Hur organiserar du kvitton?

Om du till exempel använder ett bindemedel för att organisera dina kvitton kan du organisera dina flikavdelare per år.

Att organisera kvitton kan verka som en skrämmande uppgift, särskilt om du har papperslappar över hela ditt hem. Även om det inte finns något rätt eller fel sätt att sortera dina kvitton kan du försöka experimentera med olika organisationsmetoder för att se vilken som passar bäst för ditt hushåll eller kontor. Om du vill hålla kvar papperskvitton, samla in och sortera dem i ett enda område. Om du föredrar att sortera och komma åt dina slips lättare, använd en dator eller smartphone för att ordna dem istället.

Metod 1 av 2: samla in kvitton på papper

1
Gå igenom dina kvitton regelbundet så att de inte staplas upp. Varje vecka eller månadsvis, sortera dina kvitton och kassera allt du inte behöver. Som en allmän tumregel ska alla medicinska räkningar, kreditkortsutdrag, kontoutdrag och andra generiska räkningar förvaras i cirka ett år.
- Denna regel gäller inte viktiga filer som skattedeklarationer, kontoutdrag och låneavgifter. Håll dessa till hands.
2
Förvara dina kvitton i ett bindemedel eller arkivskåp. Om du inte har många kvitton, förvara dem i ett bindemedel. Fyll bindemedlet med arkskydd och skjut sedan kvitton i skyddet. Om du har många kvitton är ett arkivskåp en bättre lagringslösning.
- För att lägga till ett extra lager av organisation, använd märkta flikavdelare för att bättre sortera och ordna dina kvitton.
- Om ditt hushåll är litet fungerar ett bindemedel från 1 till 1¹ ⁄ ₂ tum (2,5 till 3,8 cm) bra. Om du arbetar för ett företag kan dock ett 7,6 cm långt bindemedel vara bättre.
- Med hjälp av märkta avdelare kan du organisera dina kvitton efter kategori, datum eller namn.
Till exempel kan du märka dina matvarukvitton med en grön tagg och dina gaskvitton med en blå tagg.
3
Sortera dina kvitton kronologiskt för att hålla reda på dina utgifter. Använd ett märkningssystem som hjälper dig att granska dina kvitton efter datum. Märk dina flikavdelare eller mappar med olika tidsintervall så att du lättare kan komma åt vissa kvitton. Försök att sortera dina filer efter år om du inte har många kvitton eller om du är medlem i ett litet hushåll. Om du leder ett stort företag eller en organisation kan du behöva ordna dina kvitton efter månad eller vecka.
- Om du till exempel använder ett bindemedel för att organisera dina kvitton kan du organisera dina flikavdelare per år. Om du använder ett arkivskåp kan du använda enskilda mappar för att representera varje månad på året.
4
Ordna dina kvitton efter kategori för att se hur mycket du spenderar på vad. Innan du placerar dina gamla kvitton i arkskydd eller mappar, sortera dina lappar i olika högar så att du kan få en uppfattning om hur mycket du spenderar på vissa föremål. När du har sorterat dina filer, ordna och distribuera kvitton till rätt plats.
- Om du till exempel håller reda på hushållens utgifter kan du sortera dina kvitton i kategorier som matvaror, gaspengar, kläder och andra nödvändigheter.
- Om du hanterar ett större företag kan du sortera dina kvitton efter bank, kreditkonton och försäkringsbetalningar.
5
Ordna dina kvitton efter namn om du gillar saker i alfabetisk ordning. Välj olika kategorier eller grupper att använda för ditt arkivsystem som är meningsfulla för dig. Om du kommer från ett stort hushåll eller arbetar för ett företag kan det vara lättare att sortera kvitton efter namnen på dina hushållsmedlemmar eller kollegor.
- Sortera kvitton i alfabetisk ordning i en större mapp. Om du till exempel hade en kategori som heter "Matkostnader" kan du sortera dina kvitton så här: Applebees, Bob's Bakery, Burger King, etc.

Kategorisera dina kvitton mer detaljerat — Skapa mer specifika undermappar i dessa stora mappar som kan hjälpa dig att organisera och kategorisera dina kvitton mer detaljerat.

Metod 2 av 2: ladda upp dina kvitton digitalt

1
Skanna dina gamla kvitton så att du kan återvinna de. Investera i en liten skanner som du kan köra dina gamla kvitton igenom. Skapa ett verksamhetscenter nära din dator eller bärbara dator och ägna sedan en bit tid varje vecka eller månad till att skanna och ladda upp dina kvitton till ett digitalt gränssnitt. Kasta inte ut några kvitton förrän du har skannat dem framgångsrikt till din dator eller bärbara dator.
- Om du inte har en skanner till hands, ladda ner en skanningsapp till din telefon istället. Använd den här appen för att skanna en bild av kvittot så snart du får det. Några bra appar på marknaden är Scannable, Scanner Pro, CamScanner och Genius.
- För enklare åtkomst och hämtning, försök att konvertera alla dina skanningar till ett PDF-filformat.
2
Sortera dina skanningar i digitala mappar och undermappar. Skapa digitala mappar med tydliga och effektiva rubriker. Om du har ett kronologiskt arkivsystem skapar du mappar märkta efter månad eller år. Om du har ett alfabetiskt arkivsystem, överväg att skapa mappar baserat på en bokstav. Skapa mer specifika undermappar i dessa stora mappar som kan hjälpa dig att organisera och kategorisera dina kvitton mer detaljerat.
- Om du till exempel använder ett kategoriskt arkivsystem, märk en av dina mappar som "Livsmedel". Skapa undermappar som är relaterade till olika butiker i den här mappen.
- Om du använder ett kronologiskt arkivsystem kan du ha en mapp märkt "2020" och sedan ha undermappar märkta som januari, februari och så vidare.
3
Märk dina filer efter datum så att du snabbt kan komma åt dem. Tänk på en effektiv stenografi som gör det enkelt för dig att hitta och referera kvittot senare. Om du föredrar ett kronologiskt arkivsystem anger du året följt av det specifika datumet. Om du gillar kategorisk arkivering kan du märka kvittot med butikens namn och datum för köpet. Experimentera med olika etikettnamn tills du hittar ett system som fungerar bäst för dig och ditt hushåll.
- Du kan till exempel märka enskilda filer som: "Jan_04_2019" eller så kan du prova något som "Supermarket_Jan_04."
- Om du föredrar ett kategoriskt eller alfabetiskt arkivsystem kan du märka dina mappar som " Albertson Grocery Run 14" eller något liknande.
- På vissa datorer kan du märka och märka filer efter färg. Om din dator eller bärbara dator har den här funktionen kan du försöka använda den för att bättre sortera dina kvitton. Till exempel kan du märka dina matvarukvitton med en grön tagg och dina gaskvitton med en blå tagg.
Om du har många kvitton är ett arkivskåp en bättre lagringslösning. För att lägga till ett extra lager av organisation, använd märkta flikavdelare för att bättre sortera och ordna dina kvitton.
4
Skapa en säkerhetskopia på din dator för att skydda och säkra dina skanningar. Ta ett tomt USB-minne och sätt in det i din dator eller bärbara dator. Använd markören för att kopiera och klistra in kvittonfilerna från datorn till lagringsstaven. Försök att uppdatera denna lagringspinne med några månaders mellanrum så att du får en uppdaterad säkerhetskopia av dina kvitton.
- En extern hårddisk kan också fungera för detta.
Variation: Ladda ner en kvitto-skanningsapp om du inte vill använda din dator. Sök efter mobilappar som har en skanningsfunktion och låter dig spara dina uppladdade kvitton i appen. Med den här typen av system på plats kan du skanna och sortera dina kvitton när du är på språng. Några populära appar för kvittoskanning är Expensify, ABUKAI Expenses, Quickbook, Receiptts by Wave och Certify Expense.

Saker du behöver

Samla papperskvitton

Pärm
Arkskydd
Flikavdelare
Arkiveringsskåp
Mappar

Ladda upp dina kvitton digitalt

Skanner eller kameratelefon
Dator eller bärbar dator
USB sticka

Läs också: Hur man bygger rikedom i 20-talet?