Hur slutför jag ett projekt i tid?

Du kan inte slutföra ett projekt förrän du har de saker som behövs för att verkligen göra jobbet.

Att slutföra ett projekt i tid verkar aldrig hända. Du arbetar alltid ner till sista minuten, saker går sönder i värsta ögonblick, och människor du är beroende av glömmer att göra sitt jobb. Men att slutföra ett projekt i tid är lättare än du tror, så länge du är villig att ta dig tid i förväg för att förbereda dig som ett proffs.

Del 1 av 3: organisera för framgång

1
Förtydliga alla specifika regler, föreskrifter och riktlinjer så snart som möjligt. Om du har några frågor alls, vänta inte med att ställa dem. Att vänta på att få svar kan leda till överflödigt eller värdelöst arbete, eller, ännu värre, att göra fel jobb vid en olycka. Se till att du klargör allt framåt.
- Om det är möjligt, skaffa denna information skriftligt så att du kan återvända till den om du glömmer.
- Få kontaktinformation från din lärare, produktchef eller kund redan från början och fråga om det finns ett bra sätt att komma i kontakt om du har senare frågor.
2
Utkast till ditt övergripande mål eller färdig produkt innan du börjar arbeta. För att effektivt komma till slutet av vägen måste du veta vart du ska. Brainstorm och skriv ner hur din vision av det genomförda projektet ser ut om det är en avhandling, ett organiserat kalkylblad eller att hitta ditt företag ett nytt lager. Detta hjälper dig att utarbeta de steg som behövs för att komma dit.
- Använd den här tiden för att se till att din plan är realistisk för din tidsram - en stor del av att avsluta i tid är att välja ett projekt som du faktiskt kan avsluta.
- Om du inte vet riktigt vart du ska än är det okej. Om du till exempel inte har bestämt ämnet för en presentation ännu kan du ändå skissera mål. Du kanske inte känner till ämnet ännu, till exempel, men du vet att du måste gå till biblioteket och börja undersöka ett.
- Ditt "slutprojekt" kan ändras mellan nu och slutet - målet är inte att få en perfekt projektidé nu, det är att skapa en ritning som du kan arbeta med.
3
Gör en lista över alla dina nödvändiga material, när de behövs och hur du får dem. Du kan inte slutföra ett projekt förrän du har de saker som behövs för att verkligen göra jobbet. När du väl vet vad som faktiskt måste göras, gör en huvudlista över de saker som behövs för att göra det. Det kan hjälpa dig att dela den här listan med ditt team, om du har en, genom att korsa förnödenheter när du får dem. Notera:
- Saken
- Mängd som krävs
- Datum behövs
- Syfte
- Kosta
- Plats / butik att köpa
- Eventuella speciella överväganden (färg, storlek etc.)
Det bästa sättet att slutföra ett projekt i tid är att bara komma igång.
4
Dela upp hela projektet i mindre, mer hanterbara mål. Att hitta ditt företag ett nytt lager, till exempel, är inte något du bara går ut och gör. Du måste diskutera företagets specifika behov, kontakta en fastighetsmäklare, besluta om ett lager, få det inspekterat och sedan fylla i viktiga skatter, inteckningar och fastighetspapper. Oavsett om du arbetar ensam eller som ett team kan du bättre budgeta tid och pengar till dessa fem mindre uppgifter än en enorm.
- Gör dina mål mätbara. I stället för "ta reda på vad min chef vill ha för lagret", gör specifika mål för att lära sig rätt plats, budget, storlek och viktiga bekvämligheter.
- Du kanske inte har någon aning om hur lång tid det tar att köpa ett lager, men du vet att det tar en dag att prata med din chef, hitta en fastighetsmäklare 2-3 dagar, inspektion 1-2 veckor etc. Det är mycket lättare att budgetera tid för mindre mål än stora.
5
Ange datum för att slutföra dina mindre mål senast. Om ditt projekt förfaller den 31 maj och du har tio olika saker att göra, vill du inte slutföra alla tio av dem senast den 31. Ta reda på vilka saker du kan ha gjort den 10: e, vilka du kan avsluta med den 20: e, och vilka saker måste vänta till slutet av månaden för att slutföra.
- I allmänhet arbetar människor mest effektivt med en uppgift i taget, inte 10 på en gång. Kryssa för varje mål i taget istället för att arbeta på dem alla samtidigt för maximal effektivitet.
- De flesta projekt har arbete som inte kan avslutas förrän annat arbete är gjort. Du kan till exempel inte skriva en bokrapport förrän du har läst boken. Ta reda på vilket arbete som krävs för att bli gjort före andra och prioritera det.
6
Ge dig själv mer tid än du tror att du behöver. Saker och ting kommer alltid att gå fel - ett föremål du behöver är slut i lager, något går sönder, planen ändras i sista minuten osv. Planera inte dig själv så att du är under pistolen varje arbetsdag. När det är möjligt, bygg in ytterligare 1-3 dagar så att du kan justera när komplikationer uppstår.
- Ingen var någonsin upprörd över att avsluta ett projekt före schemat. Om du planerar för extra dagar och inte behöver dem får du bara några dagar ledigt.

