Hur organiseras en affärsresa?
På samma sätt kan du skicka så många affärsmaterial eller souvenirer som du köper på din hemresa för att göra resan lättare.
Att organisera en affärsresa och förbereda sig för resor kräver självförtroende och korrekt planering. Att ta dig tid att hålla ordning kommer att säkerställa att din resa blir framgångsrik och hjälper dig att undvika onödig stress och komplikationer. Gör researrangemang i enlighet med företagets policy och förvara dina flygbiljetter, hotell- och bilbokningar och andra resedokument på ett ställe. Börja skapa en förpackningslista ett par veckor i förväg och skicka prover, produkter och annat skrymmande affärsmaterial till din kund eller hotell i förväg. Lär dig dessutom inriktningen på din destination så att du bäst kan representera dig själv, ditt företag och ditt land om du reser utomlands. Även om affärsresor inte är semestrar kommer det att bli en trevlig upplevelse att hålla sig organiserad.
Metod 1 av 3: göra researrangemang
- 1Granska ditt företags återbetalnings- och rese- och utgiftspolicy. Varje företag har olika regler och policyer för affärsresor. Vissa företag kan tillåta dig att använda ett företagskreditkort för dina utgifter eller kräva att du betalar för kostnader med företagsersättningar som betalats tillbaka till dig efter resan. Boka inte någonting innan du är säker, och var inte blyg för att fråga: du ser bara samvetsgrann ut om du frågar om dina ekonomiska förpliktelser.
- Om du inte redan har fått instruktioner, se till att fråga din handledare eller annan affärsresenär: "Är jag ansvarig för att boka flygbiljett och andra researrangemang? Om så är fallet, får jag ersättning och sker ersättning genom en check eller debitering? "
- Fråga om du får en dagpenning, eller per dag, för mat. Fråga om specifika måltider täcks eller om några livsmedelsgränser gäller.
- Fråga om bensin täcks om du har en hyrbil. Fråga om kollektivtrafik eller tågbiljetter är tillämpliga kostnader.
- Håll reda på alla kvitton och det specifika sättet ditt företag beskriver om hur du rapporterar dem. Fråga till exempel om du ska göra kopior av kvitton eller skicka original i en kostnadsrapport.
- Det är viktigt att känna till ditt företags resepolicy, eftersom dina handlingar på affärsresan kommer att spegla dig och din förmåga att följa företagspolicyn.
- 2Förbered resedokument för internationella resor. Förvara alla dina nödvändiga dokument på ett ställe, till exempel pass eller visum. Inkludera hotell- och bilbokningar med dina resehandlingar för att hålla ordning. Se till att ditt pass eller visum inte upphör att gälla inom sex månader efter din resa.
- Ta reda på om ditt hemland har en ambassad eller ett konsulat i ditt destinationsland i nödsituationer eller farliga situationer.
- Kontrollera med ditt företag eller kontrollera destinationslandets webbplats för gränskontroll för att ta reda på om du behöver obligatoriska vaccinationer.
- Om du inte har ett pass, se till att ansöka om minst två eller tre månader i förväg, eller följ ditt hemlands rutiner för att få ett snabbare pass.
- 3Boka bokningar och andra arrangemang. Om du är ansvarig för att boka och boka ditt researrangemang, se till att du gör det i förväg. Boka ett hotellrum, hyrbil, tågbiljetter eller flygbiljetter, beroende på dina behov. Få en skriftlig bekräftelse på bokningar, särskilt inchecknings- och utcheckningsdatum så att du är säker på att resan går smidigt.
- Se till att shoppa efter erbjudanden och jämför priser, såvida inte ditt företag har utsett flygbolag eller hotellpartnerskap.
- Om du reser till ett annat land, kontrollera om några större helgdagar faller under din resa. Se till att företagen fortfarande är öppna för de boende du behöver på dessa helgdagar.
- Ring dina reseleverantörer och hotell för att bekräfta ditt boende inom en till dagar före din resa. Antag inte bara att allt går enligt plan.
- Om du är frekvent flygresare, tänk på att ansöka om TSA PreCheck-programmet för att minska tid tillbringad vid säkerhetskontroller.
Att organisera en affärsresa och förbereda sig för resor kräver självförtroende och korrekt planering.
Metod 2 av 3: lätta din belastning
- 1Skicka prover, produkter eller annan last i förväg. Minska din belastning genom att skicka alla nödvändiga affärsmaterial i posten före din resa. Prata med din klient eller associera på din destination om att ta emot och lagra dem om det är bekvämt. Alternativt kan du skicka dem till ditt hotell och be dem hålla paketet åt dig.
- På samma sätt kan du skicka så många affärsmaterial eller souvenirer som du köper på din hemresa för att göra resan lättare.
- 2Packa effektivt för din affärsresa. Starta en förpackningslista några veckor i förväg med föremål du behöver. Att börja tidigt ger dig tid att lägga till i listan gradvis när du tänker på nödvändigheter och bekvämligheter du vill ha för resan.
- Börja med affärsartiklar som din bärbara dator, rapporter och kontrakt. Se till att inkludera elektroniska laddare,
- Inkludera personliga föremål som kläder, toalettartiklar, kosmetika och recept eller andra mediciner. Köp små flaskor i resstorlek med alla toalettartiklar du absolut behöver och kom ihåg att ditt hotell erbjuder personlig hygien. Eventuella vätskor som du tar med dig i en handbagage måste finnas i behållare 3,4 gram (100 ml) eller mindre och alla får plats i en påse med en enda kvartsstorlek. Behållare större än detta måste förvaras i incheckat bagage.
- Gör ditt bästa för att packa lätt så att du kan undvika att kontrollera en väska, vilket kan ta din värdefulla tid under en affärsresa. Du kommer också att undvika frustrationen att tappa en incheckad väska.
- 3Var strategisk med din garderob. Planera din garderob utifrån resans längd och karaktär. Utvärdera din garderob före kläder som bäst undviker att bli skrynkliga innan du packar. Se till att packa en eller två avslappnade och bekväma kläder för stillestånd eller utforska.
- Medan du vill undvika överpackning eller kontroll av en väska, låt dig inte vara förberedd. Ta med en extra klänningskjorta eller blus i händelse av spill. En extra väska kan sakta ner dig och göra din resa lite mindre bekväm. Att behöva bära en färgad skjorta för att ha ett affärsmöte eftersom det är ditt enda alternativ gör att du ser oförberedd och oprofessionellt ut.
- Häng kläder som är utsatta för att skrynklas så fort du kommer till ditt rum.
- Välj kläder som kan blandas och matchas för att skapa mer variation i dina kläder.
- Fråga ditt hotell i förväg för att se om deras rum har strykjärn eller ångkokare. Överväg att köpa en liten, bärbar ångkokare. Alternativt kan du hänga dina kläder i badrummet medan du tar en varm dusch för att frigöra rynkor.
Även om affärsresor inte är semester, kommer det att bli organiserat att göra resan till en trevlig upplevelse.
Metod 3 av 3: ställa in dig själv för framgång
- 1Utveckla en resväg och dokumentera kontaktinformation. För att hålla dig organiserad så bra som möjligt ska du hålla reda på alla dina researrangemang och möten. Förvara ett lätt acceptabelt dokument som listar alla flygtider, din hotellplats, hyrbilsinformation och planerade affärsmöten.
- Ha en tryckt kopia till hands och håll inte bara din resväg på din telefon eller elektroniska enhet.
- Dokumentet bör också innehålla en lista över kontaktuppgifterna för personer du träffar på din affärsresa, om du behöver rapportera förseningar eller nödsituationer.
- 2Se till att du får tillgång till pengar på din resa. Skaffa rätt valuta, till exempel genom att använda en växlingskiosk på din destinationsflygplats. Se till att din bank eller ditt kreditkort fungerar korrekt där du reser. Beroende på vilken betalningsmetod ditt företag vill att du ska använda, kan du behöva verifiera att din filial finns på din destination, även om du reser inom landet.
- Ring din bank eller ditt kreditkortsföretag för att meddela dem om dina resplaner för att undvika att ditt kort eller konto tillfälligt stängs av.
- Dubbelkolla betalningsmetoder som accepteras av hotellet, flygbolaget eller andra platser.
- Spara kvitton och dokumentera dina utgifter om du får ersättning från ditt företag.
- 3Kontrollera din mobilservice. Speciellt om du reser internationellt, bör du undersöka alternativ för att hålla kontakten utomlands. Din nuvarande leverantör kan ha rimliga priser för din destination eller ta ut orimliga roamingkostnader, gör din undersökning!
- Beroende på din destination kan det också vara billigare eller enklare att köpa ett lokalt sim-kort för data, röst eller båda, att byta till din telefon vid ankomsten för att få billig och konsekvent service. Du kan bara byta ut ett simkort om din telefon har låsts upp.
- Om du bara är någonstans under en kort period kan du kanske klara dig genom att använda gratis Wi-Fi-hotspots och en tjänst som Skype. Återigen, om detta fungerar för dina ändamål beror på platsen du reser och vad dina kommunikationsbehov kommer att vara.
- 4Lär dig kulturell information och etikett när du reser till ett annat land. Vissa länder utövar vissa etikettmetoder, vilket kan vara avgörande för att göra rätt affärsintryck. Vissa fysiska gester och kroppsrörelser tolkas också olika och varierar i varje land. Ditt företag eller din reseplanerare kan vara en bra resurs för att lära sig att kommunicera professionellt med en annan kultur.
- Kom ihåg att du kommer att representera dig själv, ditt företag och ditt ursprungsland. Lär dig mer om din destinations kultur och modersmål i förväg genom att undersöka online, läsa böcker och kolla in reseguider.
- Om ditt företag erbjuder några tvärkulturella utbildningskurser eller seminarier, se till att delta.
Att ta dig tid att hålla ordning kommer att säkerställa att din resa blir framgångsrik och hjälper dig att undvika onödig stress och komplikationer.
- Säkerhetskopiera din arbetsinformation. För att undvika förlust av viktig affärsinformation på vägen, t.ex. att datorn kraschar eller tappar bagage, se till att du har säkerhetskopierad information på en flash-enhet eller extern hårddisk och lagrad på en separat plats, till exempel din handbag. Spara papperskopior av scheman, kontaktnummer och annan nödvändig information.
- Håll ditt företags information konfidentiell när du reser. Var försiktig när du läser företagsdokument eller loggar in på din dator offentligt för att undvika att avslöja känslig företagsinformation för andra resenärer.
- Representera ditt företag på ett professionellt sätt och upprätthålla positiva affärsrelationer. Var till exempel artig och förhindra oprofessionellt beteende genom att hålla dig borta från eller begränsa alkoholintaget. Kom ihåg att du är på affärsresa och inte på semester.
Läs också: Hur får jag ett bartenderjobb?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
