Hur organiserar jag visitkort?

Om du bara har några visitkort och inte vill digitalisera dem är det möjligt att undvika att använda en app för att organisera dem.

Kontaktinformation är grundläggande för nätverk och affärskommunikation. Genom att organisera dina visitkort kommer du att kunna hitta människor snabbare, vilket kan leda till mer försäljning och långvariga relationer. Genom att skriva ner viktig information, hålla dina kort säkra på ett ställe och omedelbart ladda upp deras information till dina kontakter kommer du att kunna bygga dina nätverk och ansluta till många människor i din bransch.

Metod 1 av 3: ordna din samling

1
Avlägsna din befintliga samling. Om du redan har jobbat länge kan du ha ett stort antal visitkort som behöver organiseras. Innan du börjar organisera dem som du kanske fortfarande tycker är användbara, spara tid genom att gå igenom dina kort och kassera alla de som kanske inte är användbara längre.
- Bli av med visitkort som du inte känner igen. De kommer inte att göra dig något bra.
- Bli av med visitkort som marknadsför nedlagda tjänster eller företag.
- Spara riktigt nostalgiska kort (t.ex. kortet till restaurangen där du förlovade dig), men lägg dem åt sidan.
2

Bestäm hur du vill att korten ska organiseras. Du kan helt enkelt placera korten i alfabetisk ordning efter namn eller företag, om det verkar mest användbart för dig. Du kan också överväga att gruppera dem efter händelse eller bransch och sedan alfabetisera dem inom dessa parametrar. Experimentera tills du hittar ett system som känns rätt för dig och håll dig till det.
3
Kopiera ut en liten samling. Om du bara har några visitkort och inte vill digitalisera dem är det möjligt att undvika att använda en app för att organisera dem. Få all information på ett ställe genom att skriva ut deras information till en referensplats du kommer att använda.
- Om du gillar att använda en pappersadressbok kan du överföra dina kortinformation till den.
- Du kan också skriva informationen direkt i Kontakter-funktionen på din dator.
4
Förvara användbara kort. När du väl har sett till att deras information är lättillgänglig är det dags att ta reda på vad du ska göra med visitkort. Den "gammaldags" vanan att ha användbara kort, även om du bara använder ett gummiband i skrivbordslådan, är en bra säkerhetskopia för datoriserad information.
- En Rolodex är lätt att lägga till och subtrahera kort från, och dess roterande rörelse gör det enkelt att skanna igenom kort. Det är dock stort och skrymmande och kan lägga till ett oavsiktligt retro-utseende på ditt skrivbord.
- En visitkortshållare är attraktiv och kompakt med individuella genomskinliga ärmar för att hålla varje visitkort. Undvik att behöva omorganisera det hela varje gång du lägger till ett nytt kort genom att lämna flera tomma platser i varje alfabetiskt avsnitt.

Se till att platsen du placerar nya visitkort inte är den plats där du behåller dina egna kort.

Metod 2 av 3: digitalisering

1
Se till att dina digitala kontakter är på plats. Om du bestämmer dig för att importera dina visitkort så att de smälter in sömlöst med dina digitala kontakter, vill du se till att båda poolerna är nyligen organiserade och uppdaterade. Innan du laddar upp dina visitkort, ta tillfället i akt att undersöka din befintliga kontaktlista och ta bort eventuella föråldrade.
- Om du inte har något sätt att organisera dina digitala kontakter ännu rekommenderas Google-kontakter ofta, eftersom det är gratis, pålitligt och fungerar i en mängd olika operativsystem.
2
Välj en app. Det finns många appar tillgängliga för surfplattor och smartphones som skannar ett visitkort och automatiskt laddar upp informationen till dina kontakter. Du kan självklart inte använda appen medan du är mitt i ett evenemang, men du kan använda den i ditt hotellrum när du är klar med nätverket för dagen. Här är några populära alternativ - de är gratis eller högst några dollar:
- Camcard skannar fysiska kort och låter dig byta "e-kort" med andra användare.
- Worldcard sorterar automatiskt kort och finns också i japanska, kinesiska och koreanska versioner.
- ScanBizCards låter dig behålla en tydlig version av bilden efter att du har noterat dess information.
3

Tänk på en kortscanner. Om du hittar dig själv att sortera igenom dussintals visitkort efter varje händelse, kan en separat köpt visitkortscanner göra ditt liv lite snabbare. Card Scan är ett populärt alternativ. Smarttelefonappar kan dock göra samma jobb, så om du inte arbetar med en skrämmande kortvolym kanske det här separata köpet inte är nödvändigt.
4