Del 2 av 3: hålla sig enligt schemat

1
Börja arbeta så snart som möjligt, även om planerna inte är fullständiga. Det bästa sättet att slutföra ett projekt i tid är att bara komma igång. Många människor fruktar att de inte har en slutlig idé ännu, eller behöver allt perfekt anpassat för att komma igång, men ingenting kan vara längre ifrån sanningen. Om det finns uppgifter som kan startas, starta dem:
- Om du utformar en ny logotyp för jobbet behöver du inte den totala idén för att skissa och skriva ut några prototyper. Även om du inte använder dem, börja kasta ut idéerna och få bollen att rulla.
- Om du har ett klassprojekt, avsluta alla böcker och läxor för den kursen så snart som möjligt. Ta bort de små grejerna så att du kan fokusera på det större projektet.
2
Förutse eventuella problem innan de uppstår. Varje gång du börjar med ett nytt segment eller en del av projektet, ta dig tid att tänka på allt som kan gå fel. Du kan bli sjuk, en bok du behöver kan checkas ut, projektet går sönder eller leveranser tar slut. Oavsett svårigheterna kan du skriva ner dem. När listan är klar börjar den roliga delen: ta reda på hur du hanterar dessa problem om de uppstår:
- Om du blir sjuk, finns det något arbete du kan göra från sängen? Finns det någon du litar på som kan hjälpa till att anteckna eller göra ärenden?
- Om boken du behöver är utcheckad, kan ditt bibliotek beställa en annan? Kan du boka boken i förväg?
- Om ditt projekt är ömtåligt, vad kan du göra för att säkerställa att det är helt säkert. Om det gick sönder, hur lång tid skulle det ta att bygga en annan? Kan du bygga reservdelar eller alternativa delar?
- Finns det något annat du kan använda om det går slut? Kan du köpa ytterligare 1-2 delar väsentliga eller svårt att hitta föremål för att eliminera problemet?
Om du har ett klassprojekt, avsluta alla böcker och läxor för den kursen så snart som möjligt.
3
Delegera klokt med ditt team / partners för att undvika överlappning och spara tid. När man försöker slutföra ett projekt i tid med en grupp är det sällan en bra idé för alla att arbeta med samma saker samtidigt. Dela istället upp uppgifter så att 1-2 personer gör vardera. Att försöka göra allt själv kommer att sakta ner alla och förhindra effektivt arbete. Vid delegering:
- Ställ förväntningarna tidigt - låt folk veta exakt vad som önskas av dem.
- Ange tidsfrister för att se till att allt faktiskt görs när det behöver.
- Låt alla veta projektets slutmål och hjälpa alla att arbeta mot samma sak.
- Skicka allas kontaktinformation vid problem eller frågor.
4
Granska de övergripande framstegen vid olika kontrollpunkter och justera efter behov. Medan du arbetar med de enskilda delarna av projektet, tappa inte de större målen ur sikte. Anta till exempel att du måste skapa en presentation om livet under det europeiska inbördeskriget, och du har beslutat att dela upp ditt projekt i forskning, ett bildspel och en demonstration om vad soldater brukade äta. Det här är alla bra idéer, men du måste se till att de alla passar ihop medan du arbetar med dem:
- Medan djupgående undersökningar är bra, matchar det hela ditt slutliga mål? Finns det tillräckligt med information om mat för att göra ett projekt, eller ska du svänga mot något som medicin, vapen osv?
- Passar det forskningen när du gör bildspelet? Är det tillräckligt kort för att passa in i din presentation, eller kommer du att pressas för tid?
- Måste du göra inbördeskrigsmat? Baserat på din forskning, är det fortfarande möjligt, eller skulle det vara smartare att göra en annan typ av demonstration?
5
Gör projektet till en prioritet varje dag. Människor är upptagna, och du är inget undantag. Om du inte prioriterar att arbeta med projektet blir det inte gjort. Ta dig tid till projektet varje dag, även om det bara är lite. Ju större projekt, desto mer måste du flytta eller offra andra åtaganden för att få saker gjorda.
- Lite arbete varje dag är i allmänhet mer effektivt än enorma bitar ibland. Om du bara planerar att arbeta på lördagar, men det finns en familjen nödsituation eller problem lördag morgon, förlorade du bara en hel veckas arbetstid.

Del 3 av 3: avsluta i tid

1
Skapa en reservplan när förfallodagen närmar sig. Säg till exempel att du har bestämt dig för att bygga en modellkatedral för din medeltida historiklass, och du är en vecka ute och arbetar fortfarande på första våningen. Även om du alltid ska sikta på att avsluta allt är det inte alltid möjligt. Istället för att göra ett dåligt jobb på den ursprungliga idén, kom med ett alternativt projekt eller en idé som du kan avsluta i tid och ändå känna dig stolt över:
- Behöver din modell replikglasmålningar, eller kan du göra något enklare?
- Om du skriver ett långt papper, finns det då ett avsnitt som kan klippas eller sammanfattas utan att kompromissa med din övergripande punkt?
- Finns det ett sätt att förlänga tidsfristerna när man arbetar med ett affärsavtal? Om inte, kan du få en kollega som hjälper dig att slutföra en del i tid?
2

Ta en övningskörning några dagar innan projektet förfaller. Även om saker inte är klara än, gör så mycket testkörning som du kan nu, och håll utkik efter problem, hak och förbättringsområden. Behöver dina prioriteringar flyttas för att avsluta en del i förväg? Finns det saker som ligger längre fram än du planerat? Finns det något du kan lägga till eller subtrahera för att göra efterbehandling i tid mer sannolik?

När man försöker slutföra ett projekt i tid med en grupp är det sällan en bra idé för alla att arbeta med samma saker samtidigt.
3
Sikta att spendera din sista dag på att granska projektet för misstag. En stor fördel med att schemalägga extra tid till jobbet är att det möjliggör kvalitetskontroll. Oavsett om du testar ditt vetenskapliga mässprojekt för att se om det fungerar eller lämnar in kvartalsvisa kostnadsrapporter, spendera en dag på att leta efter buggar och stavfel.
- Om du är nere på kabeln och försöker avsluta i tid bör du ändå avsätta en timme i slutet för granskning. Låt inte veckor med hårt arbete se slarvigt ut på grund av några missade skrivfel.
4
Organisera allt som behövs för projektet på en plats 1-2 timmar innan det krävs. Låt inte ditt vackra projekt falla sönder eftersom du lämnade din ryggsäck hemma. Även om du springer runt för att avsluta, stanna i 5 minuter och andas djupt. Använd en checklista och se till att du har alla saker som behövs för en framgångsrik presentation.
- Gå tillbaka till ditt ursprungliga utkast, planer och materiallista. Är allt täckt?
5
Granska din framgång i slutet och hitta sätt att förbättra dig nästa gång. Det är mycket sällsynt att ett projekt går perfekt, och det är okej. Det viktigaste är att du tar dessa misstag och lär dig av dem. Var kunde du ha planerat bättre? Vilka risker eller problem förutsåg du inte och kan planera nästa gång? Matchade det slutliga projektet dina mål?
- Det finns inget behov av att granska direkt efter att du är klar. Ta 2-3 dagar att koppla av och titta sedan tillbaka på projektet med fräscha ögon.
- Om du arbetat med ett team, fråga dem vad de tror att ni alla kan förbättra nästa gång.
- Om du har frågor om ditt betyg, granskning etc. frågar du artigt "vad kan jag göra för att bli bättre nästa gång?"

Tips

Om du gör ett partnerprojekt delar du upp uppgifterna så att varje partner vet vad de ska göra. Gör inte allt själv.

Varningar

Det kommer alltid att finnas oväntade komplikationer och problem - det bästa du kan göra är att tänka och förbereda dig i förväg så mycket som möjligt.

Läs också: Hur startar man ett hemundervisningsföretag?