Hur förbereder jag en ekonomisk rapport?

En finansiell rapport eller finansiell rapport består av en balansräkning, en resultaträkning, en redovisning av balanserade vinstmedel och en kassaflödesanalys. Dessa fyra dokument kommunicerar tillsammans ett företags resultat till aktieägare eller personer utanför företaget. Privata företag kan behöva distribuera kvartalsvisa eller årliga finansiella rapporter till banker eller långivare. Börsnoterade företag i USA är skyldiga att skicka granskade finansiella rapporter till Securities and Exchange Commission (SEC). Om du är småföretagare kan du välja att göra egna finansiella rapporter. Men om ditt företag är stort eller komplext, skulle du troligen ha det bättre att anställa en revisor.

Del 1 av 4: fylla i din resultaträkning

1
Lista din inkomst för den period som omfattas av din rapport. Märk din resultaträkning högst upp och ange namnet på din organisation och den period som uttalandet täcker. Ange sedan det totala inkomstbelopp som organisationen gjorde under perioden.
- Om din organisation säljer både varor och tjänster kanske du vill inkludera inkomsten för varje separat.
- Se till att du noterar de bruttointäkter som organisationen har tjänat. Du drar av kostnader för att hitta organisationens nettoinkomst senare.
2
Bestäm kostnaden för varor eller tjänster du sålde. Totala kostnaderna för de varor eller tjänster du sålde, inklusive arbete, material och eventuella allmänna kostnader för tillverkningen av varorna. I ett detaljhandelsföretag är din varukostnad vanligtvis bara kostnaden för att köpa artiklarna till ditt lager.
- I tjänstesektorn inkluderar kostnaderna arbetskraft och leveranser som används för att tillhandahålla den tjänst du erbjuder.
3
Beräkna din bruttovinst. Din bruttovinst för den period som täcks av resultaträkningen är bruttoinkomsten minus den direkta kostnaden för de varor eller tjänster du sålde. När du har gjort denna beräkning listar du beloppet i raden under kostnaden och märker det som "bruttovinst".
- Om du till exempel hade 14900€ i intäkter för perioden och 3730€ i kostnader skulle din bruttovinst vara 11200€
- När du formaterar din resultaträkning kanske du vill göra bruttovinstetiketten och beloppet fet så att det sticker ut från den andra informationen. Om du skapar ett fullfärgsdokument, ange bruttovinsten i grönt om det är ett positivt tal. Använd rött för ett negativt tal eller förlust.
- Runda dina nummer till närmaste heltal istället för att använda decimaler eller bråkdelar av en enhet.
4
Ange en specificerad lista över utgifter under samma period. Vanliga driftskostnader inkluderar löner för anställda, betalning av hyra eller inteckning, kontorsmateriel, transportkostnader och marknadsföring. Om du har ett betydande antal distinkta utgifter, organisera dem i kategorier för att hålla din resultaträkning enkel.
- Avskrivningar av anläggningstillgångar, såsom utrustning, ingår också i din organisations kostnader för perioden. Skatteavdelningar har vanligtvis avskrivningstabeller som hjälper dig att räkna ut avskrivningsbeloppet för den period som omfattas av din resultaträkning. Bokföringsprogramvara innehåller också verktyg som hjälper dig att beräkna avskrivningar.
5
Subtrahera dina utgifter från din bruttovinst. Totalt alla utgifterna som du listade och skriv in det beloppet under utgiftslistan och märk det som "totala utgifter". Du kanske vill göra den här texten fet så att den sticker ut från utgiftslistan. Ändra färgen till röd om du gör en resultaträkning i fullfärg. Dra sedan av det beloppet från din bruttovinst.
- Resultatet av denna ekvation är ditt nettovinst för den period som omfattas av resultaträkningen. Märk den och gör texten fet så att den sticker ut från resten. Om du gör en fullfärgs resultaträkning, ändra färgen på beloppet till grönt om det är ett positivt tal eller rött om det är ett negativt tal.

Antag till exempel att ditt företag hade en nettoinkomst på 14900€ för den period som omfattas av din finansiella rapport.

Del 2 av 4: utarbetande av en redovisning av balanserade vinstmedel

1
Bestäm det nuvarande balanserade balanserade resultatet. Organisationens balanserade vinst är den summa pengar företaget har tjänat som det inte har delat ut till aktiepartner eller aktieägare. Detta belopp ackumuleras från det datum organisationen startar. På din balansräkning redovisas det nuvarande balansomslutningen på första raden i uttalandet.
- För att hitta detta belopp, se organisationens tidigare bokslut. Om detta är din organisations första bokslut kommer sannolikt beloppet på balanserade intäkter att vara 0.
- Om din organisation delar ut alla inkomster till sina aktieägare eller aktiepartner blir balanserad vinst 0. Om organisationen har ett underskott eller är "i rött" kan detta saldo vara ett negativt tal.
2
Lista nettoresultatet från din resultaträkning. Nedanför det nuvarande balanserade vinstbalansen på ditt kontoutdrag, ange nettoresultatet du beräknade på din resultaträkning för samma period. Det här beloppet kan vara ett negativt tal om din organisation inte gav nettovinst.
- I en färgsättning av balanserade intäkter ändrar du typsnittfärgen så att positiva belopp är gröna och negativa belopp är röda. Om du inte skriver ett fullfärgsuttal placerar du parenteser runt beloppet för att visa att det är negativt.
3
Subtrahera eventuella intäkter som delas ut till aktieägare eller aktiepartner. Om någon av nettoresultatet delades ut till aktieägare eller aktiepartner räknas det inte som kvarhållen inkomst. Å andra sidan skulle ingen inkomst fördelas om ingen inkomst fördelades.
- Inkludera en rad på ditt uttalande som ger den inkomst som delas ut till aktieägare eller aktiepartner. Sätt beloppet inom parentes eller ändra teckensnittsfärgen till röd för att indikera att detta belopp dras från nettoinkomsten.
- Antag till exempel att ditt företag hade en nettoinkomst på 14900€ för den period som omfattas av din finansiella rapport. Av det beloppet delades 7460€ ut till ditt företags aktiepartner. Det innebär att ditt företag behöll vinst på 7460€
4
Beräkna det uppdaterade beloppet för kvarvarande vinst. När du har subtraherat den inkomst du delat ut till aktieägarna eller aktieägarpartnerna, lägg till återstående nettoresultat för perioden till det totala balanserade resultatbalansen. Rapportera detta belopp på den sista raden i din balansräkning.
- Till exempel, om ditt företag hade 224000€ i balanserade intäkter och du behöll 7460€ av nettoinkomsten under den period som omfattas av din finansiella rapport, skulle ditt företag nu ha 231000€ i balanserade intäkter.

En finansiell rapport ger en bild av en organisations ekonomiska hälsa och prestanda under en viss period.

Del 3 av 4: skapa en balansräkning

1
Formatera din sida i två kolumner. De flesta balansräkningar ger en ögonblicksbild av organisationens tillgångar på ena sidan av sidan och dess skulder och eget kapital på den andra. Även om du också kan placera tillgångarna överst och skulderna och kapitalet längst ner, är det lättare att se balansen att ha dem sida vid sida.
- Att använda två kolumner ger dig också gott om plats att specificera i varje kategori, så du behöver inte använda mer än en sida.
- Överst på sidan, över båda kolumnerna, märk arket som en "Balansräkning" med namnet på din organisation och datum för den period som balansräkningen täcker.
- Ditt ordbehandlings- eller kalkylprogram kan ha en balansmall som underlättar formateringen.
2
Lista tillgångar i den vänstra kolumnen. Allt som din organisation äger är en tillgång. Tillgångar klassificeras vanligtvis i omsättningstillgångar, anläggningstillgångar och investeringar. En balansräkning kan också ha en annan kategori för "andra tillgångar" eller immateriella tillgångar, såsom immateriella rättigheter.
- Omsättningstillgångar inkluderar saker som kontanter, kundfordringar, lager och leveranser. Anläggningstillgångar är å andra sidan saker som fastigheter, utrustning och allt annat som kan användas i mer än ett år.
- För omsättningstillgångar är värdet vanligtvis ganska lätt att bestämma. För anläggningstillgångar kan du behöva kontrollera organisationens senaste skattedeklaration för att hitta ett värde. Värdet på anläggningstillgångar minskar varje år med avskrivningar.
3
Placera skulder och eget kapital i höger kolumn. Liksom tillgångar är skulder uppdelade i kortfristiga skulder och fasta skulder. Det kapital som ägarna har i organisationen går också in i denna kolumn.
- Kortfristiga skulder inkluderar saker som leverantörsskulder, kortfristiga lån eller företagskreditkonton. Fasta skulder är skulder som inte kan lösas på ett år, till exempel inteckningar, långfristiga lån eller anställdes pensionsplaner.
- För att beräkna ägarens eget kapital måste du veta hur mycket de har bidragit med kapital, inklusive det totala beloppet för eventuella aktier i företaget, samt hur mycket inkomst som företaget behåller. Du kan få denna information från din resultat- och balansräkning.
4
Totala tillgångar och skulder för att balansera böckerna. När du har slutfört dina balansräkningar ska organisationens totala värde vara detsamma som det totala värdet på organisationens skulder. Om de två inte balanserar, gå tillbaka och titta över de värden du har angett för att hitta misstaget.
- Granska särskilt värdena som du använde för ägarens eget kapital. Ägarens eget kapital ska alltid motsvara det totala värdet av organisationens tillgångar minus det totala värdet av organisationens skulder. Om dina totala inte balanserar kan du behöva justera ägarens eget kapital tills de gör det, förutsatt att alla dina andra värden är korrekta.

