Hur startar man ett insamlingsevenemang?

För att skapa ett insamlingsevenemang måste du ta reda på vilken typ av evenemang du vill ha och sedan välja en plats och gästlista.

Oavsett om du vill engagera dig i aktivism eller om du behöver samla in pengar för en sak nära dig, är ett insamlingsevenemang ett roligt och effektivt sätt att göra det. Välj en orsak och en händelsetyp och hitta sedan någonstans att hålla händelsen. Planera evenemanget och ordna alla nödvändiga leveranser, tjänster och personal så att du har tagit hand om logistiken. Marknadsföra insamlingen och sälj biljetter för att få folk att faktiskt komma. Se till att sätta igång insamlingen i god tid på dagen för evenemanget så att den fungerar smidigt. Snart kommer du att samla in pengar för något viktigt för dig och hjälpa andra!

Del 1 av 6: välja en händelsetyp

1
Definiera orsaken till din insamlingshändelse. Välj en sak eller fråga som är viktig för dig om du vill samla in pengar för ett välgörenhetsmål. Skriv ner skälen till att du vill samla in pengar om det är en personlig sak, till exempel att samla in pengar till ditt idrottslag.
- Du kan till exempel välja att samla in pengar för kampen mot cancer, den humanitära krisen i Sudan eller kampen mot skogsbränder i Australien. Välj bara en viktig fråga i taget för att samla in för att undvika att bli överväldigad.
- Om du inte är säker på vad du vill samla in pengar till, men du vet att du vill engagera dig i insamling, försök prata med organisationer i ditt samhälle. Hemlösa skydd, veteranorganisationer, skolor och bibliotek behöver ofta finansiering, och du kommer att få en verklig inverkan där i din egen gemenskap.
2
Sätt ditt insamlingsmål. Bestäm hur mycket pengar du vill netto, vilket är den summa pengar du har kvar efter att du har dragit ut kostnaderna genom att beräkna hur mycket du behöver eller vill samla in för saken. Att ha det här numret att arbeta mot hjälper dig att planera resten av evenemanget.
- Om du till exempel samlar in pengar för att bekämpa skogsbränder i Australien kan du sätta ett nettomål på 7460€ för att donera till välgörenhetsorganisationer som hjälper den saken. Detta innebär att du vill samla in 7460€ för orsaken plus tillräckligt för att täcka utgifterna för insamlingsevenemanget.
- Om du samlar in pengar för något som ett sportlag kan du beräkna hur mycket pengar du behöver för saker som ny utrustning eller resekostnader för att hjälpa dig att sätta ditt mål. Om du behöver 750€ för nya tröjor och 2990€ för att resa till en turnering, skulle du sätta ett nettomål på 3730€
- Det är bäst att vara helt transparent med dina givare och anhängare om vart pengarna du samlar in kommer att gå.
3
Välj en målgrupp baserat på vem du tror bryr dig om din sak. Tänk på syftet med ditt insamlingsevenemang och bestäm om det ska vara inriktat på en allmän publik eller om det riktar sig till en mer specifik publik, till exempel vänner och familj till dina idrottsmedlemmar, affärsmän eller föräldrar. Detta hjälper dig att välja typ av evenemang och avgöra vem och hur många personer som ska bjuda in.
- Till exempel kan en stor välgörenhetssak, som att samla in pengar för barn i Sudan, ha en stor, mer allmän målgrupp eftersom det är en världsfråga snarare än en lokal.
- Om du samlar in pengar för en mer personlig sak, som ett husdjurs veterinärräkningar, vore det mer meningsfullt att begränsa publiken till familj, vänner och nära medlemmar i det omedelbara samhället som orsaken är mer relevant för.
4
Skapa en budget. Gör en lista över alla saker du vet att du kommer att behöva spendera pengar på för evenemanget. Inkludera saker som personal, evenemangsutrymme, mat och dryck, inbjudningar, gästtalare eller underhållare och andra föremål eller tjänster som kostar pengar.
- Om du inte vet det exakta priset på allt du behöver betala för än så är det OK. Du kan skapa ett kalkylark med alla listade utgifter och sedan fylla i det med de beräknade kostnaderna för varje artikel när du fortsätter planera.
- Du kanske kan få tjänster, artiklar och till och med evenemangsutrymmen donerade av lokala företag eller organisationer. Förklara för dem att du är värd för ett insamlingsevenemang för din välgörenhetsorganisation och att de kan hjälpa en värdig sak och få exponering för sin verksamhet genom att donera till ditt evenemang.
5
Välj vilken typ av evenemang som ska hållas baserat på din målgrupp och budget. Välj att hålla något traditionellt som en biltvätt, en tyst auktion eller en middag om du inte känner dig för kreativ. Prova något annat som ett lopp, en vattenskamp eller en dodgeball-turnering om du vill göra något mer unikt och roligt.
- Till exempel, om du driver en insamling för att gynna skolans band, kan du skapa en skolbaksförsäljning eller karneval.
- Se till att evenemanget är en upplevelse som är kul att delta i. Du kan ha gästtalare, ett band, aktiviteter efter middagen eller något annat du kan komma på som kommer att hålla gästerna underhållna och engagerade. Var kreativ!
- När du brainstormar idéer för evenemanget kan du välja mellan servicebaserade evenemang, som biltvätt, och tävlingsbaserade evenemang, som sportturneringar.
Tips: Kom ihåg att överväga syftet med insamlingen, din budget och målgruppen när du väljer vilken typ av evenemang du ska vara värd för. Till exempel skulle du inte vilja kasta en vattenkamp om din målgrupp är seniorer.
6
Hitta en plats att hålla evenemanget. Leta efter stora inomhusevenemangsutrymmen som skolor, vingårdar, restauranger eller konferenscenter om ditt evenemang kommer att hållas inne. Sök efter utomhusutrymmen som parker eller idrottsplatser om du är värd för ett utomhusevenemang.
- Du kan försöka ta reda på var andra liknande evenemang har hållits och fråga om tillgängligheten för dessa platser.

