Hur skriver jag en intressekonflikt?
En intressekonfliktförklaring beskriver en policy för att säkerställa att inga anställda eller styrelseledamöter fattar beslut för företaget som skulle gynna deras egna personliga intressen. Sök efter en provpolicy online så att du inte behöver utarbeta den från grunden. Se till att du definierar specialtermer som "intresserad person" i slutet av dokumentet. Detta gör det tydligare vilka villkor som gäller för vilka personer. Ange att intresserade personer har skyldigheten att lämna ut alla intressekonflikter. Beskriv sedan hur konflikter kommer att lösas. Den intresserade kan till exempel tillåtas göra en presentation, då kan styrelsen rösta för att avgöra om det finns en konflikt. Du bör också beskriva påföljderna för att inte avslöja deras intressekonflikt. För fler tips, inklusive hur du skapar ett informationsformulär, läs vidare!
En grundläggande policy för intressekonflikter bör förklara vad som är en konflikt och vilka steg din organisation kommer att vidta för att analysera konflikten.
Företag och ideella organisationer skapar intressekonflikter för att säkerställa att styrelseledamöter, anställda och chefer inte söker personlig vinst när de arbetar för organisationen. Till exempel kan en styrelseledamot med en sida företag kan erbjuda sina tjänster för uthyrning till organisationen. Detta skapar en konflikt - anställer styrelseledamoten sig själva eftersom det ligger i organisationens bästa eller i deras eget bästa? De flesta kontrakt och företagspolicyer innehåller en uttalande om intressekonflikter för att förbjuda all aktivitet som kan leda till en konflikt. En grundläggande policy för intressekonflikter bör förklara vad som är en konflikt och vilka steg din organisation kommer att vidta för att analysera konflikten. Du bör också skapa ett formulär för avslöjande av konflikter för anställda att fylla i.
Del 1 av 4: Börja din politik för intressekonflikter
- 1Hitta exempelpolicyer. Ideella organisationer kan förlora sin ideella status om de inte har en intressekonflikt eller en adekvat politik. IRS brukade publicera ett exempel på policy. Du kan dock fortfarande hitta kopior på Internet som är baserade på IRS-urvalet. Du bör hitta en och använda den som en guide när du utarbetar din egen.
- 2Ange syftet med policyn. Innan du går in i detaljerna i själva policyn bör du förklara syftet med att anta den. Generellt kommer du att anta en policy för intressekonflikter för att bibehålla integritet och skydda organisationens intressen.
- Du kan till exempel skriva något som följande: "Vår organisation strävar efter att upprätthålla de högsta standarderna för integritet, och det är viktigt att allmänheten är säker på vårt engagemang. Följaktligen måste varje utseende av en konflikt undvikas. För att upprätthålla vårt integritet och trovärdighet, har vi antagit följande policy. "
- Om du är en ideell organisation kan du skriva något liknande: "Syftet med denna policy är att skydda organisationens skattebefriade status när man överväger en transaktion eller ett arrangemang som kan gynna en tjänsteman, direktör eller anställd. Denna policy är avsedda att komplettera men inte ersätta några tillämpliga statliga och federala lagar som styr intressekonflikter som gäller för ideella organisationer. "
- 3Identifiera vem som har skyldighet att lämna ut. Var tydlig om vem som omfattas av policyn. Du kan till exempel skriva en policy för offentliggörande för din styrelse och en separat för dina anställda.
- Du kan kalla den här personen en "intresserad person" genom hela policyn.
- Alternativt kan du definiera "intresserad person" i din definitionssektion.
- 4Inkludera definitioner. Du måste tydligt definiera vissa termer som används i ditt dokument, så att det inte råder något tvivel om vad du hänvisar till. Ange definitioner för alla nyckeltermer, inklusive följande:
- "Intresserad person": Du kan definiera detta enligt följande: "Alla huvudansvariga, direktörer eller ledamöter i en kommitté med befogenheter delegerade av en styrelse, som har ett direkt eller indirekt ekonomiskt intresse, enligt definitionen nedan."
- "Ekonomiskt intresse": Du kommer förmodligen att definiera detta brett. Till exempel "En person har ett finansiellt intresse om de direkt eller indirekt har något potentiellt eller faktiskt ägande, ersättningsarrangemang eller investering i någon enhet som organisationen har en transaktion eller överenskommelse med."
- "Omedelbar familjemedlem": betyder ofta make eller partner och barn. Du kan definiera det bredare.
Ideella organisationer kan förlora sin ideella status om de inte har en intressekonflikt eller en adekvat politik.
Del 2 av 4: förklara hur konflikter hanteras
- 1Skapa skyldigheten att lämna ut. Ange att intresserade personer har en skyldighet att avslöja intressekonflikter. Identifiera också vem de måste avslöja sin potentiella konflikt för.
