Hur skriver jag en betalningspåminnelse?

Du kan skriva: "Detta brev är för att påminna dig om att betalning på ditt konto # 45667 skulle betalas den 12 april 2016.

En av de svåraste situationerna för en företagsägare eller entreprenör är att hantera kunder som är förfallna på sina konton. Att be om betalning på ett artigt men bestämt sätt är en känslig fråga, men balans kan uppnås. Du bör skicka en påminnelse om hur mycket som ska betalas och hur kunden kan betala. Om kunden inte betalar inom tidsfristen bör du följa upp med ytterligare brev. I allmänhet finns det tre bokstäver: ett första meddelande, en fast påminnelse och ett slutligt krav.

Del 1 av 3: skicka det första meddelandet

1
Formatera ditt brev. Ditt brev ska ställas in som ett vanligt affärsbrev. Ställ in teckensnittet till något läsbart - vanligtvis fungerar Times New Roman 12-punkts för de flesta läsare.
- Kom ihåg att inkludera datumet då du skickar brevet.
- Om du inte använder företagets brevpapper måste du ta med din företagsadress högst upp.
2
Efterfråga betalning. Du bör skicka ut en första påminnelse den första dagen som betalningen förfaller. Du vill använda en vänlig ton. När allt kommer omkring kan det hända att kunden helt enkelt har glömt bort att betalningen var förfallen eller att en check kanske till och med var i posten. Se till att ge kunden en betalningsfrist.
- Du kan skriva: "Det här brevet är för att påminna dig om att betalning på ditt konto # 45667 skulle betalas den 12 april 2016. Från och med idag har vi inte fått någon betalning från dig. Vänligen skicka in din betalning inom sju dagar."
- Du kanske är villig att erbjuda en betalningsplan. Om så är fallet, nämna det i brevet. Du kan till exempel acceptera hälften av det förfallna beloppet den här månaden och den andra en halv månad senare.
3
Identifiera godtagbara betalningsmetoder. Du vill inte att kunden ska skicka betalning till dig med en metod som du inte accepterar. För att skydda dig själv anger du uttryckligen vilka betalningsmetoder du accepterar - personlig check, postanvisning, kontanter eller kreditkort (som Visa, MasterCard, Discover, European Express, etc.)
- Om kreditkortsbetalning är ett alternativ, inkludera rader längst ner i ditt brev för kortnummer, utgångsdatum, kortinnehavarens namn, signatur och beloppet som ska debiteras.
- Du kan till exempel skriva: "Du kan betala med check eller postanvisning, betalas till [infoga ditt namn]. Som en vänlighet till våra kunder accepterar vi också betalning med Visa, Master Card eller European Express. Om du väljer att betala ditt saldo med ett kreditkort, fylla i formuläret längst ner, underteckna och returnera detta brev till vårt kontor. Alternativt kan du ringa för att ställa in kreditkortsbetalning. "
4
Avsluta brevet. Du bör berätta för kunden vilka bilagor du har inkluderat. Se också till att be dem bortse från brevet om betalning redan har skickats. Om ditt brevpapper inte innehåller ett telefonnummer eller e-postadress, bör du också tillhandahålla den informationen.
- Du kan till exempel skriva "Jag har bifogat en kopia av fakturan som jag skickat. Det bifogade är också ett stämplat, adresserat kuvert som du kan använda. Om du redan har skickat din betalning, vänligen ignorera detta brev."
- Kom ihåg att underteckna ditt brev. Inkludera också din titel, t.ex. Patientkoordinator.
5
Skicka meddelandet till kunden. Du kan skicka brevet via e-post eller via post. Om du skickar via post är det bäst att skicka certifierad post, begäran om kvitto. Detta visar att kunden har fått din påminnelse.
- Glöm inte att inkludera eventuella bilagor, t.ex. en kopia av fakturan eller ett kuvert.
- Om du skickar detta meddelande via e-post, skicka bilagor som PDF-filer.

Du bör skicka en påminnelse om hur mycket som ska betalas och hur kunden kan betala.

