Hur skriver jag en faktura för betalning för utförda tjänster?

För att skriva en faktura för betalning för utförda tjänster, lägg ditt företags namn högst upp på sidan eller ditt namn om du inte har ett företagsnamn.

Om du arbetar som en oberoende entreprenör eller äger ett litet företag som utför en specialiserad tjänst är oddsen att du måste lära dig att skriva en faktura för utförda tjänster så att du kan få betalt. Informationen du behöver inkludera på en faktura varierar beroende på de specifika tjänster du utför, men de flesta fakturor bör innehålla din kontaktinformation tillsammans med annan grundläggande rubrikinformation. En faktura bör också innehålla en lista över de tjänster som tillhandahålls för din kund inom faktureringsperioden, samt summan som du är skyldig.

Del 1 av 3: börjar med rubriken

1
Sätt ditt företags namn högst upp. För att vara professionell börjar du med ditt företags information högst upp på sidan. Om du inte har ett företagsnamn, börja bara med ditt namn högst upp. Den kan vara centrerad eller hela vägen till vänster.
- Behandla fakturan som ett affärsbrev. Det vill säga, du kan ha en professionell rubrik längst upp, centrerad i mitten. Å andra sidan är ett enkelt uttalande av ditt företagsnamn också effektivt.
2
Lägg till din kontaktinformation. Ange din adress, telefonnummer, e-postadress och all annan relevant kontaktinformation. Se till att du använder din företagsinformation, inte din personliga information.
- Ett faxnummer kan också vara relevant.
- Om du accepterar betaltjänster som PayPal, se till att använda e-postmeddelandet du har ställt in med det kontot.
3
Lägg till adressatens namn eller företag. Precis som med ett affärsbrev går du nu vidare till personen du fakturerar. Om det är ett företag, använd företagsadressen och kontaktuppgifterna som företaget gav dig.
- Om det är en person, använd vilken information du har, men helst deras kontaktinformation.
- Om du inte har tillräckligt med information kan du behöva kontakta personen eller företaget för att få mer information. Om det är ett stort företag kanske du vill ringa ändå för att fråga exakt vem du ska adressera fakturan till.
Om du accepterar betaltjänster som PayPal, se till att använda e-postmeddelandet du har ställt in med det kontot.
4

Inkludera ett kundkontonummer. Skapa ett unikt identifieringsnummer för var och en av dina återkommande kunder. Se sedan till att detta nummer ingår på varje faktura som du skriver till den här kunden. Detta gör att du kan gruppera fakturor efter kund och vid behov bedöma deras betalningshistorik eller dokumentera ett konsekvent betalningsfel.
5
Lista ett unikt fakturanummer högst upp. Om du regelbundet skickar ut fakturor är det viktigt att var och en har ett unikt nummer så att det är enkelt att referera till och identifiera. Hur du väljer ett nummer är upp till dig, men kom ihåg att du måste ha ett nytt för varje faktura.
- Ett enkelt sätt är att bara börja på en och arbeta dig uppåt. För att hålla numrets längd enhetlig kan du börja med "0000001."
- En annan metod är att tilldela ett kundnummer och sedan använda datumet. Om kundnummer till exempel är 305 och datumet är 2 februari 2016 kan du använda 305-02022016 som ditt nummer. Se bara till att du är tydlig vad "datumet" ska vara. Är det när tjänsten levererades eller när du skapade fakturan?
6
Inkludera fakturadatum. Lägg upp etiketten "fakturadatum" högst upp. Lägg till datumet då du skapar fakturan bredvid den. Detta hjälper både dig och kunden att hålla koll på tiden.
- Du kan också inkludera faktureringsperioden. Faktureringsperioden baseras på hur du ställer in din fakturering.
- Om du till exempel fakturerar en gång i månaden betyder det att din faktureringsperiod är från början av månaden till slutet av månaden, och de tjänster du utförde under den perioden kommer att inkluderas på fakturan.

Del 2 av 3: Lista över tjänsten

1
Lista de tjänster du tillhandahållit. Detta steg är fakturaköttet. Du berättar för din kund vad du laddar och varför du laddar det. Det är viktigt att du inte har överraskningar i det här steget, så se till att du alltid är på förhand med din klient.
- Ordna efter datum. Om fakturan gäller mer än ett datum är det enklast att ordna efter datum. Lägg datumet helt till vänster. Hur som helst måste du inkludera datumet då tjänsten tillhandahölls.
- Lista upp tjänsten. Bredvid den listar du det belopp du tar ut per timme eller per tjänst. Du behöver också antalet timmar eller hur många gånger tjänsten utfördes. Lägg slutligen summan för den specifika tjänsten till höger i avgiftskolumnen.
- Skapa en ny rad för varje typ av tjänst.
- Lista andra avgifter som är relevanta för service, till exempel avgifter för delar.
2

Lägg till andra avgifter. Om du har en leveransavgift lägger du till den i slutet, eftersom den inte ingår i tjänsten. Du kan också lägga till andra avgifter du behöver. Se bara till att de är märkta väl och tydliga för kunden. Leveransavgiften kan beskattas om du har moms i ditt område, så du kan ta ut skatt på den efter att du har skapat en delsumma. Kontrollera dock alltid med en revisor om du tar ut skatter korrekt.

Du kan använda valfritt nummer så länge varje kund har sitt eget kontonummer och varje faktura har sitt eget fakturanummer.
3

Skapa en delsumma. Lägg till alla avgifter som du har på fakturan. Lägg den i en rad under tjänsterna som delsumma med etiketten "Delsumma." Det är delsumman eftersom du fortfarande behöver lägga till skatt.
4
Lägg till skatterna. Beräkna sedan skatterna. Sätt skattesatsen under delsumman märkt som skattesatsen. Om du inte känner till skattesatsen i ditt område, kontakta din lokala försäljningsmyndighet för att ta reda på numret. Du kan också titta online för att hitta försäljningsskatten eller kontakta din revisor.
- I vissa stater behöver du inte ta ut moms för tjänster. Kontrollera dina lokala lagar för att ta reda på om du behöver debitera den i ditt område. Det kan också mycket av typen av verksamhet. Du kan till exempel inte behöva ta ut moms om du är en ideell organisation. Det kan också bero på om det främsta föremålet för försäljningen är tjänsten (t.ex. hos tandläkaren) eller utrustningen (såsom vid datorreparation).
- Skatter debiteras vanligtvis den plats där tjänsten utfördes, så om du går till en kunds hemvist i en förort måste du använda stadens omsättningsskatt. Kontrollera dock igen dina lokala lagar.
- Moms är en procentsats. För att räkna ut skatten multiplicerar du delsumman med procent, uttryckt som ett decimal. Till exempel, om din totala summa är 37€ och momsen är 8,25%, multiplicerar du 37€ med 0,0825 för att få 4125. Avrunda antalet efter behov. Här skulle skatten vara 3,10€
- Lägg till skatten i. Därefter lägger du till det nummer du fick till den ursprungliga delsumman. I exemplet lägger du till 3,10€ till 37€ för att få den totala summan på 40€
5

Skapa summan. Slutligen lista det totala beloppet du just hittat. Lägg "Total" bredvid det för att göra det tydligt. Det skadar inte heller att lägga en ruta runt summan eller att markera den slutliga summan i fetstil.
6

Håll en noggrann registrering av dina fakturor. Det är bäst att ha en digital kopia och en tryckt kopia arkiverad. Om du har några e-postmeddelanden, anteckningar eller andra dokument relaterade till en faktura, bör du lagra dem tillsammans med en tryckt kopia av fakturan.

Del 3 av 3: ge kundinformation för att följa upp

1

Lägg till betalningsalternativ. Din kund behöver veta vilka metoder de kan använda för att betala. Accepterar du checkar? Kan kunden betala med kreditkort, kontanter eller annat betalningssystem? Om det enda sättet kunden kan betala är att komma in i din butik personligen, låt dem veta det. Andra alternativ inkluderar posta en betalning (antingen check eller kreditkortsnummer), ringa in en betalning (kreditkortsnummer) eller betala online.

Du bör också ange adressatens namn, kontaktinformation och kontonummer, samt ett unikt fakturanummer och datum.
2
Inkludera ett förfallodatum. Din kund behöver veta när de behöver betala fakturan senast. Inkludera ett förfallodatum på din faktura. Du kan till och med inkludera det mer än en gång. Ett ställe att inkludera det är nere nära det totala beloppet, men högst upp är det också ett bra alternativ.
- Betalning ska alltid ha ett förfallodag med en konsekvens om den inte uppfylls (till exempel ränta som debiteras för sena betalningar).
- Du kan också inkludera ett incitament för tidig betalning (som 2% rabatt om du betalar på tio dagar), eftersom de flesta småföretag har konstanta kassaflöden.
- Du bör också diskutera om du har ett betalningsplanalternativ. Du kan inkludera informationen med brevet eller skriva något som "Om du inte kan betala din räkning samtidigt, ring vårt kontor för att skapa en betalningsplan."
3
Skicka fakturan. När du är klar med att skapa fakturan, skicka den till din klient. Det kommer att låta din klient veta att de behöver betala vad du är skyldig. Se till att ditt företags namn framträder på utsidan av kuvertet.
- Fakturor bör samordnas med redovisningssystemet. En faktura, när den väl har skrivits, blir en tillgång för företaget (kundfordringar) och bör registreras korrekt.
- Om du använder bokföringsprogramvara kan du ha möjlighet att låta programvaran skapa en faktura åt dig. Tjänster som PayPal har också inbyggd fakturaskapande.
4
Samla på dina fakturor. Om du inte får svar från kunden efter att ha skickat din faktura, försök att ringa för att se till att fakturan togs emot. Ett annat alternativ är att skicka en påminnelse via e-post till klienten. Det är viktigt att ha en väldefinierad och standardiserad insamlingsprocess så att du lättare kan samla på dina fakturor.
- Du kan också skicka påminnelser via e-post. Hur många du skickar ut innan ett meddelande om "slutbetalning" är upp till dig. Det är viktigt att upprepa att du har ett betalningsplanalternativ om du är villig att låta kunden betala ut den över tiden.
- När du har skickat ut så många du vill kan du skicka meddelandet "slutbetalning" som låter kunden veta att du överlämnar det till en advokat eller inkassobyrå.
- För att skapa ett system, försök att specifika insamlingsåtgärder fördelas regelbundet över din samlingsperiod. Prova till exempel att skicka meddelanden efter att saldot har blivit obetalt i 15 dagar, 30 dagar, 45 dagar och så vidare. Var och en kan ange hur många dagar som är kvar till betalning och vilka åtgärder som kommer att vidtas om saldorna blir obetalda.
- Försök att skicka minst ett meddelande med certifierad post så att du vet att klienten fick det.

Tips

Om ett förfallodatum för betalning närmar sig och din klient fortfarande inte har skickat betalningen, ring ett artigt telefonsamtal för att fråga om status för deras betalning. Vissa kunder kan helt enkelt behöva en påminnelse, medan andra kanske inte är medvetna om att betalningen inte har mottagits.

Läs också: Hur blir jag juridisk konsult?

Hur skriver jag en faktura för betalning för utförda tjänster?

Steg

Del 1 av 3: börjar med rubriken

Del 2 av 3: Lista över tjänsten

Del 3 av 3: ge kundinformation för att följa upp

Tips

Frågor och svar

Kommentarer (11)

Läs också: