Hur skriver man en dagordning för ett möte?
För att skriva en agenda för ett möte, börja med en titel som innehåller ämnet för mötet. Lista sedan upp allt du vill täcka under mötet och försök att formulera punkterna på agendan som frågor för att fängsla dina teammedlemmar. Till exempel, istället för att skriva "Project Deadlines" kan du skriva "Kan projekt deadlines flyttas upp för att möta den växande efterfrågan?" Inkludera också beräknade tider bredvid varje ämne på agendan, samt vem som leder diskussionen för det ämnet. Bläddra ner för att lära dig att avsluta och skicka din mötesagenda!
För att skriva en agenda för ett möte, börja med en titel som innehåller ämnet för mötet.
Ingen gillar ett möte som drar vidare utan syfte. Om du har ansvaret för att skriva dagordningen, undvik detta scenario genom att skriva en tydlig agenda, fastställa vad du kommer att täcka och hur lång tid du kommer att spendera på varje ämne. Genom att skapa en plan och följa upp kommer du att uppnå mer och inte slösa dina kollegors värdefulla tid.
Del 1 av 3: arbetar med grundplanen
- 1Begär information från dina kollegor. Människor kommer att vara mer engagerade i mötet om de har något att säga till på dagordningen. Be om förslag på vad du ska inkludera och försök att lägga till några av dem på din agenda.
- Du kan skicka ett mejl i förväg eller besöka personer individuellt.
- Se till att göra detta minst 6-7 dagar i förväg så att dina teammedlemmar har en chans att bidra. Du vill att dagordningen ska vara klar 3-4 dagar före mötet.
- 2Upprätta ditt huvudsakliga mål eller mål. Ett möte bör ha ett definierat syfte, såsom att fatta ett beslut, dela information, göra planer för framtiden eller ge framstegsrapporter. Annars borde du inte träffas i första hand.
- Ett möte kan ha mer än ett mål. Du kanske till exempel vill dela framstegsrapporter för att hjälpa dig att fatta beslut om framtiden.
- 3Fokusera på frågor som berör mer än bara ett par personer. Om ett ämne på din agenda kan lösas genom ett möte mellan två personer, lämna det. Använd istället din värdefulla mötetid för att arbeta med problem som alla behöver tänka på.
- Till exempel, om du och en annan person behöver träffas om ett nytt projekt, sätt upp ett separat möte för det.
- Om du använder värdefull mötetid för ett problem som kan lösas av några få människor kommer andra att känna att du slösar bort tiden. Dessutom är det svårt att planera möten med ett stort antal människor, så använd möjligheten.
- 4Begränsa listan över dagordningsposter till vad du vill täcka. Prioritera vad som är viktigast att få gjort på detta möte. Du kanske inte kan täcka allt, så håll dig till det som är absolut viktigast.
- Till exempel kanske du har " förhandlingsprojekt deadlines ", "framstegsrapporter," "nya projekt" och "brainstorming session." Du kan bestämma att du inte har tid för en brainstorming vid det här mötet.
- Du kan behöva planera mindre möten för att få saker gjorda som faller utanför din huvudagenda för det stora mötet.
- 5Planera först de viktigaste ämnena. När du planerar möten är det vanligtvis en bra policy att frontloada schemat med de viktigaste ämnena. Detta säkerställer att alla kommer att kunna diskutera dessa viktiga ämnen när de är som skarpast och minst trött i början av mötet.
- Du kanske till exempel vill lägga beslutsunderlag före framstegsrapporterna (om du inte behöver höra framstegsrapporterna för att fatta beslutet).
- Dessutom, om mötet måste avslutas tidigt eller vissa deltagare måste lämna innan det är klart, har du redan diskuterat de viktigaste ämnena.
- 6Kartlägg hur mycket tid varje objekt tar. Även om du inte vet säkert hur lång tid varje artikel tar, behöver du en allmän uppfattning. Tänk på hur länge mötet är och hur många ämnen du måste täcka. Försök att avsätta mer tid till de viktigaste ämnena.
- Till exempel kanske du lägger in 30 minuter för framstegsrapporter, 10 minuter för diskussion och 10 minuter för att rösta om nya tidsfrister.
