Hur får man reda på om någon är en laglig invandrare?
E-verifieringsprocessen börjar när du skapar ett ärende, vilket du måste göra för varje anställd eller potentiell anställd du vill verifiera.
Om du är småföretagare är det ditt ansvar att se till att alla du anställer är i landet lagligt och berättigade att arbeta. US Citizenship and Immigration Services (USCIS) gör det enkelt för dig genom E-Verify-tjänsten. När du väl har registrerat ditt företag i tjänsten kan du kontrollera varje anställd med hjälp av informationen på deras formulär I-9. Du bör också kontrollera varje anställds namn och personnummer genom Social Security Number Verification Service (SSNVS) för att säkerställa att anställda och sökande inte använder bedrägliga dokument.
Del 1 av 3: anmälan till e-verifiering
- 1Besök USCIS registreringswebbplats. Från USCIS-hemsidan klickar du på länken E-Verify för att lära dig mer om systemet och ladda ner resurser som leder dig genom registreringsprocessen.
- USCIS erbjuder en PDF-version av sin guide till registrering. Du kanske vill ladda ner detta och läsa igenom det innan du börjar så att du känner till processen.
- Webbplatsen innehåller också annan information som du kan läsa igenom för att bättre förstå E-Verify-systemet och hur det används.
- Tänk på att det kan ta 20-30 minuter eller längre att slutföra anmälningsprocessen. Se till att du börjar när du har tillräckligt med tid att göra det i ett sammanträde.
- 2Samla information om ditt företag. USCIS tillhandahåller en checklista för registrering. Använd den som en guide för att se till att du har all information du behöver för att slutföra din registrering innan du börjar.
- Du behöver kontaktinformation för ditt företag, inklusive information om företagsnamnet, särskilt om du har registrerat ditt företagsnamn som en DBA.
- Du behöver adresser till de anställningsplatser som kommer att delta i E-Verify, samt adressen till verifieringsplatsen, om den skiljer sig från anställningsplatsen.
- Om du till exempel äger tre restauranger behöver du adresser för alla tre restaurangerna som anställningsplatser. Platsen där du verifierar anställningstillstånd för dina anställda, som kan vara en av dessa restauranger, kommer att vara verifieringsplatsen.
- Du måste ange ditt företags arbetsgivaridentifieringsnummer (EIN) samt namn och kontaktinformation för alla användare som kommer att mata in information på ditt företags vägnar.
- 3Svara på frågor för att bestämma din åtkomstmetod. Registreringsprocessen börjar med en serie med ja / nej-frågor. Dina svar på dessa frågor avgör vilken metod ditt företag kommer att använda för att komma åt E-Verify-systemet.
- Registreringsguiden delar upp de olika anledningarna till att du kan behöva använda E-Verify-systemet och svaren du måste ge för att aktivera den metod som matchar dina skäl för att använda systemet.
- Om du till exempel vill använda systemet för att verifiera dina anställdas anställningsberättigande kommer du att få tillgång till systemet som arbetsgivare. Du måste svara "ja" på den första frågan och "nej" på följande tre frågor.
- Tänk på att om du svarar på en av frågorna fel kan det försena behandlingen av din registrering.
Registreringsprocessen börjar med en serie ja / nej-frågor. - 4Läs och underteckna samförståndsavtalet. Användningen av E-Verify-systemet styrs av regler och ansvar som beskrivs i användarmanualen och Memorandum of Understanding (MOU). Du kan komma åt en PDF av MOU på USCIS webbplats.
- MOU förklarar ditt företags skyldigheter att använda E-Verify-systemet. Avtalet binder inte bara dig utan alla andra användare som du registrerar för att mata in information för ditt företag.
- Se till att MOU och tillhörande regler också läses av alla andra användare som också kommer att verifiera information om anställda från ditt företag.
- En auktoriserad företrädare för ditt företag måste underteckna MOU elektroniskt som en del av registreringsprocessen. Vanligtvis är detta företagets ägare eller företagschef, även om det också kan vara din personalchef.
- Den person som undertecknar MOU är vanligtvis administratör för ditt företags E-Verify-konto, så det bör vara personen som kommer att ansvara för anställdas register och anställningsverifiering.
- 5Ställ in ditt e-verifieringskonto. Resten av registreringsprocessen handlar om att tillhandahålla information om dig själv och ditt företag, inklusive en identifiering av vilken typ av verksamhet du har tillsammans med anställnings- och verifieringsplatserna.
- När du har signerat MOU elektroniskt kommer du till en sida som kräver att du anger information om ditt företag, inklusive företagsnamn, adress och annan kontaktinformation.
- Du måste inkludera ditt företags EIN. Om du inte har en måste du skaffa en innan du fortsätter registreringsprocessen för E-Verify - du kan inte använda ett personligt personnummer.
- Du kan få en EIN för ditt företag genom att tillhandahålla information om ditt företag på IRS-webbplatsen. Online-processen är gratis och du får ditt nummer omedelbart.
- Under registreringen måste du också registrera minst en programadministratör. Programadministratören har möjlighet att lägga till andra användare eller ytterligare administratörer.
- Du behöver namn och kontaktinformation för alla administratörer eller användare som du vill registrera som en del av din registreringsprocess.
- När du har fyllt i all information kommer du att ha möjlighet att granska informationen du har angett innan du intygar och skicka in den. Ta dig tid att kontrollera din information noggrant och se till att allt är korrekt innan du fortsätter.
- 6Slutför onlinehandledningen. Varje registrerat företag måste ha minst en administratör. För att bli administratör måste du fylla i onlinehandledningen och klara ett grundläggande kunskapstest. När registreringen är klar kommer programadministratören att få ett bekräftelsemeddelande med ett tillfälligt användar-ID och lösenord.
- Din administratör måste logga in och skapa ett nytt, säkert lösenord. Efter detta kommer de att ha tillgång till E-Verify online-handledning.
- En administratör kan inte lägga till nya användare eller andra administratörer förrän de har slutfört självstudien och skickat en godkänd poäng på testet.
- Testet innehåller frågor om MOU samt regler och ansvar för företag som är inskrivna i E-Verify-programmet som beskrivs i E-Verify användarmanual.
Del 2 av 3: Använda e-verifiering
- 1Visa nödvändiga meddelanden. Om du använder E-Verify måste du på ett tillfredsställande sätt meddela nuvarande och potentiella anställda att du använder tjänsten genom att framträdande visa USCIS-godkända skyltar i ett anställdsområde, till exempel pausrummet eller bredvid tidsklockan.
- De två affischerna kallas "Notice of E-Verify Participation" och "Right to Work" -meddelandena.
- Du kan ladda ner nödvändiga affischer från USCIS webbplats. Dessa affischer måste visas både på engelska och på spanska i ett område som tydligt kan ses av både nuvarande och potentiella anställda.
- Du kan också tillhandahålla kopior av dessa meddelanden när du delar ut jobbansökningar till potentiella anställda.
- Tänk på att E-Verify övervakar inskrivna företag för efterlevnad, så se till att nödvändiga meddelanden alltid visas.
Webbplatsen innehåller också annan information som du kan läsa igenom för att bättre förstå E-Verify-systemet och hur det används. - 2Låt alla anställda fylla i formulär i-9. USCIS I-9-formuläret krävs för att verifiera dina anställdas identitet och bekräfta deras auktorisation för anställning, och måste fyllas i av alla som arbetar för dig, oavsett deras medborgarskap.
- På formuläret måste den anställde ange sitt namn och adress, sedan ange och intyga sin anställningstillstånd.
- Formuläret innehåller en lista med dokument som du kan kontrollera för att verifiera den anställdas identitet. Den anställde måste förse dig med lämplig dokumentation.
- Informationen på formulär I-9 är den information du kommer att mata in i E-Verify för att bekräfta att den anställde är berättigad att arbeta.
