Hur organiserar jag ett fyllningsevenemang för påsar med kärlek?

Steg för att organisera ett framgångsrikt "fyllningsevenemang" i syfte att snabbt fylla och dela ut väskor till fosterorganisationer för "Bags of Love" -organisationen.

Del 1 av 9: 6-8 veckor före evenemanget

1

Planen. Skapa en tidslinje och uppgiftslista. Du kommer att behöva antal påsar att fylla, antal volontärer, viktiga volontäruppdrag, en plats, bord, stolar etc. (med motiveringen bakom varför var och en behövs och hur många av dem behövs.

Del 2 av 9: 2-3 veckor före evenemanget

1

Gör en inventering varje vecka och sprid budskapet om hur mycket av vilka föremål som behövs. Behöver upprepas varje vecka under de fyra veckor som leder fram till evenemanget.

Del 3 av 9: en vecka före

1

Ta en "slutlig" inventering och delegera specifika inköpslistor till enskilda volontärer.

Del 4 av 9: 3-5 dagar före

1

Följ upp med shopparna för att vara säker på att allt köptes och spika ner frivilliga förare för att ta påsarna till den mottagande organisationen dagen för evenemanget.

Del 5 av 9: 1-2 dagar före

1

Ta lager igen och sortera donationerna efter artikel och gör eventuella sista minuten köp av ytterligare artiklar som behövs.

Del 6 av 9: kvällen innan

1

Ställ upp borden, stolarna, tavlan, etc och fotokopiera fyllningskontrollistorna för volontärerna att använda när de fyller en påse, ställer in skyltar.

Del 7 av 9: dagen för evenemanget

1
Undersök volontärerna, presentera dem för påfyllningsprocessen och tilldela grupper att göra följande viktiga uppgifter:
- Stora påsfyllare - kryssa för ålder och kön i början av raden innan du går ner på tabellraden för att fylla.
- Fyllmedel för påsar i badrum - Fyll Gallon-blixtlåsväskor efter ålder och kön och märk för enkel grepp av de stora påsfyllarna.
- Slutlinjeinspektörer / samordnare som väljer rätt badrumsväska att sätta i varje fylld stor väska.
- Sluträknar / räknare i slutet av linjen som kommer att vidarebefordra vad som fortfarande behövs till dem i början av linjen så att vi får ungefär lika många påsar för varje åldersgrupp och kön.
- Personer som städar efteråt, byter oanvända föremål i lagring, uppdelningsbord, dammsugning etc. (bäst om de väljs i god tid, men kan göras dagen för evenemanget om det behövs)

Men kan göras dagen för evenemanget om det behövs) — (bäst om du väljer det i god tid, men kan göras dagen för evenemanget om det behövs).

Del 8 av 9: under evenemanget

1

Cirkulera i hela rummet, uppmuntra alla, svara på frågor och följa upp uppgifterna.

Del 9 av 9: efter evenemanget

1

Packa upp oanvända föremål för förvaring.
2

Fördela bord / stolar och lägg undan.
3

Transportera påsar till mottagande organisation.
4

Skriv tackanteckningar till varje deltagare och givare.

Läs också: Hur samlar jag in pengar online?