Hur begär jag medietäckning för ett evenemang?
Om du går på college och vill ha medietäckning för ett campusevenemang, se om ditt universitet har ett ansökningsformulär för mediatäckning.
Att vara värd för ett evenemang kan vara en spännande tid som kräver mycket förberedelser, men ibland är det svårt att sprida ordet om det. Om du vill marknadsföra eller publicera ditt evenemang så att folk vet vad de kan förvänta sig, kontakta media i ditt samhälle och be dem rapportera om det. För att skapa mer intresse, skriv ett pressmeddelande som förklarar vad som gör ditt evenemang speciellt att skicka till journalisterna. Om de väljer att täcka ditt evenemang kommer de att dela informationen så att den når en bredare publik!
Del 1 av 2: skriva ett pressmeddelande
- 1Lägg din kontaktinformation högst upp på sidan. Lista namnet på din organisation på första raden i dokumentet så att det är stort och i fetstil. Lämna en rad tom efter organisationens namn. På höger sida av sidan lägger du in ditt namn, telefonnummer, e-postadress och organisationens webbplats så att media kan veta vem de ska kontakta om de behöver mer information. Lägg varje artikel på en separat rad så att det blir lättare att läsa.
- Lista upp flera telefonnummer, till exempel mobil, arbete och hem, om journalister inte kan komma till dig första gången. Du kan till exempel skriva: (123) 555-7890 (mobil); (234) 555-8901 (arbete).
- Kontaktinformationen kan till exempel vara:
John Doe
johndoe@google.com
google.com
- 2Lista datumet när du vill att pressmeddelandet ska offentliggöras. Lägg ut släppdatumet till vänster på sidan så att det står i samma rad som ditt namn i kontaktinformationen. Om du vill att media ska publicera utgåvan direkt, skriv "FÖR OMEDELBAR RELEASE:" följt av aktuellt datum. Om du vill att utgåvan ska komma ut vid en viss tidpunkt, sätt "UNDER EMBARGO TILL" följt av det datum du vill att det ska läggas upp.
- Om evenemanget fortfarande är några månader kvar kan du välja att sätta in informationen till 2-3 veckor före evenemanget så det är mer relevant.
- Undvik att släppa informationen för ditt evenemang för allmänheten för tidigt, annars kan folk glömma bort det när datumet kommer.
- 3Kom med en iögonfallande rubrik om ditt evenemang. Skriv rubriken hur du vill att den ska visas när den så småningom publiceras. Nämna evenemanget och något som gör det speciellt att hjälpa läsarna att få intresse så att de är mer benägna att delta. Stora versaler i alla viktiga ord i titeln och gör den fet.
- Försök att hålla rubriken på 1-2 rader så att den inte ser för överväldigande ut på sidan.
- Du kan till exempel skriva något som " Hudson University Hosts Charity Carnival to Rave Funds for New Library".
Tips: Kontrollera om media har online-kalendrar där du kan lägga till ditt evenemang. - 4Svara vem, vad, var, när och varför i första stycket. Håll det första stycket runt 2-3 meningar så att journalister ser den viktigaste informationen direkt. Lista namnet på organisationen eller arrangören, namnet på evenemanget, när och var det äger rum och anledningen till att du är värd för det.
- Hänvisa till dig själv i den tredje personen istället för att använda "jag" eller "vi" uttalanden.
- Undvik att nämna icke-väsentlig information i första stycket eftersom det kan göra det svårt att läsa. Människor borde få all viktig information för evenemanget från de första meningarna.
- Till exempel kan du skriva, " Hudson University meddelade att de kommer att vara värd för en gatukarneval den 3 mars för att samla in nya medel för att uppdatera sitt bibliotek. Välgörenhetskarnevalen kommer att vara på huvudcampusområdet med bås och spel som drivs av lärare och studentvolontärer. "
- 5Använd kroppsavsnitten för att förklara händelsen mer detaljerat. Nämn alla speciella evenemang, gästtalare eller vad som gynnar personer som deltar i evenemanget kan få. Skriv i den tredje personen med en professionell ton som inte säger några åsikter så att släppet låter informativt. Använd bara 3-4 kroppsavsnitt i ditt pressmeddelande för att hålla det kortfattat och till sak.
- Försök att inkludera citat från talespersoner för evenemanget för att skapa mer intresse. Se till att talesmannen vet när du skickar pressmeddelandet så att de inte blir oskyddade.
- Nämn om det finns några foto- eller videomöjligheter om du vill att journalister ska ta bilder eller spela in evenemanget. Detta kan hjälpa till att övertyga TV- och tidningsställen.
- Gästhögtalare eller musik kan locka radiouttag eftersom de kan spela in ljud lättare.
Tips: Om huvuddelen av pressmeddelandet går till en andra sida, placera ordet "MER" centrerat längst ner på första sidan.
- 6Inkludera en pannplatta som talar om organisationen som driver evenemanget efter kroppen. Skriv 1-2 korta stycken som anger organisationens namn när den grundades och organisationens uppdrag. Skriv om organisationens kontaktinformation som sista meningen i pannplattan så att den listas när pressmeddelandet offentliggörs.
- Använd samma kokplatta för varje pressmeddelande så att du håller dig konsekvent.
- Du kan till exempel skriva, "Hudson University grundades 1994 och är känt över hela landet för sina naturvetenskapliga och matematiska program, med hundratals akademiker varje år. Hudson University ligger på 111 Main Street, Midtown, CA, 90109. Deras huvudkontor kan nås på (123) 555-1234. Deras webbplats är www.hudsonu.edu. "
Del 2 av 2: nå ut till media
- 1Gör en lista över media i ditt område som täcker evenemang som liknar ditt. Titta på nyhetsstationer, communitywebbplatser, bloggare och oberoende journalister som är baserade nära dig. Var uppmärksam på de typer av berättelser de har täckt för att se om de har skrivit om liknande händelser tidigare. Skriv ner namnet på bloggen eller publikationen, namnet på journalisten och all kontaktinformation du kan hitta för dem så att du kan skicka ut ditt pressmeddelande.
- Om du tittar på större nyhetswebbplatser, se till att du hittar namn och kontaktinformation för journalister som normalt täcker händelser så att du skickar pressmeddelandet till rätt plats.
- TV- och tidningsbutiker kommer vanligtvis att täcka evenemang om det finns fotomöjligheter eller spännande evenemang att filma, till exempel välgörenhetssportspel eller parader.
- Radiouttag tenderar att inkludera intervjuer eller musik i sina rapporter, så de kan täcka ditt evenemang om det finns en livekonsert eller gästtalare.
Tips: Kontrollera om media har online-kalendrar där du kan lägga till ditt evenemang. På det sättet kommer alla som besöker webbplatsen att se informationen för ditt evenemang.
Skicka pressmeddelandet före evenemanget så tidigt som möjligt så att medierna har tid att titta över och granska det. - 2Nämn händelsedetaljerna i början av en pitch-e-post. Behåll det första stycket i din pitch-e-postadress till 2-3 meningar så att journalister kan få en uppfattning om vad ditt evenemang är och vad som gör det speciellt. Nämn all händelseinformation som du angav i inledningen i ditt pressmeddelande så att de kan se om det är något de vill rapportera om.
- Var noga med att adressera journalisterna med namn när det är möjligt för att få bättre kontakt med dem.
- Du kan till exempel skriva något som:
Hej Jane,
jag ville informera dig om en välgörenhets karneval som Hudson University är värd för campus den 3 mars. De medel som samlas in från karnevalen kommer att användas för att renovera det gamla campusbiblioteket. "
- 3Lägg till nyhetsvärdiga detaljer och en avslutning i andra stycket. Prata om alla aktiviteter som TV- eller tidningsjournalister kanske vill ha som film. Om det kommer att hållas ett tal, musik eller framträdande av en välkänd person i samhället, nämn också dessa eftersom de kan vädja till TV, radio- och tidningsjournalister. Tack journalisten för att du tog dig tid att läsa meddelandet innan du stängde brevet.
- Du kan till exempel säga: "Under karnevalen kommer det att finnas spel och bås som drivs av lärare och studenter, matbilar och tombolor. Karnevalen avslutas med en föreställning från lokala musiker följt av en dunk tank med dekanen! Jag har inkluderat en länk till pressmeddelandet nedan.
Tack! Jag ser fram emot att höra från dig och kommer att följa upp inom kort. "
- Du kan till exempel säga: "Under karnevalen kommer det att finnas spel och bås som drivs av lärare och studenter, matbilar och tombolor. Karnevalen avslutas med en föreställning från lokala musiker följt av en dunk tank med dekanen! Jag har inkluderat en länk till pressmeddelandet nedan.
- 4Inkludera en länk till pressmeddelandet i ditt e-postmeddelande innan du skickar det. Ladda upp pressmeddelandet till en webbplats eller en molntjänst så att du kan komma åt den online. Kopiera direktlänken till pressmeddelandet och klistra in den längst ner i e-postmeddelandet innan du skickar den till journalisterna. Skicka pressmeddelandet före evenemanget så tidigt som möjligt så att media har tid att titta över och granska det.
- Undvik att ladda upp en PDF till e-postmeddelandet eftersom journalister kan tappa koll på det lättare.
- 5Följ upp dagen efter att du skickat pressmeddelandet. Vänta minst en dag innan du når ut till de journalister du skickade pressmeddelandet till. Skicka ett annat e-postmeddelande och fråga dem om de har fått pressmeddelandet och om de planerar att köra det. Du kan också kontakta dem via telefon om du vill prata direkt med dem. Om journalisterna har några frågor eller funderingar kommer de att meddela dig i uppföljningen.
- Undvik att följa upp flera gånger inom några dagar eftersom det kan vara överväldigande för journalister och de kanske inte uppskattar det.
- Om evenemanget fortfarande är kvar en månad eller två är det okej att skicka en uppföljning en vecka i förväg för att påminna journalisterna.
För att skapa mer intresse, skriv ett pressmeddelande som förklarar vad som gör ditt evenemang speciellt att skicka till journalisterna.
- Om du går på college och vill ha medietäckning för ett campusevenemang, se om ditt universitet har ett ansökningsformulär för mediatäckning.
- Undvik att bifoga dokument till e-postmeddelanden som du skickar ut eftersom de kan gå vilse när journalister laddar ner eller försöker öppna dem. Länk alltid till ditt pressmeddelande i e-postmeddelandet.
Läs också: Hur skär man dragkedjor spola?
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
Relaterade artiklar
