Hur skapar jag ett dokumenthanteringssystem från grunden?

Behöver det vara ett formellt system eller ett flexibelt system, Större system är ändå bättre formaliserade.

Dokumenthantering är en av de viktigaste yrkena i alla administratörers liv. Oavsett vad de säger är det papperslösa kontoret fortfarande en myt. Här är några idéer för hur man kör ett bra referenssystem från topp till botten.

Steg

1
Räkna ut vilken typ av papper du hanterar.
- Är de konfidentiella eller juridiska dokument.
- Behöver de snabba referenser eller kan de sitta i arkiv.
- Krävs de för marknadshistorisk forskning.
- Har dokumenten en tidsgräns, så de är aktiva i 12 månader, då är de inte längre aktiva (t.ex. garantier osv.)
- Kan du köra ett system, eller behöver det två (eller fler).
2
Ta reda på vilket kontor det är relevant för. Konsultera med dessa människor eftersom de kan ha idéer för ett mycket effektivt system eller en önskelista över saker att undvika.
- Butiker och fordringar
- Personalavdelning
- Underhåll
- Ekonomi & Admin
- Försäljning och service
- Registrering & licens
- Rättslig
- Marknadsföring
- Medicinsk
- Historisk eller biografisk.
- Engineering eller FoU.
- Etc
Här är några idéer för hur du kör ett bra referenssystem från topp till botten.
3
Räkna också ut hur de kommer att lagras. Digitala kopior kan arkiveras enkelt, men ofta behöver originalet kopieras.
- Stående filer på en hylla eller ett skåp.
- Upprätt arkivering / arkivskåp (med lådor)
- Skjutdörr eller lådsystem för stora behov.
- Duvahål eller liknande.
- Väska, låda eller kuvert.
- Behöver det vara ett formellt system eller ett flexibelt system, Större system är ändå bättre formaliserade.
- De kan vara från ett centralt system eller lokaliserade arkivcentra.
4
Tänk på fördelarna och nackdelarna med var och en.
- Till exempel: Upprätta filer har begränsat lagringsutrymme, men är lättare att komma åt som att dra en bok från en bibliotekshylla. Arkivlådor lagrar mer, men det är lättare för papper att lossna och förlora sin arkiverade order.
- Kuvert ger bra "stash and glöm" för förenklad personlig arkivering, men kan vara mycket svårt om kuverten i sig inte är väl arkiverade eller i ordning själva eftersom de snabbt blir röriga.
5
När du har räknat ut exakt behoven i varje avsnitt, börja med att välja din arkiveringsmetod. Du kan välja alfabetisk, kronologisk, dokumenttyp, region eller en fil per enhet.
- De kan vara en blandning av båda, men ta hänsyn till syftet med ledningen. Är det för att hålla dem i ordning och lagras, eller är det aktiv information som behöver refereras?
Det släpper också ut systemet så att folk vet att de lättare kan komma åt papper, särskilt om det är ett akut behov.
6
Välj det slag som gör att det körs och refererar till det enklaste. Överväg att installera dessa tre saker:
- Kopior av arkivsystemmetoden på varje rack eller arkivdörren där människor kan läsa dem så att de snabbt kan lära sig var sakerna är.
- Ett referensindex som visar var en administratör eller personal från ett annat avsnitt kan hitta vad de behöver. Detta är mer användbart för stora arkiv.
- En historiksida per fil, limmad på kuvertet eller filen för att visa vem som tog filen och när, samt när den returnerades. Om det behövs, ge utrymme att ange vad som gjordes med filinnehållet, t.ex. kopior eller tillagda / borttagna papper.
7

Var konsekvent, eftersom det gör systemet enklare. Sikta på att installera ett system som kör sig själv eftersom det ibland kan vara på semester eller sjuk och någon måste köra det.
8
När du har valt den mest praktiska metoden för behovet,
- Köp alla arkivvaror och utrustning som häftapparater, hålslag mm, filer, arkivlådor och lagringsutrustning.
- Förbered din webbplats så att filer sedan kan lagras.
- Samla alla relativa papper och samla dem så att de behöver vara.
- Gör digitala kopior om det behövs och spara dem till rätt enhets- och underfiler. Skydda dem och spara dem som skrivskyddade filer så att inga olyckor inträffar.
- Arkivera papper i rätt fil, låda eller pappersväska och förvara dem sedan.
- Notera var du arkiverade det för indexet vid behov.
Konsultera med dessa människor eftersom de kan ha idéer för ett mycket effektivt system eller en önskelista över saker att undvika.
9
Underhållet är en pågående tjänst. Överväg olika sätt att täcka följande vanliga problem:
- Filerna blir för stora eller skadade - i vilket fall du kan få en annan fil eller en låda.
- Data som finns är inte längre aktuella - för dessa kan du arkivera dem och lagra dem. Om de inte används i framtiden och det är auktoriserat att kasta dem, strimla och återvinna papperet.
- För skadade verk, kopiera originalet och lämna kopian i filen och placera originalet på en säker plats för sådana behov. I vissa fall är originalets integritet väsentlig. Märk kopian som en kopia och registrera när detta gjordes (eftersom de kan behöva intyga eller bevittna).
- Håll indexet uppdaterat och fortsätt att förfina systemet om det skulle behövas. Se till att människor känner till de ändringar som gjorts.
- Se till att filer returneras i det skick de lämnade, det händer sällan, men när det går tillbaka på hyllan måste det återställas i gott skick.
- Gör en månatlig granskning för att säkerställa att alla filer finns, i ordning och fullständiga. Detta är också en möjlighet att kontrollera om ovanstående problem finns.
10
För storskaliga system rekommenderas det ofta som en del av systemet att anställda meddelar arkivavdelningen via telefon eller e-post i förväg för insamling så att ditt team kan ordna allt innan de kommer.
- Fördelarna är att det som begärs levereras, de sparar tid och behöver inte vänta i ditt avsnitt eller involverar icke-arkivpersonal i ditt avsnitt. Det släpper också ut systemet så att folk vet att de lättare kan komma åt papper, särskilt om det är ett akut behov.
11

Grattis till dig själv. Ditt system ska vara aktivt, i god ordning, tillgängligt och kan användas av alla.

Tips

Håll systemet organiserat så att du kan undvika att bli överbelastad.
Håll aktiv kontakt med människor som använder den och se efter den för att säkerställa att allt fungerar smidigt.
Se till att det blir omhändertaget när du går bort.

Läs också: Hur väljer jag en färg för kostymer?