Hur skriver jag en utbildningshandbok?
För att skriva en utbildningshandbok, börja med att sammanställa all information som handboken behöver täcka och sedan avgöra om uppdelningen i kapitel, avsnitt eller delar skulle fungera bäst. Organisera sedan informationen och skapa en innehållsförteckning och indexera så att din manual är lätt att navigera. Du kommer också att vilja skriva upp en kort förhandsgranskning av 2-3 stycken för början av varje avsnitt så att läsarna vet vad de kan förvänta sig. Avsluta också varje avsnitt med en sammanfattning som sammanfattar och granskar informationen som läsaren lärde sig. Om du vill lära dig att inkludera frågesporter, grafik och checklistor i din handbok, fortsätt läsa!
För att skriva en utbildningshandbok, börja med att sammanställa all information som handboken behöver täcka och sedan avgöra om uppdelningen i kapitel, avsnitt eller delar skulle fungera bäst.
Utbildningshandböcker är en viktig del av att lära nya anställda om ett företag eller gamla anställda om nya system eller program. Den exakta processen för att skriva en utbildningshandbok kan dikteras av branschen den är avsedd för, men det finns några allmänna saker du kan göra för att hjälpa dina anställda att få ut det mesta av handboken. Du bör dubbelkontrollera att du har all information du behöver innan du börjar, skriv med din publik i åtanke och försök att göra det lätt för dem att lära sig och inkludera lite extra material för att underlätta informationen. Din manual kommer att gynna om du inkluderar bilder och grafik, tomt utrymme för anteckningar, frågesporter för att granska vad människor lär sig och checklistor över viktiga uppgifter.
Metod 1 av 3: samla informationen
- 1Granska och sammanställ informationen som handboken behöver täcka. Skriv aldrig en träningsmanual från minnet. Gå igenom de olika processerna och kunskapspunkterna som din manual kommer att täcka och var säker på att du är tydlig på allt. Gör en lista över all viktig information och hänvisa till den här listan när du skriver manualen, dubbelkolla för att inkludera allt.
- Även att hoppa över ett litet steg kan förvirra dina användare, så var uppmärksam. Du kan till exempel berätta för någon hur man matar in data i ett kalkylark, men du kan lätt glömma att nämna "klicka på Arkiv för att öppna ett nytt kalkylark." Eller när du beskriver hur du använder en maskin kan du glömma att nämna att du vänder en viss brytare som är mycket viktig.
- Om du inte granskar allt och glömmer något, kommer användarna troligen att bli nödställda eftersom något inte fungerar som det ska. Det här är inte resultatet som träning någonsin skulle resultera i.
- 2Beskriv flödet i utbildningshandboken. Använd listan du har skapat och börja ordna informationen i en logisk sekvens av kapitel, avsnitt eller delar. Du kommer sannolikt att börja med grunderna och arbeta med mer djupgående begrepp.
- Innan du skriver något innehåll, se till att du har en god uppfattning om var alla aspekter av handboken kommer att passa ihop. Du vill inte nämna något från vad du tycker är ett tidigare avsnitt om handboken inte har täckt den informationen ännu.
- Om du kan skriva fristående avsnitt som inte bygger på varandra kan det vara rätt tillvägagångssätt i vissa situationer.
- 3Inkludera en innehållsförteckning och ett index. Även om handboken är avsedd att läsas direkt från början till slut, kommer dessa navigationsavsnitt att hjälpa människor när de behöver gå tillbaka för att uppdatera sitt minne och studera vad de lärde sig. Innehållsförteckningen bör innehålla alla kapitelrubriker och alla rubriker som det är vettigt att inkludera. Gör indexet så noggrant som möjligt och ge människor massor av saker att hitta i hela handboken.
- Ordbehandlingsprogram har ofta mallar för den här typen av dokument. Du kan också hitta användbara resurser online för hur du strukturerar dessa element.
- 4Skriv informativa kapitelförhandsgranskningar. I början av varje kapitel eller avsnitt, skriv 2-3 stycken som beskriver vad som kommer att behandlas i den delen av handboken. Du kan inkludera en lista över mål för avsnittet, nyckelord som är bra att fokusera på och nämna frågesporter eller aktiviteter som kommer att inkluderas.
- Kapitelrubriker ska hjälpa människor att veta vad de kommer att hitta, men de bör kunna skumma förhandsgranskningen och se till att kapitlet har vad de behöver veta.
- 5Avsluta varje kapitel med en sammanfattning. Det är alltid bra att avsluta och granska vad som har beskrivits i ett kapitel. Det är en sammanfattning, så du kan inte nämna allt. Försök att lyfta fram det som du anser vara den viktigaste informationen som människor bör ta bort från kapitlet.
- Du kan nämna målen igen för att ge människor chansen att göra en bedömning av huruvida de lärde sig vad de skulle.
- 6Skapa en grupp eller arbetsgrupp som hjälper dig att skriva manualen. Du kommer att lyckas lättare med att skriva en utbildningshandbok om du har människor som hjälper dig att göra det. Du behöver folk att söka efter fel när du går, se till att innehållet är förståeligt och hjälpa dig att överväga alla aspekter av det du tränar för. Dessutom kan du delegera en del av arbetet och fördela det jämnt.
- Om du inte kan ha en grupp som kan hjälpa dig genom hela processen, överväga åtminstone att be folk några saker på olika punkter när du går för att få andra åsikter.
Skriv aldrig en träningsmanual från minnet.
Metod 2 av 3: tillgodose dina användare
- 1Skriv för och till din publik. Se till att du är tydlig med vem publiken är. Tänk på om de har en kunskapsbas eller börjar helt nya. Detta ger dig en uppfattning om hur bred eller specifik du behöver vara genom hela manualen. När det är vettigt, skriv direkt till publiken och säg "När du kommer till detta steg..." snarare än något som "När en person når det här steget."
- Om du tränar anställda i en helt ny programvara som ingen har sett är det säkert att anta att de inte vet någonting. Om du tränar för försäljningstekniker i en klädaffär behöver du inte förklara vad byxor och skjortor är.
- Inte nedlåtande människor genom att förklara enkla begrepp, men antar inte att de vet något som de kanske inte vet.
- 2Inkludera problemlösningsscenarier och diskussionsämnen. Inte alla kan lära sig genom att läsa 20 sidor med text, så inkludera sätt för användare att tillämpa det de läser och få praktisk erfarenhet. Ge ett scenario och be läsaren att lösa ett problem av något slag. Tillåt diskussion och samarbete mellan praktikanter. Du vill tillgodose olika inlärningsstilar så att handboken är användbar för så många människor som möjligt.
- Du kan inte passa alla anställda perfekt, men om du bara använder ett tillvägagångssätt kommer det troligtvis inte att gå igenom till många alls alls. Målet med utbildningshandboken är att hjälpa anställda att lära sig vad de behöver veta, så syfta till att göra det enkelt för så många människor som möjligt.
- 3Förbättra handboken med videor eller ljudinspelningar. Om du skriver en tryckt handbok, överväga om du kan ge praktikanter tillgång till extra material, till exempel videor eller ljudinspelningar. För elever som kämpar för att läsa en hel manual kan du arbeta för att se till att de fortfarande lär sig vad de behöver. Många gånger kommer den skriftliga manualen att vara det primära träningsverktyget, men några extra kan göra stor skillnad.
- Detta kan påverkas av vilken typ av innehåll din manual innehåller och kanske inte är tillämplig i alla fall. Ta reda på detaljerna i din manual och bedöma om extra material kan skapas eller inte.
Du kommer att lyckas lättare med att skriva en utbildningshandbok om du har människor som hjälper dig att göra det.
Metod 3 av 3: testa användarens förståelse
- 1Inkludera ett avsnitt för användaranteckningar. När du skriver varje avsnitt i handboken försöker de som använder handboken ta in mycket information. När du medvetet inkluderar tomma utrymmen för att skriva anteckningar uppmuntrar du användarna att skriva ner vad de lär sig. Detta kommer att öka mängden information som de behåller.
- Anteckningsavsnitt skulle vara bra tillsammans med de flesta textavsnitt, men du kan också göra ett separat anteckningsavsnitt i slutet av kapitlen och i slutet av hela handboken. Detta hjälper människor att undvika att ha separata anteckningsböcker som de kan tappa koll på.
- 2Använd bilder och grafik. Varje gång du kan visa läsaren något visuellt kan det påverka hur mycket de förstår. Du vill inte störa din handbok för mycket, men använd grafik om du kan. Du kan ha skärmdumpar av steg i datorarbete. Du kan inkludera diagram med viktiga data. Bilder av verktyg eller maskiner som personen kommer att använda är också bra.
- Det finns verkligen inga gränser för vilka typer av visuella hjälpmedel du kan inkludera, så tänk på vad du tränar för och vad som skulle vara mest användbart för användaren att se.
- 3Inkludera checklistor med viktiga steg. För många manualer kommer du att beskriva stegen i olika processer, och checklistor är ett utmärkt sätt att sammanfatta saker. När en användare behöver hänvisa till ett avsnitt som innehåller specifika steg uppdaterar checklistan deras minne och kan kontrolleras mycket snabbare än flera stycken text.
- Det kan till och med vara användbart att göra dessa sidor lätta att riva ut så att användarna kan hålla checklistan till hands vid senare tillfällen när de arbetar med uppgifter.
- Checklistor kan innehålla material som behövs, sektioner för före, under och efter avslutad uppgift, eller hur man utvärderar arbetet när det är klart.
- 4Inkludera aktiviteter och frågesporter som mäter lärande. Du vill se till att användarna av din handbok lär sig när de går, så skriv upp små test av deras kunskap. Inkludera svaren på en separat plats så att de kan kontrollera hur de gjorde. Du kan ha flervalsfrågor, fylla i tomt och matchande eller scenarier för problemlösning.
- Dessa skulle vara separata från alla officiella tester som du skulle få anställda att göra efter utbildningen. Syftet skulle vara att hjälpa dem på vägen med att mäta hur mycket de lär sig.
Gör en lista över all viktig information och hänvisa till den här listan när du skriver manualen, dubbelkolla för att inkludera allt.
- När handboken är klar, samla en testgrupp för att se om det är vettigt och är ett effektivt träningsverktyg. Få feedback från dem på alla sätt de tror att manualen kan förbättras.
- Försök att använda ett språk som är enkelt och koncist så att det blir lätt för människor att förstå.
- Gör inte innehållet så formellt att det blir tråkigt, annars blir din publik inte intresserad.
Läs också: Hur identifierar jag trender i branschen?
Frågor och svar
- Vilken programvara rekommenderar du för att skapa träningsmanualer?Om du vill skapa en utbildningshandbok kan du använda valfri ordbehandlingsprogramvara, som Microsoft Word, Pages (Mac) eller Google Docs.
Kommentarer (10)
- Mycket informativa sätt att starta.
- Jag tyckte att denna fråga och svar var en bra utgångspunkt för planeringen av min träningsmanual. Det fokuserar ditt sinne på de väsentliga aspekterna av manuell sammanställning.
- Steg för steg process framåt. Enkelt att förstå.
- Funktionen hjälpte till att förstå de olika stegen i utvecklingen av en utbildningshandbok.
- Jag lärde mig att göra ett grovt utkast innan jag förvirrade information, samt en förspel och sammanfattning av varje kapitel för att hjälpa läsaren att få en helhetsfattad uppfattning om vad du lär dem.
- Innehåller förhandsgranskningar av kapitel och en sammanfattning.
- Hjälpte till med att skapa en utbildningshandbok för personal vid ett lokalt bryggeri. Den här artikeln var till hjälp eftersom jag just trimmade ut alla tips om hur man använder detta i en teknisk miljö. Tack!
- Excellent! Kort, det täcker huvudpunkterna, direkt till punkten, och jag gillar det enkla sättet som grafiken täcker ämnet. Man behöver inte spendera mycket tid på att läsa en bok för att lära sig något. Du kan skicka min recension. Bra jobbat. Tack.
- Det hjälpte till att bekräfta stilen och formatet för den pågående handboken. Artikeln hjälpte till att komma ihåg områden som jag inte hade tänkt på. Tack!
- Tack, det är användbart.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
Relaterade artiklar
