Hur man gör en projektplan?
En projektplan är ett dokument som förklarar omfattningen och målen för ett större projekt.
En projektplan är ett dokument som förklarar omfattningen och målen för ett större projekt. Den innehåller all information som intressenter behöver, till exempel projektets milstolpar, tidslinje, arbetsflöde och kostnadsberäkning. Att sätta ihop en bra projektplan kräver mycket förplanering. Börja med att identifiera projektmålet och dela upp det målet i milstolpar och delsteg. Beräkna sedan tidslinjen och kostnaden för varje delsteg. Slutligen presentera projektplanen för ditt team och gör eventuella ändringar som de föreslår.
Del 1 av 3: organisera projektets arbetsflöde
- 1Identifiera alla nödvändiga projektintressenter. En intressent är den som kommer att påverkas av projektet. Det här är en lång lista över personer som sträcker sig från projektsponsorn till de enskilda anställda som kommer att arbeta med projektet. Det finns några intressenter du bör identifiera och kommunicera med under hela processen.
- Projektsponsorn är den person eller det företag som tillhandahåller medlen för projektet. De äger vanligtvis slutresultatet. Vanligtvis måste sponsorn teckna alla stora beslut.
- Ledningen är de som övervakar projektet. Vanligtvis leder varje ledningsgrupp en division som utför specifika uppgifter för att slutföra projektet.
- Slutanvändare är personer som kommer att använda projektet när det är klart. Besökare i en byggnad är till exempel slutanvändare. Du träffar vanligtvis inte slutanvändare, men du bör ta hänsyn till deras potentiella problem när du planerar projektet.
- 2Möt med intressenter på högre nivå för att ta reda på projektets mål. I detta förplaneringsstadium, ta fram en tydlig definition av projektets mål genom att prata med sina intressenter. Du behöver inte träffa alla intressenter, eftersom många är anställda på lägre nivå. Men du bör prata med intressenter på lednings- och ägarnivåer. Du måste uppfylla deras förväntningar med detta projekt.
- Prata med projektsponsorn för att förstå deras förväntningar och räkna ut projektets mål. Börja med att rådfråga dem.
- Träffa ledningsgruppen innan du utarbetar konkreta planer för att förstå budgeten, tidslinjen, nödvändiga resurser och risker för projektet. Om cheferna tar upp några frågor om projektet, ta dem på allvar. Det är de som måste genomföra projektet och kan identifiera potentiella problem.
- 3Definiera projektets omfattning för att planera hur du ska slutföra det. Omfattningen är det avsedda resultatet av projektet. Vad kommer detta projekt att uppnå när det är klart? Vilka mål kommer den att uppnå? Att ha en tydlig uppfattning om projektets omfattning är avgörande för att planera vilka steg du ska ta för att uppnå dessa mål. När du pratar med de viktiga intressenterna får du en förståelse för vad det avsedda projektets omfattning är.
- Till exempel kan ett projekt omfatta att bygga ett nytt lyxhus. All efterföljande planering kommer att bygga mot detta slutresultat.
- Se till att projektets omfattning är genomförbar. Till exempel, om en sponsor vill resa till Mars nästa år, är detta förmodligen inte ett hanterbart omfång. Prata med sponsorn och informera dem om vad som för närvarande är möjligt, och räkna sedan ut ett område du kan möta.
- Om sponsorn inte är helt säker på vad det avsedda utrymmet för projektet är, hjälp dem att ta reda på det. Prata med dem och projektledarna för att komma till en slutsats om vad slutresultatet ska ge.
Slutligen presentera projektplanen för ditt team och gör eventuella ändringar som de föreslår. - 4Dela upp projektet i viktiga milstolpar. När du väl har definierat omfattningen kan du identifiera de milstolpar som teamet måste uppfylla. Milstolpar är stora uppgifter som går kronologiskt. När en milstolpe uppfylls börjar en annan.
- Om målet är att bygga en hyreshus skulle viktiga milstolpar innefatta att köpa mark, få bygglov, lägga grunden, bygga ramen och så vidare tills byggnaden är klar. Identifiera alla nödvändiga milstolpar som dessa.
- Lista milstolparna i den ordning de måste göras. Du kan till exempel inte lägga grunden förrän du har bygglov. Håll ditt projektflöde organiserat så här.
- 5Rita tydliga kommunikationslinjer mellan projektets intressenter. Kommunikation är avgörande under hela projektprocessen. Olika personer och avdelningar bör ha tydliga kommunikationslinjer så att varje chef informeras om projektets framsteg. Innan du ens börjar skriva projektplanen, identifiera vem som ansvarar för varje uppgift och vem som rapporterar till vem. Detta hjälper ditt team att köra mycket smidigare så att de kan slutföra projektet i tid.
- En del av detta arbetsflöde är att se till att människor inte störs av problem som inte finns i deras avdelning. Till exempel behöver den person som ansvarar för landskapsarkitektur runt byggnaden inte veta om det fanns ett problem med telefonlinjerna i byggnaden, så de bör inte kontaktas om ett sådant problem uppstår.
- Planera att skriva detta kommunikationsarbetsflöde i dina projektplaner så att alla deltagare vet vem de ska kontakta om de behöver information.
Del 2 av 3: undersöka budget och schema
- 1Bryt milstolparna i delsteg för att uppskatta kostnaden och schemat. Att uppskatta kostnader och tidslinjer är svårt för stora uppgifter. Varje milstolpe du identifierar är för stor för en korrekt uppskattning av kostnad och schema. Dela milstolparna vidare i fler steg för slutförande. Utveckla sedan tidslinjer och budgetar för varje delsteg.
- Om en milstolpe är "Lägg byggnaden till grund" är det många delsteg involverade där. Du måste kontakta potentiella entreprenörer, få prisuppgifter från dem, välja ett företag, gräva marken, hälla betongen och så vidare. Ta reda på var och en av dessa delsteg när du gör din uppskattning.
- 2Uppskatta kostnaden för varje delsteg för att beräkna den totala projektkostnaden. Med dina milstolpar uppdelade i delsteg blir det mycket enklare att utveckla en kostnadsberäkning. Ta varje enskild steg och undersök dess potentiella kostnad. Använd sedan denna information för att utveckla en uppskattning av den totala projektkostnaden.
- Om du beräknar kostnaden för en lägenhetsbyggnads milstolpe "Lägg grunden", inkluderar kostnaderna för att redogöra för priset på betong och andra material, tillståndet att hälla betong och arbetskostnaden för arbetet. Undersök genomsnittskostnaden för varje steg för att utveckla en kostnadsberäkning. Använd den mest uppdaterade informationen du kan hitta så att dina siffror är korrekta.
- Om ditt företag har analytiker som har arbetat med dessa projekt tidigare, rådfråga dem om dessa kostnader. Det är deras jobb att redovisa projektkostnader.
- Dela upp din kostnadsberäkning i flera olika former. Upprätta en total projektkostnad, kostnad per milstolpe och kostnad per månad eller kvartal. Projektsponsorer behöver denna information för att anpassa sina förväntningar och finansiering.
Innan du ens börjar skriva projektplanen, identifiera vem som ansvarar för varje uppgift och vem som rapporterar till vem. - 3Bestäm vilka delsteg som är beroende av varandra. Alla projekt har några steg som inte kan slutföras förrän ett tidigare steg är gjort, vilket påverkar projektets tidslinje och schema. Dessa steg är beroende av varandra och en fördröjning av beroende steg fördröjer hela projektet. Andra steg är oberoende och är inte nödvändigtvis beroende av att andra steg slutförs först. Identifiera alla delsteg som är beroende av varandra för att utveckla en korrekt kalender för projektet.
- Till exempel kräver en ny byggnad bygglov. Detta innebär att inget arbete kan börja förrän du får dessa tillstånd, och alla andra steg är beroende av detta steg.
- När en byggnad har börjat på en lägenhet kan du inte börja ansluta byggnaden förrän grunden är konstruerad. Men du kan börja göra landskapsarkitekturen utomhus medan du kopplar ihop byggnaden, så dessa två uppgifter är inte beroende av varandra.
- 4Utveckla en tidslinje för varje milstolpe. Precis när du delade upp varje milstolpe i delsteg för att uppskatta kostnaden, gör samma sak för att utveckla en tidslinje. Undersök den normala tid som krävs för varje delsteg. Använd den här informationen för att utveckla en tidslinje för varje milstolpe och slutligen för hela projektet.
- Ta också hänsyn till planeringsfasen. Till exempel kan byggnadstillstånd i din stad ta sex månader att bearbeta. Det betyder att ingen konstruktion kan börja på minst sex månader.
- Medan du väntar på tillstånden kan du dock börja förhandla med byggföretag. Sedan när tillstånden går igenom finns alla överenskommelser för att arbetet ska börja. Identifiera steg som dessa än vad som kan hända samtidigt för att påskynda processen.
- Vid uppskattning av projekttidslinjer är det ofta bäst att överskatta lite. På detta sätt har du andningsrum om det finns några oväntade problem.
- 5Ange eventuella risker som kan påverka projektet. Alla projekt innebär vissa risker som intressenterna bör vara medvetna om. Dessa kan variera från schemaläggningsfördröjningar för att tillåta problem som kan äventyra hela projektet. När du undersöker budgeten och schemat, identifiera alla risker detta projekt kan möta. Om möjligt presentera förslag som kan övervinna dessa motgångar.
- Om du till exempel planerar ett byggprojekt är en potentiell risk att råvarupriset stiger och påverkar projektbudgeten. Du kan föreslå att arbeta snabbt är det bästa alternativet för att undvika denna risk. Alternativt kan du föreslå att du köper vissa material i förväg och lagrar dem så att projektet inte stöter på oväntade prishöjningar.
Del 3 av 3: presentera din projektplan
- 1Visa hur planen tillgodoser din sponsors förväntningar. Huvudpersonen eller personerna du måste imponera på med projektplanen är sponsorn. Om de gillar din plan kommer de att gå vidare med projektet. Om inte, kan de sluta dra ut och du kan förlora mycket pengar. Börja med att ta reda på hur denna plan genomför projektets omfattning.
- Använd ett tydligt och enkelt språk när du förklarar din plan. Undvik jargong så mycket du kan så det finns inga felkommunikationer och alla är på samma sida.
- Tydliga uttalanden som "Jag kommer att visa dig de tre sätt som denna plan uppnår våra projektmål" förmedlar ditt budskap bäst.
Du kommer inte att läsa hela projektplanen ord för ord under mötet, och vissa intressenter kanske vill ha mer information. - 2Förklara din process för utveckling av budget och tidslinje. Sponsorer och chefer vill veta hur du kom med dina uppskattningar. Var redo att kort förklara din procedur. Medan du förklarar, ange eventuella variabler eller risker som kan påverka dessa prognoser och hur projektet kan redogöra för dem.
- Du behöver inte gå igenom alla beräkningar du har gjort. Börja med att presentera uppskattningen för varje milstolpe och ge en sammanfattning av hur du nådde den slutsatsen. Om någon vill ha mer information, var beredd att gå i detalj.
- Var kortfattad och direkt när du förklarar budgeten. Till exempel ange, "Jag har beräknat en total budget på 11€ miljoner för detta projekt. Detta inkluderar 5,20€ miljoner för materialkostnader, 0,70€ miljoner för tillstånd, 3,70€ miljoner i arbetskostnader och 1, 50€ miljoner i markköp. Jag utvecklade dessa uppskattningar genom att undersöka de normala kostnaderna för byggande i detta område förra året. Jag är glad att förklara dessa beräkningar ytterligare om någon vill ha mer detaljer. "
- 3Ge en fullständig kopia av projektplanen till alla intressenter. Du kommer inte att läsa hela projektplanen ord för ord under mötet, och vissa intressenter kanske vill ha mer information. Ge en fullständig kopia av din rapport till varje intressent, antingen elektroniskt eller på papper. Ge dem tillräckligt med tid för att granska det och komma tillbaka till dig med förslag.
- Om ditt team har en delad molnmapp eller använder en kommunikationsprogramvara, ladda upp planen här. Skriv också ut några papperskopior för att ta med till mötet.
- Dina intressenter kanske vill ha en sammanfattning av informationen utan hela rapporten. Ge en handout som träffar alla de viktigaste punkterna i din plan.
- 4Be om feedback och revisioner. Revidering av projektplanen är en normal del av processen. Det är troligt att minst en intressent kommer att ha föreslagit ändringar av projektplanen. Be teamet om feedback eller kritik. Om någon föreslår en förändring, ta upp den med hela laget. Om de håller med, gör omarbetningen av planen.
- Om jag säger: "Jag är övertygad om att jag har varit heltäckande med den här projektplanen, men jag välkomnar alla feedback eller förslag", visar att du är nöjd med planen du har tagit fram men är tillräckligt flexibel för att också arbeta med ett team.
- Ta bekymmer från projektledare på allvar. Det är de som måste genomföra projektet, och om de tycker att en av dina uppskattningar är orealistisk bör du överväga att revidera det.
Läs också: Hur skaffar man eget kapital?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