- Exempel på språk kan läsa: "En intresserad person ska avslöja förekomsten av ett finansiellt intresse och lämna ut alla väsentliga fakta till styrelseledamöterna. I ett försök att underlätta avslöjandet ska varje medlem fylla i ett intressekonfliktform som omständigheterna motiverar, och inte mindre ofta än årligen. "
- Revidera detta språk så att det passar dina syften. Du kanske vill att någon ska rapportera en potentiell konflikt till någon annan.
- 2Förklara hur ett meddelande om avslöjande ska lämnas in. Du bör be de personer som omfattas av dem att lämna in ett årligt uttalande om avslöjande. Påminn dem också om att avslöja eventuella konflikter som uppstår under året. Ge dem en tidsfrist (till exempel 30 dagar).
- Du kan skriva: "Varje person som omfattas av denna policy måste lämna in ett årligt avslöjande, som den verkställande vice ordföranden kommer att granska. Så snart en täckt person får reda på en potentiell konflikt, måste de omedelbart avslöja omständigheterna för EVP inom 30 dagar och återkalla honom eller henne själv tills saken har granskats. "
- 3Beskriv hur organisationen avgör om det finns en konflikt. Att låta anställda eller styrelseledamöter avslöja konflikten är bara en del av striden. Du måste också ange vem som avgör om det finns en konflikt.
- Till exempel, om en styrelseledamot har en konflikt, kan de göra en presentation för de andra styrelseledamöterna. Efter presentationen lämnar de och styrelsen röstar om det finns en intressekonflikt.
- Om en anställd rapporterar en konflikt kan någon i ledningen (som presidenten eller vice presidenten) se över om konflikten är betydelsefull. Om så är fallet kan de hänskjuta ärendet till styrelsen, som kommer att avgöra om det finns en konflikt eller utseende av en konflikt. De kan sedan be den anställde att dra sig ur aktiviteten.
- 4Beskriv stegen för att hantera en konflikt. När en konflikt finns måste din organisation vidta vissa åtgärder för att skydda sig själv. Till exempel bör en ideell organisation göra följande:
- Styrelsen bör avgöra om de med rimlig ansträngning kan få ett mer fördelaktigt arrangemang eller transaktion. Om de inte kan det, ska de ointresserade styrelseledamöterna avgöra om transaktionen eller arrangemanget är i organisationens bästa för sin egen fördel och är rättvist och rimligt.
- Du kan också låta styrelsens ordförande utse en ointresserad person för att undersöka alternativ.
- 5Ange påföljder för en anställd som inte följer. En anställd eller styrelseledamot kanske inte avslöjar en potentiell konflikt. Följaktligen kan du behöva straffa dem. Du bör notera i din policy att styrelsen har befogenhet att disciplinera personen.
- Du kan skriva: "Om kommittén har anledning att tro att en person inte har avslöjat potentiella eller faktiska konflikter, kommer den att informera ledamoten. Ledamoten har en chans att förklara underlåtenheten att avslöja för kommittén. Om kommittén fortfarande har skäl att tro att det finns en konflikt kommer det att vidta korrigerande åtgärder. "
- 6Hantverkspolicy för bestämning av ersättning. Ibland uppstår konflikter när du bestämmer löner för medlemmar i organisationen. Du måste ange tydliga policyer som beskriver vem som kan rösta när lönediskussioner kommer upp. Till exempel vill du ha följande policyer:
- Medlemmar i styrelsen som får direkt eller indirekt ersättning kan inte rösta i frågor som rör deras ersättning.
- Ledamöter i kommittéer vars kommitté hanterar ersättningsfrågor kan inte rösta om ärenden som rör ersättning.
- Ingenting förbjuder en röstberättigad medlem som får direkt eller indirekt kompensation att lämna information om kompensation till någon kommitté.
Generellt kommer du att anta en policy för intressekonflikter för att upprätthålla integritet och skydda organisationens intressen.
Del 3 av 4: slutföra policyn
- 1Ange riktlinjer för registrering av styrelsens arbete. Du måste dokumentera styrelsens svar på potentiella konflikter på ett adekvat sätt. I din policy ska du inkludera följande krav på arkivering:
- Ett krav på att protokollet ska innehålla namnet på personen med ett avslöjat intresse, intresset och vilken åtgärd som vidtogs för att avgöra om det fanns en faktisk konflikt. Observera också styrelsens beslut om en konflikt existerade.
- Ett krav att protokollet återspeglar namnen på alla närvarande för att diskutera eller rösta om en transaktion eller ett arrangemang, innehållet i diskussionen och de föreslagna alternativen. Spela också in de röster som tagits.
- 2Förklara hur du regelbundet granskar din policy. IRS kräver att ideella organisationer regelbundet granskar deras policy för intressekonflikter. Följaktligen bör du förklara när och hur du kommer att göra det. Din periodiska granskning bör åtminstone omfatta följande:
- om dina ersättningsarrangemang är resultatet av förhandlingslängder, rimliga och baserade på trovärdig undersökningsinformation
- om joint ventures, partnerskap och arrangemang med ledningsorganisationer överensstämmer med dina skriftliga policyer och är korrekt registrerade
- huruvida dessa joint ventures återspeglar rimliga investeringar eller betalningar för varor och tjänster och inte leder till otillåtna privata förmåner eller överdrivna förmånstransaktioner
- 3Ge ytterligare vägledning om offentliga aktiviteter. När dina anställda pratar med allmänheten bör de klargöra om de talar för organisationen eller för deras räkning. Detta kan minska all förvirring om var organisationen står i frågor.
- Till exempel kan du inkludera följande: "För att undvika förvirring bör medlemmar som vänder sig till allmänheten klargöra om de talar som privatpersoner eller talar för organisationen. Ibland uppmanas organisationen att tala offentligt om frågor eller ge representanter till statliga styrelser. Förfrågningar kommer till administrativa byrån och granskas av verkställande vice ordförande. Om det är lämpligt kommer EVP att vidarebefordra informationen till presidenten. "
- 4Visa din policy för en advokat. Denna artikel beskriver en grundläggande policy för intressekonflikter. Din organisation kan behöva ytterligare eller annan information. Du bör rådgöra med en advokat som är bekant med din organisation.
- Om du ännu inte har en advokat kan du få en remiss genom att kontakta din lokala eller statliga advokatförening.
- Ring och boka en konsultation. Fråga hur mycket advokaten tar ut.
De flesta kontrakt och företagspolicyer innehåller en uttalande om intressekonflikter för att förbjuda all aktivitet som kan leda till en konflikt.
Del 4 av 4: skapa ett informationsformulär
- 1Hitta blanketter för avslöjande av exempel. Berörda anställda och styrelseledamöter ska avslöja potentiella konflikter årligen. Detta årliga utlämnande ersätter inte deras pågående skyldighet att avslöja eventuella konflikter som uppstår under året. Du bör utarbeta ett formulär som en mall som du kan använda för alla personer som omfattas.
- Fråga andra företag eller ideella organisationer om de har ett formulär du kan titta på. Använd den som en guide när du skriver din egen.
- 2Formatera ditt dokument. Ställ in tummarginaler på alla sidor och använd 8,5x11 papper. Välj en teckensnittsstorlek och stil som är lätt att läsa. Arial eller Times 12-poäng är i allmänhet acceptabelt.
- Du kan rubrikera ditt formulär "Information om intressekonflikt."
- 3Förklara syftet med formuläret. Du kan ge ett stycke information som påminner personen om vikten av att avslöja potentiella intressekonflikter. Lägg den här informationen högst upp så att läsaren inte missar den.
- Du kan till exempel skriva: "En potentiell eller faktisk intressekonflikt uppstår när dina skyldigheter sannolikt kommer att äventyras av andra väsentliga intressen eller relationer, särskilt när dessa intressen inte avslöjas. Du bör avslöja alla affärer, personliga eller frivilliga förbindelser som kan ge upphov till verkliga eller uppenbara konflikter. "
- 4Ge utrymme för att identifiera information. Du bör ange tomma rader för datum, personens namn och deras position.
- 5Ställ en serie frågor. Det kan vara enklast att ställa in formuläret som frågeformulär. Du kan be personen som fyller i att svara "Ja" eller "Nej" på en serie frågor. Ange en rad för personen att ge mer information om de svarar "ja". Du kan ställa följande frågor:
- Tjänar du som officer i en organisation som har en relation eller gör affärer med oss?
- Har du någonsin varit chef för ett företag som vår organisation investerar i?
- Har du ett familjeförhållande med någon som har ett noterat förhållande till vårt företag? Dessa familjerelationer inkluderar: make, förälder, barn, farförälder, barnbarn, barnbarn och syskon. Makan till något barn, barnbarn, barnbarn eller syskon betraktas också som ett familjeförhållande.
- Har du någonsin deltagit i ett kompensationsförhållande, anställningsavtal, investeringsmöjlighet eller annat arrangemang, direkt eller indirekt, med en tredjepartsleverantör som gör affärer med oss som personligen kan gynna dig?
- Har du någonsin fått några direkta eller indirekta lån, gåvor, betalningar, rabatter, avgifter eller gratis tjänster från någon organisation eller person som är engagerad i någon transaktion med oss?
- Delar du äganderätten till ett företag som gör affärer med oss? Ägande innebär röststyrka i ett företag, vinstintresse i ett förtroende eller vinst intresse i ett partnerskap.
- 6Infoga ett signaturblock. Ange rader för personens signatur, tryckta namn och datum. När de har undertecknat ska du lagra formuläret i minst ett år.
- Kom ihåg att detta är konfidentiell information som du inte bör dela med andra människor. Skydda formuläret på samma sätt som med annan konfidentiell information om anställda.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
