Hur skriver jag ett problemuttalande?

Beskriv det "ideala" läget. Det finns många olika sätt att skriva ett problemuttalande - vissa källor rekommenderar att man hoppar direkt till själva problemet, medan andra rekommenderar att man ger bakgrundskontext först så att problemet (och dess lösning) är lättare att förstå för läsaren. Om du någonsin är osäker på hur du börjar, väljer du det senare alternativet. Medan kortfattning är något som varje praktisk skrivning bör sträva efter, är det ännu viktigare att vara väl förstådd. Börja med att beskriva hur saker ska fungera. Innan du ens nämner ditt problem, förklara i några meningar hur saker skulle vara om problemet inte fanns.

• Låt oss till exempel säga att du arbetar på ett större flygbolag och att du har märkt att sättet ombord på dina flygplan är en ineffektiv användning av tid och resurser. I det här fallet kan du börja ditt problemuttalande med att beskriva en idealisk situation där ombordstigningssystemet inte är ineffektivt som företaget ska skjuta för, så här: "De boardingprotokoll som används av ABC Airlines bör syfta till att få varje flygnings passagerare ombord på planera snabbt och effektivt så att planet kan starta så snart som möjligt. Ombordstigningsprocessen bör vara optimerad för tidseffektivitet men bör också vara så enkel att den lätt kan förstås av alla passagerare. "

Förklara ditt problem. Med orden från uppfinnaren Charles Kettering, "Ett väl uttalat problem är ett halvlöst problem." En av de viktigaste målen (om inte denviktigaste målet) för varje problemuttalande är att formulera det problem som riktas till läsaren på ett sätt som är tydligt, enkelt och lätt att förstå. Sammanfattar kortfattat det problem du tänker lösa - det här skär omedelbart hjärtat av problemet och placerar den viktigaste informationen i problemförklaringen nära toppen, där den är mest synlig. Om du precis har startat en "idealisk" situation som föreslagits ovan, kanske du vill börja din mening med formulering som "Men..." eller "Tyvärr,..." för att visa att problemet du har identifierat är vad hindrar den ideala visionen från att bli verklighet.

• Låt oss säga att du tror att du har utvecklat ett snabbare och mer effektivt system för att få passagerare ombord på våra flygplan än det typiska "bakifrån" -sitsystemet. I det här fallet kan du fortsätta med några meningar som: "ABC Airlines nuvarande passagerarbordssystem är dock en ineffektiv användning av företagets tid och resurser. Genom att slösa med arbetstagarnas arbetstider gör de nuvarande boardingprotokollen företaget mindre konkurrenskraftigt, och genom att bidra till en långsam ombordstigningsprocess skapar de en ogynnsam varumärkesimage. "

Förklara problemets ekonomiska kostnader. Strax efter att du har angett ditt problem vill du förklara varför det är en stor sak - trots allt har ingen tid eller resurser att försöka lösa varje enskilt mindre problem. I näringslivet är pengar nästan alltid slutresultatet, så du vill försöka lyfta fram den ekonomiska effekten av ditt problem på företaget eller organisationen du skriver för. Är till exempel problemet du diskuterar att ditt företag inte tjänar mer pengar? Är det aktivt kostardina affärspengar? Skadar det din varumärkesimage och kostar därmed indirekt dina pengar? Var lika exakt och specifik när det gäller den ekonomiska bördan för ditt problem - försök att ange ett exakt dollarbelopp (eller en väl stödjande uppskattning) för ditt problem.

• För vårt flygbolagsexempel kan du fortsätta att förklara problemets ekonomiska kostnad så här: "Ineffektiviteten hos det nuvarande ombordstigningssystemet utgör en betydande ekonomisk börda för företaget. I genomsnitt slösar det nuvarande ombordstigningssystemet ungefär fyra minuter per ombordstigning, vilket resulterar i totalt 20 bortkastade arbetstimmar per dag över alla ABC-flygningar. Detta motsvarar ett slöseri med ungefär 300€ per dag eller 109000€ per år. "

Säkerhetskopiera dina påståenden. Oavsett hur mycket pengar du hävdar att ditt problem kostar ditt företag, om du inte kan säkerhetskopiera dina anspråk med rimliga bevis kan du inte tas på allvar. Så snart du börjar göra specifika påståenden om hur allvarligt ditt problem är, måste du börja stödja dina uttalanden med bevis. I vissa fall kan detta vara från din egen forskning, från data från en relaterad studie eller ett projekt, eller till och med från ansedda tredjepartskällor.

• I vissa företags- och akademiska situationer kan du behöva uttryckligen hänvisa dina bevis i texten till ditt problemuttalande, medan det i andra situationer kan vara tillräckligt att helt enkelt använda en fotnot eller annan form av stenografi för dina citat. Om du är osäker, be din chef eller lärare om råd.
• Låt oss granska de meningar som användes i föregående steg. De beskriver kostnaden för problemet men förklarar inte hur denna kostnad hittades. En mer uttömmande redogörelse kan omfatta detta:"... Baserat på interna resultatspårningsinformation, ^[1] i genomsnitt, de nuvarande ombordstigning avfall ungefär fyra minuter per ombordstigning session, vilket resulterar i totalt 20 bortkastade mantimmar per dag över alla ABC-flygningar. Terminal personliga betalas i genomsnitt 15€ per timme, så detta motsvarar ett slöseri med ungefär 300€ per dag eller 109000€ per år. " Notera fotnoten - i ett verkligt problemuttal motsvarar detta en referens eller bilaga som innehåller de nämnda uppgifterna.

Föreslå en lösning. När du har förklarat vad problemet är och varför det är så viktigt, fortsätt med att förklara hur du föreslår att hantera det. Som med det första uttalandet om ditt problem, bör din förklaring av din lösning vara så tydlig och kortfattad som möjligt. Håll dig vid stora, viktiga, konkreta koncept och lämna eventuella mindre detaljer för senare - du kommer att ha gott om möjligheter att komma in i alla mindre aspekter av din föreslagna lösning i förslaget.

• I vårt flygbolagsexempel är vår lösning på problemet med ineffektiva ombordstigningspraxis det här nya systemet du har upptäckt, så du bör kort förklara de breda linjerna i det nya systemet utan att komma in i mindre detaljer. Du kan säga något liknande, "Med hjälp av ett modifierat boarding-system som föreslagits av Dr. Edward Right från Kowlard Business Efficiency Institute som har passagerare ombord på planet från sidorna i stället för från baksidan till fronten, kan ABC Airlines eliminera dessa fyra minuter av avfall. " Du kan sedan fortsätta med att förklara den grundläggande kärnan i det nya systemet, men du skulle inte använda mer än en mening eller två för att göra detta, eftersom "köttet" i vår analys kommer att ligga i förslaget.

Förklara fördelarna med lösningen. Nu när du har berättat för dina läsare vad som ska göras åt problemet är det en mycket bra idé att förklara varför den här lösningen är en bra idé. Eftersom företag alltid försöker öka sin effektivitet och tjäna mer pengar, vill du främst fokusera på den ekonomiska effekten av din lösning - vilka utgifter den kommer att minska, vilka nya former av intäkter de kommer att generera och så vidare. Du kan också förklara icke påtagliga fördelar, som förbättrad kundnöjdhet, men din totala förklaring bör inte vara för mycket längre än några meningar till ett stycke.

• I vårt exempel kan du kort beskriva hur vårt företag tänkbart kan dra nytta av de pengar som sparas med vår lösning. Några meningar i den här riktningen kan fungera: "ABC Airlines kan ha stor nytta av antagandet av detta nya boardingprogram. Till exempel kan de uppskattade årliga besparingarna på 109000€ hänföras till nya inkomstkällor, till exempel att utvidga Urval av flyg till marknader med hög efterfrågan. Dessutom, genom att vara det första europeiska flygbolaget som antar denna lösning, kommer ABC att få stort erkännande som en branschens trender inom områdena värde och bekvämlighet.

Avsluta med att sammanfatta problemet och lösningen. När du har presenterat den perfekta visionen för ditt företag, identifierat problemet som hindrar dig från att uppnå detta ideal och föreslagit en lösning är du nästan klar. Allt som återstår att göra är att avsluta med en sammanfattning av dina huvudargument som gör att du enkelt kan övergå till huvudförslaget i ditt förslag. Det finns inget behov av att göra denna slutsats längre än den behöver vara - försök att i några få meningar ange den grundläggande kärnan i vad du har beskrivit i ditt problemuttalande och den inställning du tänker ta i artikelns huvuddel.

• I vårt flygexempel kan du dra följande slutsats: "Optimering av nuvarande boardingprotokoll eller antagande av nya, mer effektiva protokoll är avgörande för företagets fortsatta konkurrenskraft. I detta förslag är de alternativa boardingprotokoll som utvecklats av Dr. Right är analyseras för deras genomförbarhet och åtgärder för ett effektivt genomförande föreslås. " Detta sammanfattar problemets huvudsakliga poäng - att det nuvarande boardingförfarandet inte är särskilt bra och att den här nya är bättre - och berättar för publiken vad de kan förvänta sig om de fortsätter att läsa.

För akademiskt arbete, glöm inte ett examensarbete. När du måste skriva ett problemmeddelande för skolan, snarare än för jobbet, kommer processen att vara i stort sett densamma, men det kan finnas extra saker du måste ta hänsyn till för att säkerställa en bra betyg. Till exempel kommer många kompositionsklasser att kräva att du inkluderar ett avhandlingsuttalande i ditt problemuttalande. Den avhandling uttalande (ibland bara kallad "avhandlingen") är en enda mening som sammanfattar hela argument, koka det ner till sitt allra nödvändigaste. En bra uppsats identifierar både problemet och lösningen så kortfattat och tydligt som möjligt.

• Låt oss till exempel säga att du skriver en uppsats om problemet med akademiska uppsatsbruk - företag som säljer förskrivna och / eller specialarbeten för studenter att köpa och lämna in som sitt eget arbete. Som vårt uppsatsuttalande kan du använda den här meningen, som erkänner problemet och den lösning som vi håller på att föreslå: "Övningen att köpa akademiska uppsatser, som undergräver inlärningsprocessen och ger en fördel för rika studenter, kan bekämpas genom att tillhandahålla professorer med starkare digitala analysverktyg. "
• Vissa klasser kräver uttryckligen att du lägger din avhandling på en viss plats i ditt problemuttalande (till exempel som den allra första eller sista meningen). Andra gånger har du mer frihet - kontakta din lärare om du inte är säker.

Följ samma process för konceptuella problem. Inte alla problemuttalanden kommer att vara för dokument som handlar om praktiska, påtagliga problem. Vissa, särskilt inom akademiker (och särskilt inom humaniora), kommer att hantera konceptuella problem - problem som har att göra med hur du tänker på abstrakta idéer. I dessa fall kan du fortfarande använda samma grundläggande ram för problemangivelse för att presentera problemet till hands (samtidigt som du uppenbarligen flyttar dig från ett affärsfokus). Med andra ord vill du identifiera problemet (ofta för konceptuella problem kommer det att vara att någon idé inte är väl förstådd), förklara varför problemet spelar roll, förklara hur du planerar att lösa det och sammanfatta alla detta i en slutsats.

• Låt oss till exempel säga att vi ombeds att skriva ett problemuttalande för en rapport om vikten av religiös symbolik i Bröderna Karamazov av Fjodor Dostojevskij. I det här fallet bör vårt problemuttalande identifiera någon dåligt förstådd aspekt av den religiösa symboliken i romanen, förklara varför detta betyder något (till exempel kan du säga att genom att bättre förstå den religiösa symboliken i romanen är det möjligt att dra nya insikter från boken) och layout hur du planerar att stödja vårt argument.

Var kortfattad. Om det finns en sak att tänka på när du skriver problemuttalanden är det här. Problemförklaringar bör inte vara längre än de behöver för att utföra sin uppgift att lägga fram problemet och dess lösning för läsaren. Ingen mening bör slösas bort. Alla meningar som inte direkt bidrar till målen för problemförklaringen bör tas bort. Använd ett tydligt, direkt språk. Låt dig inte fastna i mindre detaljer - problemuttalanden bör endast handla om det väsentliga i ditt problem och din lösning. Håll i allmänhet ditt problemuttalande så kort som möjligt utan att offra dess informativitet.

• Ett problemuttalande är ingen plats att lägga till din egen personliga kommentar eller "smak", eftersom detta gör problemförklaringen längre utan praktiskt ändamål. Du kanske eller kanske inte har möjlighet att vara mer långvarig i dokumentet, beroende på hur allvarligt ditt ämne och publiken är.

Skriv till din publik. När du gör ett problemuttalande är det viktigt att komma ihåg att du skriver för någon annan, inte för dig själv. Olika målgrupper kommer att ha olika kunskapsuppsättningar, olika lässkäl och olika attityder till ditt problem, så försök att hålla din avsedda publik i åtanke när du skriver. Du vill att ditt problemuttalande ska vara så tydligt och enkelt för din publik att förstå som möjligt, vilket innebär att du kan behöva ändra din ton, stil och diktion från en publik till en annan. När du skriver, försök att ställa dig själv frågor som:

• "För vem, specifikt, skriver jag för?"
• "Varför vänder jag mig till den här publiken?"
• "Känner denna publik alla samma termer och begrepp som jag?"
• "Har denna publik samma inställning som jag gentemot detta problem?"
• "Varför skulle min publik bry sig om detta problem?"

Använd inte jargong utan att definiera det. Som nämnts ovan bör ditt problemuttal skrivas så att det är så lätt för din publik att förstå som möjligt. Detta innebär att du, om du inte skriver för en teknisk publik som sannolikt kommer att vara kunnig inom terminologin för det fält du skriver om, vill undvika att använda teknisk jargong för hårt och se till att du definierar några bitar av jargong att du gör användning. Gör aldrig antagandet att din publik automatiskt har all teknisk kunskap som du gör eller att du riskerar att främja dem och förlora läsare så snart de stöter på termer och information som de inte känner till.

• Om vi till exempel skriver för en styrelse för högutbildade läkare kan det vara OK att anta att de vet vad termen "metacarpal" betyder. Men om vi skriver till en publik bestående av både läkare och rika sjukhusinvesterare som kanske eller kanske inte är medicinskt utbildade, är det en bra idé att introducera ordet "metacarpal" med dess definition - benet mellan de två första lederna i fingret.

Håll dig till ett smalt, definierat problem. De bästa problemuttalandena är inte spretande, vandrande skriftstycken. Istället är de fokuserade på ett enda, lätt identifierbart problem och dess lösning. I allmänhet är smala, definierade ämnen lättare att skriva övertygande om än stora, vaga ämnen, så när det är möjligt, vill du hålla omfattningen av ditt problemuttalande (och därmed själva dokumentet) välfokuserat. Om detta gör ditt problemuttalande (eller huvuddelen av ditt dokument) kort är det vanligtvis bra (förutom i akademiska situationer där du har minsta sidgränser för ditt uppdrag).

• En bra tumregel är att bara ta itu med problem som du definitivt kan lösa utan tvekan. Om du inte är säker på en slutgiltig lösning som kan lösa hela ditt problem, kanske du vill begränsa projektets omfattning och ändra ditt problemuttalande för att återspegla detta nya fokus.
• För att hålla omfattningen av ett problemmeddelande under kontroll kan det vara till hjälp att vänta tills dokumentet eller förslaget har slutförts för att skriva problemmeddelandet. I det här fallet, när du skriver ditt problemuttalande, kan du använda vårt faktiska dokument som en riktlinje så att du inte behöver gissa om den mark du kan täcka när du skriver det.

Kom ihåg "fem ws". Problemangivelser bör vara så informativa som möjligt i så få ord som möjligt, men bör inte gräva i små detaljer. Om du någonsin är i tvivel om vad du ska inkludera i ditt problemförklaring, är en smart idé att försöka svara på de fem wsna (vem, vad, var, när och varför) plus hur. Att adressera de fem Ws ger din läsare en bra basnivå av kunskap för att förstå problemet och lösningen utan att trampa in i onödiga detaljeringsnivåer.

• Om du till exempel skriver ett problemförklaring för att föreslå en ny byggnadsutveckling till ditt lokala kommunfullmäktige kan du vända dig till de fem W: erna genom att förklara vem utvecklingen skulle gynna, vad utvecklingen skulle kräva, var utvecklingen borde vara, vid byggnation bör börja, och varför utvecklingen i slutändan är en smart idé för staden.

Använd en formell röst. Problemförklaringar används nästan alltid för seriösa förslag och projekt. På grund av detta vill du använda en formell, värdig skrivstil (samma som den stil som förhoppningsvis används för dokumentets kropp) i problemförklaringen. Håll ditt skrivande tydligt, tydligt och direkt. Försök inte vinna din läsare genom att ta en vänlig eller avslappnad ton i ditt problemuttalande. Använd inte humor eller skämt. Ta inte med meningslösa sidor eller anekdoter. Använd inte slang eller talesätt. Bra problemuttalanden vet att de har ett jobb att utföra och slösar inte bort tid eller bläck på onödigt innehåll.

• Det närmaste du vanligtvis kan komma att inkludera rent "underhållande" innehåll i akademisk skrivning inom humaniora. Här är det ibland möjligt att stöta på problemuttalanden som börjar med en offert eller epigraf. Även i dessa fall har citatet dock något att göra med det problem som diskuteras och resten av problemförklaringen skrivs med en formell röst.