Hur skriver jag en sammanfattning?

Sammanfattningen kommer inte att vara heltäckande på något sätt och kommer inte heller att ersätta originaldokumentet.

Sammanfattningen är den viktigaste delen av ett affärsdokument. Det är det första (och ibland det enda) som andra kommer att läsa och det sista du ska skriva. Det är helt enkelt en kort genomgång av dokumentet, så att de upptagna människorna som kommer att läsa ditt dokument snabbt vet hur mycket de ska läsa och vilka åtgärder som troligen kommer att behövas.

Metod 1 av 2: grunderna

1

Förstå att en sammanfattning är en kort granskning av ett affärsdokument. "Kort" och "granskning" är nyckelord här. Sammanfattningen kommer inte att vara heltäckande på något sätt och kommer inte heller att ersätta originaldokumentet. En sammanfattning bör aldrig vara längre än 10% av originaldokumentet. Skjut för att ha det någonstans mellan 5% och 10%.

Tips: En sammanfattning skiljer sig från ett abstrakt. Ett abstrakt ger läsaren översikt och orientering, medan en sammanfattning ger läsaren mer av en sammanfattning. Abstrakter skrivs oftare i den akademiska världen, medan sammanfattningar används mer i affärssyfte.
2
Se till att den följer vissa stilistiska och strukturella riktlinjer. De flesta auktoritativa källor som skriver sammanfattningar är överens om att vissa stilistiska och strukturella riktlinjer bör gälla. Dessa inkluderar:
- Styckena bör vara korta och koncisa.
- Sammanfattningar bör vara vettiga även om du inte har läst originalrapporten.
- Sammanfattningar bör skrivas på ett språk som är lämpligt för målgruppen.
3

Definiera problemet. En sammanfattning måste tydligt definiera ett problem, oavsett om det är supply chain management eller marknadsföringskampanjer utomlands. Sammanfattningsvis behöver sammanfattningar tydliga definitioner av problem, eftersom dokumenten som de bygger på, Requests For Proposals (RFP), ofta skrivs av tekniska personer med dåligt grepp om konceptuella frågor. Se till att problemet är definierat i tydliga, begripliga termer.
4

Ge en lösning. Ett problem är alltid i behov av en lösning. För att kunna leverera en ansvarsförklaring (och en anledning att finansiera satsningen) måste du presentera din lösning så att den effektivt hanterar problemet. Om ditt problem inte är tydligt skrivet är det mindre troligt att din lösning är vettig.

Sammanfattningen är den viktigaste delen av ett affärsdokument.
5
Använd grafik, punktpunkter och rubriker om dokumentet är lättare att skumma på det sättet. En sammanfattning är inte en uppsats; det behöver inte vara långa textblock. Om de förbättrar förståelsen eller gör sammanfattningen mer skimmbar är det okej att använda:
- Grafik. En välplacerad grafik som illustrerar den exakta karaktären hos klientens problem skulle kunna driva hem punkten i sammanfattningen. Att stimulera den visuella känslan är ofta lika effektiv som deras analytiska känsla.
- Kulor. Långa listor med information kan delas upp i mer smältbara kulor.
- Rubriker. Organisera teman i sammanfattningen, om det behövs, efter rubrik. Detta hjälper till att orientera läsaren när de dyker in i sammanfattningen.
6

Håll skrivningen fräsch och jargongfri. Jargong är förståndens fiende. Det råkar bara vara populärt i näringslivet. Ord som "gränssnitt", "hävstång", "kärnkompetens" och "brinnande plattform" är alla ord som du bör sträva efter att undvika. De döljer verklig mening och kan göra sammanfattningen oklar och saknar detaljer.

