Hur organiserar och driver jag en monter?

Ta reda på i god tid vad som krävs för att köra en monter vid det evenemang du vill delta.

Oavsett om det är på en kongress, festival eller mässa är det ett bra sätt att marknadsföra en produkt, organisation eller sak att driva en monter. Planering och förberedelse är nyckeln till att komma professionellt över och få den uppmärksamhet du förtjänar.

Metod 1 av 2: före evenemanget

1

Sök efter lämpligt evenemang för din monter. Om du kan delta i ett liknande evenemang som en allmänhet, gör det. Lägg märke till vad andra presentatörer gör. Ta med ett anteckningsblock och papper, anteckna vad du uppskattar i vissa bås och vad du trodde att andra bås kunde ha gjort bättre. Håll din publik i åtanke när du gör det. Aktiviteter, utställningar och gåvor för seniorer skiljer sig mycket från aktiviteterna för boomers, x-ers och andra grupper.
2
Registrera dig tidigt. Ta reda på i god tid vad som krävs för att köra en monter vid det evenemang du vill delta. Ansök och betala eventuella avgifter i förväg också.
- Nu är det dags att kontakta evenemangsarrangörer med särskilda önskemål. Om du till exempel behöver belysning eller el i din monter, se till att begära det i god tid. Om du behöver ett ljudsystem, kylning, fordonstillträde eller något annat förutom ditt avsedda utrymme, be om det nu!
- Om du har val av båsplatser, välj den som har mest trafik. Misslyckas det med att försöka vara nära andra bås eller eftergifter som kommer att locka den typ av trafik du vill ha.
3

Håll reda på alla kostnader i samband med evenemanget, inklusive uthyrning av monter, resor, hotell, gåvor, mat, avgifter osv. När evenemanget är över vill du jämföra kostnader och resultat med andra evenemang för att bestämma om du vill återvända.
4

Reservera. Om du måste resa för att komma till det här evenemanget, boka boende, boka flyg och säkra en hyrbil. Storskaliga evenemang kan fylla anläggningarna i närheten, så säkra dessa boende så snart du är säker på att du kommer att delta.
5
Samla eller producera dina förnödenheter. Dina leveranser beror på den exakta karaktären av evenemanget och vad du marknadsför, men överväg följande:
- Skärmar och tecken. Ha åtminstone minst en stor banner som tydligt anger vem eller vad du marknadsför. Ytterligare skärmar kan också hjälpa till att informera din publik. Förvänta dig inte att någon läser stora mängder text medan du vandrar i en monter. Använd istället stor, iögonfallande grafik och spara informationen till dina flygblad. Ett konsekvent utseende mellan dina olika skärmar hjälper till att ge din monter en enhetlig, komplett känsla.
- Freebies. Ett klassiskt sätt att locka människor till din monter är att ge bort något. Exempel på något relaterat till ditt meddelande är perfekta. Användbara föremål (pennor, t-shirts, väskor) med ditt namn och insignier tryckta på dem kan fungera som långsiktiga påminnelser och till och med gå-annonser. Till och med några dollar godis eller en tallrik munchies kan få människor att närma sig.
- Litteratur. Om du vill att folk ska kontakta dig och komma ihåg dig efter evenemanget, planera att dela ut visitkort, flygblad eller broschyrer som rör ditt meddelande. Ta med mer än du tror att du behöver.
- Demonstrationer. Om du kan demonstrera något relaterat till din organisation (som en produkt eller tjänst) eller visa resultaten av ett framgångsrikt projekt eller en aktivitet, ta det för show och berätta. Ännu bättre, låt dina besökare delta på något sätt, kanske genom att prova vad du marknadsför.
- Aktiviteter. Ta med dem för att dra människor till din monter. Om du håller en teckning för ett större pris kan du få en skål full av kontaktinformation. Även om aktiviteten är en bönapåse eller en bärbar puttinggreen kan den få in människor tillräckligt länge för att prata med dem och låta dem veta varför du är där.
- En baldakin. Om ditt evenemang är utomhus är en bärbar kapell, tält eller lusthus oumbärlig för att hålla solen (eller regnet) av. Det hjälper dig också att se mer officiell och professionell ut. Om det kan matcha din organisations färger eller bara vara färgglada, kommer det att göra din närvaro så mycket mer märkbar. Se till att du lär dig i förväg hur mycket utrymme händelsen tillåter dig att uppta.
- Ett bord och stolar. Återigen kan evenemangsarrangörerna tillhandahålla dessa eller inte. Om du är osäker, fråga.
- Väderbeständighet. Om montern är utomhus kan du behöva vikter för att hålla ner papper, klipp eller klädnypor för att undvika att dukar och skyltar blåser bort och så vidare. Naturligtvis klä dig också efter det väder du förväntar dig.
- Knyt ner och verktyg. Om du vet att du kommer att montera din egen monter, bord eller skärmar, se till att du tar med dig de verktyg du behöver. Skruvmejslar, tänger och en skiftnyckel kan komma till nytta. Sax, förpackningstejp, säkerhetsnålar och rep är också bra idéer. Om du inte är säker på vad du behöver för att montera din monter, gör en torrkörning i förväg hemma eller på hemmakontoret. Obs: Med nuvarande luftfartsbegränsningar, se till att du packar monteringsverktyg i ditt incheckade bagage, inte ditt handbagage, för att undvika krångel. Inget värre än att ha några verktyg som kan vara användbara på utställningen för montering konfiskerade på grund av säkerhetsbegränsningar.
- En vagn eller vagn. Speciellt om det är ett stort evenemang, antar inte att du kommer att kunna parkera någonstans nära din monter. En handvagn eller vagn hjälper till att överbrygga klyftan.
- Ljus. Om du tror att du kommer att behöva lampor, se till att du kommer att ha en strömkälla för att driva dem.
- Vatten. Du kommer att prata mycket, och det kan vara dyrt eller obekvämt att besöka evenemangets eftergifter.
- Ett fordon som är tillräckligt stort för att bära allt du behöver. Om du behöver hyra en skåpbil eller lastbil, ordna i förväg.
6

Få hjälp. Om din monter gör sitt jobb kommer du att ha många människor att prata med under evenemangets gång. Försök inte göra det till en en-person-show. Även en annan person kan hjälpa dig att hålla dig sammansatt och din röst intakt. Om din monter är ganska populär, vill du ha hjälp bara för att se till att alla som är intresserade har någon att prata med utan att vänta i kö. Om det är möjligt, ordna schemat så att människor arbetar på kortare skift. Det är tröttande att stå länge och säga samma saker om och om igen.

Om du till exempel behöver belysning eller el i din monter, se till att begära det i god tid.
7

Förbered din hjälp. Låt dem veta vad de erbjuder allmänheten, vem de närmar sig och hur, var de olika anläggningarna i närheten är och när de ska komma fram. De kommer att tala för din organisation som experter, och de kommer att träffa mer professionellt om de informeras, även om de är frivilliga.
8
Klä dig för framgång! Försök att bemanna din monter med attraktiva människor som är klädda på rätt sätt, men ändå uppmärksamma. Detta kommer att skilja din monter och organisation från labyrinten av andra bås och göra dig till en del av showen.
- Om din organisation har en uniform eller till och med en t-shirt, använd den och uppmuntra dina kollegor att göra detsamma. Anpassade t-shirts är relativt billiga att producera även i låga volymer.
- Klä dig lika. Även om du bara går med på att bära jeans och en t-shirt i din organisations färg, kommer du att se mer ut som du är tänkt att vara där.
- Klä dig professionellt. En affärsdräkt visar att du är seriös och ger ditt budskap så mycket mer inflytande.
- Använd kostymer eller klä dig tematiskt. Om det är en festlig atmosfär, eller om din grupp är teatralsk, kan kläddräkter, ballrockar eller stora, dumma hattar locka mycket uppmärksamhet.
- Använd professionella ekrar modeller om det är lämpligt. Attraktiva människor som vet hur man "arbetar" en publik kan vara en kraftfull kraft för att uppmärksamma er monter och din organisation. Se till att du använder professionella personer som förstår hur man beter sig korrekt.

Metod 2 av 2: under evenemanget

1

Visa upp tidigt. Ge dig själv gott om tid att ställa in bås och räcka ut anläggningarna innan folkmassorna kommer ner. Att vara helt inställd så snart dörrarna öppnas betyder att du inte slösar bort händelsetid med att fumla med skärmar eller rutor istället för att kommunicera ditt meddelande.
2

Titta på din monter utifrån. När du är klar, gå ut och se din monter från besökarnas synvinkel. Är dina skyltar tydligt synliga från de olika riktningar där människor kommer att närma sig? Är din monter inbjudande? Har du några störande lösa ändar?
3

Tänk på dina trafikmönster. Vill du vara bakom ett bord med publiken framför, eller vill du ha bordet på baksidan av din monter så att du kan närma dig människor och bjuda in dem?
4

Var vänlig. Prata med dina kunder. När de går fram till din monter, ge dem några sekunder och säg "Hej". De kommer sannolikt att säga hej också. Le sedan och berätta om din monter. Ibland om du börjar prata om något annat, som hur trevlig dagen är, eller hur sött barnet de har tillsammans med dem kommer att distrahera dem från ditt hantverk. När du ringer upp allt kan du prata om dessa saker. Kom ihåg att le och säga "Tack, kom igen!" Ge dem också ett visitkort om du har ett och informera dem om var du kommer att vara nästa.
5

Förmedla ditt meddelande. Hur som helst du drar in människor, se till att de lämnar din monter med lite grundläggande förståelse för varför du är där.
6

Fråga folk om deras intressen. Det involverar dem i konversationen och det berättar vilken riktning du ska gå med din tonhöjd, vare sig det är informativt, kommersiellt eller någonstans däremellan.
7

Distribuera din flygblad, broschyr eller annan utdelning. Dessa objekt kommer att påminna människor om din organisation, din kontaktinformation och ditt meddelande när spänningen och aktiviteten i ett evenemang har avslutats.
8

Byt kontaktinformation. Berätta för intresserade besökare hur de kan följa upp och hur du kommer att följa upp. Se sedan till att någon i din organisation följer upp snabbt. Håll reda på källan till leads så att du kan jämföra den relativa effektiviteten för en händelse med en annan.

Ett konsekvent utseende mellan dina olika skärmar hjälper till att ge din monter en enhetlig, komplett känsla.
9

Städa upp ditt eget område. Sätt dig i personalen för ett storskaligt evenemang eller en plats. Demontera sedan din egen monter i slutet av evenemanget och se till att restkull eller skräp gör det i papperskorgen. Det är bra sätt och det hjälper till att hålla evenemangsarrangörerna och platspersonalen på din sida för nästa gång.
10

Skriv ner dina erfarenheter. Om du någonsin kommer att ha en monter igen, gör några anteckningar om dina erfarenheter den här gången. Skriv ner vad du tog med, vad du borde ta med nästa gång, vad du kunde ha gjort utan. Skriv ner vad som var effektivt och vad som inte var, och allt annat du lärde dig av denna händelse. Nästa gång kan du använda dina anteckningar för att hjälpa till att köra saker smidigare. Om någon annan kör nästa monter kan du enkelt ge dem råd om vad du har lärt dig.

Tips

Förfina din presentation. Eftersom du förmodligen kommer att upprepa dig för många olika människor, ta tillfället i akt att anpassa och anpassa det du säger.
Ta med ogenomskinliga tygdukar för att täcka ytorna när du lämnar båsen utan uppsikt, särskilt när du lämnar dagen. På det här sättet, om du anländer sent, är det mycket mindre troligt att din produkt blir stulen tillfälligt, och människor som vill prata med dig har ett tydligt meddelande om att du tillfälligt är borta och inte blir irriterad när du försöker hitta dig i närheten.
Använd ett så bekvämt par skor som du kan komma undan med. De flesta konferensanläggningar har betonggolv; de övre ändarna täcker golvet med ett tunt lager industriell matta. Ingen stoppning. Ingen ge. Efter en dag eller tre stående och promenerade kan fel val av skor göra för ömma fötter i slutet av evenemanget.
Ha rationella förväntningar; förvänta dig inte att eftersom du är på en utställning kommer du att bli den mest populära / viktiga presentatören i hela salen. Erfarna 'show' presentatörer vet att en avkastning på 3-5% på investeringen är ett bra resultat. Betydelse: att tjäna ungefär 5% av dina föreställningskostnader (dvs. uthyrning av utrymme / monter, gåvor, overhead, resor) är en bra avkastning. Om du säljer en tjänst bör de till synes magra 5% få returförsäljningen.
Om du distribuerar kontaktinformation för din organisation, gör det med en plan i åtanke för att svara på förfrågningar när de kommer in under de följande veckorna. Följ snabbt upp så att de som bryr sig tillräckligt för att fråga kan bilda en fortlöpande relation med din organisation.
Om det är rimligt, ta med reservutrustning, t.ex. bildskärmar, projektorer, datorer, nätverk eller A / V-utrustning. Utrustning kan finnas att hyra i stan nära dessa anläggningar, men vanligtvis till en upprörande premie, till exempel 50% av detaljhandelspriset för det tre dagar långa evenemanget.
Håll saker som inte ingår i monterens utseende (jackan du tog av dig, en kartong full med extra flygblad etc.) utom synhåll bakom ditt bord.
Uppför dig som om du är en del av showen. Uppför dig professionellt, bära ditt bästa möte-och-hälsande leende och var en del av evenemanget under dess varaktighet.

Om du inte är säker på vad du behöver för att montera din monter, gör en torrkörning i förväg hemma eller på hemmakontoret.
Prova olika metoder för att se vad som fungerar bäst och genererar mest intresse. Anpassa också din diskussion till din publik. När du lär dig att någon är en nyfiken nykomling eller redan känner till din organisation, kan du anpassa din presentation efter det.
Skaffa en monter som är "snäpp ihop" vissa händelser finns i städer som är "fackliga" städer där du inte ens kan använda en skruvmejsel själv vid ett evenemang och en fackföreningsrepresentant kommer att debitera dig en premie för att hålla den skruvmejseln. Om du måste betala avgifter för "Union", använd ett kreditkort.
Gör alltid en kjol av tyg runt dina bord, med tejp, stift eller klämmor, för att ge dig allt det synliga lagringsutrymmet under.
Ha så kul. Om du tycker om att prata med människor kommer det att visas i din presentation och göra dig mer tillgänglig.
Samarbeta med evenemangsarrangörer, plats- och säkerhetspersonal och angränsande bås. Det är bra form, bra sätt och kan hjälpa dig att skapa fördelaktiga relationer!
Överväg att ta med näringsskakningar i flaskor - mat kommer att vara lika dyrt som vatten och kommer att springa till den friterade änden av spektrumet. En liten iskista är perfekt för dina förfriskningar och kan döljas under bordet. Ta med mynta och en spegel för att kontrollera tänderna! Du pratar med människor!
Markera din utrustning, synligt och outplånligt. Lämna inte din monter eller din utrustning obevakad. Berättelser om dyra redskap som "går" på dessa utställningar, särskilt under kaoset med installation och uppdelning, är så vanliga att de är klichéer. Försäkra dina högvärdiga föremål och, för den speciellt utrustade utrustningen, t.ex. bärbara datorer, överväga att ta dem med dig till ditt rum i slutet av dagen för flera dagars utställningar.
Det är en bra idé att ha en vän eller partner med dig vid ett evenemang! Bara om du behöver springa till affären, gå på toaletten etc.
Läs evenemangs- och platsreglerna. Storskaliga evenemang går smidigare när alla gör sin egen del.
Matcha dina aktiviteter och freebies till din målgrupp. Försöker du locka barn, yrkesverksamma eller allmänheten? Passar din flygblad eller din present till detta ändamål?
Ta med dig lådor med presentationsmaterial personligen. Fortsätt om du kan; kolla det om du måste. Distribuera kopior av presentations-CD-skivor eller DVD-skivor till flera medlemmar i ditt team, om en kopia är felplacerad eller en teammedlem försenas. Du kanske kan få nödtransporter av material som skickas till dig över natten från ditt kontor, men du förlorar den dagen för utställningen och leveransen kan vara ojämn under konferenser. Om du måste ta emot leverans, ta alltid leveransen till ditt hotellrum, aldrig till konferensanläggningen, där det måste gå genom kongressanläggningens postrum. Det här är samma människor som inte låter dig använda din egen skruvmejsel, se ovan. Du kommer förmodligen inte att se ditt paket före showens slut, om någonsin, om du skickar det till konferensanläggningen.
Kontrollera din omedelbara besatthet med att samla swag. Av en eller annan anledning, i energin i showen, kan den tionde musmattan, den verkställande klämleksaken eller annat företagslogotyp-skräp verka attraktivt, som alla billiga plasthalsband och tennmynt från Venusbesättningen - tills du kommer hem och slutar kasta ut allt. Spara dig själv att ta med den för veckan; Säg bara nej.

Speciellt om det är ett stort evenemang, antar inte att du kommer att kunna parkera någonstans nära din monter.
Se till att visa de betalningsformer du accepterar på en framträdande plats. Om du accepterar kontanter, se till att ha en lämplig låsbox inom räckhåll och vara beredd med mycket förändring i varje valör. Se också till att sätta in stora räkningar direkt efter att du avslutat dagen för att säkerställa minimal förlust om din kassa blir stulen.

Varningar

Få inte dina känslor skadade av människor som inte är intresserade eller bara är elaka. Acceptera varje svag ursäkt för att inte stanna till nominellt värde och rikta din uppmärksamhet till nästa person.
De oundvikliga människorna som vill prata med dig, berätta olämpliga historier eller trakassera dig kan nästan alltid bli avskedade genom att lyssna artigt under en kort tid och ge dem en bestämd fras i slutet av konversationen som "Tja, vad sägs om det! en härlig vila av din dag! ", och fokusera all din uppmärksamhet på en annan person, eller att omorganisera dina saker. Avbryt dem om du måste. Din bristande uppmärksamhet på dem kommer nästan alltid att få dem att försvinna. Verkligen onda människor behöver ett artigt leende, ett fast "Sir, jag tackar dig för din insikt, och jag måste verkligen släppa dig nu". Det sista steget är "Jag förstår att dessa händelser behåller säkerhetsansvariga", sa tillräckligt högt för att locka uppmärksamhet. Närliggande monterägare kommer nästan alltid att hjälpa dig om saker går ut ur hand. Om en monter nära dig befinner dig i den här situationen, skicka en person för att kalla till säkerhet.
Klockor och visselpipor kan dra folk in, men se till att de inte drunknar ut det du vill kommunicera med din monter.
Antag inte att dina tillhörigheter är säkra i din monter. Ta med dig något värdefullt när du åker. Undvik om möjligt att lämna monter utan uppsikt medan allmänheten är närvarande. Drapera alltid borden med en genomskinlig trasa innan du lämnar den.
Inte alla förbipasserande kommer att intressera sig för din organisation. I stället för att slösa bort din tid på att försöka dra människor som inte är intresserade in i din monter, låt dem bara gå förbi och närma dig nästa potentiella besökare.

Läs också: Hur förvärvar jag ad-u-n-s nummer?

Hur organiserar och driver jag en monter?

Steg

Metod 1 av 2: före evenemanget

Metod 2 av 2: under evenemanget

Tips

Varningar

Frågor och svar

Kommentarer (12)

Läs också: