Hur man driver ett effektivt virtuellt möte?

Att driva ett effektivt virtuellt möte är viktigt när kunder, arbetstagare eller personal inte kan vara närvarande under ett vanligt personligt möte. Motivera deltagare och gör möten engagerande genom att se till att deltagare utanför anläggningen har samma upplevelse som människor i det fysiska mötesrummet. Uppnå detta genom noggrann planering några dagar före mötet.

Metod 1 av 4: skapa en agenda

1

Bestäm hur länge mötet kommer att pågå. Förbered en översikt över vad som behöver täckas under mötet.
2

Gör en tidslinje. Ange hur mycket tid som kommer att ägnas åt varje avsnitt. Skriv den här gången bredvid varje ämne som kommer att diskuteras under mötet.
3

Samla information som behöver diskuteras. Sök efter användbar information online eller tillhandahålls av företaget.
4

Gör kopior av det önskade materialet som kommer att diskuteras under mötet. Gör alltid några extra kopior av utdelningar för oväntade gäster eller besökare.

Metod 2 av 4: skicka pappersarbete i förväg

1

Varna personalen om att det kommer att hållas ett möte. Du kan skicka ett e-postmeddelande till personalen. Skicka en bekräftelse via e-post för att se till att alla är medvetna om mötet.
2

Skicka ut informativt material eller utdelningar som kommer att diskuteras i förväg. Detta gör att personer som deltar i mötet kan se över nödvändiga dokument och bli bekanta med de ämnen som diskuteras. Detta gör det möjligt för dem att komma beredda och ställa alla frågor de kan ha under mötet.
3

Ge personer som deltar i mötet eventuella pappersarbete som behöver fyllas i eller uppdateras en dag före mötet. Informera arbetare om att de behöver ta med sig de ifyllda blanketterna till konferensen.

Noggrann planering krävs för att producera ett produktivt virtuellt möte.

Metod 3 av 4: Kontrollera elektronisk utrustning

1

Se till att all elektronik som används under det virtuella mötet är i ordentligt fungerande skick. Gör detta minst en vecka i förväg. Kontrollera att all ljudutrustning fungerar, till exempel telefoner, videokameror och annan kontorsutrustning.
2

Kör ett litet test på var och en. Du kan också utföra en provgenomgång på varje utrustning för att se till att du vet hur du arbetar med varje utrustning.
3

Åtgärda eventuella problem med den elektroniska utrustningen eller skicka artikeln till en verkstad. Om företaget behöver en uppdaterad version eller en ny elektronisk utrustning, se om företaget har pengar att betala för det.

Metod 4 av 4: under det virtuella mötet

1

Introducera dig själv. Ange ditt namn och din titel. Prata med en tydlig, kortfattad röst.
2

Förklara allt i detalj. Det är viktigt att förse lyssnaren på distans med tydliga detaljer för att säkerställa att de förstår allt som diskuteras.
3

Engagera lyssnaren genom att begära feedback och motivera deltagarna att delta i diskussionen. Eftersom lyssnare inte får visuella signaler kan det vara svårt att hålla dem intresserade och engagerade i diskussionen. Ett sätt att se till att personen tar emot och förstår information är att ställa frågor med några minuters mellanrum.
4

Avstå från att placera personen på stum. För att få dem att känna sig som om de är i mötesrummet med andra deltagare, låt dem höra vad andra hör.

Tips

Se till att hålla reda på tidszoner. Vad som kan vara en lämplig tidpunkt för ett möte i en del av världen är kanske inte den bästa tiden för någon i en annan del av landet.

Varningar

Noggrann planering krävs för att producera ett produktivt virtuellt möte. Underlåtenhet att dubbelkontrollera utrustningen kan leda till att mötet inte går smidigt eller avbryts.

Läs också: Hur blir jag en effektiv restaurangtvätt?