Hur planerar du dina affärsresor?
Detta är vanligtvis viktigare för internationella resor, men det kan också vara relevant för inrikesresor.
Att planera en arbetsrelaterad resa kan vara en stressande strävan. Utöver dina vanliga reseproblem måste du också hålla ditt sinne fokuserat på affärsaspekten av din resa. Affärsresor behöver dock inte vara stressande. Med lite planering och förberedelser kan du hjälpa till att din resa går så smidigt som möjligt så att du kan hålla fokus på ditt arbete.
Del 1 av 3: göra researrangemang
- 1Ta reda på om du behöver något speciellt boende. Beroende på vart du reser till kan du behöva göra vissa boenden åt dig själv. Detta är vanligtvis viktigare för internationella resor, men det kan också vara relevant för inrikesresor.
- Om du reser internationellt kan du behöva säkra ett visum innan du lämnar. Du kan också behöva vissa vaccinationer, inklusive läkemedel mot malaria.
- Om du reser till en stad i en höjd över 4900 meter (1500 meter) kan du vara mottaglig för höjdsjuka. Försök ge dig själv några dagar att acklimatisera innan du gör något ansträngande och börja dricka två till tre liter vatten varje dag för att hålla dig hydratiserad.
- Om du reser utanför landet, ta reda på om du säkert kan dricka kranvattnet där du kommer att vara. Om inte, måste du hålla fast vid vatten på flaska, för att hålla dig frisk.
- 2Sätt ihop en resväg. Att ha en resväg är det enklaste sättet att se till att du förblir enligt tidtabellen och inte glömmer några viktiga uppgifter på din resa. Att veta vart man ska gå och vad man ska göra, samt vilken tid allt måste hända, kommer att hjälpa till att effektivisera dina resplaner från början till slut.
- Börja med det datum och den tid du checkar in och ut från ditt hotell och arbeta dig igenom allt du kommer att göra medan du är ute och reser.
- Glöm inte att hålla koll på ditt flygs ombord- och avgångstider så att du vet när du behöver anlända till flygplatsen.
- Markera alla arbetsrelaterade händelser i ditt schema. På så sätt kommer dina viktigaste prioriteringar inte att gå vilse i blandningen.
- 3Boka hotell, flyg och allt annat som kräver bokning. Titta online för att hitta de bästa erbjudandena för flyg och hotell. Vissa webbplatser, som Expedia, låter dig boka flyg, hotell och hyrbilar på samma plats.
- När du bokar ditt flyg, se till att du använder ditt sky miles-konto så att du kan få poäng och belöningar. Du kanske till och med har tillräckligt med sky miles redan för att täcka kostnaden för ditt flyg!
- När du bokar ditt hotell, se om du kan använda sky miles eller få poäng mot ett belöningsprogram. Du bör också notera ditt hotells regler för incheckning, utcheckning, parkering och antal personer per rum.
- Om du behöver en hyrbil, se till att alla vägar du ska köra är säkra med din hyrbil. Undersök om du behöver tvåhjulsdrift eller fyrhjulsdrift. Titta runt med olika hyrbilsföretag för att se vilka som har bäst pris.
- Vissa kreditkort har också belöningsplaner och förmåner för resor. Se om ditt kreditkort har någon av dessa fördelar.
Välj återbetalningsbara biljetter när du ordnar din affärsresa, om det är möjligt.
Del 2 av 3: förbereder dig för din resa
- 1Kontrollera att ditt ID / pass är uppdaterat. Du kanske inte behöver ett pass om du reser inrikes i affärer, men du behöver ett för internationella flygningar. Även på inrikesflyg behöver du ett giltigt, utfärdat ID. Underlåtenhet att ha rätt identifiering kan försena eller till och med förhindra din resa helt.
- Se till att all din identitet är giltig och uppdaterad i god tid, eftersom det kan ta flera veckor innan nya dokument förbereds.
- 2Bestäm hur du får din biljett. Om du får din biljett digitalt (som till exempel på din smartphone) behöver du inte oroa dig för att skriva ut eller förlora en biljett. Om inte, måste du komma till flygplatsen lite tidigt för att skriva ut din biljett. Även med självbetjäningskiosker säkerhetskopieras raderna för utskrift av biljetter då och då.
- Ge dig själv minst 15 till 20 minuter extra om du behöver skriva ut din biljett vid ankomst till flygplatsen.
- Om du har en pappersbiljett, håll den någonstans där du inte tappar den. Du kanske vill lagra det med ditt ID eller pass för att se till att du inte förlorar något av dessa dokument.
- Om du använder en digital biljett, se till att du kommer att ha mottagning vart du än flyger för returresan. Om du inte kan dra upp den på telefonen måste du troligtvis skriva ut en papperskopia på flygplatsen.
- 3Försök att undvika att kontrollera påsar. Kontrollerade väskor kan gå vilse eller förläggas fel. Oavsett om du har ett tätt schema eller helt enkelt inte vill oroa dig för att hitta en kostymbutik före ditt stora möte, är det bäst att bara hålla med handväskor.
- Försök att packa så lätt som möjligt. Ta med tillräckligt med klädkläder för resan och ett eller två par avslappnade kläder för att utforska staden.
- Bekräfta att din väska kommer att passa i takfacket eller under din plats genom att kontrollera begränsningarna för handväskans storlek med ditt valda flygbolag.
- Kontrollera webbplatsen för Transportation Security Administration (TSA) för uppdateringar om förbjudna föremål och förpackningsförslag för att säkerställa att din säkerhetskontroll är så snabb som möjligt.
- 4Lär dig om alla relevanta seder och kulturer. Oavsett om du reser utomlands eller träffar representanter från en annan nation, är det viktigt att komma ihåg att olika kulturer har olika värderingar och seder. Att säga eller göra vissa saker som du tycker är acceptabla eller att inte säga / göra vissa saker kan vara ett tecken på stor respektlöshet i vissa kulturer.
- Läs om kulturen och sederna hos de människor du ska göra affärer med.
- Prata med andra kollegor eller vänner som har rest till det land du ska göra affärer i. Detta kan hjälpa dig att få en bättre uppfattning om vad som är acceptabelt och vad som inte är.
- Var respektfull hela tiden. Kom ihåg att du representerar ditt företag och eventuellt din kultur, så du måste alltid ha det bästa.
- 5Säkerhetskopiera all viktig information. Tack vare nuvarande teknik litar de flesta av oss ganska starkt på våra smartphones och digitala enheter. Beroende på vart du reser kanske du dock inte har telefon- eller internetmottagning lätt tillgänglig. Om du litar på dina digitala enheter för din resväg, flygbiljett, presentation eller pappersarbete kan du ha tur om du befinner dig i en död zon.
- Spara en säkerhetskopia av all viktig information på din bärbara dator eller ett USB-minne.
- Om du verkligen vill täcka alla dina baser kan du också skriva ut papperskopior av alla viktiga pappersarbeten och förvara dessa papper i en fil med dina resedokument.
- 6Börja sova på lokal tid före din resa. Jetlag är ett hinder som de flesta affärsresenärer har haft att övervinna någon gång. Det kan ta flera dagar att anpassa sig till valfri tidsförändring, även hemma. Om du reser över tidszoner kanske du vill börja acklimatisera före din resa.
- Om det är möjligt, ge dig själv några dagar innan du åker och börja sova och vakna vid de tillfällen du vaknar / sover när du når din destination.
- Att vara medveten om tidsskillnaden har också professionella konsekvenser. Du måste se till att du inte missar några viktiga möten eller tidsfrister på din resa.
- 7Förutse säkerhetsåtgärder på flygplatsen. Ibland kan flygplatsens säkerhetslinjer ta mycket lång tid. Anländer till flygplatsen tidigt: flygbolagen rekommenderar vanligtvis två timmar före din flygning för inrikesflyg och tre timmar innan för internationella flygningar. Titta på att få TSA Pre-Check eller CLEAR, förgodkända säkerhetsprogram som kan hjälpa dig att komma igenom linjerna snabbare.
Utöver dina vanliga reseproblem måste du också hålla dig inriktad på affärsaspekten av din resa.
Del 3 av 3: vidta försiktighetsåtgärder för att undvika jetlag
- 1Håll dig hydratiserad. Dehydrering är en viktig orsak till trötthet. När du reser med flyg utsätts du vanligtvis för torr, återvunnen luft, och du kan också vara för koffeinfritt. Försök att dricka så mycket vatten som möjligt före, under och efter din flygning för att minimera risken för uttorkning.
- Begränsa din koffein- och alkoholkonsumtion, eftersom båda dessa kan ge dig lite uttorkning.
- Försök att dricka två till tre liter vatten varje dag, men kom ihåg att du behöver mer vatten om du är mycket aktiv eller i en het miljö.
- 2Planera din första kväll klokt. Hur du tillbringar din första natt på din destination kan påverka hela din resa. Ju snabbare du vänjer dig vid lokal tid och får en god natts sömn, desto mjukare kommer dina planer att gå.
- Syfta till att anlända runt middagen och planera sedan att vara uppe till klockan 22.00 lokal tid.
- Undvik tunga måltider när du kommer till din destination. Istället väljer hälsosamma mellanmål eller en lätt måltid som inte tynger dig.
- Du kommer troligen att vara trött efter att ha rest, så genom att komma in runt middagen och äta en lätt måltid kommer du att bli sömnig i tid för en vanlig natts sömn.
- 3Försök få en god natts sömn. Att hålla sig på ett normalt sömnschema kan vara svårt när du reser, särskilt om du korsar tidszoner. Om du kan få en vanlig nattsömn den första natten, är det dock en god chans att du kommer att anpassa dig snabbt.
- Begränsa exponeringen för ljusa skärmar, som bärbara datorer och mobiltelefoner, i minst en halvtimme före sänggåendet. Ljusa ljus kan återställa din dygnsrytm, vilket gör det svårare att sova.
- Få så mycket solljus som möjligt på morgonen och tidigt på eftermiddagen. Detta hjälper dig att vara vaken och energisk under dagen.
- Försök att få lite lätt till kraftig träning varje dag, men var medveten om när du tränar. Vissa människor tycker att träning för nära sänggåendet påverkar deras sömnförmåga.
- Ta med öronproppar och en sömnmask för att säkerställa att du får vilsam sömn varje natt, oavsett vilken typ av distraktioner som finns på ditt hotell.
Du kanske inte behöver ett pass om du reser inrikes i affärer, men du behöver ett för internationella flygningar.
- Överväg att skicka stora presentationsmaterial och andra affärsartiklar som kan vara svåra att bära när du reser. Se bara till att du skickar dem med tillräckligt med tid för att komma fram till din destination. Om du bestämmer dig för att skicka till ditt hotell, se till att du kontaktar hotellet och meddelar dem om din leverans.
- Välj återbetalningsbara biljetter när du ordnar din affärsresa, om det är möjligt. På så sätt har du möjlighet att ändra dina planer om arbete eller personliga förpliktelser kommer i vägen för din planerade flygning.
Kommentarer (1)
- Artikeln ger mig bra råd om hur man ordnar allt innan jag börjar.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
