Hur ställer jag in ett enkelt arkivsystem?
Det är viktigt att veta vad ditt företags behov är innan du skapar ett enkelt arkivsystem.
Ett lättförståeligt registerföringssystem gör att du kan hålla reda på pappersarbete som ditt företag genererar, samt transaktioner som genomförts. Det är viktigt att veta vad ditt företags behov är innan du skapar ett enkelt registersystem.
- 1Skaffa filmappar, en kontorkalender och tidskrifter för att upprätthålla olika finansiella och bokföringsposter.
- Titta igenom dina företagsregister och ställ in varje mapp baserat på ditt företags behov. Ett företag kan förlita sig mer på ekonomisk bokföring medan ett annat företag kan fokusera på andra typer av register.
- Ställ in ditt arkivsystem, antingen alfabetiskt eller med en annan metod. Inkludera mappar för fastigheter, hyra, utrustning och ditt företags utrustning.
- Lär dig mer om de grundläggande bokföringskategorier du behöver för ditt företag. Att veta dessa gör det lättare för dig att skapa ett redovisningssystem som du förstår. Din revisor och skatteförberedare måste kunna förstå det också.
- Utarbeta ett "kontoplan". Detta registrerar dina tillgångar, skulder, eget kapital, intäkter, kostnad för sålda varor, dina rörelsekostnader och andra inkomster eller kostnader.
- Tillåt att hoppa över i den numeriska sekvensen i ditt kontoplan. Detta möjliggör tillväxt och tillägg av nya filer och kategorier när du behöver lägga till dem.
- Registrera varje transaktion i tillämplig affärsjournal när den är klar.
- 2Rikta upp det juridiska området för ditt företag. Skapa mappar för dessa dokument. Dina licenser och tillstånd att fungera måste också lagras och enkelt hämtas.
- 3Skapa mappar för dina marknadsförings- och reklamkampanjer, tillsammans med en mapp för professionella avgifter du tar ut.
- 4Skapa mappar för personal och löner om du har anställda.
- 5Ställ in en filmapp som innehåller information om de förbrukningsmaterial du beställer och var du köper dem. Slutligen inkludera en mapp för register över dina betalningar.
Lär dig mer om de grundläggande bokföringskategorier du behöver för ditt företag. - 6Inkludera mappar för kontorsmateriel, beställning och var du köper dem.
- 7Skapa mappar reserverade för ditt företags verktyg och betalningar.
- Ett bra registersystem gör att du kan se hur ditt företag går utan att behöva blanda igenom flera redovisningsreskontrar, rapporter, kvitton och fakturor.
- Att ha arkiveringskategorier för alla aspekter av ditt företag, från leveranser och beställning till personalresurser och löner, hjälper dig att hålla allt organiserat så att ditt företag går smidigt.
- Glöm inte vikten av att föra affärsregister, särskilt bokförings- och skattedokument, under den tid som den federala regeringen och Internal Revenue Service kräver. Noggrann dokumentation av varje transaktion gör det lättare för dig att bevisa ditt företags ställning till IRS om ditt företag skulle väljas för en skatterevision.
- Affärstidningar
- Kalender
- Arkivskåp
- Filmappssystem
Läs också: Hur ser man bra ut i kostym?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