- 3Skapa ett ärende i e-verifiering. E-verifieringsprocessen börjar när du skapar ett ärende, vilket du måste göra för varje anställd eller potentiell anställd du vill verifiera. Ärendet måste skapas inom de tre första dagarna av anställningen.
- När du anställer en ny anställd, mata in informationen på den anställdas I-9 för att starta ett ärende för den personen.
- Om den anställde gav dig ett formulär I-551 permanent bosatt kort eller ett formulär I-766 anställningstillståndsdokument kommer du att uppmanas att jämföra fotografiet på den anställdas dokument med ett foto som visas via E-Verify-systemet.
- 4Hämta dina fallresultat. När du har angett informationen från den anställdas I-9, klicka för att skicka den informationen så kommer E-Verify-systemet att ge ett verifieringsresultat för den anställde. Resultaten kan kategoriseras som initiala, interimistiska eller slutgiltiga.
- Om du får en preliminär bekräftelse betyder det att informationen du gav inte matchade posterna från Department of Homeland Security (DHS) eller Social Security Administration (SSA).
- Granska informationen du gav och se till att du skrev den korrekt och korrekt. Om du gjorde det, följ instruktionerna angående nästa steg.
- Om du får ett meddelande om att DHS-verifiering pågår betyder det att ärendet har hänvisats till DHS för vidare utredning, men det krävs ingen ytterligare åtgärd från dig.
- Inget av dessa interimsresultat är slutgiltigt. Du kan inte avsluta ett ärende förrän du har fått ett slutresultat.
Del 3 av 3: Kontroll av tjänsten för verifieringsnummer
- 1Registrera dig för att använda tjänsten. Du kan använda Social Security Number Verification Service (SSNVS) för att verifiera socialförsäkringsnummer och namn som tillhandahålls av alla nuvarande eller tidigare anställda, inklusive nyanställda.
- Gå till webbplatsen Social Security Administration (SSA) och klicka på länken Business Services, som tar dig till välkomstsidan för Business Services Online.
- Välj länken "registrera" för att fylla i registreringsformuläret. Du måste skapa ditt eget lösenord.
- Social trygghet kommer att verifiera din identitet baserat på den information du har angett och skapa ett användar-ID åt dig.
Informationen på formulär I-9 är den information du kommer att mata in i E-Verify för att bekräfta att den anställde är berättigad att arbeta. - 2Begär en aktiveringskod. När du har slutfört den inledande registreringsprocessen måste du återvända till välkomstsidan för Business Services Online och logga in på ditt konto med användar-ID och lösenord som du skapade för ditt företag.
- När du har loggat in får du en meny med alternativ. Klicka på "Begär åtkomst och aktiveringskod" och ange nödvändig information.
- SSA skickar din aktiveringskod till den adress du angav för ditt företag.
- Ditt användar-ID upphör att gälla om du inte aktiverar ditt konto före utgångsdatumet som du angav när du först registrerade dig.
- 3Logga in på tjänsten. När du får din aktiveringskod i posten går du tillbaka till välkomstsidan för Business Services Online för att logga in på ditt konto och anger sedan aktiveringskoden så att du kan komma åt SSNVS.
- När du har angett rätt aktiveringskod är du redo att använda SSVN-systemet.
- För efterföljande inloggningar behöver du bara det användar- ID som tillhandahålls av SSA och lösenordet du skapade när du först registrerade dig.
- 4Ange den information du vill verifiera. När du har tillgång till, kan du ange upp till 10 namn och personnummer nummer åt gången för omedelbar verifiering. Om du har mer än tio anställda som behöver verifieras kan du ladda upp informationen över natten och få resultaten nästa dag.
- SSNVS kommer att berätta om namnen och personnumren du har angett är korrekta genom att jämföra informationen du angav med Socialförsäkringsverkets databas.
- Om informationen du lämnat matchar SSA: s register kan du vara säker på att dina anställda är de de säger att de är.
- Å andra sidan, om SSNVS säger att det inte finns någon matchning, är det troligt att den anställde försöker få ett jobb med bedrägliga dokument.
Läs också: Hur kan jag rösta frånvarande?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
