Hur skriver jag företagsprotokoll?
Du kan till exempel skriva "Nästa möte planerades den 1 juli 2016, tid och plats som ska bestämmas.
Företagsprotokoll krävs ofta enligt lag. Många stater kräver att företag och andra affärsenheter håller protokoll från sina aktieägar- eller direktörsmöten. Företagsprotokoll kan också vara avgörande för vissa stämningar, särskilt där styrelseledamöter stäms för sina affärsbeslut. För att korrekt kunna skriva protokoll måste du ta detaljerade anteckningar under mötet. Sedan bör du sätta dig ner så snart som möjligt för att utarbeta protokollet. Innan protokollet blir slutgiltigt kommer styrelsen troligen att behöva godkänna dem.
Del 1 av 3: anteckningar under mötet
- 1Notera detaljer om mötet. Innan du går in i mötet kan du skriva ner information om mötet som du måste inkludera i dina skrivna protokoll. Observera följande:
- ditt företags fullständiga namn
- datum och tid för mötet
- plats för mötet
- 2Skriv ner vem som deltar. Du behöver en fullständig lista över personer som deltar i mötet. Skriv också ner de medlemmar som är frånvarande. Inkludera alla gäster eller konsulter som har bjudits in.
- Observera eventuella sena ankomster eller den tid då någon lämnar mötet tidigt.
- Skriv också ner vem som leder mötet och om det var kvorum närvarande.
- 3Registrera mötets syfte. Det finns många anledningar till varför du kommer att ha ett möte. Några av de vanligaste orsakerna är följande:
- årsmöte för styrelseledamöter och aktieägare
- möte för att fastställa anställdas anställning
- möte för att diskutera ersättning
- tillkännagivande av nya befäl
- emittera lager
- diskussion om finansiell aktivitet, till exempel en ny bank eller kredit
- 4Observera om tidigare protokoll accepterades. Generellt sett är det första punkten på dagordningen att acceptera protokollet från föregående möte. Du borde ha distribuerat dem till alla i förväg. Skriv ner omröstningen.
- Om någon motsätter sig protokollet kan diskussionen inledas. Om du behöver göra ändringar, notera vad du måste ändra.
För att korrekt kunna skriva protokoll måste du ta detaljerade anteckningar under mötet. - 5Anteckna diskussioner om punkter på agendan. Företagsprotokoll bör också innehålla en sammanfattning av diskussionen om varje punkt på agendan. Du måste välja dina ord noga när du skriver ner vad folk säger. Du vill vara korrekt, så lyssna noga.
- Undvik att försöka ta bort en ord-för-ord-transkription. Till exempel kan någon argumentera i fem minuter att en föreslagen policy är fel för verksamheten. Det räcker att notera att de inte var överens med policyn och att kort identifiera orsaken.
- Observera vilka dokument deltagarna tittar på. Skriv ner namnet på dokumentet och dess datum. Du bör också ha en kopia av dokumentet som du kan bifoga till protokollet.
- 6Spela in omröstningen om föremål. Om mötet innebär omröstning om punkter på dagordningen måste protokollet återspegla omröstningen. Notera också nedlagda röster (personer som avböjer att rösta).
- Generellt kommer de flesta resolutioner att antas enhälligt. Du bör dock notera namnen på eventuella avvikare.
- Till exempel kan du skriva: "Resolution antagen. Avvikande: Jones. Avstod: Mathers, Johnson."
- 7Registrera uppskjutningen. Skriv ner den tid som personen som kör mötet avbröt det. Om medlemmar diskuterade när nästa möte skulle hållas, notera också den informationen.
- Du kan till exempel skriva "Nästa möte planerades den 1 juli 2016, tid och plats som ska bestämmas. Mötet avbröts kl. 18:16."
Del 2 av 3: skriva upp dina minuter
- 1Skriv protokollet så snart som möjligt. Du kanske har tagit handskrivna anteckningar när du satt i mötet. Även om du skrev dina anteckningar kanske du bara har fångat fragmentfraser. Så snart som möjligt, sätt dig ner och skriv upp mer kompletta minuter.
- Kom ihåg att använda standardgrammatik och kompletta meningar. Till exempel är "Mr. Smith invände mot den nya kreditgraden" acceptabelt. "Smith nej på kredit" är inte.
- Det finns mallar för företagsmöten tillgängliga online. Du kanske vill titta på dem om du behöver hjälp med att ta reda på hur du organiserar dina protokoll.
- 2Identifiera när mötet hölls. Överst på sidan, inkludera var, när och vem som deltog eller var frånvarande. Notera också alla gäster och som skrev ner protokollet för mötet.
- Till exempel kan du skriva: "Protokoll från ett ordinarie möte i styrelsen för ABC Company, som hölls den 22 januari 2017 på 1245 Corporate Avenue. Följande styrelseledamöter var närvarande: Abrams, Jones, Smith, Calvert, Bono. Följande direktörer var frånvarande: Clinton. Följande gäster var närvarande: Michael Matthews, CPA. Protokoll inspelat av J. Allen. "
- 3Observera när mötet kallades till ordning. Stat som kallade mötet till ordning och erkände förekomsten av ett beslutförhet. Ange också tiden.
- Till exempel "Ordförande Abrams kallade mötet till ordning klockan 18.15 och noterade närvaron av ett beslutsförfarande. Han presenterade de närvarande gästerna."
- 4Ange om tidigare protokoll antogs. Till exempel kan du skriva: "På motion gjord, utstationerad och transporterad, godkände styrelsen det tidigare distribuerade protokollet daterat [infoga datum]."
Innan du går in i mötet kan du skriva ner information om mötet som du måste inkludera i dina skrivna protokoll. - 5Notera eventuella rapporter eller presentationer som ges. Några rapporter ges vid varje möte. Du kan dock också ha haft en speciell presentation relaterad till en dagordning. Identifiera följande:
- Vem som gav presentationen eller rapporten. Identifiera också deras titel. Vissa presentationer hålls av gästerna och protokollet bör återspegla deras identitet.
- Vad presentationen eller rapporten handlade om.
- Huruvida presentatören svarade på frågorna.
- Om en rapport erbjöds för antagande av styrelsen, notera om det diskuterades och om den antogs. Till exempel "Efter en kort diskussion om frågorna föreslogs att acceptera den finansiella rapporten, som utstationerades och godkändes."
- 6Sammanfatta diskussionen om agendaposter. Styrelsen kan ha beslutat att anta en resolution eller vidta åtgärder på någon annan punkt på agendan. Du bör sammanfatta diskussionen om medlemmarna. Notera också omröstningen om varje objekt.
- Använd ett enkelt språk. Undvik onödiga ord och adjektiv, som stänger minuterna. Till exempel är "Mr. Smith oense med Ms. Jones" att föredra framför "Mr. Smith strenuöst oense med Ms. Jones."
- Identifiera korrekt dokument som deltagarna granskar. Exempelvis är "Styrelsen godkände de föreslagna tilläggen till politiken för intressekonflikter" oklar. Identifiera istället dokumentet: "Styrelsen godkände enhälligt förslaget " Tillägg till konfliktrapportering " daterat 1 juni 2016, vars kopia distribuerades före mötet."
- 7Ge mer ingående anteckningar om viktiga punkter på agendan. Vissa punkter på företagsagendan är viktigare än andra. De är viktiga eftersom framtida rättegångar kan uppstå på grund av styrelsens beslut. Advokater och domare kommer att behandla dina protokoll som en korrekt bild av hur styrelsen agerade. För att skydda brädet bör du ge mer detaljer.
- Fusioner och förvärv, återköp av aktier och andra viktiga beslut kräver mer detaljer. Styrelseledamöter kan stämmas för felaktigt utövande av sin affärsbedömning.
- Styrelseledamöter måste ofta rådfråga experter eller granska rapporter / studier innan de fattar beslut på dessa områden. Dina protokoll bör återspegla att en expertpresentation gjordes eller att du distribuerade studier eller rapporter till styrelseledamöter före mötet.
- Du bör också notera att tillräckligt med tid gavs till diskussioner och att styrelsen agerade på ett affärsmässigt sätt.
- Notera om styrelsen diskuterade alternativ till den föreslagna handlingen. Sammanfatta varför styrelsen avvisade eller antog den alternativa handlingen.
- 8Lägg till återstående information. Notera följande, i förekommande fall, i den kronologiska ordning som de inträffade vid mötet:
- Tillkännagivanden. Ordföranden eller andra medlemmar kan ha meddelat om kommande möten eller andra frågor.
- Verkställande session. Ange om styrelsen gick in i ledande session efter att personal och gäster lämnat.
- Uppskov. Du kan till exempel skriva "Det finns inga ytterligare affärer, mötet avbröts kl 19:55."
- 9Cirkulera dina utkast till protokoll. Ditt utkast måste granskas. Följ ditt företags policy. Du kan till exempel behöva visa ditt utkast till generaladvokaten eller finansdirektören. De kan göra kommentarer, som du bör införliva.
- Du kan då behöva distribuera utkastet till en bredare ledningsgrupp, som också kan ha kommentarer.
- Slutligen kommer du att dela ut protokollet till helpension, eftersom de kommer att rösta om protokollet för nästa möte.
- 10Undvik att göra ändringar i sista minuterna. När styrelsen godkänt är protokollet slutgiltigt. Du bör undvika att göra ändringar i dem. Vissa experter föreslår att du kan göra mindre ändringar, till exempel fixa stavfel. Det finns dock inget behov av att korrigera skrivfel och andra små fel om de inte hindrar någon från att förstå vad som skrevs.
- Du bör aldrig ändra något väsentligt. Berätta för styrelsens ordförande om en styrelseledamot vill ändra till godkänt protokoll.
- 11Förvara dina godkända protokoll. Du behöver inte skicka dina företagsprotokoll till din stat. Du måste dock antagligen lagra dem med dina andra företagsregister, till exempel dina stadgar och bolagsordning. Spara protokollet i minst sju år eller kanske på obestämd tid, beroende på din interna policy.
- Om ditt protokoll införlivade ett dokument som referens bifogar du dokumentet.
- Du bör också kasta alla utkast till dina protokoll efter att den slutliga versionen har antagits. Du kan också behöva ta bort elektroniska reservversioner av protokollet.
![Transporterad godkände styrelsen tidigare distribuerade protokoll daterat [infoga datum]."](https://cdn.nolset.com/img/large/9370_528082-transporterad-godkande-styrelsen-tidigare.jpg)
Till exempel kan du skriva: "Vid motion, utstationerad och transporterad godkände styrelsen tidigare distribuerade protokoll daterat [infoga datum].".
Del 3 av 3: förberedelser inför mötet
- 1Meddela rätt personer om mötet. Om du har ett bolagsstämma måste du meddela alla aktieägare. Om du håller ett direktörsmöte måste du meddela alla styrelseledamöter.
- Både aktieägare och styrelseledamöter kan avstå från uppsägningskravet. De borde dock ha undertecknat ett undantagsformulär. Se om någon har och meddela dem som inte har gjort det ordentligt.
- 2Distribuera mötespaket. Varje deltagare behöver samma uppsättning information så att de kan göra en informerad omröstning vid mötet. Du bör skapa ett informationspaket och distribuera. Inkluderar följande:
- protokollet från föregående möte
- rapporter eller dokument att granska innan mötet
- 3Välj ditt skrivredskap. Som personen som antecknar bör du bestämma hur du vill skriva ner dem i mötet. I allmänhet skriver folk fortfarande anteckningar på lång sikt, men du kan använda en bärbar dator.
- Om du använder en bärbar dator lagras alla utkast elektroniskt. Det betyder att någon kan hämta dem i en rättegång. Följaktligen bör du tänka noga innan du tar några minuter med en dator.
- Att klicka på datortangenterna är också distraherande, vilket du bör tänka på.
- Fråga din stol om de föredrar att du tar några minuter i längd eller med en bärbar dator.
Läs också: Hur genomför man en årsstämma?
Frågor och svar
- Vad ska jag lägga in protokollet om jag var tvungen att gå ut ur rummet och missade ett avsnitt?Du kan bara skriva att du lämnade rummet under den delen av mötet. I framtiden, om du måste gå ut, be någon annan att registrera vad som sägs åt dig.
- Vem måste underteckna protokollet?Styrelsens sekreterare undertecknar normalt styrelsens protokoll. I vissa fall skulle både sekreteraren och styrelsens ordförande underteckna. Kontrollera bolagsordningen och stadgar.
- Vad är det rätta sättet att rekonstruera protokoll som inte har sparats i flera år?Jag gick igenom redovisningsaktiviteten för att påminna mig om de beslut som fattades och datumen. Du kan också prata med medlemmarna och se vad de kommer ihåg, det är möjligt att någon till och med tog anteckningar.
Obesvarade frågor
- Får protokollet skrivas på spanska om spanska är språket för mötet?
- Vilka ord ska användas när man skriver protokoll?
Kommentarer (2)
- 100% hjälpte. Det är sött att ha det här!
- Att ta över företagsminuter utan utbildning behöver bara en grundläggande uppfattning om vad som behöver göras. Detta gav mig riktlinjerna för hur jag kan få saker att komma igång korrekt.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