Ladda upp kort och kontakter omedelbart. När du kommer tillbaka från en affärslunch, mässa eller möte, placera omedelbart de visitkort du fick på en säker och minnesvärd plats. När du har tid, ta tag i visitkort som har staplats i skrivbordslådan och importera dem. Försök att göra detta enligt ett konsekvent schema - till exempel en gång om dagen eller veckan.
5
Ta digitala anteckningar. Precis som du skriver på ett fysiskt visitkort borde du kunna lägga till ytterligare anteckningar i en visitkortapp. Skriv ut all information som inte fanns på kortet: vad kortets ägare gör, vilken information eller framtidsutsikter de erbjöd, när du träffade dem och så vidare. Var detaljerad: du gör inte detta på plats, så du kan ta dig tid.
- Kopiera dina skrivna anteckningar.
- Om du har slagit upp personen sedan du träffade dem kan du också expandera med ytterligare forskning.
6
Skapa ett betygssystem. Organisera dina kontakter ytterligare genom att reflektera över hur ofta du förväntar dig att skriva till eller arbeta med dem. Dela upp dem i grupper: tillförlitliga affärskontakter, potentiella affärskontakter och de som du förmodligen aldrig kommer att prata med igen. Använd ett system som du inte kommer att glömma så att du kan kategorisera dina kontakter.
- Vissa appar har en funktion där du kan göra anteckningar så här.
- Du kan använda ett numreringssystem eller ett grönt, gult och rött stoppljussystem, beroende på din app.
7
Ordna kontakterna på lämpligt sätt. Beroende på ditt kort eller din kontaktapp har du många val om hur du kan organisera kontakter. (Du kommer antagligen också att kunna märka kontakter för att sortera dem i olika grupper, vilket innebär att du kan ordna deras information på många olika sätt.) Här är några idéer för hur du kan ordna kontakter:
- Alfabetisera efter efternamn.
- Kategorisera efter alfabetisk ordning på namn eller företag.
- Stad där du träffades.
- Kategori av industrin.

Om du redan har jobbat länge kan du ha ett stort antal visitkort som behöver organiseras.

Metod 3 av 3: ta emot visitkort

1
Ha dina egna kort till hands. I de flesta fall lämnar människor inte bara varandra visitkort utan handlar med dem. Underlätta ett visitkortbyte genom att hålla dina egna kort med dig i professionella miljöer som möten och mässor, men också i din vardag. Du vet aldrig när du ska träffa en ny kontakt.
- Om du har problem med att hålla dina kort snygga, försök att välja en speciell ficka eller mapp för dem. Ett gummiband fungerar också, i en nypa.
- Lämna aldrig bara ditt kort utan att fråga - det kan ses som påträngande. Säg istället något som "Jag skulle verkligen vilja prata mer med dig om vad du gör. Vill du byta kort?"
2

Läs kortet när du får det. Att undersöka visitkortet en sekund eller två är ett bra sätt att notera viktig information om en ny kontakt. Om du kämpar med att komma ihåg namn, använd kort som ett verktyg för att ansluta namn till ansikten. Personens titel trycks vanligtvis också på ett visitkort. Det här är en annan ledtråd om vem de är och vad de gör.
3
Ha en plats att sätta nya visitkort. Om du bär en anteckningsbok eller väska till möten, ange en plats i den för visitkort för nya kontakter. Eller använd den andra fickan på din egen visitkortbärare för att samla in kort du får.
- Stick inte kort i dina anteckningar eller stoppa dem i en ficka. De kan lätt försvinna eller till och med gå igenom tvätten.
- Om du reser och förväntar dig att få många visitkort kan du stoppa dem i en Ziploc-väska på ditt hotell eller portfölj för att hålla dem snygga och torra.
- Se till att platsen du placerar nya visitkort inte är den plats där du behåller dina egna kort. Du vill inte blanda ihop dem.
- Oavsett var du lägger korten just nu är det inte en permanent plats - kom ihåg att du kommer att ta bort och organisera dem senare.
4
Handskrivna anteckningar. När du får ett nytt visitkort, skriv ner namnet på platsen där du träffades inom några dagar efter mötet. På det här sättet kommer du inte att glömma. Skriv också en kort anteckning om vad du pratade om. När du sedan kontaktar personen senare kan du påminna dem om detaljerna i din konversation.
- Om kortet är blankt och du inte kan skriva på det med en vanlig penna, försök att fästa en post-it på kortet istället.

Om du hittar dig själv att sortera igenom dussintals visitkort efter varje händelse, kan en separat köpt visitkortscanner göra ditt liv lite snabbare.

Tips

Om du får många visitkort, titta på programvara för att hantera dem. Visitkortskannrar finns, liksom programvara som faktiskt läser ett pappersvisitkort och väljer informationen på det. Dessa kan spara en hel del manuell datainmatning.
Om du behöver veta mer om dina affärskontakter än bara deras namn och telefonnummer, kolla in mjukvarupaket utformade för kontakt- eller kundinformationshantering.
Följ upp omedelbart om du lovade något eller om någon lät intresserad.
Låt inte obearbetade visitkort staplas upp. Skriv in dem eller arkivera dem minst en gång i veckan innan du glömmer vem du träffade och varför.

Varningar

Om du behåller kontakter på din dator, säkerhetskopiera filerna regelbundet. Automatisera denna säkerhetskopia, om möjligt.

Saker du behöver

Dina egna visitkort
En mapp eller ficka för visitkort
En visitkort-app
En skanner
Efter det

Läs också: Hur man gör barnpassning visitkort?