Hur man driver en middagsinsamling?

När du är värd för en middagsinsamling kan du traditionellt bara be om donationer från personer som faktiskt deltog i middagen.

Insamlingsmiddagar är ett beprövat sätt att samla in pengar för din sak, oavsett om du är en kyrka, skola, ideell eller politisk kandidat. Även om storleken och kostnaden kan skilja sig från händelse till händelse, förblir grunden densamma. För att få ut det mesta av ditt evenemang måste du planera noggrant, annonsera intelligent, vara beredd att felsöka och se till att dra nytta av det moment som genereras av ditt evenemang.

Del 1 av 4: planera insamlingen

1
Sätt ditt mål. Bestäm hur mycket du vill höja, dvs. din nettovinst efter avdrag för kostnader. Genom att länka ditt mål direkt till ett tydligt mål blir det lättare att få människor att delta. Kanske samlar du in pengar för att täcka kostnaden för ett nytt tak till din coop-förskola eller för att skicka en missionär till Kina. Samla inte bara pengar. Höj det av en anledning.
- Bestäm först den specifika sak du försöker åstadkomma och analysera sedan hur mycket det kommer att kosta. Om du till exempel samlar in pengar för ett nytt tak skulle du vilja kosta projektet med entreprenörer. Om du samlar in pengar för att täcka allmänna kostnader på en förskola, vill du veta de totala kostnaderna (förra året plus de förväntade merkostnaderna för det kommande året) och de totala förväntade intäkterna (undervisning) för att sätta ett mål.
- Målen bör vara specifika, mätbara och uppnåbara. Det sista av dessa är viktigt. Sätt höga mål, men var realistisk om du kan uppnå dem. Inte alla du bjuder in kommer att delta i din insamlingsmiddag. Om du har en auktion kommer inte allt att säljas.
- Undersök eller fråga dig omkring för att avgöra hur mycket människor är villiga att betala för biljetter innan du anger priset. Du vill inte prissätta människor, men du vill också vara säker på att du når dina mål.
2
Ställ in ditt team. Oavsett storleken på ditt evenemang måste du tilldela personal eller volontärer att samordna olika delar av middagen:
- Inbjudningar och marknadsföring
- Försäljning och donationer
- Plats och dekorationer
- Mat och catering
- Underhållning
- Särskilda evenemang (auktion, bageriförsäljning etc.)
- Ställ in och bryta ner
- Tack anteckningar
3
Inrätta en värdkommitté. Om du driver en stiftelse eller ideell verksamhet med givare på hög nivå, vill du uppmana rika givare, företagsledare och lokala kändisar att inrätta en "värdkommitté" - människor som bidrar med stora belopp till evenemanget och uppmuntrar andra att göra det också.
- Försök att först nå ut till personer som har visat ett tidigare intresse för den sak din middag försöker finansiera. Ring eller träffa dem för att diskutera evenemanget, varför det är viktigt och hur de kan hjälpa till.
- Se också till att inkludera viktiga intressenter - till exempel en chef från ett företag som sponsrar ditt evenemang.
- Även om din kommitté huvudsakligen är inriktad på att begära donationer, hjälper det att skapa underkommittéer med tydligt definierade uppgifter - rekrytering av volontärer, insamling och sponsring, underhållning - så att kommittémedlemmar känner ägandet till hela evenemanget utan att känna sig överbelastade.
4
Skapa en budget. Du kan inte bestämma hur mycket du ska ta betalt för biljetter eller hur många ytterligare aktiviteter du behöver (auktioner, bakförsäljning etc.) förrän du känner till din budget. Lista alla kostnader, till exempel:
- Personal.
- Inbjudningar.
- Uthyrning av utrymme.
- Catering.
- Underhållning.
- Transport.
- Säkerhet.
- Verktyg.
- Extra för oförutsedda kostnader.
5
Välj ett mellanslag. Om du förbereder din egen mat behöver du tillgång till någonstans med ett kök. Skolor eller kyrkor kan spara pengar genom att vara värd för evenemanget. Ideella organisationer med intressanta inställningar, som djurparker och bibliotek, bör också överväga att vara värd. För de flesta insamlingar av middagar vill du dock hyra ett utrymme. Var noga med att ställa dessa frågor när du hyr:
- Erbjuder arenan diskonteringsräntor för ideella organisationer?
- Finns det veckodagar där utrymmet kostar mindre?
- Om du är en storskalig ideell organisation med många medlemmar, fråga om de är villiga att donera utrymme i utbyte mot gratis reklam i ditt reklammaterial (e-post, flygblad, Facebook-sida, etc.).
- Kommer säljaren att överväga att avstå från kostnader som säkerhet, sanering etc. för ideella organisationer?
- Är de villiga att ge tillbaka en procentandel av fliken mat eller alkohol till din sak?
6
Bestäm mat. Ska du tillgodose evenemanget eller göra ditt eget? Kommer det att vara buffé eller en sittande måltid? Kommer det att vara öken? Kaffe? Alkohol? Kom ihåg att ju mer du spenderar på mat, desto mer måste du ta betalt för biljetter om du vill nå dina insamlingsmål.
- Bordsservice är mer formell men är också mer tidskrävande och dyrare. En buffé är mindre formell och billigare.
- Om du gör din egen mat, överväga att välja en måltid som är lätt att förbereda för många människor som spagetti med sallad och vitlöksbröd, eller hamburgare och veggieburgare med sallad. Att få gäster att ta med efterrätt sparar tid och pengar.
- Fråga om lokala restauranger kommer att överväga catering gratis istället för en donation. Nämn att detta kommer att vara bra reklam för deras verksamhet.
- Du måste också ha en plan för vad du ska göra med matrester. Överväg att donera det.
7

Tänk på att lägga till underhållning. För dyra middagar vill du överväga levande musik och kanske en högtalare. Ett band går också bra för kyrkor eller skolor, men överväg också att använda gratis talang - en talangshow, skolbandet eller kyrkans kör.
8

Överväg att kombinera din middag med en auktion eller bageriförsäljning. Speciellt auktioner kan få in mycket extra pengar, men de tar arbete. Du behöver en auktionskoordinator för att begära donationer från lokala företag. För skolor och kyrkor, överväg också att få föräldrarna eller medlemmarna att donera sina egna färdigheter eller förbereda sina egna föremål, som presentkorgar.

Att driva en middagssamling är ett utmärkt sätt att samla in pengar för ett gott ändamål.

Del 2 av 4: Få ordet

1

Känn din publik. Är detta en bred inbjudan - hela kyrkan, skolan eller staden? Eller fokuserar du på en viss grupp - kyrkans medlemmar som har gjort stora donationer, en klass eller klass i skolan eller personer som är involverade i ditt projekt? Att känna din publik hjälper dig också att bestämma var du ska hålla ditt evenemang och vilken typ av mat och underhållning du ska välja.
2
Ord från mun. För skolor och kyrkor är detta det enklaste och mest effektiva sättet att annonsera, eftersom du har dina medlemmar / elever framför dig minst en gång i veckan. Berätta för dem om den kommande insamlingen och varför det är viktigt. Försök att berätta en övertygande historia. Det är det bästa sättet att få människor att sprida ordet.
- Inramning av ditt evenemang som en berättelse kommer bäst att fånga uppmärksamhet. Börja med behovet du tar itu med och ett konkret exempel på det innan du går vidare till den själv. Till exempel: Förra veckan blev barnens konstprojekt alla våta när taket läckte; vi håller en insamlingsmiddag för att samla in pengar till ett nytt tak. Det kommer att bli bra!
- För kyrkor, var noga med att nämna insamlingen i predikningar, vid bibelstudier och andra kyrkliga evenemang under veckorna fram till den.
- För skolor, diskutera insamlingen vid skolmöten och PTA-möten. Skicka också informationsbroschyrer för föräldrar hem med barn.
- För ideella organisationer, se till att nämna insamlingen när du kan. Varje samtal, särskilt med potentiella givare, är en chans att hype ditt evenemang.
3

Använd direktreklam och e-post. Insamlingar med lägre budget kanske vill hålla fast vid e-post för att spara pengar. För dyrare insamlingar, skicka välproducerade utskick. En serie utskick eller e-post under månaderna fram till evenemanget fungerar bäst.
4
Posta flygblad och affischer i stadsdelar och offentliga utrymmen. En enkel reklamblad räcker för att få ut ordet. Var noga med att prata om ditt evenemang med butiksägare när du publicerar. Ord från mun kan vara ännu kraftfullare än din flygblad.
- Kaféer har ofta brädor där du kan posta flygblad.
- Lokala butiker låter dig ofta sätta flygblad i deras fönster.
- Om en kyrka eller skola, var noga med att skicka flygblad på tomten på flera platser där människor kommer att se dem.
5
Använd sociala medier och internet. Vuxna i USA tillbringar i genomsnitt 42 minuter om dagen på Facebook, 34 på Tumblr, 21 på Instagram och Pinterest och 17 på Twitter. Om du vill nå människor måste du också vara online.
- Skapa en Facebook-sida. Du kan ge uppdateringar, lägga upp bilder av arenan och köra tävlingar som får människor att engagera sig (mest smarta inlägg, bästa insamlingstema, bild etc.). Använd åtminstone Event-appen på Facebook för att skapa en sida för ditt evenemang och bjud in vänner som kan vara intresserade.
- Starta en blogg. Det tar tid och ansträngning, men en blogg är ett utmärkt sätt att berätta för folk historien om ditt evenemang och vad du försöker åstadkomma, liksom att få dem glada för den stora natten. Överväg att odla ut blogguppgifter till ett antal personer, var och en skriver en artikel om dagen.
- Tweet. Twitter har en mindre räckvidd än Facebook, men kan vara användbart, särskilt för att köra människor till din blogg eller Facebook-sida.
- Köp annonser. Leta efter lokala webbplatser som erbjuder billiga bannerannonser, eller överväg riktad reklam på Facebook. För att få högre effekt, använd dina annonser för att dirigera människor till din blogg.
EXPERTTIPS

Överväg också att skaffa donationer online. När du är värd för en middagsinsamling kan du traditionellt bara be om donationer från personer som faktiskt deltog i middagen. Nu kan du dock lägga till en onlinekomponent, till exempel en kampanjorganisationssida, där du också kan få donationer från personer som inte kan delta. Det ökar inte bara antalet personer du kan fråga, utan det ökar mängden donationer du kan få.
6

Annonsera i lokala tidningar och tidskrifter. Särskilt för grannskapshändelser kan en annons i den lokala tidningen vara mycket effektiv. Var noga med att ta med grunderna: vem, vad, när, var och varför.
7

Skapa en youtube-video. Det behöver inte vara ett konstverk. Ett par människor som pratar om hur viktig din sak är, eller några bilder med röst över, räcker. Länk till videon från din Facebook-sida eller skicka en länk i ett av dina e-postmeddelanden.
8

Skicka ett pressmeddelande till lokala medier. Låt tidningar, radiostationer, TV-stationer och tidskrifter veta att du är värd för ett evenemang och att du vill ha täckning. Ge massor av information så att evenemanget är lätt för dem att skriva upp. Även små evenemang kan ofta få en artikel i den lokala tidningen. Större och dyrare evenemang kan locka mer täckning.

Skicka sedan enskilda inbjudningar till en privat middag eller annonsera dina biljetter till en offentlig middag.

Del 3 av 4: kör evenemanget

1
Göra en plan. Du bör ha ett schema över evenemang, och all personal eller volontärer ska veta var de behöver vara under evenemanget och flödet av aktiviteter. Se till att du också har diskuterat timing med alla leverantörer. Du vill inkludera saker som:
- När säljare och volontärer måste anlända för att ställa in.
- När volontärer kommer att träffas före evenemanget för att diskutera och öva efter behov.
- När gäster kommer fram och hur de hälsas, guidas in i evenemanget.
- När underhållning eller ytterligare aktiviteter som auktioner börjar.
- När matservicen börjar.
- När och hur rengöring av mat börjar.
- När evenemanget avslutas.
- Vem kommer att stanna för att städa upp och bryta ner.
2