Del 2 av 3: maila en fast påminnelse

1
Påminn kunden om att de är försenade. Förbered en andra bokstav med samma format som den första. Kom ihåg att nämna att du redan har skickat ett första meddelande men att du inte har hört någonting. Om du har lagt till sena avgifter, avgifter eller ränta, se till att nämna det. Anta en seriös ton. Din första påminnelse var vänlig, men nu måste du börja vara seriös.
- Du kan till exempel skriva "Från och med idag har vi ännu inte fått någon betalning från dig, även om vi skickade ett meddelande till dig den 13 april. Som ett resultat är ditt konto försenat. Vi har ännu inte gjort några sena betalningar eller räntekostnader. "
2
Ange ytterligare en tidsfrist. Ge kunden ytterligare sju dagar för att skicka betalning. Påminn dem också om konsekvenserna om de inte betalar. Du kan till exempel lägga till sena avgifter eller andra avgifter.
- Exempelspråket kan läsa: "Om vi inte får full betalning inom de närmaste sju dagarna, kan vi lägga till en försenad straffavgift på 37€ på ditt konto."
- Du kan påminna kunden om dina godtagbara betalningsmetoder med samma språk som du använde i ditt första meddelande.
3
Avsluta brevet. Du kan berätta för kunden vad som kommer att hända om de inte betalar. Du kan till exempel ha en policy att inte längre göra affärer med någon om de är sena med sina betalningar.
- Du kan till exempel skriva: "Observera att vi har en policy att neka service till alla personer som har ett konto mer än 14 dagar försenat. Vi litar på att det inte kommer att vara nödvändigt att sluta göra affärer och ser fram emot din betalning. Om du har redan skickat betalning, ignorera det här brevet. "
- Du ska inte skicka detta meddelande via e-post. Maila istället certifierad post, begär kvitto. Förvara alltid en kopia för dina egna register.

Du kan till exempel skriva: "Du kan betala med check eller postanvisning, betalas till [infoga ditt namn].

Del 3 av 3: skicka det slutliga begäran

1

Identifiera brevet som ditt slutliga krav. Ställ in brevet som ett vanligt affärsbrev. Inkludera dock också en rubrik, till exempel orden "Final Demand." Sätt orden i fet stil och understryk dem. Du vill att mottagaren ska veta att detta är deras sista chans att betala innan du vidtar ytterligare åtgärder.
2
Förklara sena avgifter. Du bör säga till kunden att de nu bryter mot ditt avtal och att du har lagt till ränta eller straff för att du är försenad. Berätta sedan för det nya totala beloppet de behöver betala.
- Exempel på språk kunde läsa: "Trots tidigare påminnelser förblir ditt konto kriminellt. Eftersom du nu bryter mot våra betalningsvillkor lägger vi till en förseningsavgift på 37€ enligt våra" Avtalsvillkor för sen betalning. " Den totala utestående skulden är nu 170€ "
3
Ge en deadline. Du bör berätta för kunden hur mycket tid de har för att göra slutbetalningen. Du ska inte ge dem för mycket tid. Du kan till exempel ange en tidsfrist på 72 timmar. Förklara vad som kommer att hända om kunden inte når tidsfristen. Du kan till exempel överföra kontot till samlingar eller stämma kunden i domstol.
- Exempelspråk skulle kunna läsas: "Det är nu viktigt att du betalar din utestående räkning i sin helhet inom de närmaste sjuttiotvå timmarna. Om du inte gör det, har vi inget annat val än att skicka detta konto till vårt inkassobyrå, som kommer att lägga till fler avgifter på kontot. "
- Du kan djärva "sjuttiotvå timmar" för att få dessa ord att sticka ut.
4

Avsluta ditt brev. Betona att klienten ska ta detta slutliga begäran på allvar och betala. Du kan till exempel skriva "Vi föreslår därför att du tar denna fråga på allvar och betalar ditt saldo i sin helhet så snart som möjligt."
5

Maila brevet. Du bör skicka den här via posten, med certifierad post, begärt kvitto. Om du inte hörs från kunden, fortsätt och skicka kontot till samlingar eller stämma - beroende på vilket du hotade i brevet.

Med idag har vi ännu inte fått någon betalning från dig även om vi skickade ett meddelande till dig den 13 — Du kan till exempel skriva "Från och med idag har vi ännu inte fått någon betalning från dig även om vi skickade ett meddelande till dig den 13 april.

Tips

Om du inte får några svar från dina betalningspåminnelser, tänk på att ringa kunden. Det är svårare att undvika situationen när han eller hon faktiskt pratar med en företrädare för ditt företag.
Skapa en mall för ditt företag att använda i alla fall av kriminella konton. Mallen har mellanslag för att fylla i specifik information för en viss kund. Lämna till exempel namnet, det skyldiga beloppet, förfallna dagar och andra detaljer tomma tills det fylls i för en specifik kund.

Saker du behöver

Dator
Telefon (vid behov)

Läs också: Hur skriver jag till en lagstiftare (USA)?