Hur skriver jag ett pensionsbrev?
För att skriva ett pensionsbrev, börja med en formell hälsning som "Dear Mr. Simpson" och formatera resten av ditt brev så att det har tre huvudavsnitt. I första stycket, diskutera din avsikt att gå i pension och ta med detaljer som din planerade sista dag på företaget. Därefter markera de berikande möjligheterna och givande upplevelserna du har haft med företaget i andra stycket. Sedan, i tredje stycket, diskutera dina planer för en smidig övergång och din avsikt att ge hjälp för din ersättare. För tips om hur du avslutar ditt brev positivt, läs vidare!
För att skriva ett pensionsbrev, börja med en formell hälsning som "Dear Mr. Simpson" och formatera resten av ditt brev så att det har tre huvudavsnitt.
I motsats till tron att det är ett informellt avskedsbrev kräver ett pensionsbrev uppmärksamhet på detaljer och en professionell ton. Huvudsyftet med detta brev är att meddela din arbetsgivare om din pensionering, tacka och erkänna dina medarbetare och visa din vilja att hjälpa företaget i framtiden efter bästa förmåga.
Del 1 av 2: brainstorming innan du skriver
- 1Diskutera din pensionsplan med HR. Upprätta ett möte med en representant för Human Resources (HR) avdelning för att diskutera detaljerna i din pensionsplan. Att göra detta innan du skriver ditt brev hjälper dig att få en uppfattning om hur du formar ditt brev.
- När du träffar HR tar du eventuella frågor du har och antecknar under mötet. Anteckna viktiga detaljer såväl som detaljer som du tycker kan hänföras till ditt brev. Personen du träffar kan ge dig några tips om ditt brev som gäller specifikt för ditt företag.
- 2Tänk på de positiva aspekterna av ditt jobb. Tänk på att du inte har avgått, du går i pension. Du har tjänat din organisation med hängivenhet och har graciöst gjort det till pensionen. Därför bör ditt brev skildra detta ögonblick i ett positivt ljus. Du behöver inte berömma varje medarbetare individuellt, men gör ditt bästa för att undvika att nämna några klagomål när du brainstormar vad du ska lägga i ditt brev.
- Gör en lista över saker du gillar med företaget, liksom prestationer du uppnått under din tid att arbeta för denna arbetsgivare och andra höjdpunkter i din karriär.
- 3Förstå att du måste använda en formell ton. Du kanske känner dig lite ledsen när du lämnar ditt företag, eller kanske till och med påminner. Det är dock viktigt att komma ihåg att du bör hålla dina känslor borta från detta brev; spara det för personliga brev eller e-postmeddelanden som du ger till dina kollegor.
- Håll din ton formell eftersom detta brev kommer att vara en del av ditt pensionsdokument. Undvik därför att hänvisa till dina känslor, skämt eller använda sarkasm.
Ett pensionsbrev är inte ett öppet brev. som sådan måste den riktas till en viss person. - 4Skapa en plan för alla projekt som du lämnar efter dig så att du kan hänvisa till dem i ditt brev. Din pension innebär att företaget kommer att förlora en anställd och behöver en ersättare för att fylla din position. I ditt brev bör du ge några instruktioner om pågående uppgifter eller projekt som du startade och vad som måste göras för att slutföra dem om du inte gör det.
- Förbered en plan för varje enskilt projekt och hänvisa till varje i ditt brev. Varje plan ska innehålla detaljer som diskuterar hur ersättaren enkelt kan fortsätta där du slutade och göra din övergång ur företaget så mycket smidigare.
Del 2 av 2: skriva ditt brev
- 1Skapa din hälsning. Du kommer att ge ditt formella pensionsbrev till din chef. Som sådan måste du adressera brevet formellt, även om du är på förnamn med personen du arbetar för. Använd herr, fru eller fru när du adresserar ditt brev.
- Du kan välja att använda din chefs fullständiga namn eller att bara använda hans eller hennes efternamn. Om du skulle använda din chefs fullständiga namn skulle du skriva: "Dear Mr. Cody Shier". Om du bara skulle använda efternamnet skulle du skriva: "Dear Mr. Shier". Du skulle inte skriva "Dear Mr. Cody".
- 2Se till att adressera brevet specifikt till den person du ger det till. Som nämnts i föregående steg kommer du att adressera ditt brev till din chef. På grund av detta skulle du inte adressera brevet med fraser som "Till vem det än gäller". Ett pensionsbrev är inte ett öppet brev. som sådan måste den riktas till en viss person.
- Kontrollera att du har stavat mottagarens namn korrekt.
- 3Dela upp ditt brev i tre stycken. Ditt pensionsbrev kan delas in i tre stycken för att ge din brevstruktur och tydlighet. I vart och ett av dessa tre stycken kommer du att diskutera ett annat ämne eller ämnen.
- Varje stycke kommer att beskrivas i detalj i följande steg.
- 4Diskutera din avsikt att gå i pension i ditt första stycke. Ditt första stycke bör användas för att diskutera din avsikt att gå i pension, inklusive uppgifter som organisationens namn, din beteckning och din planerade sista dag i ditt företag. Kontrollera alltid dessa detaljer, eftersom denna information kommer att användas av andra avdelningar för dokumentationsändamål.
- Ett exempel på första stycket skulle innehålla information som: "Jag skulle vilja ta tillfället i akt för att informera Cool Company om min planerade pensionering. Jag kommer att gå i pension från tjänsten Expert Candy Taster den 18 september 2014."
Att göra detta innan du skriver ditt brev hjälper dig att få en uppfattning om hur du formar ditt brev. - 5Diskutera din tid på företaget i ditt andra stycke. Ditt andra stycke bör innehålla information om din tid i organisationen. Det är när du lyfter fram de berikande möjligheter du har haft, de människor som gjorde intryck på dig eller inspirerade dig och den övergripande allmänna (positiva) känsla du har för företaget.
- Exempel: "Jag har varit i Cool Company i nästan 11 år, under vilken tid jag har haft många berikande och givande upplevelser. Jag vill tacka alla människor (här vill du att människor som de i ledningen, kollegor och underordnade) för deras stöd och hjälp. Jag känner mig verkligen hedrad över att ha kunnat tjäna av deras sidor medan vi arbetade för att ge godis till världen. "
- 6Nämn din önskan att göra din övergång från företaget så smidig som möjligt i ditt tredje stycke. Din tredje och sista punkt ska uttrycka din önskan att göra denna övergång så smidig för företaget och den person som kommer att ta din plats som möjligt. Nämn din avsikt att ge hjälp för din ersättare. Du kan också nämna hur du planerar att spendera dina dagar i pension och att du gärna hjälper företaget på något sätt du kan.
- Exempel: "Jag vet att jag lämnar stör flera projekt, men jag har redan förberett planer för min ersättare som i detalj beskriver varje steg som behövs för att slutföra uppgifterna. Jag kommer också att vara tillgänglig för att hjälpa ersättaren på något sätt som jag kan. Under min pensionering kommer jag att segla min båt runt om i världen, men kommer att nås på flera sätt som beskrivs i slutet av detta brev om det finns något jag kan göra för att hjälpa detta underbara företag. "
- 7Avsluta med en positiv not. Ditt brev bör sluta med en bra anteckning som innebär att du önskar organisationen, dina kollegor och din ersättare. Du kan också inkludera ett sista ord av tack och bekräftelse.
- Exempel: "Tack så mycket för de underbara minnena. Jag ser fram emot att följa framgångarna med detta storslagna företag och skickar mina bästa hälsningar till mina kära kollegor, liksom Matilda Mathers, som kommer att ta över min position. Det har varit en ära att arbeta här på Cool Company.
- 8Avsluta ditt brev. När du har slutfört dina stycken kan du logga av med en slutanmärkning som "Med vänlig hälsning" eller "Med vänliga hälsningar". Att skriva "Med vänliga hälsningar" anses allmänt vara det mest formella sättet att logga ut.
- Under din slutnot skulle du skriva under brevet. Placera ditt utskrivna namn och din position under företaget under din signatur.
- 9Ange kontaktuppgifter. Var noga med att ange en e-postadress, ett telefonnummer och din nuvarande adress. Företaget kan hänvisa till dessa detaljer när du förbereder ditt pensionsdokument.
- Dubbelkolla detaljer så att det inte finns några misstag. Ett fel telefonnummer eller e-postadress kan leda till en hel del förvirring.
I motsats till tron att det är ett informellt avskedsbrev kräver ett pensionsbrev uppmärksamhet på detaljer och en professionell ton. - 10Korrekturläsa ditt brev. När du har skrivit ditt brev, gå igenom det igen för att se till att det inte finns några besvärliga meningar eller grammatiska fel. Överväg att få en vän som inte arbetar på företaget ta en titt på den för att hjälpa dig att upptäcka eventuella fel du kan ha missat.
- Lämna dörren öppen för framtidsutsikter. Pensionering behöver inte nödvändigtvis innebära en fullständig avskärning från företaget. Kanske lämnar du bara ditt heltidsjobb och vill stanna ett deltidsjobb. Du kanske vill frilansa för företaget etc. Låt företaget veta om detta också.
- Håll ditt brev kort.
Läs också: Hur stämmer man ett företag?
Frågor och svar
- Vad lägger jag in för att tacka arbetskollegor för en pensionspresent?Detta bör vara ett separat brev från ditt pensionsbrev. Du kan rikta det till dina kollegor och berätta för dem att det var ett nöje att arbeta med dem och hur mycket du uppskattar deras omtänksamhet.
Kommentarer (1)
- Detta har hjälpt mig mycket när jag försöker formulera mitt pensionsbrev! Jag är glad att jag hittade den här webbplatsen.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
Relaterade artiklar
