Hur skriver jag ett insamlingsbrev?

Anpassa brevet. Använd alltid läsarens namn. Ett brev till "Dear Supporter" eller "Dear Sir" kommer att fånga deras uppmärksamhet på fel sätt. Troligtvis kommer det att vara det sista de läser. Kom ihåg: ditt brev bör fokuseras på givaren du skriver till ännu mer än på ditt arbete. Använd "du" mycket. Och istället för att använda "jag" eller "mig", använd "vi" eller "vår" för att skapa en anslutning.

Börja med en uppmärksammande rubrik (för bokstäver) eller ämnesrad (för e-post). De flesta läsare tittar bara på ditt brev på väg att kasta det i papperskorgen. Det betyder att du måste dra in dem snabbt. Tänk på din rubrik som en annons för att få dem att läsa den första meningen. En rubrik är vanligtvis 1-2 rader, tryckta med fetstil eller en större typ än resten av brevet. Att inkludera flera övertygande rubriker i hela ditt brev hjälper till att göra det mer skimmbart. Så här skriver du en övertygande rubrik:

• Börja med en rubrik som leder till en berättelse om en person eller situation som din organisation hjälpte eller försöker hjälpa. Till exempel: Brenda Johnson är döende. Hennes barn behöver din hjälp, och det gör jag också.
• Använd inledningar som gör läsaren inblandad. Att börja rubriken med en fras som "Tänk dig om..." eller "Tänk på..." hjälper dig att involvera dem i brevet.
• Börja med en öppen fråga som "Hur många människor i vår stad blir hungriga vid jultid varje år?" eller "Varför tappar fler och fler barn skolan?"
• Börja med ett överraskande faktum som är avsett att chockera läsaren som "Varje dag smittas 7400 människor med hiv-viruset" eller "1,2 miljoner studenter hoppar av gymnasiet varje år."
• För ett brev med en lättare ton, försök börja med ett utrop: "Det är den tiden på året igen - Big Spring Pie Bake off är nästan här!"

Följ rubriken med ett övertygande första stycke. Målet med rubriken är att få läsaren att titta på första stycket. Det avsnittet måste fästa dem så att de fortsätter att läsa. Det mest effektiva sättet att begära donationer är att göra ett emotionellt tilltal, så du vill leda med en berättelse som ansluter till läsaren. Detta är den perfekta platsen att inkludera din fallstudie. Använd antingen direkta citat från ärendet eller berätta historien.

• Här är ett bra exempel på en öppnare från ett insamlingsbrev skickat av Covenant House, som drar in läsaren med en levande scen som skapar en omedelbar känslomässig koppling: "Hon stod på trottoarkanten och såg rädd och ensam i en skum grimtopp och ljusröd läppstift. Det var två på morgonen. En kylig vind piskade upp på gatan och verkade få henne att skaka. Hon var ett barn... bara ett barn. Vi drog vår Covenant House-skåpbil upp till trottoaren och rullade ner genom fönstret.... "

Säkerhetskopiera din öppnare med fakta. Efter att ha kopplat läsaren med ett känslomässigt överklagande är det dags att inkludera fakta och siffror för att kvantifiera det problem du försöker ta itu med. Använd fakta för att visa omfattningen av problemet och för att kontextualisera din inledande fallstudie.

Fokusera på ett specifikt program eller initiativ. Din introduktion borde ha beskrivit det allmänna problemet du försöker ta itu med. Nu är det dags att fokusera på en viss aspekt av det problemet och hur du ska ta itu med det. Kom ihåg: läsarna vill ha konkret information om vad du kommer att uppnå.

• Till exempel: I stället för något vagt som "Vi hjälper hemlösa barn på Londons gator", berätta läsaren exakt hur du hjälper dem: "Vi har 50 hemlösa skydd i huvudstaden som ger värme och mat som kan spara över 150 ungdomars lever med vintern. "
• Försök att koppla ditt initiativ till berättelsen eller fallstudien i din introduktion.