- Om du inte har några fasta tider för ämnen kommer du inte igenom din agenda. Tänk på tidpunkten inför mötet, för du kan bestämma att du inte kan täcka allt du vill inom den tilldelade tiden.
- Faktorera antalet personer som deltar i ditt möte när du bestämmer tidssteg. Om du har 15 personer och du ger ett ämne 15 minuter betyder det att varje person bara kan prata i mindre än en minut. Även om inte alla talar, kan det vara snävt.
Hur skriver jag en dagordning för ett tre dagar långt arbetsbesök på ett underkontor?
Del 2 av 3: bygga agendan
- 1Börja med en titel för din agenda och möte. Din titel ska berätta för läsaren att de läser en agenda. Det bör också presentera ämnet för mötet. När du har fattat ett beslut, placera din titel högst upp i ditt tomma dokument. Håll din titel enkel och till sak.
- Till exempel kan din titel vara "Juli Meeting Agenda: Discussing New Project Ideas " eller "August 2019 Meeting Agenda: Moving Project Deadlines Up."
- Håll dig till en vanlig affärsfontyp som Times New Roman eller Calibri.
- 2Avsätt tid vid mötet för hälsningar och välkomnande. Denna del av mötet ger människor en chans att säga hej. Det är också ett utrymme för dig eller andra mötesledare att öppna mötet och diskutera de viktigaste sakerna du kommer att täcka.
- Du kan också använda en isbrytare om mötet innehåller många människor som inte känner varandra.
- Om du skriver en dagordning för ett stort möte, säg vid en konferens, kan den tid som behövs för denna del vara betydande. Vid ett litet kontorsmöte kan den här delen ta bara några minuter.
- Du kan också lämna ett utrymme för agendaändringar i början.
- 3Uttryck dina agendaposter som frågor för att fängsla dina teammedlemmar. När du bara lägger några ord på dagordningen kan det göra dina kollegor förvirrade. En fråga hjälper till att ge sammanhang, och det ger dem en chans att tänka på det i förväg.
- Till exempel, istället för att skriva "Project Deadlines", kan du skriva "Kan projekt deadlines flyttas upp för att möta den växande efterfrågan?"
- Lägg vid behov till en kort beskrivning under frågan.
- 4Skriv uppskattade tider bredvid varje ämne på agendan. Även om du inte nödvändigtvis behöver inkludera tider kan det hjälpa människor att förbereda sig. Det gör att de till exempel kan begära mer tid om det behövs.
- Det ger också människor en chans att förkorta sina kommentarer om tidpunkten är kort.
- 5Skapa en process för varje objekt i listan. Processen fastställer hur du kommer att närma dig varje agendapost. Till exempel, om du talar om att flytta tidsfrister för projekt kommer varje person att komma till ämnet från en annan punkt i processen. Genom att skapa en process får du alla på samma sida.
- Säg till exempel att agendaposten är "Kan projektets tidsfrister flyttas upp för att möta den växande efterfrågan?" Din process kan vara "10 minuter för att diskutera aktuella framsteg. 15 minuter för att fastställa vad det tar för att öka produktiviteten. 10 minuter för att väga fördelar och nackdelar. 5 minuter för att rösta om tidsfrister ska flyttas upp."
- 6Bestäm vem som leder varje avsnitt på dagordningen. Observera vem som kommer att leda varje del av mötet. Låt inte detta komma som en överraskning för personen. Du bör räkna ut detta i förväg och sedan skriva det i dagordningen.
- Om du leder hela mötet kan du notera det högst upp på dagordningen.
- 7Tilldela tid i schemat för alla speciella gäster. Om några gäster kommer till ditt möte för att diskutera ämnen av betydelse, vill du ägna en bit av mötestiden till dessa människor. Planera att tilldela varje gäst ett enda inlägg på agendan även om de har mer än ett diskussionsämne. På så sätt kommer de att kunna organisera sina ämnen efter eget tycke.
- Det är bäst att kontakta gästerna i förväg för att ta reda på hur mycket tid var och en behöver för sitt diskussionsämne. Detta hjälper till att undvika pinsamma schemaläggningskonflikter.
- 8Lämna en öppning för andra affärer. Denna del av dagordningen bör komma i slutet. Det ger dig bara en chans att fråga andra om något annat behöver tas upp vid mötet. Dessutom ger det medlemmarna en chans att gå tillbaka till något som kan ha blivit glansat tidigare.
- När du tar med på dagordningen låter medlemmarna veta att de kommer att ha en chans att bidra även om det de behöver prata om inte omfattas av din agenda.
- Du kan också inkludera tid för frågor och svar i detta avsnitt.
Om ett ämne på din agenda kan lösas genom ett möte mellan två personer, lämna det.
Del 3 av 3: sammanfattning av dagordningen
- 1Lägg till mötesinformation till dagordningen. Inkludera tid, datum och plats för mötet. Lägg också till namnen på alla som kommer att vara vid mötet. På det sättet vet människor i förväg vem de kommer att kunna ansluta sig till när de är där.
- Det är också en bra idé att inkludera människor som normalt skulle vara där men inte kan komma till det här mötet. Gör det klart att de inte kommer att kunna delta.
- Inkludera en karta eller vägbeskrivning om du har personer som inte känner till ditt område som deltar i mötet.
- 2Notera eventuellt förarbete som behöver göras för mötet. Kanske finns det något som dina kollegor behöver läsa i förväg, eller kanske de behöver undersöka lösningar. Du kanske också vill att de ska tänka på vissa problem.
- Skapa ett utrymme längst ner på agendan. Gör att den sticker ut med fetstil eller markering så att deltagarna ser det.
- 3Kontrollera agendan för fel innan du distribuerar den. Eftersom vissa deltagare kan komma att förlita sig mycket på mötesagendan, är det klokt att korrekturläsa det för fel och fullständighet innan det delas ut. Att göra det är inte bara en artighet för deltagarna; det återspeglar också din uppmärksamhet på detaljer och den respekt du har för dem.
- 4Skicka dagordningen ut 3-4 dagar före mötet. Att låta dina kollegor se dagordningen ger dem en chans att förbereda sig. Du vill inte skicka ut det för tidigt, eftersom det kommer att gå vilse i blandningen.
- För större möten på konferenser kan du behöva få ut dagordningen månader i förväg.
Du kan behöva planera mindre möten för att få saker gjorda som faller utanför din huvudagenda för det stora mötet.
- Försök använda en mall som ingår i din ordbehandlare. Många ordbehandlingsprogram, som Microsoft Office, Pages för Mac och så vidare, har mallar för en mängd personliga och professionella dokument, som kan innehålla dagordningar för möten. Dessa mallar gör det snabbt och enkelt att producera ett professionellt dokument.
- Om ditt företag har ett särskilt formulär för dagordningar, använd det här formuläret som en mall.
- Håll dig till ditt dagordningsschema, men var flexibel. Se till att ditt möte stannar enligt schemat genom att hålla koll på klockan. När du får tillfälle, flytta mötet artigt genom att säga något som "Vi borde gå till nästa ämne om vi vill komma härifrån i tid."
Läs också: Hur blir jag leverantör?
Frågor och svar
- Hur börjar jag protokollet från mötet?Referens Skriv företagsprotokoll.
- Kan någon verksamhet diskuteras som inte ingår i mötets dagordning?Detta diskuteras vanligtvis i Open Forum, som kan ingå som sådant på dagordningen.
- Vilka frågor kan jag ställa min chef när hon ber mig ordna ett möte?Vad är syftet med mötet? Vem behöver vara närvarande? Vilken dag, tid och plats kommer mötet att hållas på? Vem kommer att vara ordförande / underlätta och vem tar några minuter? Vad är agendan för mötet?
- Vad är den typiska storleken på en agenda?Den typiska storleken på en agenda är 1-2 sidor. Detta kommer att hålla mötet inom tidsbegränsningar och de som deltar i mötet blir inte trötta på att läsa långa dagordningar. Långa dagordningar tenderar också att göra läsarna uttråkade och de kommer inte att läsa det hela.
- Vad är "affär som härrör från minuter"?Diskussioner / uppföljningar från det senaste mötet som måste behandlas innan det nya mötet kan börja, dvs rapportera tillbaka om frågor som tagits upp under det senaste mötet eller ge gruppen råd om åtgärder som har vidtagits och ärenden slutförda.
- Jag är ordförande för en ideell styrelse, men direktören fastställer alltid dagordningen för styrelsemötet. Borde inte presidenten sätta dagordningen?Ja, presidenten bör fastställa dagordningen för styrelsemötet men bör också konferera med direktören. Ha en konversation med din regissör.
- Behöver formatet för en agenda vara detsamma som protokollformatet?Inte nödvändigtvis, men det är vettigt att försöka följa samma format för kontinuitet.
- Hur skriver jag en dagordning för ett tre dagar långt arbetsbesök på ett underkontor?Börja med målen för ditt besök; som behöver vara närvarande ställa in tider för varje ämne / gästtalare; och se till att du skickar ut ett förslag till dagordning i förväg för att säkerställa att deltagarna kan träffas vid dessa tillfällen.
Obesvarade frågor
- Vilka är några exempel på dagordningar för möten?
- Vad är termen för en uppsats som cirkuleras och kan diskuteras vid behov?
Kommentarer (18)
- En enastående, underbar, imponerande artikel. Det hjälpte mig mycket.
- När jag googlade för information förväntade jag mig att jag skulle omdirigeras till en annan webbplats eller förväntade mig att få bara ett utdrag om jag inte köpte en komplett lösning i en ruta. Men jag fick precis vad jag behövde här! Tack!
- Den här artikeln är så hjälpsam.
- Det är mycket hjälpsamt. Bra, lättförståelig och verkligen stödde mig till hur jag skriver en mötesagenda i mitt arbete.
- Inrätta ett årsmöte, så den här artikeln har informerat mig om hur man ställer in dagordningar och fördelar tidslinjer. Det har gjort det möjligt för mig att ställa in dagordningar som inkluderar och innehåller idéerna från alla teammedlemmar.
- Jag är officer i ett historiskt samhälle och har mitt första möte med mitt kapitel någonsin. Jag var inte säker på hur jag skulle gå vidare. Jag kommer att använda dessa tips för att skapa min första dagordning och möte.
- Det hjälpte mig att slutföra mitt uppdrag i tid.
- Jag blev informerad i mina studier i affärskommunikation, men efter att ha läst din artikel är jag mycket mer utsatt och informerad. Jag känner mig mycket mer säker på att förbereda detta dokument, tack en miljon.
- Bra och lättförståelig.
- Detta hjälpte mig att skriva upp den första agendan för ett möte efter en resa tillsammans med en grupp för språkändamål.
- Den här artikeln är till stor hjälp i mina tentor och affärsmöten.
- Det hjälpte mig att strukturera min tankeprocess.
- Jag fick väldigt spännande information och idéer som kommer att vara mycket användbara för mig i framtiden.
- Jag älskar din artikel. Det är utmärkt och lätt att förstå.
- Den här artikeln hjälpte mig att förbereda mig för att skapa min första mötesagenda med en kollega och en potentiell affärspartner. I grund och botten hjälpte det mig att se ut som om jag visste vad jag pratade om, så tack, guide!
- Jag är nu president för en klubb och hade aldrig skrivit en dagordning förut. Det här var lika enkelt som att cykla! Tack! Jag är säker på att gå in i mitt första möte.
- Jag är gymnasielärare på Filippinerna. Jag undervisar filippinska ämnen i årskurs 12, och ett av ämnena i vår läroplan är hur man skriver en agenda tillsammans med memo-skrivning, protokoll från mötets skrivning, allt detta ska skrivas på vårt lokala språk, filippinska. Jag kan verkligen inte hitta ett bättre sätt att presentera dessa lektioner för min klass förrän jag återupptäckte din. Återupptäckt, för jag har sett och läst din presentation, men det tappade mig.
- Det hjälper mig verkligen att strukturera min agenda i ordning och göra en effektiv uppskrivning. Tack så mycket.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