Få en person tilldelad felsökning. Inte allt kommer att gå perfekt. Om du har en hög insamling och försöker prata med viktiga gäster, vill du inte behöva felsöka samtidigt. Lokala insamlingar kan också skrämma om alla oroar sig för detaljer i sista minuten. Att tilldela någon denna uppgift kommer att göra alla andras liv enklare.
3

Kom tidigt för att ställa upp saker. Om du förbereder din egen mat eller tillhandahåller din egen underhållning måste du anlända flera timmar för att börja laga mat och ställa in. Om du skaffar mat och anställer underhållning måste dina evenemangsarrangörer fortfarande anlända tidigt på dagen för att se till att utrymmet är öppet och säljarna anländer och ställer in som lovat.
4
Kontrollera att allt är i ordning. Innan gästerna anländer vill du gå igenom en serie kontroller för att se till att allt går smidigt. Kolla upp:
- Ljudsystemet.
- Lamporna.
- Inredningen.
- Antalet eller stolarna.
- Silver / bestick.
- Beredskapen för artister och mat.
5

Hjälp gästparken. Du bör räkna ut var gästerna kommer att parkera i förväg. Ha människor på gatan redo att dirigera trafik. För evenemang på hyrda platser är det trevligt att ha parkeringsservice tillgänglig.
6
Hälsa gästerna. Låt folk posta ute för att rikta människor in. För evenemang under vintern är det viktigt med en kappcheck eller en plats att hänga jackor på. Du kommer naturligtvis också att behöva folk vid ingången för att hälsa gäster, ta deras biljetter och distribuera ett program om det finns något.
- Ett program informerar inte bara gästerna om ordningen på evenemang, det är också ett utmärkt tillfälle att förstärka ditt insamlingsmeddelande genom att inkludera information om din sak.
7

Arbeta i rummet. Du vill vara säker på att dra nytta av möjligheten att prata med deltagarna om din sak och projekt. Medan middagens mål är att tjäna pengar är det också en möjlighet att odla givare. Var vänlig och presentera gäster för varandra, men var inte rädd att också specifikt be om åtaganden till årliga löften eller speciella projekt.
8

Håll dig i tid. Detta är absolut nödvändigt. Att ha din middag för länge är ett säkert sätt att förlora dina gästers intresse. Någon bör få i uppdrag att hålla middagen igång i tid. Det betyder att du måste börja i tid, slå dina märken under natten och sluta i tid.

Inklusive hur du ser till att din middagsinsamling går i tid — För fler tips från vår medförfattare till Fundraising, inklusive hur du ser till att din middagsinsamling går i tid, läs vidare!

Del 4 av 4: att hålla igång efter evenemanget

1

Skicka tackbrev. Dina ansträngningar är inte över när middagen är slut. Det är viktigt att fortsätta att odla givare och volontärer så att de är villiga att ge mer tid och pengar i framtiden. Var noga med att skicka tackanteckningar till alla bidragsgivare, volontärer och leverantörer.
2

Låt folk veta hur bra evenemanget var. Det bästa sättet att göra en bra insamling är att göra det till en årlig sak, så att mun till mun kan spridas. Börja med att göra dig redo för nästa års insamling direkt genom att påminna alla om hur bra det var i år. Lägg upp evenemangsfoton på Facebook, twitter eller instagram. Kontakta lokala medier för att meddela dem hur framgångsrik insamlingen var.
3

Gör en obduktion efter middagen. Om du vill att nästa års evenemang ska bli ännu bättre måste du lära av det här. Eventledarna bör träffas veckan efter evenemanget för att diskutera vad som fungerade och vad som kunde ha fungerat bättre. Detta är särskilt viktigt för organisationer som skolor, som kanske inte har samma volontärer från år till år. Att skriva ner det du har lärt dig kan skapa institutionell kunskap som du kan förmedla till nästa grupp föräldrar.

Läs också: Hur samlar jag in pengar online?

Hur man driver en middagsinsamling?

Steg

Del 1 av 4: planera insamlingen

Del 2 av 4: Få ordet

Del 3 av 4: kör evenemanget

Del 4 av 4: att hålla igång efter evenemanget

Frågor och svar

Kommentarer (10)

Läs också: