Hur planerar jag en webbkonferens?
Spela in konferensen eller håll protokoll för dem som inte kan delta i webbkonferensen.
Du kan inte vänta till sista minuten med att planera, du måste börja tidigt. Medan varje webbkonferens varierar, här är några steg som hjälper dig att planera din.
- 1Bestäm vad du vill åstadkomma. Begränsa dig till vad som kan täckas i webbkonferensen på en viss tid.
- 2Kontakta ett webbhotell. Om du använder en, för att ordna ett datum och tid för webbkonferensen, för att täcka grundläggande detaljer och för att få länkar och åtkomstkoder att skicka till deltagarna. Överväg att planera en extra halvtimme om konferensen tar lång tid.
- 3Bestäm vem som ska delta. Använd konferensprogramvaran för att bjuda in dem. Inkludera länken och åtkomstkoden de behöver för att delta.
- 4Skapa en tidsplan. Samla innehåll till mötet, inklusive kalkylblad, presentationer och dokument. Skapa eller tilldela någon att förbereda materialet för användning av konferensprogramvaran och testa sedan dessa material.
- 5Gör det intressant. Att bara titta på någon prata kommer inte att hålla deltagarnas intresse. Håll det livligt! Använd den tillgängliga tekniken för att variera aktivitet med video eller bilder, interaktiv polling, applikationsdelning eller whiteboard.
- 6Skapa en bild som visas när deltagarna loggar in. Detta gör att de kan vara på rätt webbkonferens.
- 7Bestäm deltagarnas förväntningar. Informera dem om hur de ska förbereda sig. Skicka dem allt material som behövs i förväg. Inkludera en påminnelse om länken och åtkomstkoden.
- 8Förbered en online- undersökning som du kan ha deltagare komplett efter konferensen för att få feedback.
Medan varje webbkonferens varierar, här är några steg som hjälper dig att planera din. - 9Öva. Öva nog så att du vet hur du använder moderatorverktygen för att svara på frågor eller låta deltagarna visa sitt material för gruppen.
- 10Kör en repetition av webbkonferensen. Se till att dina presentationer fungerar korrekt. Gör detta minst en vecka i förväg och gör ändringar efter behov.
- 11Låt någon annan i ditt företag fungera som teknisk support på plats under webbkonferensen så att du kan fokusera på att vara värd för den.
- 12Öppna konferensprogramvaran minst en halvtimme innan mötet börjar. Se till att anslutningar och innehåll fungerar korrekt.
- 13Spela in konferensen eller håll protokoll för dem som inte kan delta i webbkonferensen.
- 14När konferensen är över, skicka ett tack- e-post till deltagarna och be dem slutföra undersökningen. Använd resultaten av undersökningen för att förbättra framtida webbkonferenser.
- Säkerhet är en viktig faktor vid planeringen av en webbkonferens. Du vill se till att endast inbjudna deltar och du vill veta att systemsäkerheten är stram. Om du använder värdtjänster, kontrollera hur företaget säkerställer konferenssäkerhet och se till att det uppfyller dina behov. Företagen tillhandahåller vanligtvis detaljerad information på sina webbplatser och kan svara på dina frågor.
- Dator som är ansluten till internet.
- webbkamera
Läs också: Hur man blir concierge?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
