Hur utfärdar jag en faktura igen?
För att utfärda en faktura igen, gör eventuella nödvändiga korrigeringar i originalet och ändra fakturanumret.
En faktura är en faktura för de varor eller tjänster du tillhandahåller kunder. Du bör skicka fakturor snabbt, men ibland måste du skicka dem igen. Du kan till exempel ha gjort ett fel på originalfakturan, eller så kan din klient ha tappat sin kopia. För att utfärda en faktura igen, gör eventuella nödvändiga korrigeringar i originalet och ändra fakturanumret. Om din kund inte betalar omedelbart följer du upp en betalningspåminnelse. Om du är utanför USA, kontakta en revisor om din faktura inkluderades i en momsdeklaration.
Del 1 av 3: skapa en annan faktura
- 1Identifiera vilken information som har förändrats. Till exempel kan någon ha ökat sin beställning, eller så har du gjort ett misstag på originalfakturan. Gå igenom varje information på fakturan och leta efter ändringar i något av följande:
- klientinformation
- förfallet belopp
- sista betalningsdagen
- beskrivning av tillhandahållna varor eller tjänster
- 2Korrigera fakturan. Gå in i din faktureringsprogramvara och uppdatera all information som behöver ändras. Du bör ändra fakturanumret så att det visar att det har reviderats. Till exempel skulle fakturanummer 12567 vara 12567-R. Lägg orden "Omarbetad faktura" högst upp i dokumentet.
- Du bör också ändra fakturadatumet.
- Om din klient helt enkelt tappade fakturan behöver du inte uppdatera informationen eller ta med orden "Revised Invoice" högst upp. Istället tillhandahåller du helt enkelt en ny kopia av en faktura som inte har ändrats.
- 3Förläng förfallodagen om det behövs. Om du var tvungen att revidera fakturan för att återspegla ytterligare tjänster som tillhandahålls, förläng sedan förfallodagen. Du behöver dock inte förlänga förfallodagen om din klient bara tappar sin kopia.
Du kan till exempel ha gjort ett fel på den ursprungliga fakturan, eller så kan din klient ha tappat sin kopia. - 4Skriv ut din faktura. Du måste skicka en kopia av den reviderade fakturan till din klient, så skriv ut den och förbered dig för att maila den. Många fakturaprogram låter dig skicka fakturor via e-post, så skicka det på det sättet om det är bekvämare.
- Skriv ut en kopia för dina poster och häfta den till originalfakturan.
Del 2 av 3: skicka ett försäkringsbrev med fakturan
- 1Formatera ett vanligt affärsbrev. Du måste inkludera en kort anteckning med den nya fakturan och förklara eventuella ändringar. Öppna ett tomt ordbehandlingsdokument och ställ in teckensnittet till något läsbart, t.ex. Times New Roman 12-punkt.
- Om ditt företag har brevpapper, lämna sedan plats överst på sidan för brevpapper.
- Om du skickar en PDF av din faktura kan du skriva detta personligt brev i ett e-postmeddelande.
- 2Förklara ändringar av fakturan. Det bör framgå av ditt brev varför du skickade fakturan igen. Du kan till exempel ha gjort ett fel när du beräknar hur mycket du var skyldig. Du kan skriva något som: "Den bifogade fakturan återspeglar det korrigerade beloppet. Jag ber om ursäkt för felet på den ursprungliga fakturan."
- Om det inte fanns några ändringar, skriv då något av följande: "Jag har tillhandahållit en extra kopia av fakturan daterad 30 maj 2017, enligt din begäran."
- 3Påminn kunden när betalningen är förfallen. Din faktura kanske redan anger betalningsdatum, men det är en bra idé att upprepa förfallodagen i brevet. Du kan till exempel skriva "Som en påminnelse betalas den 1 juli 2017."
- 4Avsluta brevet. Påminn klienten att kontakta dig om de har frågor, vilket är särskilt viktigt om du har ändrat hur mycket kunden är skyldig. Tacka dem för deras verksamhet och inkludera "Med vänlig hälsning" och din signatur.
Till exempel skulle fakturanummer 12567 vara 12567-R. Lägg orden "Omarbetad faktura" högst upp i dokumentet.
Del 3 av 3: utarbeta en betalningspåminnelse
- 1Skapa ett vanligt affärsbrev. Om du inte får betalning på förfallodagen, förbereda ett brev som ska skickas till klienten. Vissa kunder glömmer när räkningar förfaller, så en vänlig påminnelse kan hjälpa. Formatera ett affärsbrev.
- Du kan också skicka en påminnelse om sen betalning via e-post om du tycker att det är lättare.
- 2Förklara varför du skriver. I första stycket, berätta för klienten att deras konto är förfallet och att du skickar detta brev som en påminnelse om betalning. Du kan till exempel skriva "Det här brevet är en påminnelse om att ditt konto hos oss nu är förfallet."
- Undvik att visa ilska eller attackera klienten. Fel händer, så försök att vara förståelse.
- 3Identifiera vilka fakturor som är obetalda. Skriv något som "Vi har inte fått någon betalning för följande fakturor...." Inkludera fakturanummer, fakturans förfallodag och det skyldiga beloppet. Om klienten har förfallit på flera fakturor listar du dem i kolumner.
- 4Lista kundens betalningsalternativ. Gör det enkelt att få betalt. Påminn klienten vilka betalningsmetoder du accepterar, t.ex. kontanter, större kreditkort, personlig check, etc. Om du accepterar onlinebetalning, inkludera en länk till webbplatsen.
- 5Påminn klienten om dina sena avgifter. Du kan debitera försenad betalning för betalningar som är mer än 30 dagar förfallna. Nu är det dags att påminna klienten om dessa villkor, vilket borde uppmana dem att betala dig snabbt.
- Du kan till exempel skriva "Som du förmodligen vet är dina betalningsvillkor 30 dagar från fakturans utfärdandedatum. En sen avgift på 5% kommer att bedömas om vi inte får betalning senast."
- Hota inte att stämma i det här brevet. Håll istället det hotet för ett senare brev om klienten fortfarande vägrar att betala.
Du kan till exempel skriva "Som du säkert vet är dina betalningsvillkor 30 dagar från fakturans utfärdandedatum. - 6Avsluta brevet. Tack klienten för deras snabba uppmärksamhet på denna fråga och påminna dem om att de är en uppskattad kund. Skriv "Med vänlig hälsning" och ta sedan med ditt namn under.
- 7Skicka brevet. Inkludera brevet med en kopia av den obetalda fakturan. Skicka brevcertifierad post, returnerad kvitto så att du vet när det har mottagits. Kom ihåg att behålla en kopia av brevet för dina register.
- 8Skriv om det behövs ytterligare bokstäver. Förhoppningsvis räcker det med en bokstav. Om inte, bör du utarbeta ytterligare betalningspåminnelser. Din förmåga att samla på skulden kommer att minska när din faktura är mer än 60 dagar förfallen.
- Den här artikeln beskriver återutfärdande av en faktura i USA. Vissa länder har lagar som anger vilken information som måste ingå i en faktura. Om ditt land har ett system för mervärdesskatt kanske du kanske inte kan annullera eller ändra fakturan. Rådfråga en revisor i ditt område om du har frågor.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