Metod 2 av 2: detaljerna

1

Börja med originaldokumentet. Eftersom sammanfattningen är en sammanfattning av ett annat dokument, måste du vara ganska bekant med originaldokumentet för att kondensera det till en hanterbar och informativ version. Oavsett om originaldokumentet är en rapport, affärsplan, förslag, manual eller annat dokument, granska det och leta efter dess huvudsakliga idéer.
2
Skriv en kort recension. Vad är syftet med företaget som sponsrar dokumentet eller själva originaldokumentet? Vad är dess omfång?
- Exempel: "Women World Wide är en ideell organisation som strävar efter att ansluta kvinnor över hela världen med effektiva lösningar på våld i hemmet, samt att erbjuda ett nätverk av stöd för dem som lider av våld i hemmet. Medan de arbetar från sitt huvudkontor i Alberta, Kanada, har den fått remisser från kvinnor i 170 länder över hela världen. "
3
Låt "greppa" skina. Det här avsnittet är förmodligen den viktigaste delen av hela din sammanfattning. I två eller tre meningar bör du berätta för läsaren varför ditt företag är speciellt. Varför förtjänar det granskning, affärer eller partnerskap hos de som läser sammanfattningen?
- Kanske har du Michael Jordan som kund och han har godkänt din produkt på Twitter gratis. Du kanske bara skrev ett partnerskapsavtal med Google. Kanske fick du bara patent, eller kanske gjorde du bara din första stora försäljning.
Tips: Ibland räcker det bara med en enkel offert eller vittnesmål. Nyckeln är att fånga publikens uppmärksamhet, få verksamheten att se så ansedd ut som möjligt och dra läsaren till resten av dokumentet.
4
Definiera det stora problemet. Den första verkliga ingrediensen i en sammanfattning är en diskussion om ett problem, så förklara problemet som dina produkter / tjänster adresserar. Se till att problemet är så tydligt som möjligt. Ett illa definierat problem låter inte övertygande och kommer inte att ställa in din lösning så att den blir så genomslagskraftig som den kan vara.
- Exempel: "Los Angeles är förlamad av trafik. Bortsett från Metro DC-området har Los Angeles den värsta trafiken i landet. Det är inte bara irriterande. Smog och föroreningar som orsakas av nätlås minskar arbetstagarnas produktivitet, ökar astmahastigheter och långsamt skapa ett allvarligt hälsoproblem. Det finns fler bilar i LA än det finns människor som är tillräckligt gamla för att köra dem. "
För att skriva en sammanfattning, börja med att läsa igenom originaldokumentet noggrant.
5
Leverera din unika lösning. Det stora problemet är den lätta delen. Nu måste du övertyga läsaren att du har kommit fram till en unik lösning för det stora problemet. Om du levererar dessa två ingredienser får du en bra idé.
- Exempel: " Innotech har skapat ett banbrytande trafikstyrningssystem som rakar minuter av pendeltiden genom att installera patenterade" smarta nät "i stoplight-körfält som läser mängden bilar i en viss körfält och dirigerar trafiken därefter. Inte längre kommer förare i Europa att ha att stå vid ett rött stoppljus i minuter medan det gröna ljuset blinkar för inga bilar i andra riktningen. "
6

Prata om marknadspotential. Utarbeta det stora problemet genom att tillhandahålla statistik för din bransch. Var försiktig så att du inte låtsas att du har en större marknad än du har! Det faktum att medicintekniska industrin är 75€ miljarder årligen betyder ingenting eftersom din nya medicinska utrustning bara kommer att tjäna ett litet segment av branschen. Bryt ner det till en realistisk marknadspotential.
7
Inkorporera ditt unika säljförslag. Det är här du utarbetar din unika lösning. Vad ger din produkt eller tjänst specifikt en fördel framför konkurrenterna? Kanske skickar din hemsjukvård läkare till hemmet istället för bara sjuksköterskor, eller kanske garanterar du samma dagsbesök så att du inte behöver schemalägga i förväg. Påpeka varför du är speciell.
- Exempel: "Intellilight har den extra fördelen att det kan upptäcka när ingen är hemma. När ett ljus är tänt i ett tomt rum stängs det automatiskt av och tänds igen när det upptäcker rörelse i rummet. Detta sparar kundernas pengar på deras elräkning och slöser mindre energi. "
8

Prata om din affärsmodell, om det behövs. Vissa sammanfattningar behöver ingen affärsmodell. (Ideella organisationer, inte för vinst, och icke-statliga organisationer har förmodligen ingen affärsplan.) Men om din gör det, måste din affärsmodell vara tydlig och lätt att följa. I huvudsak svarar du på frågan "Hur får du folk att ta ut dollar ur plånboken och ge dem till dig?" Håll modellen enkel, särskilt i sammanfattningen. En snabb sammanfattning är allt som behövs.
9

Diskutera din ledningsgrupp, om det behövs. Beroende på vilken bransch du befinner dig i kan detta vara en av de viktigaste delarna av din sammanfattning. Dina investerare eller bankirer litar på teamet, inte idén. Idéer är lätta att få fram, men att genomföra på dessa idéer kan bara uppnås med ett starkt team. Visa snabbt varför ditt team har erfarenhet och kunskap för att genomföra din affärsplan.
10
Ge ekonomiska prognoser för att stödja dina anspråk. Baserat på din marknad, din affärsmodell och din historiska utveckling måste du utveckla en finansiell prognos från botten upp. Poängen med dina prognoser är helt enkelt att visa din kompetens och din förmåga att bygga ekonomiska prognoser baserat på en sund uppsättning antaganden.
- Om din plan är för en grupp investerare, använd inte för mycket tid på det här avsnittet eftersom de vet att du inte har någon aning om hur mycket pengar du kan tjäna. Investerare fattar vanligtvis inte ett go / no-go-beslut baserat på dina ekonomiska prognoser. De kommer i huvudsak att göra sina egna ekonomiska prognoser.
Ett abstrakt ger läsaren översikt och orientering, medan en sammanfattning ger läsaren mer av en sammanfattning.
11

Lätt på din begäran. Nu är det dags att begära antingen en investering eller ett lån, beroende på syftet med sammanfattningen. Du bör ompröva varför ditt företag ger värde. Påminn läsaren om den stora smärtan som du löser och din marknadspotential. Slutligen betona ditt team och dess förmåga att få jobbet gjort. Be om det dollarbelopp som behövs för att nå nästa stora milstolpe för ditt företag. Uppge inte hur mycket eget kapital du är villig att ge upp eller vilken ränta du är villig att betala. Detta bör göras senare genom personliga förhandlingar.
12
Läs igenom din sammanfattning. När du har skrivit grunderna läser du igenom den noggrant. Du bör korrekturläsa sammanfattningen med extra försiktighet. Medan du läser igen, överväg också din publik för dokumentet. Se till att eventuella nya referenser förklaras och att språket kommer att vara tydligt för någon som är ny inom detta ämne. Skriv om nödvändigt.
- Låt ett par fräscha ögon läsa igenom din sammanfattning och ägna särskild uppmärksamhet åt:
  - Klarhet. Är orden tydliga, idéerna tydligare och sammanfattningen saknar jargong?
  - Fel. Grammatiska, skiljetecken och stavfel kan vara överflödiga. Att ha någon faktakontroll av siffror och statistik kan också vara ett bra ideal.
  - Styrka. Översätts idéerna till en rörande tonhöjd? Var faller tonhöjd platt, om alls?
  - Sammanhang. Vilka delar passar inte ihop? Vilka delar gör?

Tips

Ju livligare den verkställande direktören är, desto mindre läser han eller hon förmodligen. Skriv därefter.
Prova de dokumentmallar som finns tillgängliga med de flesta ordbehandlingsprogram som kan hjälpa dig att komma igång.
Samma fyra områden kan användas för sammanfattningar i olika affärsmiljöer.
Sammanfattningar kan variera beroende på dokumentets längd, men de bör alltid vara relativt korta. Ditt mål är att packa så mycket information i en lägsta till måttlig läsning. Om du tar med detaljer i din sammanfattning, placera de viktigaste punkterna, till exempel dina slutsatser och rekommendationer, först.

Läs också: Hur skriver jag ett affärsmemo?

Hur skriver jag en sammanfattning?

Steg

Metod 1 av 2: grunderna

Metod 2 av 2: detaljerna

Tips

Frågor och svar

Läs också: