Hur skriver jag en begäran om förslag?
För att skriva en begäran om förslag bör du inkludera vem du är och vad ditt företags mål är, varför du behöver en konsult för ditt projekt och vilka resultat du förväntar dig i slutet av projektet. Inkludera också hur mycket du kan betala och hur du förväntar dig att både förslaget och projektet ska slutföras. Försök att dela upp all denna information i sektioner med tydliga, djärva och understrukna rubriker så att din begäran om förslag är organiserad och lätt att följa. Om du vill lära dig att skicka ut din begäran om förslag, bläddra ner!
Läs andras RFP och märk om det saknas information som kan hjälpa dig att skriva ett bättre förslag.
En begäran om förslag, eller RFP, är ett affärsverktyg som gör det möjligt för företag att söka efter konsulter eller frilansare för att fylla ett behov. Att sätta ihop en effektiv RFP ökar chansen att du får bra förslag från välkvalificerade kandidater. Ju mer du är med dina förväntningar i RFP, desto mer sannolikt kommer du att hitta rätt matchning för jobbet.
Del 1 av 4: bestämma dina behov
- 1Vet vad du vill ha. Det första steget är att veta vilken typ av resultat du vill ha från ett projekt. Att ha en vision hjälper dig att ställa rätt frågor om en konsulttjänster.
- Identifiera vilken typ av projekt du gör och lista de steg du behöver för att genomföra projektet.
- Bestäm vilken typ av hjälp du tror att du behöver. Är dina behov tekniska, designrelaterade eller båda? Behöver du en person eller ett team för att arbeta med ditt projekt? Kan arbetet utföras på distans eller behöver du hitta någon lokalt som du kan träffa personligen med?
- Fråga dig själv vilken typ av utvecklare eller specialister du behöver anställa för att genomföra ditt projekt.
- Att ha en initial vision betyder inte att projektet måste (eller kommer) att bli precis som du har tänkt dig det.
- 2Bedöm dina mål och uppdrag. Ditt företags stora mål och uppdrag kan vara lika viktigt som detaljerna i själva projektet.
- Läs igenom ditt företags uppdrag, även om du själv skrev det.
- Var tydlig om hur projektet ska tjäna företagets uppdrag.
- Ändra din vision för projektet om det inte följer företagets övergripande mål.
- Identifiera hur projektet kommer att förbättra ditt företag, tillgodose behoven hos aktieägare eller aktieägare eller tjäna dina kunder.
- Skriv ett uttalande om hur detta projekt kommer att uppfylla företagets mål. Du kan behöva inkludera uttalandet i din RFP, men det hjälper dig också att fokusera dina egna mål för projektet.
- 3Bestäm din budget. Du måste ha ett konkret antal för hur mycket pengar du kommer att kunna spendera på projektet. Att vara på förhand med din tillåtna budget hjälper ditt förhållande till den konsult du anställer på lång sikt.
- Prata med din redovisnings- eller ekonomiavdelning i förväg. Antag inte bara att du vet hur mycket pengar du kommer att kunna spendera på ett projekt.
- Se till att du inkluderar alla delar av projektet och alla personer som du kommer att behöva anställa för att hjälpa dig att tillgodose behoven i ditt projekt.
- Planera för extra kostnader. Projekt - särskilt stora projekt - kommer sällan in under budgeten. Om du lämnar lite extra utrymme för oväntade utgifter från början kommer du att hålla dig i svart.
- Erbjud en konkurrenskraftig pris. Kom ihåg att betala mindre ofta leder till sämre kvalitet. Samtidigt kan överbetalning inte ge dig ett betydligt bättre projekt än att bara betala "löpande ränta".
- 4Sätt ihop en tidslinje. Du måste skapa en detaljerad tidslinje med tidsfrister för både förslaget och själva projektet. Du kanske vill dela upp projektet i steg eller steg och tilldela en annan deadline för varje steg.
- Gör en omvänd kalender. Börja med den sista deadline för det färdiga projektet och arbeta bakåt och bestäm enskilda deadlines när du går.
- Tilldela en tidsfrist för förslaget som är 2-6 veckor efter att du skickat ut din RFP, beroende på detaljnivån och anpassningen du behöver.
- Tilldela dig själv en deadline för att skriva RFP också.
Inkludera också hur mycket du kan betala och hur du förväntar dig att både förslaget och projektet ska slutföras.
Del 2 av 4: Planera RFP
- 1Läs andra rfps. Ett av de bästa sätten att skriva en effektiv RFP är att läsa andras önskemål. Detta ger dig en känsla av vilken information som ska inkluderas, vilken typ av layout som är lättast att läsa och följa och vilken typ av kompletterande bilder som ska inkluderas.
- Sök online för exempel på RFP. Det finns många prover tillgängliga som beskriver strukturen och viktig information.
- Läs faktiska RFP: er från andra företag. Låtsas att du är en konsult som försöker sammanställa ett förslag. Läs andras RFP och märk om det saknas information som kan hjälpa dig att skriva ett bättre förslag. Var noga med att ta med den informationen i din RFP.
- Försök hitta RFP från företag som matchar din företagsprofil. Om du har en bekant hos ett annat företag, fråga om de har några gamla RFP som du kan se på som modell.
- Titta på RFP-mallar online. De kan vara en bra utgångspunkt, men du kan använda dem för att lära dig att skriva din RFP och sedan göra det på egen hand för att få större flexibilitet för formatering och detaljer.
- 2Upprätta det projicerade omfattningen och gränserna för ditt projekt. Innan du skriver RFP bör du känna till omfattningen och gränserna för ditt projekt. Du kan behöva ändra skalan på projektet om du inser att du ber om för mycket på för kort tid.
- Det kan hjälpa till att hålla en lista över saker som detta specifika projekt inte tar upp, även om du planerar att återvända till idéerna i framtiden. (Du kommer antagligen inte att inkludera denna information i RFP.)
- Att vara tydlig om omfattningen av projektet i din RFP gör det möjligt för konsulter att sammanställa bättre förslag för ditt projekt.
- Var realistisk om vilka resultat du kan förvänta dig med tanke på budgeten och tidsbegränsningarna du kommer att lägga på konsulten.
- 3Lista upp dina "måste haves" och din "like to haves. " Ett sätt att veta vad du verkligen vill ha som svar på din RFP är att göra en lista över dina behov och dina behov. Var och en av dina behov eller "måste ha" bör ingå i din RFP. Du kanske vill inkludera några eller de flesta av dina "önskemål", men se till att din RFP inte blir orealistisk eller för besvärlig.
- Du kanske vill klargöra i din RFP vilka artiklar som är nödvändiga och vilka som föredras.
- Alltför många föredragna (önskade) objekt kan skrämma bort potentiella konsulter som känner att de är okvalificerade baserat på den idealiserade beskrivningen.
- Håll din "som att ha" -lista för att utvärdera förslag när de kommer in.
- 4Bestäm vem som läser förslagen och tilldelar projektet. Den som kommer att läsa förslagen som skickas som svar på RFP borde antagligen åtminstone läsa, om inte skriva, RFP innan den går ut.
- Se till att personens förväntningar anges tydligt i RFP.
- 5Ange en kandidats minimikvalifikationer. Förutom projektspecifika behov och önskemål kanske du vill avgränsa dina förväntningar på bakgrund, utbildning och erfarenhet hos konsulter som kommer att arbeta med ditt projekt.
- 6Utarbeta ett styrkort som du kommer att använda för att utvärdera förslag. Att göra detta innan du skickar ut RFP kan hjälpa dig att finjustera dina behov och förväntningar innan du skriver det. På så sätt kommer du att vara säker på att inkludera och betona de viktigaste faktorerna i din RFP.
- Bestäm ett klassificeringssystem för förslag. Tänk på flera kategorier med en skala från 1-10 och en total poäng.
- Förslagen med de högsta poängen kommer att tillgodose dina behov tydligast och kommer sannolikt att väljas.
- Några kategorier att överväga att inkludera på ditt styrkort är estetik / design, vision, implementering, budgetplan, erfarenhet och referenser, förmåga att uppfylla tidsfrister, integrering av din affärsmodell i deras design, innovation, teknikanvändning, professionalism, svar på konstruktiv feedback och kommunikationsförmåga.
Du måste skapa en detaljerad tidslinje med tidsfrister för både förslaget och själva projektet.
Del 3 av 4: skriva RFP
- 1Inkludera alla relevanta detaljer. Även om du kanske inte vill överväldiga läsarna av din RFP med onödig information bör du inkludera alla relevanta detaljer. Dessa kan inkludera:
- Vem du är och vad ditt företags mål är
- Varför behöver du en konsult för ditt projekt
- Vilka resultat du förväntar dig i slutet av projektet
- Hur du kommer att arbeta med företaget
- Hur mycket du kan betala
- Hur och när ska man lägga fram förslaget?
- Hur du vill att förslaget ska formateras
- När du kommer att behöva avsluta varje steg i projektet
- Hur du kommer att utvärdera och välja förslag
- När du planerar att meddela den valda konsulten eller företaget
- Vem man ska kontakta vid frågor
- 2Var specifik, men inte alltför specifik. Medan du vill att din RFP ska vara tydlig och specifik om vilken typ av projekt och konsult du förväntar dig, vill du inte göra det så specifikt att du utesluter bra kandidater. Att hitta en balans kan vara svårt.
- Om du inte är tillräckligt specifik kommer du sannolikt att få en översvämning av förslag som kan vara vaga eller inte i linje med din vision.
- Om du är för specifik får du inte tillräckligt med förslag och du kanske inte känner att du har tillräckligt med val.
- Du kan behöva skriva om din RFP om förslagen är för vaga eller om du inte får tillräckligt med dem.
- 3Organisera RFP effektivt. Eftersom du tillhandahåller mycket information på kort plats är organisation nyckeln till en effektiv RFP.
- Ge tydliga avsnitt. Att ha avsnitt kan hjälpa till att organisera de olika delarna av ditt förslag i lätt smältbara "biter" av information.
- Använd fetstil och understrykning för att betona de viktigaste punkterna, men gör det sparsamt. Mindre än 10% av texten ska vara fetstil eller understrukna.
- Dela upp långa textavsnitt med punktpunkter, eller dela upp i flera kortare avsnitt.
- Lägg till några väldesignade bilder för att ge visuellt intresse och dela upp text.
- 4Begär referenser. Var noga med att begära referenser som en del av din RFP. Du bör kunna ta reda på om tidigare kunder har varit nöjda med både arbetet med en konsult eller ett företag och med det slutliga projekt som de fick.
- Var noga med att ringa de referenser som konsulten tillhandahåller. Fråga om den tidigare klienten skulle anställa konsulten igen och var noga med att ta upp processen såväl som produkten i din fråga.
- 5Korrekturläsa din RFP innan du skickar den ut. Att skicka ut en oklar RFP eller en som är full av grammatikfel och skrivfel är oprofessionellt och kan kosta dig några bra förslag. För att tas på allvar som företag bör du skicka ut en kvalitetsprodukt.
- Låt någon annan korrekturläsa din RFP också. Det kan vara svårt att upptäcka dina egna fel.
- Du kanske vill prova att någon utanför projektet eller till och med utanför företaget läser din RFP för tydlighetens skull.
En begäran om förslag, eller RFP, är ett affärsverktyg som gör det möjligt för företag att söka efter konsulter eller frilansare för att fylla ett behov.
Del 4 av 4: Skicka ut RFP
- 1Skicka rfps till ansedda konsultföretag. Även om stora företag ofta har många olika konsulter som arbetar för dem, kommer de att försöka skydda företagets image och anseende, så det är osannolikt att de har anställda som presterar under deras förväntningsnivå.
- Sök efter recensioner av företaget online. Onlinerecensioner är inte perfekta, men de är ofta ett bra ställe att börja. Ta dock negativa recensioner med ett saltkorn. Var noga med att läsa detaljerna i klagomål och ignorera alla känslomässiga språk.
- Fråga en kollega eller en bekant från ett företag som liknar ditt som de rekommenderar att du skickar din RFP till. Även konkurrerande företag kommer sannolikt att ge dig en ärlig rekommendation till ansedda företag.
- Ring ett företag och be dem om referenser. Det är inte ovanligt att be enskilda konsulter om referenser, så ett företag bör också vara villigt att tillhandahålla referenser. Var noga med att ställa referensspecifika frågor om processen för att arbeta med företaget och om de skulle använda företaget igen för framtida projekt.
- 2Begränsa antalet företag eller individer du skickar din RFP till. Om din RFP går ut till någon och alla kommer du antingen att få för många förslag att realistiskt överväga eller så kommer din RFP inte att tas på allvar.
- Att utveckla ett förslag tar betydande tid och det är osannolikt att ett företag eller en konsult kommer att ta din begäran på allvar och spendera tid på att arbeta med den om de ser din RFP dyka upp på för många olika platser.
- Fokusera istället på att rikta in dig på färre förslag av högre kvalitet.
- 3Ge tillräcklig tid för individer att sammanställa ett kvalitetsförslag. Att ge företag och konsulter tillräckligt med tid för att läsa och absorbera din RFP, skapa sin egen vision för projektet och sammanställa ett kvalitetsförslag ger dig en bättre uppfattning om hur det slutliga projektet kommer att se ut.
- 4Håll dig till din deadline. Ett företag som skickar in ett förslag sent kommer sannolikt också att vara sent på projektets deadlines. Om du menar allvar med dina tidsfrister, överväg inte förslag som lämnades in efter det att tidsfristen passerat. Om du är mindre bekymrad över tidsfrister än en kvalitetsprodukt kanske du vill överväga sena inlämningar.
Läs också: Hur man skriver en online-affärsprofil?
Kommentarer (1)
- Att läsa detta gav mig en snabb stegguide för att skriva en effektiv RFP.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