Del 4 av 4: skriva ett kontoutflödeuttalande

1
Bestäm organisationens kassa i slutet av föregående period. Kassansaldo du började med i början av den period som täcks av din finansiella rapport är utgångspunkten för ditt kontoutflöde. Ange detta belopp på första raden i ditt uttalande.
- Vanligtvis kan du få detta nummer från organisationens tidigare ekonomiska rapport. Om detta är den första ekonomiska rapporten för organisationen, måste du beräkna startkontanterna genom att summera organisationens kontanta medel.
- "Kontanter" inkluderar inte bara valuta, utan också allt som kan konverteras till kontanter på mindre än ett år (så kallat "likvida medel"). Likvida medel inkluderar värdet på sparkonton, penningmarknadsfonder eller liknande konton som organisationen äger.
2
Lista nettoresultatet från din resultaträkning. Gå tillbaka till din resultaträkning och hitta mängden nettovinst som din organisation gjorde under den period som omfattas av din finansiella rapport. Lista detta belopp under ditt startande kontantsaldo.
- Vid tillämpningen av din kassaflödesanalys spelar det ingen roll hur mycket av nettoresultatet, om någon, delades ut till aktieägare eller aktiepartner.
3
Gruppera dina kassaflöden i tre kategorier. Generellt sett delas alla kassaflöden som rapporteras i ditt uttalande in i tre breda kategorier: operativ verksamhet, investeringsverksamhet och finansieringsaktiviteter. Därifrån kan du lista specifika kassaflöden direkt i var och en av dessa kategorier. De flesta organisationer spårar dock förändringar mer indirekt genom att justera nettoresultatet baserat på ändringar i kontona som representeras av var och en av kategorierna.
- Den operativa verksamheten inkluderar avskrivningar på tillgångar, leverantörsskulder och kundfordringar
- Investeringsaktiviteter inkluderar köp och försäljning av kapitalutrustning, affärs- eller webbplatsutveckling och köp av omsättbara värdepapper
- Finansieringsaktiviteter inkluderar utfärdande och inlösen av skuld, emittering och pensionering av aktier samt utdelning av aktier eller utdelning av intäkter till aktiepartner.
4
Justera nettoresultatet för att hitta kontanter från den löpande verksamheten. Om organisationen har tillgångar, till exempel utrustning, som kommer att användas i mer än ett år läggs avskrivningarna på dessa tillgångar tillbaka till kassabalansen. Subtrahera saldot på dina kundfordringar från ditt kontantsaldo och lägg sedan till saldot på dina leverantörskonton. Resultatet är det nettokassa som din organisation tillhandahåller genom den löpande verksamheten.
- I kundfordringar och leverantörsskulder lägger du till alla belopp som inträffade under den period som omfattas av din finansiella rapport, oavsett om pengar har bytts ut eller inte.
- Du kan ha andra konton, till exempel skatter eller löner, som du också behöver justera inkomsten för. Skatter eller löner som är skyldiga men ännu inte har betalats skulle läggas till ditt kontantsaldo precis som det återbetalningsbara saldot var.
5
Upprepa samma process för investerings- och finansieringsaktiviteter. Köp dras av från ditt kontantsaldo, medan eventuell försäljning läggs till ditt kontantsaldo. Lista dessa poster individuellt, sedan totalt för att nå ditt nettokassa från investeringsaktiviteter och ditt nettokassa från finansieringsaktiviteter.
- Ange förlust eller underskott för den period som omfattas av din finansiella rapport genom att antingen placera beloppet inom parentes eller ändra teckensnittsfärgen till röd (för rapporter i fullfärg).
- Om ditt nettokassa är förlust eller underskott, skriv "används för" snarare än "tillhandahålls av." Till exempel, om ditt nettokassa från finansieringsverksamheten är en förlust på 1790€, skulle du märka detta belopp som "nettokassa som används för finansieringsaktiviteter."
6
Beräkna kontanterna vid periodens slut. Ta nettokassan för var och en av de tre kategorierna och lägg till eller subtrahera dem från kontantbalansen organisationen hade i början av den period som omfattas av rapporten. Resultatet av denna beräkning är din organisations nya kontantsaldo.
- Jämför din kassaflödesanalys med din resultaträkning. Om det finns en signifikant skillnad mellan de rapporterade vinsterna och det genererade nettokassaflödet kanske du vill ta reda på varför. Till exempel, om din organisation är relativt ny och kräver stora kapitalinvesteringar, skulle dessa investeringar inte visas på din resultaträkning på en gång.

Hitta mängden nettovinst som din organisation gjorde under den period som omfattas av din finansiella — Gå tillbaka till din resultaträkning och hitta mängden nettovinst som din organisation gjorde under den period som omfattas av din finansiella rapport.

Tips

De flesta bokföringsprogram skapar automatiskt dessa rapporter åt dig baserat på de uppgifter du anger.
Ordningen på de dokument du förbereder kommer att ändras när du sammanställer din slutrapport, beroende på företagets policy och var du behöver lämna in rapporten. Om du till exempel skickade in din rapport till US Securities and Exchange Commission (SEC) skulle du sätta balansräkningen först, sedan resultaträkningar och sedan kassaflödesanalyser.

Varningar

Revisorer verifierar inte nödvändigtvis riktigheten eller fullständigheten av den information som tillhandahålls. Om du är småföretagare, kontrollera noggrant dina uppgifter för att se till att dina siffror är korrekta innan du ger dem till en revisor eller förbereder dina egna finansiella rapporter.

Läs också: Hur beräknar jag nedskrivningar av tillgångar?