Bygg till en crescendo innan du frågar. Bra bokstäver kommer att ha ett klimax - en punkt där känslorna du väcker, känslan av syfte och chansen att göra skillnad samman. Frågan bör omedelbart följa detta ögonblick. Här är ett exempel från ett insamlingsbrev för en misshandlad kvinnas skydd av hur man effektivt bygger till en fråga:

• Börja med en övertygande historia om en viss klient - låt oss kalla henne Maria - som missbrukas för att få läsarens uppmärksamhet.
• Ange fakta och siffror för att lyfta fram problemet med äktenskapsmissbruk i ditt område för att visa omfattningen av problemet.
• Fokusera på en viss aspekt av problemet: bristen på skydd för utsatta kvinnor i ditt område. Förklara faran som detta innebär för kvinnor som utsätts för övergrepp och sedan måste återvända hem eftersom de inte kan hitta skydd.
• Knyt tillbaka problemet till din ursprungliga berättelse. Prata om problemen Maria skulle möta om hon inte hade ett skydd att gå till. Vid denna tidpunkt bör läsaren vara orolig och känslomässigt investerad i resultatet. De är redo att hjälpa. Det är dags för frågan.

Föreslå donationsbelopp och vad de kommer att uppnå. Du bör lista föreslagna donationsbelopp som är lämpliga för den specifika givaren. Var också noga med att ange effekterna av gåvan så att givarna vet exakt vad de ger. Till exempel: din donation på 19€ kommer att mata och klä ett hungrigt barn i en månad.

Gör det enkelt att donera. Du har fått läsaren så långt. Det sista du vill göra är att förlora dem i hemsträckan genom att göra det svårt att donera.

• För vanlig post ska du alltid inkludera ett stämplat returkuvert och ett svarskort. Kortet ska innehålla presentalternativ och innehålla ett tomt utrymme så att de kan ange ett annat belopp. För bästa resultat, låt dem donera med check, genom att ange sin kreditkortsinformation eller genom att gå online. Inkludera alltid också en adress, e-postadress och telefonnummer där de kan kontakta dig.
• Om du skickar ett e-postmeddelande bör det finnas en tydlig, djärv länk till webbplatsen där de kan göra sin donation. Se till att din donationssida är enkel, med en intuitiv layout, tydliga säkerhets- och sekretesspolicylänkar och en adress, e-postadress och telefonnummer där de kan kontakta dig.
• Oavsett om du begär en vanlig post eller e-post, överväga att ge givarna möjlighet att förauktoriserade månatliga betalningar.

Diskutera konsekvensen av att inte ge. Läsaren behöver veta hur viktigt deras donation är.

• Du kan använda siffror för att visa konsekvenserna av att inte agera (dvs x antalet barn blir hungrig).
• Glöm inte att binda resultaten av att inte donera tillbaka till fallstudien eller den personliga berättelsen du använder. Till exempel: "Se till att kvinnor som Maria har en säker plats att bo på."

Vet när du ska avsluta. Känner inte behovet av att lägga till extra information bara för att ta plats. Den genomsnittliga insamlingsbrevet är 3 sidor, men var inte rädd för att skriva en som är kortare eller längre, så länge du har något att säga. Försök att undvika stora textblock. Gott om vitt utrymme gör bokstaven lättare att smälta.

• Brev till familj och vänner - antingen för en uppdragstur eller för att samla in pengar för en sak som en stafett för att bekämpa cancer - är vanligtvis kortare. Försök att hålla dem runt en sida.

Tack läsaren i förväg för deras stöd. Var också noga med att påminna dem en gång till varför deras stöd är så viktigt.

Inkludera en PS. Även om det är i slutet är PS en av de första sakerna som läsarna läser när de skannar ditt brev. Det är också en sista chans att köra hem ditt meddelande. I en eller två rader ska din PS presentera det specifika målet du försöker uppnå och göra en stark fråga, på ett språk som skiljer sig från rubrikerna och underrubrikerna någon annanstans i ditt brev. Försök att inkludera:

• Exakt hur mycket pengar du vill att givaren ska ge.
• Varför frågar du.
• Vad pengarna kommer att göra.
• Till exempel: PS School börjar den 6 september. Kan jag räkna med att du donerar 19€ för att köpa en klänning till en liten flicka?