Hur skriver jag en kontorshandbok?
Att skriva en kontorshandbok är ett enormt jobb, så du måste ha någon som tar ansvar för det.
Kontorshandböcker är en integrerad del av alla affärsorganisationer eftersom de kommunicerar företagspolicyer som måste följas. De flesta kontorshandböcker faller i en av två kategorier: policy- och procedurhandböcker eller anställdshandböcker. Oavsett vilken typ av manual du skriver, är det viktigt att organisera innehållet på ett logiskt sätt för din framgång.
Del 1 av 3: börjar på höger fot
- 1Tilldela en projektledare. Att skriva en kontorshandbok är ett enormt jobb, så du måste ha någon som tar ansvar för det. Beroende på organisationens storlek kan du tilldela projektet en person eller ett team.
- HR är vanligtvis ansvarig för att skriva en medarbetarhandbok, men avdelningschefer skulle förmodligen vara ett bättre val för en policy och procedurmanual. Om du är ägare till ett litet företag kan du ta på dig uppgiften själv så länge du har lite tid att engagera dig för det.
- Se till att den person som ansvarar för att skriva handboken har starka färdigheter. Det är mycket viktigt att manualen är tydlig och lättläst.
- 2Använd rätt språk. Din manual måste kommunicera policyer till alla dina anställda så effektivt som möjligt, så den ska vara enkel och lättläst.
- Var försiktig med att använda för mycket branschjargong, särskilt om du har några anställda som kanske inte känner till det alls.
- Använd akronymer sparsamt och förtydliga alla du använder.
- Se till att språket i din handbok passar ditt företags kultur.
- Formatering är också viktigt. Se till att dina rubriker är fetstil, att du har en tydlig innehållsförteckning och att det finns tillräckligt med utrymme så att de anställda enkelt kan skumma dokumentet för att hitta den information de behöver.
- 3Uppmuntra anställdas insatser. Beroende på vilken typ av verksamhet du har och vilken typ av handbok du sätter ihop kan du verkligen dra nytta av hela teamets samarbete. För att se till att du får ut det mesta av alla, var noga med att kommunicera till alla dina anställda syftet med handboken och vikten av deras input.
- Försök att betona fördelarna som handboken ger dina anställda, till exempel att klargöra förvirrande procedurer eller minska den tid det tar för nya anställda att komma till rätta. Annars kan de bara se handboken som ett disciplinärt dokument.
- 4Känn granskningsprocessen. Innan du börjar med ditt projekt bör du ha en klar förståelse för vem som kommer att arbeta med det och i vilken kapacitet. Det är särskilt viktigt att besluta vem som ska ansvara för den slutliga granskningen innan handboken distribueras.
- 5Planera att uppdatera det ofta. Din kontorshandbok kommer att vara ett ständigt föränderligt dokument, så du måste planera att uppdatera den ofta. Du måste bestämma från början vem som är ansvarig för att uppdatera manualen och hur ofta revisioner kommer att göras.
- Du kan också uppmuntra anställda att meddela en punktperson när de märker en förändring som måste göras i manualen.
- Beroende på din organisation kan du välja att skriva ut papperskopior av din manual, eller så kan du välja att ha en elektronisk manual, som blir mycket lättare att uppdatera ofta.
Håll tonen i kontorshandboken i överensstämmelse med atmosfären i ditt företag.
Del 2 av 3: skriva en policy och procedurmanual
- 1Dela upp efter avdelning. Börja med att komma med en lista över uppgifter som varje avdelning inom din organisation ansvarar för.
- Du kan tilldela denna uppgift till en enskild person eller till en individ i varje avdelning. Om det faller på en person, se till att han eller hon har stöd från avdelningscheferna.
- 2Skriv arbetsbeskrivningar. När du vet vad varje avdelning ansvarar för, bestäm exakt vilka uppgifter varje anställd gör inom varje avdelning. Detta hjälper dig att fördela arbetsbörden jämnt och ge dig bättre förberedelser för att anställa nya anställda när tiden kommer.
- Det kan vara bra att skapa ett organisationsschema som beskriver vem varje anställd ska rapportera till, särskilt om detta för närvarande är oklart i din organisation.
- 3Översiktsförfaranden. När du väl har en lista med uppgifter som varje anställd ansvarar för är det dags att gräva djupare in i varje uppgift och skriva steg-för-steg-instruktioner för hur de ska slutföras. Poängen med detta är att hjälpa till med utbildningen av nya anställda och att göra det lättare för befintliga anställda att täcka varandras arbete under frånvaro.
- Se till att beskriva detaljer som var dokument sparas, var vissa förråd förvaras och hur du kontaktar leverantörer och kunder.
- Det är en bra idé att låta någon granska varje uppgift genom att försöka slutföra den genom att följa instruktionerna exakt. Se till att granskaren inte är samma person som vanligtvis slutför uppgiften. Det kommer snabbt att bli uppenbart om det saknas steg eller ineffektivitet.
- 4Tänk på månatliga och årliga uppgifter. Förutom att beskriva rutinerna för dagliga uppgifter som dina anställda slutför, var noga med att redogöra för större projekt som förekommer sällan, till exempel kvartalsvisa granskningar eller årliga presentationer.
- Försök att skapa ett schema för var och en av dessa uppgifter så att nya anställda förstår när de ska börja förbereda sig för dem.
- 5Ge användbar information till nyanställda. Förutom att ge information om hur du ska slutföra de uppgifter som krävs för jobbet, kanske du vill ge dina nya anställda några extra tips som hjälper dem att göra dem bekanta med kontoret. Detta kommer att minska deras beroende av andra anställda och förhoppningsvis få dem att känna sig bekväma snabbare. Du kanske vill inkludera information om saker som:
- Platsen för badrummen, pausrummen och postrummet
- Hur man använder telefonen, skrivaren, datorn och annan utrustning
- Var man kan parkera
- Hur man beställer förnödenheter
Din kontorshandbok kommer att vara ett ständigt föränderligt dokument, så du måste planera att uppdatera den ofta.
Del 3 av 3: skriva en anställdshandbok
- 1Känn de juridiska kraven. Det finns förmodligen många saker du vill inkludera i din medarbetarhandbok, men du kanske inte vet att det också finns saker som du enligt lag är skyldig att inkludera. Du måste se till att inkludera information om lika anställningsmöjligheter, trakasserier, familjemedicinsk ledighet, boende för personer med funktionsnedsättning. arbetstagares ersättning, militärledighet, ammande boende och ledighet för brottsoffer.
- Om tillämpligt, inkludera information om företagets hemlighetsavtal och / eller uttalanden om intressekonflikter.
- Om arbetsmiljön är farlig på något sätt, inkludera information om de steg du vidtar för att säkerställa anställdas säkerhet samt vad de anställda förväntas göra.
- Även om det inte krävs enligt lag är det också en bra idé att inkludera klausuler om företagets rätt att säga upp anställda efter eget val och att göra ändringar i manualen. Detta hjälper till att skydda företaget om en tidigare anställd väcker talan.
- Anställningslagen är olika i alla stater. Det är en bra idé att rådfråga en advokat innan du publicerar din medarbetarhandbok, bara för att se till att du inte har inkluderat eller utelämnat något som kan vara skadligt.
- 2Inkludera information om timmar och närvaro. Din medarbetarhandbok ska tydligt kommunicera till anställda när de förväntas vara på kontoret och hur många timmar de förväntas arbeta varje vecka.
- Inkludera också information om övertidsersättning, var noga med att tydligt ange vem som är och inte är berättigad till övertid.
- Se till att anställda vet hur man rapporterar frånvaro.
- Om du erbjuder flexibla timmar, beskriv proceduren för att utnyttja denna fördel.
- Låt anställda veta när och hur de också kan förvänta sig sina lönecheckar.
- 3Prata om fördelar. Var noga med att ägna en del av din handbok till förmåner, inklusive betald ledighet, sjukförsäkring, livförsäkring, företagets 401000 plan och allt annat du erbjuder. Var noggrann i dina förklaringar om dessa fördelar så att de flesta frågor kan besvaras genom att konsultera manualen.
- Om dina förmåner tillhandahålls av en extern leverantör, låt de anställda veta var de kan hitta mer information om programmet.
- Om du har en kombination av tim- och tjänstemän eller deltids- och heltidsanställda, se till att tydligt beskriva vem som faller inom vilken kategori och vilka fördelar som finns tillgängliga för vem.
- 4Lägg upp en uppförandekod. Medarbetarhandboken är också platsen för att fastställa de regler som dina anställda måste följa. Du kan också skapa ett disciplinärt förfarande, men se till att det inte är så specifikt att det kanske inte är lämpligt under vissa omständigheter. Vanliga ämnen som omfattas av uppförandekoden inkluderar:
- Oskuldad frånvaro och sen ankomst
- Klädkod
- Drog- / alkoholpolitik
- Hur man interagerar med kunder och kollegor
- Social mediepolitik
- 5Beskriv granskningsprocessen. Dina anställda tycker att det är till hjälp om de vet exakt hur deras prestationsgranskningar kommer att genomföras och när de kan förvänta sig dem. Var så specifik som möjligt när du beskriver procedurer och förväntningar.
- 6Inkludera procedurer. Ditt kontor har förmodligen mycket fler procedurer än du skulle kunna föreställa dig, så det kan ta lite tid att tänka på allt du behöver ta itu med i din manual. Försök att tänka på alla frågor som en ny medarbetare kan ha om hur ditt kontor fungerar, inklusive saker som:
- Hur man klockar in och ut
- Politik för lunch och paus
- Telekommunikationspolicyer
- Hur man begär ledighet
- Hur man lämnar in ett klagomål mot en kollega
- Politik för dåligt väder
HR är vanligtvis ansvarig för att skriva en medarbetarhandbok, men avdelningschefer skulle förmodligen vara ett bättre val för en policy och procedurmanual.
- Undvik föremål som snabbt blir föråldrade.
- Se till att du följer dina policyer konsekvent.
- Du kommer antagligen att få flera utkast till din manual. Det kommer att vara en tidskrävande uppgift, men det är viktigt att redigera och revidera det.
- Överväg att använda en färdig manuell mall, som du kan hitta gratis online i vissa fall.
- Du bör överväga att utarbeta en nödplan och en katastrofåterställningsplan, som kanske eller inte kan ingå i din handbok.
- Håll tonen i kontorshandboken i överensstämmelse med atmosfären i ditt företag. Till exempel, om du är ett helt virtuellt företag, skulle din manual troligen ha en mer informell ton än ett tegel och murbruk.
- Håll det enkelt. Det är inte nödvändigt att använda komplicerat språk.
- Använd akronymer sparsamt och förtydliga alla du använder.
- Tänk på en onlinehandbok. Fördelarna inkluderar saker som kostnadseffektivitet, enkel åtkomst för anställda och snabb och effektiv redigering. Om du väljer online, se till att det är en säker webbplats.
- Tilldela en person eller schemalägg dig själv för uppdateringar och redigeringar av handboken regelbundet.
- Publicera inte din handbok förrän den har kontrollerats noggrant av ditt juridiska och / eller personalstyrka för efterlevnadsproblem.
Kommentarer (3)
- Detta var ett fantastiskt steg för steg-tillvägagångssätt som kommer att vara till stor hjälp när jag startar detta projekt.
- Bra artikel. Det var koncist och till punkt och genomtänkt från början till slut.
- Mycket användbart, enkelt och effektivt!
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
