till exempel, tar ut extra kostnader för vissa objekt, inklusive fjärrkontroller för projektorer, eller video-adresser. Dessa problem kan strykas ut med ett tidigare besök som leder fram till evenemangsdagen, speciellt för att kontrollera vilka enheter som kommer att användas för ditt evenemang är kompatibla med platsens erbjudande.

• Bestäm vad du ska göra och vem du ska kontakta vid en teknisk fråga på dagen för att se till att om något går fel, finns det en kontaktpunkt för att snabbt lösa det.

Var uppmärksam på bakgrunden. Uppmärksamhet under evenemang kan lätt avledas med onödigt bakgrundsljud, vare sig det är ett passerande tåg eller krånglande barn i lekfältet. Bakgrundsbrus är en av de största bugbears för gästerna och en betydande faktor för att skapa störningar. Bullerrelaterade olägenheter kan också finnas på plats som städare eller byggare. Se till att evenemangslokalen inte är alltför utsatt för högt yttre buller (undvik t.ex. papperstunna väggar eller fönster som öppnas på trafikerade vägar) för att minimera störningar och om byggnadsarbete pågår, begär ett område långt borta från webbplatsen för att minska dina evenemang är störningar eller till och med fråga om sådana aktiviteter kan stoppas under hela ditt evenemang.

Kontrollera tillgängligheten för gästerna. Att kunna komma till arenan med lätthet är något som arrangörer av evenemang måste ta på allvar. Det är lätt en källa till störningar eftersom det påverkar gästernas glädje innan de ens har gått in i evenemangslokalen. Detta kan utlösa händelsen på fel fot, vilket resulterar i att gäster anländer sent, eller börjar dagen irriterad och ofokuserad. Det är därför viktigt att du tar hänsyn till detta när du väljer en plats.

• Var noga med att diskutera eventuella problem som du kan behöva till platsägare för att se om några extra bestämmelser kan ställas in för att hjälpa delegater både före och på dagen.

Lämna inte catering till sista minuten. Catering är inte en sista utväg. Återigen kommer detta att bero på om du kommer att använda cateringtjänster eller externa cateringfirma. Det är en viktig del av varje händelse som lätt glömmas bort. Underskatta inte värdet av evenemangsmat - det kan på egen hand göra eller bryta ett evenemang och catering är en av de viktigaste faktorerna som genererar värde. Gör det rätt, så kommer du sannolikt att vinna alla beröm, annars är det ett definitivt misslyckande.

• Internt dedikerade cateringteam kommer att vara väl insatta i cateringprocedurer för alla typer av evenemang, så de kommer att vara mer skickliga vid schemaläggning av måltider för ett stort antal gäster.
• Detta kanske inte nödvändigtvis är fallet för en uteservering så försiktighet måste iakttas såväl som vacker mat, cateringtjänster levereras i tid och kan tillgodose alla typer av kostbehov.
• Överskridande av serveringsintervall är en annan källa till störningar. Upprätta de bästa tiderna för att ta hänsyn till välkomstdrycker, kanapéer, middag och taldrycker.
• Det är också en bra idé att överväga en separat matplats, om möjligt, för att undvika kvällsrushen och mildra eventuella oönskade förseningar.

Tillåt delegaternas fokus att växa och avta över dagen. När du utarbetar din färdväg, ta itu med det viktigaste innehållet i början av sessionen när delegater sannolikt kommer att vara mer vaksamma och införliva allt grupparbete eller mer stimulerande uppgifter efter den oundvikliga nedgången efter middagen, för att öka engagemanget och minska sannolikheten för interna distraktioner.

Tänk på utbrottstider. Periodiska pauser under dagen under evenemanget gör det möjligt för gästerna att förändra landskapet och möjligheten att njuta av och njuta av evenemangets ögonblick. Se till att det finns tillräckligt med förfriskningar, till exempel tillgängliga under hela evenemanget eller bara vid bestämda tider, och se till att platserna passar in i din färdväg.

• Begränsade tidsavbrott kan ibland springa in med andra föremål på resplanen, så det är en bra idé att erbjuda obegränsad förfriskningar under hela evenemanget för att ge gästerna flexibilitet att hjälpa sig när och när.
• Dricksvattenpunkter med vattenkylare kan spara delegater som vandrar runt för en drink halvvägs är väl positionerade.