Hur löser man en kundserviceproblem genom att klaga effektivt?

Gå till saken på ett proaktivt och artigt sätt. I motsats till vad folk tror är det de trevliga människorna som hamnar i kundservicevinnarna. Detta betyder inte att vara snygg. Det betyder bara att du ska vara någon som folk vill hjälpa till.

Gör ett klagomål i taget. Att ringa upp och rulla av tio saker som behöver snabb upplösning är ett garanterat sätt att få människor att ställa in dig. Bara en fråga kan verkligen tas upp i taget, så det är bättre för dig att ringa en uppföljning när kundtjänst är på din sida och du har en kontaktperson som du kan ta itu med andra frågor med.

Ljug inte eller överdriv inte. Att överdriva ett problem är vanligtvis mycket uppenbart för kundtjänstpersonal, eftersom de hanterar samma problem dag efter dag. Det är inte riktigt långt att ljuga direkt heller när de börjar ställa frågor. En mycket bättre strategi är att uttrycka en verklig känsla av brådska: "Jag ska ut ur staden." "Jag känner mig verkligen hjälplös i den här situationen." "Jag behöver verkligen din hjälp." Förvänta dig ett empatiskt svar i gengäld.

Var vänlig. Du vill vara någon som folk vill hjälpa till. Den andra parten har resurser att hjälpa om han / hon vill. En ärlig, artig, rak begäran om hjälp, när den uttrycks tydligt, bör ge det resultat du vill ha. Det ligger verkligen i den andra partens långsiktiga intressen att ge dig tillfredsställelse.

• Introduktion av negativitet hjälper vanligtvis inte. Håll sakerna lätta, vänliga och lugna. Ta bara upp problemen.

Uppföljning. När en lösning har överenskommits, ge den andra parten gott om tid att genomföra den och ring sedan tillbaka för att verifiera att den har gjorts. Om de ärligt och rättvist har hjälpt dig, kommer de gärna prata med dig igen för att ge dig de goda nyheterna om problemets lösning. Om det inte har hänt, gå in i ytterligare diskussion för upplösning.

Be om den hjälp du behöver. Antag inte bara att de vet vad du vill. Ibland måste det stavas ut. Erbjud din egen lösning, eller låt dem beskriva en. De kan förstå faktorer som du inte känner till.

Dokumentera ditt samtal. Notera vem du pratade med och när och vad som diskuterades. När du har att göra med mer än en representant kommer det att göra det lättare för dig. De flesta kundtjänstpersonal ger dig gärna deras namn, telefonnummer och till och med en e-postadress.

Vara mogen. Kommunicera på ett professionellt sätt. Du kommer att behandlas professionellt i gengäld.

Förvänta dig resultat. Du vill att positiva saker ska hända i din interaktion med kundtjänstrepresentanter. Det är deras jobb att hjälpa, så om du inte ger dem en anledning att inte göra det, har du all rätt att förvänta dig ett positivt resultat.

Ge beröm där det är motiverat. När du följer upp, beröm och tack om du tycker att de är förtjänade. Ett enkelt "tack" - som ett leende - går långt och kostar ingenting. Det uppmuntrar också den andra parten att fortsätta hjälpa dig.

Låt personen hjälpa dig att göra sitt jobb. Det finns vanligtvis ett förfarande att följa. Lär dig mer om den processen, känn tidsramen och låt den andra parten följa igenom. Att ringa tillbaka för tidigt kan orsaka dåliga känslor och dåliga resultat. Om en rimlig tid har gått utan att ha hört från dem kan du följa upp med ett samtal för att uppmuntra dem att fördubbla sina ansträngningar för dina räkning.

Var resonabel. Be inte om en biffmiddag för att ersätta din brända burger. Det är rättvist att fråga om vad som är rimligt och praktiskt. Ramarna för de flesta företag kommer att tillgodose detta.

Prata med "ja" människor. Undvik "inga" människor. En "ja" person är någon som har kraften och förmågan - även lutningen - att säga "ja." En "nej" person är någon vars jobb det är att säga "nej" och inte kunde ge ett "ja" även om de ville.

• Fråga bara om de har förmågan och befogenheten att lösa ditt problem. Om inte, fråga efter den som gör det.
• Du kommer att upptäcka att riktiga "ja" människor är de svåraste människorna att nå i någon organisation. Företag har vanligtvis ett ekonomiskt intresse av att säga "nej." Ge inte upp. Försök få namn och kontaktinformation för dessa "ja" personer och lär dig det bästa sättet att nå dem.