Hur skriver jag ett projektomfång?

Börja med ett mål i åtanke ("vad"). Av de sju vanorna som Stephen Covey beskrev i sin klassiska bok "Seven Habits of Highly Effective People" är denna vana helt nyckeln till framgång för alla projekt. När du arbetar med dina intressenter ställer du mycket spetsiga frågor om "vad deras produkt eller tjänst förväntas ge till marknaden eller organisationen?". Känn resultatet och dess planerade fördelar. Detta är den kritiska milstolpen som ditt projekt kommer att uppnå.

• Till exempel: Låt oss anta att som svar på din "vad" -fråga sa din klient att de vill lansera en webbaserad programvara för att sälja widgets online, med en potentiell kundbas i Nordeuropa och Europa. Genom denna artikel kommer vi att fortsätta med detta exempel.

Vet varför en viss produkt eller tjänst är viktig för din klient och kan vara för din klients kunder ("varför"). "Varför" kanske du frågar... ja, om du vet svaret på den här frågan, kan du skriva ut omfånget på ett sätt som i slutändan kommer att påverka produktens design.

• Fortsätt med exemplet ovan, i din upptäckt session du räknat ut att kunderna till din klient är multinationella organisationer med fotavtryck som spänner över två kontinenter. Din klient är en stor leverantör av dessa widgets för dem. För att effektivisera hanteringen av leverantörskedjan och minska kostnaderna samtidigt som kundnöjdheten förbättras är det viktigt för din kund att flytta sin verksamhet online. Orderförvärv, orderhantering och betalning av alla dessa aspekter kommer att driva deras kostnadsminskningsstrategi. När du väl känner till denna detaljnivå fick du ytterligare förståelse för omfattningen att slutprodukten ska ha ett användargränssnitt för orderhämtning och mottagande av betalningarna blir det också tydligare att eftersom användarbasen är spridd över kontinenter kan du behöva ta hand om ytterligare språk i front-end-verktyget och valutakonvertering när du behandlar betalningar.

Ser du hur viktigt det är att fånga dessa fakta i ditt omfång för att i slutändan påverka designen?

Vet vem som är andra viktiga intressenter i projektet ("vem"). Intressent är per definition en person eller en organisation som har ett intresse av projektet. med andra ord kommer projektets existens att påverka deras dagliga verksamhet och potentiellt lönsamhet. Några exempel på intressenter i exemplet vi har tagit kan vara slutanvändare, orderhanteringsenhet för backoffice, ett rederi som levererar widgets, en tredje parts betalningsbehandlare, finansenheten i din klientorganisation som kan leta efter mycket tydliga mätvärden och rapportering av order etc. Hur påverkar det omfattningen? När du bedömer olika användarbaser av applikationen som din klient vill bygga, kommer du att inse att applikationen kommer att beröra mycket fler områden i din klients organisation utöver de primära kunderna. Du kommer också att notera att det finns backoffice-behandlingskrav. Eftersom det finns externa betalningsbehandlare inblandade måste du inkludera anslutning, nätverk och betalningsgatewaykrav i ditt omfång. Att sakna en av de viktigaste intressenterna kan ha en betydande inverkan på projektets framgång.

Andas djupt - det är dags för "hur". Hur du ska närma dig projektet är frågan du kommer att sluta spendera mest av din tid under upptäckt. Att svara "Hur" kommer närmast designen och kan få dig att känna att du går utanför din "komfortzon", men så är inte fallet. Det är viktigt att veta om "hur" produktleveransen på hög nivå, för när du samlade information om "vad", "varför" och "vem" dokumenterade du en del av omfattningen. i alla fall, säg att en av kunderna är i ett land där kreditkortshantering inte är allmänt accepterad eller har betydande återbetalning om de betalas genom kreditkort. Uppenbarligen kanske detta inte är ekonomiskt vettigt för din klient.

• Vid denna tidpunkt är din roll inte att identifiera vad den alternativa betalningshanteringslösningen kan vara, utan det kommer att vara viktigt för dig att notera att en alternativ betalningshanteringsmetod kommer att vara avgörande för framgången för projektet och det är den direkta effekten på projektets omfattning.

Tänk på "där" nästa. En av de viktigaste framgångsfaktorerna för alla projekt är dess platsstrategi. Var ska projektet utvecklas? Var ska stödsystemen hållas? Var kommer backoffice-verksamheten som orderhantering, förpackning, redovisning etc.? Vad sägs om något kundservicecenter? Ur ett räckviddsperspektiv är det viktigt att känna till "var" eftersom det kan påverka strategiska partnerskap som din klient kan behöva upprätta för att anställa talang och ledningspersonal för en pågående verksamhet. Din projektplan inte är fullständig förrän en kapacitetsplan är klar och humankapitalpoolen identifierats. Inkludering av "var" i omfattning är grunden för en projektplan som sannolikt kommer att ha en framgångsrik inverkan.