Hur levererar jag pengar till ett insamlingsevenemang?

Del 2 av 6: schemalägga insamlingen

1
Schemalägg ett datum och tid. Se till att det utrymme du vill kasta insamlingen är tillgängligt den dag och tid du vill och reservera det. Lämna tillräckligt med tid fram till datumet för evenemanget för att inbjudna ska svara, om tillämpligt.
- Planera inte ditt evenemang samma dagar som stora helgdagar eller andra stora evenemang för att undvika konflikter och maximera antalet deltagare.
2
Besök den valda platsens anläggningar för att planera för inställningen av evenemanget. Se till att det finns tillräckligt med utrymme och ta reda på vilka förnödenheter som finns att använda, om sådana finns. Gör en karta över utrymmet och rita in där olika saker kommer att gå på dagen för evenemanget.
- Om du till exempel är värd för en insamling på ett evenemangsutrymme som ett konferenscenter, har de antagligen saker som mikrofoner, ljudsystem och annan elektronik tillgängliga att låna eller hyra.
- Om du är värd för en insamling utomhus, se till att du planerar var saker som parkering och koncessionsbås kommer att vara.
3
Meddela behöriga myndigheter och fyll i eventuella pappersarbete. Forskning online eller prata med andra personer som har varit värd för insamlingar i ditt område för att ta reda på vilka tillstånd som är nödvändiga. Fyll i eventuellt pappersarbete och betala avgifter för att se till att ditt evenemang är lagligt och undvika böter eller andra problem.
- Om du till exempel håller en utlottning kan du behöva prata med spelmyndigheten. Om du säljer mat kan du behöva kontakta vårdavdelningen.

Behöver jag tillstånd för att skapa ett insamlingsevenemang?

Del 3 av 6: organisera evenemanget

1
Köp alla nödvändiga förnödenheter. Se din lista med artiklar som du har skapat för din budget. Köp så många förnödenheter du kan i förväg och se till att du vet var du kan få allt annat du behöver köpa direkt före evenemanget.
- Till exempel, för en tyst auktion behöver du saker som bord, urklipp, papper, pennor och donerade varor och tjänster för att auktionera ut.
- Om du äter en måltid vid ditt evenemang behöver du saker som mat, dryck, glas, tallrikar och bestick.
Tips: Du kan hyra större föremål som du bara kommer att använda en gång, som bord och stolar, från ett uthyrningsföretag för evenemangsleveranser.
2
Boka alla tjänster du behöver för evenemanget. Hyra all personal du behöver, till exempel säkerhet eller vänta personal. Planera matservice, underhållning och allt annat du behöver för insamlingen.
- Om du till exempel vill ha liveunderhållning vid evenemanget, boka ett band i förväg. Om du vill kontrollera inträde noga anställer du en säkerhetsvakt för att delta i ytterdörren. Om du serverar mat, boka ett team av cateringfirma som kan leverera maten och servera gästerna.
3
Samla ett team av volontärer för att arbeta med evenemanget. Prata med vänner, familj, personer du känner som stöder din sak och fråga dem om de är villiga att hjälpa till med din insamling. Samla tillräckligt många volontärer för att hjälpa dig med aktiviteter före evenemanget och hjälp med att köra evenemanget själv.
- Antalet volontärer du behöver beror på hur stort evenemanget är. Du kan göra en lista över alla olika roller och ansvarsområden du vill ha hjälp med för att avgöra hur många volontärer du behöver.
4
Delegera ledningsuppgifter och andra ansvarsområden till ditt evenemangsteam. När du har samlat ett team kan du tilldela uppgifter till dina teammedlemmar och se till att alla förstår deras specifika jobb eller uppgift. Uppmuntra teammedlemmarna att ställa frågor om de är oklara om deras uppdrag eller ansvar.
- Om du till exempel håller en tyst auktion kan du behöva 1-2 personer för att hjälpa dig med marknadsföring och biljettförsäljning före evenemanget. Då kan du behöva 1 person för att ta emot donationer och hantera pengar dagen för evenemanget, 1 person för att dirigera gäster på parkeringsplatsen och 1 person för att leda gäster till sina platser.

Behöver jag några juridiska dokument för att skapa ett insamlingsevenemang?

Del 4 av 6: marknadsföring av insamlingen

1
Marknadsför insamlingsevenemanget online. Använd sociala medier, e-post och eventuellt en webbplats för att marknadsföra evenemanget. Skapa sidor för evenemanget på Facebook och Instagram för att marknadsföra det.
- Om du bara gör en engångssamling kan det inte vara meningsfullt att gå in på att skapa en webbplats för evenemanget. Men om du ser dig själv kasta mer är det värt att spendera tid och ansträngning på att skapa åtminstone en grundläggande webbplats som du kan använda som målsida med information om händelsen.
Tips: Be vänner, familj och anhängare av din sak att marknadsföra evenemanget via deras sociala mediekanaler. Du kan också försöka fråga lokala företag om de är villiga att marknadsföra ditt evenemang via sina sociala medier.
2
Skicka e-post till alla dina kontakter. Skapa flera e-postmeddelanden inklusive ett första meddelande och 2-3 uppföljningsmeddelanden som annonserar för evenemanget som innehåller länkar till alla evenemangets sociala mediekanaler och information om hur man köper biljetter, donerar och deltar. Skicka dessa e-postmeddelanden till alla dina personliga kontakter.
- Du kan också be dina vänner, familj och supportrar att vidarebefordra eller skicka varje e-post till deras kontaktlistor för att sprida ordet till fler människor.
3
Använd traditionella medier för att annonsera insamlingen. Ta ut annonsutrymme i en lokal tidning om du har råd eller kontakta redaktionsavdelningen för att försöka få nyheter om evenemanget. Kontakta lokala radio- och TV-stationer för att se om de kommer att ge ditt evenemang nyhetsbevakning.
- Du kan överväga andra former av traditionella medier, som affischer och flygblad, men kom ihåg att dessa metoder inte är särskilt miljövänliga. Använd dem bara om du anser att det är absolut nödvändigt att få ut ordet.
4
Försälj biljetter till evenemanget. Använd en gratis webbplats, till exempel EventBrite, för att sälja biljetter online. Fråga lokala företag om de är villiga att vara försäljningsställen för fysiska biljetter och annonsera var biljetterna är tillgängliga när du marknadsför evenemanget.
- Du kan erbjuda en "early bird" rabatt för att uppmuntra människor att köpa tidigt.
- Du kan också erbjuda grupprabatt för att uppmuntra människor att berätta för sina vänner och boka i större grupper.
- Överväg ett VIP Early Access-evenemang. Om du till exempel är värd för en tyst auktion kan du ta ut extra för VIP-biljetter som låter innehavare komma in på auktionen tidigt och omfatta varorna. Eller, om du är värd för en förmånskonsert, kan du ha ett möte före konserten och hälsa på VIP.

Del 5 av 6: förbereda ekonomi

1
Öppna ett bankkonto om det krävs i ditt område. I många amerikanska stater måste du till exempel skapa ett bankkonto för din välgörenhetsorganisation om du vill få donationer från allmänheten. Gör en del undersökningar online för att ta reda på om det är nödvändigt där du bor.
- Sätt ett namn på kontot för att vara säker på att det är tydligt för skatteändamål. Till exempel, om du samlar in pengar för ett barn som heter Susan Baker, som får behandlingar för cancer, namnge kontot ungefär som " Susan Baker Donation Fund."
2
Skaffa en låsbox och byt om du planerar att få kontanter och checka donationer. Förvara kontanter och checkar du får i låsboxen. Förvara även byte i låsboxen eller låt den person som ansvarar för donationerna byta byte i ett resväska eller kontantpåse.
- Om du kommer att få donationer med check, skriva ut eller skriva ett stort, tydligt skylt som låter givarna veta vem kontrollerna betalas som du kan placera någonstans som är synlig under evenemanget.
3
Skaffa rätt utrustning om du vill få kreditkortsbetalningar. Skaffa en kreditkortsmaskin eller en mobil betalningsenhet, till exempel Square, som fungerar med mobiltelefoner om du vill få betalningar med kort.
- Var medveten om att Square har avgifter och kreditkortsföretagen tar en procentandel av varje försäljning som betalning.
- Du kan också skapa ett PayPal-konto som hjälper dig att ta donationer.

Se till att sätta igång insamlingen i god tid på dagen för evenemanget så att den fungerar smidigt.

Del 6 av 6: ställa in och köra evenemanget

1
Börja ställa in dagen innan eller mycket tidigt på dagen för evenemanget. Det finns alltid fel i sista minuten som orsakar förseningar, så se till att du börjar förbereda dig i god tid före evenemangets starttid. Fråga om du kan ställa in dagen eller natten innan evenemanget om du är värd för det inomhus, eller komma dit först på morgonen för att börja ställa in dagen för evenemanget för att se till att allt går smidigt.
- Försök få ett team av volontärer att hjälpa till med upprättandet genom att fråga vänner, familjer och stora anhängare av din sak om de är villiga att hjälpa dig att ställa in.
2
Gör en övningskörning av evenemanget med eventpersonal efter att du har startat. Se till att alla vet var de ska vara under evenemanget och vad deras ansvar är. Detta kommer att säkerställa att evenemanget går smidigt och det finns ingen förvirring bland hjälparna.
- Till exempel, om det finns parkering vid evenemanget, låt en av dina hjälpare öva sig på att styra imaginär trafik. Om någon kommer att sitta gäster, låt dem öva hur de kommer att göra detta.
3
Ge tydliga instruktioner för gästerna. Se till att deltagarna vet exakt vart de ska gå och vilken funktion varje rum har. Skapa skyltar eller utdelningar med information om evenemanget, till exempel en tidslinje och en karta.
- Till exempel, om du driver en tyst auktion, gör stora skyltar som anger var bud kan tas, var folk ska betala och all annan nödvändig information.
Tips: Om du behöver ge muntliga instruktioner under evenemanget, se till att du ställer in ett ljudsystem och en mikrofon och testar det innan gästerna anländer.
4
Sätt någon som ansvarar för att ta emot och hantera donationer. Ställ upp ett donationstabell och ge en volontär bemannad bordet hela tiden för att samla in donationer och hantera pengarna. Förse dem med en låsbox för kontanter och checkar samt den utrustning som behövs för att ta andra betalningsmetoder, till exempel en kreditkortsmaskin eller Square-system.
- Se till att du alltid har någon som tittar på tabellen för pengar och donationer. Om huvudansvarig behöver gå upp och gå på toaletten eller något, se till att någon ersätter dem tillfälligt.
5
Samtal med gästerna under evenemanget. Var positiv och energisk. Fråga gästerna om de har det bra och om de har någon feedback. Låt dem veta hur tacksam du är för deras närvaro och generositet.
- Tänk också på sätt att engagera gäster online. Du kan till exempel skapa en hashtagg för evenemanget och be gästerna att dela sina upplevelser via sociala medier med hashtaggen. Du kan också skapa ett evenemangsfilter på Instagram och låta gäster ladda upp bilder med hjälp av filtret när du är närvarande.
6
Skicka tack till supportrar och gäster efter att evenemanget är över. Publicera allmänna tacksamhetsmeddelanden till supportrar, givare, volontärer och gäster på sociala medier så snart evenemanget är över. Skicka personligt tack via e-post till alla du har kontaktinformationen i 1-2 dagar efter evenemanget.
- Se till att ta med information om hur mycket pengar du kunde samla in och påminna alla om vad pengarna ska gå till.
- Ge all relevant information om hur människor kan fortsätta att stödja saken. Till exempel länkar till välgörenhetsorganisationer som får pågående donationer för något som världshunger.

Läs också: Hur samlar jag in pengar online?

Hur startar man ett insamlingsevenemang?

Steg

Del 1 av 6: välja en händelsetyp

Del 2 av 6: schemalägga insamlingen

Del 3 av 6: organisera evenemanget

Del 4 av 6: marknadsföring av insamlingen

Del 5 av 6: förbereda ekonomi

Del 6 av 6: ställa in och köra evenemanget

Frågor och svar

Kommentarer (11)

Läs också: