Hur blir jag en effektiv projektledare?
För att vara en bra projektledare, håll ditt team fokuserat på helheten medan de arbetar med specifika uppgifter, till exempel genom att påminna dem om det slutliga målet när det blir svårt. Prioritera dessutom de viktigaste uppgifterna och slutföra dem första varje morgon, inklusive uppföljning av möten och teammedlemmars framsteg. För att hålla teamet motiverat, försök att vara personligt och engagerande genom att kommunicera med ditt team regelbundet och le under arbetsdagen. För tips om hur du kan hålla dig optimistisk och hantera risker, läs vidare!
Som projektledare kan dina uppgifter handla om att kontrollera gruppmedlemmarnas framsteg eller följa upp möten.
Bra projektledare kan vara skillnaden mellan ett framgångsrikt och ett misslyckat projekt. De måste ha sunt förnuft, organisatoriska färdigheter och människors färdigheter för att kunna hantera komplexa projekt. Om du just har blivit projektledare finns det ett antal saker du kan göra för att säkerställa en positiv arbetsmiljö och ett framgångsrikt resultat.
Del 1 av 3: leda ett projektteam mot ett mål
- 1Identifiera och kommunicera ett mål. Med större projekt kommer det att finnas många mindre steg längs vägen. Oavsett hur många människor eller steg som är inblandade, se till att hålla fokus på det slutliga resultatet. Förmågan att hålla ett öga på priset är ett kännetecken för framgångsrika projektledare.
- Genom att fokusera på helheten håller du ditt team fokuserat på ett delat mål snarare än individuella nyckor eller intressen. Om målet till exempel är att öppna en ny butikslokal i centrum kan teamet hålla fokus på det. Om en lagmedlem föreslår att de faktiskt skulle vara intresserade av en serie popup-fönster i köpcentret kan du hålla laget på rätt spår genom att påminna folk om att du redan har upprättat ett tydligt mål.
- Gör målet klart. Kommunicera det muntligt (som vid ett möte) och skriftligt (som i ett e-postmeddelande eller memo). På detta sätt kan teammedlemmar alltid se tillbaka på det angivna målet som referens.
- 2Prioritera viktiga uppgifter. Varje projekt har vissa saker som är de viktigaste eller mest slagkraftiga för framgång. Gör dessa saker först. Om du inte prioriterar de viktigaste delarna av projektet kan du fastna i små detaljer eller distraktioner.
- Som projektledare kan dina uppgifter handla om att kontrollera gruppmedlemmarnas framsteg eller följa upp möten. Kom ihåg att ditt team kan vänta på att du ska godkänna vissa beslut eller logga ut på saker innan de kan gå vidare.
- Ett sätt att göra detta är genom att slutföra alla viktiga uppgifter först varje morgon. Gå inte vidare till resten av din arbetsdag förrän de är klara.
- Du kan behöva stänga av e-postmeddelanden eller din telefon för att förhindra att du blir distraherad av externa varningar.
- När du är klar med dina högprioriterade objekt, ta en snabb paus och gå vidare till saker som är lägre på din lista.
- 3Maximera effektiviteten. Som projektledare är det ditt ansvar att hålla reda på alla rörliga delar. Om det finns något som du ser som ett potentiellt hinder eller hastighetsstöt, ta steget för att hantera det innan det saktar ner hela projektet.
- Kom ihåg att "en söm i tid sparar nio." Till exempel, om ditt datorsystem inte har uppdaterats på ett tag kan det vara frestande att hålla systemet som det är. Uppdatering av systemet och utbildning av anställda i ny teknik kan ta tid och sakta ner saker från början. Tiden som används för att övergå kan dock visa sig vara bra spenderad när det faktiskt gör kontoret mer effektivt och produktivt när det har implementerats.
- Fråga dina teammedlemmar om det finns saker du inte har märkt som kan förbättra effektiviteten.
Ett stort projekt kan vara skrämmande för även den mest erfarna projektledaren. - 4Kommunicera planen effektivt. Att vara chef handlar om kommunikation. Varje steg på vägen, se till att medarbetarna i ditt team förstår vad som förväntas av dem och vad tidslinjen är.
- Använd olika metoder för kommunikation. Prata med människor personligen, använd anslagstavlor, skicka individuella e-postmeddelanden och gruppmeddelanden.
- Försök alltid att förstå såväl som att bli förstått. Det betyder att du måste ställa frågor och lyssna, vilket är viktiga aspekter av effektiv kommunikation.
Del 2 av 3: demonstrera projektledarskap
- 1Var en utåtriktad. Detta kan vara svårt om du inte är naturligt extrovert. Men att hantera människor och projekt kräver att du kan kommunicera och få människor att känna sig engagerade i projektet. Det bästa sättet att göra detta är att visa att du uppskattar dem och deras bidrag. Du kan göra detta genom att:
- Le och få ögonkontakt med människor du arbetar med
- Fråga teammedlemmarna hur deras arbete går och hur du kan vara till hjälp
- Skapa möjligheter för diskussion och grupplösning
- Visas tillgängligt. Tillbringa inte hela dagen låst inne på kontoret utom synhåll.
- 2Visa personligt mod. Ett stort projekt kan vara skrämmande för även den mest erfarna projektledaren. Se till att du "leder framifrån." Detta innebär att du själv kan ta risker, göra misstag och räkna ut beslut.
- Om du alltid ber andra att sticka ut halsen och ta personliga risker kan de förlora förtroendet för dig som ledare.
- Kom ihåg att det är okej att förstöra. Om du gör ett misstag eller ett dåligt beslut, låt andra veta att du tar ansvar och be om ursäkt om det är lämpligt.
- 3Visa karisma. Många tror att karisma är något folk föds med, inte något som man kan lära sig. Det finns dock många sätt att odla och visa karisma. Människor dras till karismatiska ledare och tycker vanligtvis att de är trevliga att arbeta för.
- Visa dina känslor. Karismatiska människor låter andra veta när de är nöjda, upprörda, upphetsade eller nervösa. Du kanske tror att du måste dölja hur du mår för att bli professionell. Det finns dock ett lyckligt medium som karismatiska människor vet hur de ska slå till.
- Visa ditt intresse för andra såväl som de saker som är intressanta för dig. Var inte rädd för att berätta en intressant historia om dig själv om det hjälper människor att engagera dig.
- Visa dina smarts. Försök inte att dölja din egen intelligens eller färdigheter. De är en del av det som har fått dig dit du är.
- Var detaljorienterad när du har att göra med andra människor. Lägg märke till små saker om dina interaktioner, som kroppsspråk, ansiktsuttryck och språk.
- 4Vara optimistisk. Andra personer i ditt team kan ibland förlora förtroendet för projektet. De kan känna sig överväldigade eller osäkra på det slutliga resultatet. Som chef ska du ha en optimistisk attityd så att alla vet att du är säker på att nå det slutliga målet.
- Använd en "kan göra" attityd. Om någon i ditt lag plundrar, gå in för att stödja deras ansträngningar.
- Var villig att göra justeringar i planen om saker verkar inte fungera.
Bra projektledare kan vara skillnaden mellan ett framgångsrikt och ett misslyckat projekt. - 5Ha en stark känsla av lagarbete. Som projektledare måste du uppskatta värdet av teamet. Även om alla inblandade arbetar individuellt med olika aspekter av projektet, är det ditt ansvar att se till att människor förstår hur delarna passar ihop och är beroende av varandra.
- Du kan hålla projektmöten eller träffas för att hjälpa teammedlemmar att se hur deras arbete passar ihop och lära känna andra i teamet.
- Kom ihåg att varje roll är viktig. Behandla inte vissa lagmedlemmar som om deras bidrag är viktigare än andras.
- 6Delegera. Du kan inte göra det ensam. Du kan ha många färdigheter som har lett dig till att vara projektledare; du måste dock se till att resten av ditt lag också har gott ansvar.
- Tilldela uppgifter baserat på människors styrkor. Det finns ingen anledning att ge människor jobb de inte är beredda på.
- Om du är osäker på någons förmåga att utföra en roll, ge dem en kompis eller ett team. Kolla in dem regelbundet för att se hur de mår.
- 7Var noga med att inte "micromanage" teammedlemmar. Detta kväver kreativitet och kväver motivation. Håll koll på utvecklingen av de olika projektfunktionerna med rimliga tidsintervaller och ge teammedlemmarna frihet att arbeta produktivt.
Del 3 av 3: hantera risker och problem för ett projekt
- 1Identifiera potentiella risker. Varje projekt har vissa risker kopplade till det. Det kan vara finansiella risker för företaget eller andra typer av risker. I början av alla projekt gör du en lista över saker som verkar vara risker och håll listan till hands.
- Riskerna kan vara väldigt konkreta, till exempel "Vi betalar för en större arbetsyta, men vi kanske inte får tillräckligt med beställningar för att göra det värt att öka hyran."
- Risker kan också ha att göra med personal, till exempel "Vi anställde en ny avdelningschef, men han är väldigt ung och oerfaren inom detta område."
- Det kan finnas personliga risker för dig, till exempel "Om jag inte uppfyller den kvot som styrelsen fastställt, kan jag förlora min position."
- 2Utför riskanalys vid behov. Vissa projekt eller företag kräver en riskanalys innan ett projekt börjar. Detta kan vara ett bra verktyg för att hjälpa dig som chef att veta vilka risker som är vettiga att ta och hur risker kan undvikas eller minskas.
- Du kanske kan utföra en riskanalys själv, eller det kan finnas någon i ditt företag vars jobb det är att göra det.
Om du inte prioriterar de viktigaste delarna av projektet kan du fastna i små detaljer eller distraktioner. - 3Bedöm risker kontinuerligt. Det är fantastiskt att göra en lista över risker i början av ett projekt. Men när projektet utvecklas kommer riskerna sannolikt att förändras. Nya kommer att dyka upp och andra kan lösas upp. Håll ögonen öppna för potentiella risker hela tiden.
- Du kan lägga till nya risker i din ursprungliga lista och stryka bort de som inte längre finns.
- Fråga dina teammedlemmar om de har märkt något på vägen som kan utgöra en ny risk.
- 4Förbered dig på det okända. Oavsett hur mycket du försöker planera kommer det alltid att finnas överraskningar och saker du inte kan förbereda dig för. Du kan dock göra ditt bästa för att se till att du är redo för en kurvboll om du skulle komma dit.
- Se till att det finns extra pengar i någon budget för oförutsedda utgifter. Du kan stöta på oväntade kostnader och du vill kunna täcka dem enkelt.
- Se till att du har gott om personal. Om någon blir sjuk eller måste lämna projektet vill du inte känna dig allvarligt underbemannad.
- Säkerhetskopiera alla filer och relevant information.
- Kör planer av den översta ledningen för att se till att det inte finns saker du har förbisett eller viktiga faktorer som du inte känner till.
- 5Ta itu med riskerna så snabbt som möjligt. När du har identifierat en risk, vidta åtgärder. Du kanske inte kan lösa problemet helt eller få risken att försvinna, men du kan förmodligen hitta ett sätt att minimera risken eller mildra det fallutfall som kan uppstå.
- Om du märker att en person i ditt lag är ansvarig av någon anledning, håll ett öga på dem och se till att de har det stöd och den tillsyn de behöver för att utgöra så liten risk för projektet som möjligt.
- Om projektet är riskabelt på grund av dess omfattning och tidslinje, be om en förlängning eller prata med den översta ledningen om vad ett mer realistiskt mål kan vara.
- Om det finns risker för människors personliga säkerhet, adressera dem omedelbart. Ingen ska arbeta i en situation som är farlig för deras fysiska eller mentala hälsa.
- I början av ett projekt, reflektera över ditt eget arbete i tidigare projekt för att identifiera några av de viktigaste sakerna du gjorde.
Kommentarer (3)
- Var och en av mina frågor besvarades av guiden. Jag älskar dig, vem som helst som publicerade den här artikeln.
- Jag har hanterat mina projekt baserat på mina egna försök och fel-metoder. När jag "snubblat" över den här artikeln hjälpte det mig att reflektera över mina befintliga metoder för att hantera projekt. Av de punkter som är relaterade i den här artikeln påminner vissa om mitt tidigare "snubblar" och andra förstärker ytterligare det jag har gjort rätt. Nu har jag ett mer strukturerat och styrt sätt att närma mig mina framtida projekt. Tack så mycket för detta!
- Jag är projektledare och jag tycker att den här artikeln är mycket hjälpsam och detaljerad.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
