Hur skapar jag villkor och sekretesspolicyer för ett företag?

Innan du utarbetar villkor för ditt företag, se till att bekanta dig med gällande lagstiftning i ditt område och hitta exempel på villkor online.

Villkor och sekretesspolicyer är viktiga juridiska dokument för alla företag att ha. I villkoren anges var och en av företagets och kundens rättigheter och skyldigheter. Sekretesspolicyer beskriver hur företag underhåller och använder kundernas personliga information. Du kan hitta resurser på internet som hjälper dig att skapa dina egna villkor och en integritetspolicy som passar din speciella situation, men du bör alltid rådgöra med en advokat för småföretag innan du slutför dessa viktiga juridiska dokument.

Del 1 av 4: förbereder dig för att utarbeta dina villkor

1
Förstå villkoren. Villkor (T & C) lägger grunden för kundinteraktion med ditt företag och definierar hur ditt företag kommer att interagera med sina kunder. De beskriver dina procedurer och processer, begränsar ditt ansvar och anger de avtal som du och kunden har gått med på att vara bundna av. Du kan tänka på dem som ett kontrakt mellan ditt företag och din kund. De kommer att styra vad dina rättigheter och skyldigheter är som ett företag och vad dina kunders rättigheter och skyldigheter är.
- Du kan ofta hitta en "boilerplate" användarvillkor som du kan använda som riktlinjer för att skapa dina egna.
2
Lär dig de grundläggande områdena som T & C adresserar. Den exakta informationen i dina villkor beror på vilken typ av verksamhet du har. Det finns dock flera grundläggande områden som nästan alla villkor bör behandla:
- Produkter och tjänster.
- Priser och betalning.
- Garantier och garantier.
- Upphovsrätt och varumärken.
- Avslutad tjänst.
- Gällande lag, Du bör inkludera en bestämmelse som anger lagen som reglerar dina villkor (dvs. din egen statliga lag).
- Ändringar i överenskommelse. Du vill inkludera en klausul om att du kan ändra villkoren när som helst.
3
Gör en lista över de villkor som ditt företag behöver. Efter att ha granskat typerna av villkor kommer det att bli tydligt vilka som gäller för din specifika situation och vilka som inte gör det. Skriv ner de du ska ta med i ditt eget dokument.
- Mest alla företag vill inkludera upphovsrätten, ändringar i avtalet och reglerande lagbestämmelser.
- Alla företag som säljer produkter måste inkludera retur, återbetalning och förlust.
- Alla företag som erbjuder tjänster bör innehålla en uppsägning av tillhandahållandet av tjänster.
- Om du länkar till andra webbplatser vill du definitivt inkludera en länk till webbplatser.
- Om du tillåter kommentarer på din webbplats bör du inkludera en bestämmelse som begränsar ditt ansvar för saker som förtal.
4
Identifiera och granska allmänna villkor. Du kan börja med att hitta generiska termer och villkorsmallar på internet. Du kan till och med hitta dem skräddarsydda för specifika länder, som Storbritannien. Med hänvisning till din ursprungliga lista hittar du de klausuler du behöver från mallarna. Du kanske vill skriva ut mallarna så att du kan cirkulera vad som är relevant för din situation och markera vad som inte är. Att klistra in dem i ett datordokument kan också fungera bra.
- Tänk på att varje företag är annorlunda. Det är av den anledningen att du alltid läser igenom den noggrant när du använder en generisk mall för att undersöka vilka aspekter som gäller och inte gäller för ditt företag. Använd aldrig en generisk mall utan att läsa den noggrant.
5

Hitta och granska exempelvillkor från liknande företag. Efter att ha tittat på en generisk mall, titta på villkoren för ett företag som liknar ditt eget. Om du till exempel säljer produkter online kan du titta på villkoren för en återförsäljare online. Om ditt företag tillhandahåller en tjänst (t.ex. installation av värmare och luftkonditioneringsapparater), gå till webbplatsen för ett ansedd värme- och luftkonditioneringsföretag för att se dess villkor. Du kanske vill skriva ut villkoren så att du kan cirkulera vad som är relevant för din situation och markera vad som inte är.

Sekretesspolicyer är viktiga juridiska dokument för alla företag att ha — Villkor och sekretesspolicyer är viktiga juridiska dokument för alla företag att ha.

Del 2 av 4: utarbeta dina villkor

1
Se dina prover. När du väl har övervägt ditt företags behov och utfört all din forskning är du redo att utarbeta dina egna villkor. Med hänvisning till villkoren du samlat, välj och välj vissa meningar eller hela stycken som gäller ditt företag. Om du hittat ett prov som fungerar exakt, använd gärna det i sin helhet. I den situationen kan du spåra ditt prov och förbereda dina villkor från det dokumentet ensam.
- Prover från företag som liknar dina egna fungerar bäst.
- Med hjälp av dina prover kan du gå igenom alla de viktigaste T & C- områdena som tidigare listats (som produkter och tjänster) och använda relevant information som du identifierade i provet för att skapa dina egna T & C.
2
Definiera vilka produkter och / eller tjänster ditt företag kommer att erbjuda kunden. Börja med produkter och tjänster, se till att definiera alla termer som kan orsaka förvirring, såsom användning av "varor" för att hänvisa till fysiska produkter eller tjänster som utförs. Dessutom bör du inkludera information om hur dina policyer avseende dessa produkter och tjänster kommer att kommuniceras till kunden.
- Till exempel "Vår returpolicy för Product X finns på vår webbplats och är också tryckt på alla fakturor och kontoutdrag."
- Skräddarsy all information från prover till ditt eget företags produkter och tjänster.
3
Ange villkoren för prissättning och betalning. Du bör ha ett avsnitt som anger vilka typer av betalning du accepterar, när betalning ska betalas och vad som kommer att hända om betalning inte mottas i tid eller i rätt belopp. Du bör också inkludera information om vad priset gör och inte inkluderar (till exempel om priset inkluderar skatter och avgifter). All information om möjliga prishöjningar bör inkluderas här.
- Detta avsnitt innehåller också information om retur, återbetalning och förlust. Om du accepterar returer vill du meddela dina kunder din returpolicy (t.ex. 30 dagar efter köpet). Om du ger återbetalning bör du låta kunderna känna till villkoren.
- Du kanske också vill inkludera en ansvarsfriskrivning. En ansvarsfriskrivning är ett uttalande som informerar kunderna om att du inte är ansvarig för vissa typer av förluster. Du kan till exempel inkludera en ansvarsfriskrivning om att du inte ansvarar för produkter som går sönder vid returfrakt.
4

Förtydliga garantier och garantier. Upprätta villkoren för eventuella garantier eller garantier, inklusive hur länge de är giltiga och vilka villkor som kan ogiltigförklara dem.
5
Ge upphovsrättsmeddelanden. För att skydda ditt originalverk bör du tillhandahålla meddelanden om upphovsrätt. Ett meddelande om upphovsrätt berättar helt enkelt för världen att ditt verk är original och är skyddat enligt upphovsrätten. Ett meddelande om upphovsrätt bör innehålla: ordet "copyright" och ett "c" i en cirkel (©) samt publiceringsdatum och namnet på författaren och / eller ägaren till copyright. <Om du har några varumärken, du vill se till att notera dem på din webbplats också.
- Om ditt företag involverar en webbplats eller sociala medier där kunder kan publicera bör du också skilja mellan vad som är din immateriella egendom och vad som, om något, förblir kundens immateriella egendom.
6

Erbjud information om hur man avslutar relationen. Du bör inkludera information om hur kunder kan avsluta sin relation till ditt företag. Detta kan inkludera hur du stänger eller avbryter ett konto, samt hur du avslutar alla tjänster du tillhandahåller kunden.
7
Begränsa ditt ansvar. Företag kan hållas ansvariga för en mängd olika saker om inte deras T & C har specifika språk som begränsar ansvar. Om du till exempel äger ett gym skulle du vilja begränsa ditt ansvar genom att säga att du inte ansvarar för personer som skadar sig på din egendom. Inkludera en ansvarsfriskrivning som anger vad du inte kommer att hållas ansvarig för.
- Som ett annat exempel, om ditt företag inkluderar en webbplats eller sociala medier, skulle du vilja att en ansvarsfriskrivning förklarar att du inte är ansvarig för riktigheten i kommentarer från tredje part. Det kan också sägas att du inte stöder dessa kommentarer.
- En annan vanlig typ av ansvar är för stöld av personlig information. Om du inte håller kundinformation säker kan du vara ansvarig för de förluster de drabbas av på grund av stölden. Du kan dock inkludera en ansvarsfriskrivning som vägrar ansvar för informationsstöld om kunden inte använder ett säkert lösenord.
- Medan din ansvarsfriskrivning inte helt skyddar dig från ett skadeståndsanspråk, kan det minimera dina skador.
8

Anlita en advokats tjänster för att granska ditt arbete. En advokat som är specialiserad på kontrakt kan se till att dina villkor innehåller allt du behöver för att skydda dig själv och ditt företag. Han eller hon kan också se till att ditt dokument följer befintlig avtalslagstiftning. Du kan läsa mer om avtalslagar online.

Du vill inkludera en klausul om att du kan ändra villkoren när som helst.

Del 3 av 4: förstå rättsliga krav för integritetspolicyer

1

Bestäm om du behöver en integritetspolicy. Om du samlar in personlig information från kunder, antingen genom transaktioner eller genom att de besöker en webbplats eller en social mediasida, bör du ha en sekretesspolicy. En policy är ditt löfte till användarna om hur du samlar in, använder, delar och skyddar deras data. I Federal Trade Commission (FTC) reglerar integritetsfrågor i USA Byrån diskuteras vikten av integritet och politik på FTC webbplats. Den Small Business Administration (SBA) erkänner också vikten av integritet och sekretesspolicy på SBA webbplats.
2
Förstå typerna av klausuler i sekretesspolicyn. Sekretesspolicyer innehåller ett antal olika klausuler. Dessa inkluderar men är inte begränsade till dessa typer av bestämmelser:
- Vilken information du samlar in. Du kan samla e-postadresser eller mer känslig information som telefonnummer, adresser, kreditkortsnummer eller personnummer.
- Hur du använder informationen du samlar in. Du kan använda informationen för att bättre kommunicera med kunder eller för att ge dem nya produkter.
- Om du lämnar ut informationen till andra och till vem. Om du till exempel använder ett rederi som du ger kundinformation till, måste du inkludera denna information i din integritetspolicy.
- Att du kan ändra policyn efter eget gottfinnande. Det är viktigt att vi förbehåller oss rätten att ändra din egen policy.
- Loggdata tillhandahållande. En sådan bestämmelse berättar för användarna att viss information loggas i webbläsaren de använder och servern du använder.
- Cookie-klausul. Webbplatser lagrar vanligtvis cookies på datorer och denna typ av klausul meddelar användarna som sådana.
- Kontaktinformation för användare som har sekretessfrågor eller problem. Du bör ge användarna ett sätt att kontakta dig om de har några frågor om din policy.
- Klausuler om du tjänar personer under 13 år. Om din webbplats betjänar de under 13 år måste du lära dig integritetsreglerna särskilt för barn. Du kan besöka Federal Trade Commission webbplats för att läsa dessa regler.
- Avsättningar för vårdföretag. Om ditt företag tillhandahåller hälso- och sjukvårdstjänster till allmänheten kan du behöva ha en HIPAA-sekretesspolicy (Health Insurance Portability and Accountability Act). Du kan lära dig mer om reglerna för en HIPAA-sekretesspolicy genom att granska webbplatsen för avdelningen för hälsa och mänskliga tjänster.
3

Se till att du inte lovar mer än du kan utföra. Ett vanligt fel i sekretesspolicyn är att säga något som "Vi delar inte din personliga information med någon tredje part." Tyvärr, på grund av karaktären av försäljningstransaktioner och online-verksamhet, finns det i princip inget sätt att undvika delning av denna information. Till exempel måste banken som behandlar en kreditkortsbetalning från en kund ha åtminstone en del av kundens information. Att göra uttalanden som detta kan hamna i trubbel, varför det är viktigt att få din integritetspolicy granskad av en advokat.
4

Hitta och granska exempel på integritetspolicyer från ansedda källor. Skriv "integritetspolicy" i vilken sökmotor som helst för att ta fram integritetspolicy från olika företag. Yahoos integritetspolicy är bara ett bra exempel. Du kan också hänvisa till andra webbplatser, till exempel Better Business Bureau eller Small Business Association, för mallar.

En advokat som är specialiserad på kontrakt kan se till att dina villkor innehåller allt du behöver för att skydda dig själv och ditt företag.

Del 4 av 4: utarbetande av sekretesspolicyn

1
Utarbeta din egen integritetspolicy med hjälp av exemplen som vägledning. Det kan vara enklast att skriva ut policyerna eller klippa ut och klistra in dem i ett datordokument. När du granskar andra sekretesspolicyer, gör anteckningar om vad som gör och inte gäller för din situation. Kasta allt som tydligt inte är tillämpligt. Förvara allt som gäller för din situation. Revidera saker som gäller men behöver justeras för att bättre passa din situation. När du har granskat och markerat proverna använder du dina anteckningar och exemplet för att utarbeta din egen integritetspolicy.
- Bestämmelser som diskuterar informationen du samlar in och hur du använder och avslöjar den bör vara i ditt avtal.
- En klausul om att du kan ändra policyn bör vara i ditt avtal.
- En bestämmelse om att viss information är inloggad i webbläsare och servrar bör vara i ditt avtal (dvs. en loggdatauppgift).
- En klausul om att du kan lagra cookies på deras dator bör också ingå.
2
Ange policyn. Du måste tydligt förklara hur du samlar in, hanterar och använder kundens personliga information. Detta är särskilt viktigt om du använder internet för att behandla betalningar (de flesta företag gör), eller om du använder enkäter och andra marknadsföringsverktyg för att samla in kundinformation.
- Om du skriver en sekretesspolicy som innehåller din webbplats och / eller sociala medier bör du också förklara saker som din cookiepolicy (hur din webbplats lagrar dina kunders surfdata) och hur du delar kundinformation med andra.
- Om ditt företag någonsin skulle samla in information från barn under 13 år måste du också se till att du följer COPPA (Children's Online Privacy Protection Act). FTC: s webbplats erbjuder några användbara förslag på hur du följer denna regel.
3
Erbjud kunden ett val. En bra sekretesspolicy gör det möjligt för kunderna att välja något om vad ditt företag gör med sina uppgifter. Du kan till exempel erbjuda kunderna möjlighet att välja bort framtida kommunikation; i USA kräver CAN-SPAM ACT onlinekommunikation för att ha en opt-out- eller unsubscribe-funktion.
- Ge åtkomst till dessa uppgifter. Dina kunder ska kunna granska de uppgifter du har samlat in, ändra eller korrigera eventuella misstag och begära att du raderar data av någon anledning.
- Ge ett sätt att lämna in ett problem eller klagomål. Du bör göra det tydligt och enkelt för kunderna att kontakta dig med eventuella problem eller klagomål de har om deras data.
4

Säkra data. Ge ett tydligt och korrekt uttalande om hur du samlar in och skyddar dina kunders data. I vissa fall kanske du inte ens vet hur all din kunds data samlas in, särskilt om ditt företag använder verktyg som mobilappar och molnlagring. FTC rekommenderar att du pratar med en advokat som är specialiserad på nätlag eller en expert inom informationsteknik för att hjälpa dig att förstå exakt hur och vad du samlar in och lagrar.
5

Ge uppdateringar. Din integritetspolicy bör notera att den kan ändras och bör göra ändringar i policyn tydliga och tillgängliga. Du kan till exempel skicka ett e-postmeddelande som meddelar ändringar, eller så kan du lägga upp en uppdaterad länk till dina sociala mediekonton.
6

Behåll en advokat för att granska ditt arbete. En advokat som specialiserat sig på sekretesslagar kan se till att din policy innehåller allt du behöver för att skydda dig själv och ditt företag. Han eller hon kan också se till att ditt dokument följer befintliga sekretesslagar. Du kan lära dig mer om sekretesslagar på webbplatsen för småföretagsadministration.

Gör en lista över de villkor som ditt företag behöver.

Varningar

När du har skapat dina villkor och din integritetspolicy, se alltid till att kommunicera med dem som behöver förstå gränserna för fakturor och skyltning. Se också till att alla kunder förstår och är villiga att gå med på dessa också.
Informationen ovan utgör allmän information relaterad till lagen. Det utgör inte juridisk rådgivning. Om du söker juridisk rådgivning bör du rådfråga en advokat.
Inte alla juridiska former och mallar skapas lika. Vissa mallar online kanske inte överensstämmer med tillämplig lag. Var försiktig när du identifierar och förlitar dig på exempeldokument på internet.

Läs också: Hur anställer jag en advokat när du har låg inkomst?

Hur skapar jag villkor och sekretesspolicyer för ett företag?

Steg

Del 1 av 4: förbereder dig för att utarbeta dina villkor

Del 2 av 4: utarbeta dina villkor

Del 3 av 4: förstå rättsliga krav för integritetspolicyer

Del 4 av 4: utarbetande av sekretesspolicyn

Varningar

Kommentarer (2)

Läs också: