Hur gör man ett välgörenhetsevenemang?

Var inte rädd för att göra ett välgörenhetsevenemang, dock; belöningen av ett framgångsrikt evenemang (för dig och saken) är väl värt ansträngningen.

Att organisera ett välgörenhetsevenemang är en ädel strävan, men det är sällan så enkelt som att sätta upp ett skylt, samla in pengar och säga massor av tack. För att säkerställa framgång kräver ännu mindre välgörenhetsevenemang noggrann planering, engagemang och en betydande investering av tid och pengar. Var inte rädd för att göra ett välgörenhetsevenemang, dock; belöningen av ett framgångsrikt evenemang (för dig och saken) är väl värt ansträngningen.

Del 1 av 2: organisera evenemanget

1
Definiera ett tydligt syfte. Även om det är en central del av alla välgörenhetsevenemang att samla in pengar för en bra sak är det inte alltid det enda (eller till och med ibland primära) syftet. När du har bestämt orsaken som du vill stödja, ta dig tid att tydligt definiera vad ditt evenemang kan göra för att ge mest hjälp.
- Generellt sett finns det tre typer av välgörenhetsevenemang: direkt insamling, som verkligen är inriktade specifikt på att samla in pengar; rekrytering / profilhöjning, som syftar till att locka uppmärksamhet och / eller volontärer till saken; och erkännande av stöd, som i huvudsak är offentliga tack till supportrarna.
- Varje välgörande sak behöver pengar, men skulle din valda sak dra nytta av minst lika mycket med större allmänhetens medvetenhet och stöd? Skräddarsy din föreslagna händelse för att bäst tillgodose behoven hos din sak.
2
Få tillstånd att samla in pengar eller medvetenhet. Av juridiska och praktiska skäl är det viktigt att få tillstånd innan du genomför ett evenemang för att stödja en välgörenhetsorganisation. Det sista du vill göra är att rädda den grupp du försöker hjälpa till, eller oavsiktligt få dem i "varmt vatten" genom dina goda avsikter.
- Även om du samlar in pengar för en individ eller familj - till exempel för att hålla en spagettimiddag för att gynna en familj som tappade sitt hem till en eld - är det bra att begära och få tillstånd först. De flesta uppskattar välgörenhet när de är i nöd, men de förtjänar rätten att vara med och godkänna processen.
Om du håller ett välgörenhetsevenemang för en etablerad organisation, sök deras hjälp för att fastställa ett rimligt mål.
3
Sätt en budget och ett insamlingsmål. Det krävs pengar för att tjäna pengar i näringslivet, och detsamma gäller för att samla in pengar till välgörenhet. Du måste skapa en grundlig budget innan evenemanget så att du kan ställa in ett realistiskt insamlingsmål.
- När du ställer in din budget ska du ta hänsyn till allt, inklusive plats, inställning, mat, underhållning, säkerhet / säkerhet och olika andra oförutsedda kostnader baserat på ditt evenemangs natur. Det kan hjälpa till att visualisera dig själv som gäst som besöker evenemanget - vad skulle du se, göra och förvänta dig, och täcks allt detta av din budget?
- Försök att sätta ett specifikt insamlingsmål, inte bara "så mycket pengar som möjligt." Att ha ett realistiskt, tydligt mål hjälper dig att planera din ideala händelse och kan hjälpa motivera volontärer och givare att hjälpa till att nå det målet. Om du håller ett välgörenhetsevenemang för en etablerad organisation, sök deras hjälp för att fastställa ett rimligt mål.
4
Identifiera din målgrupp. Om att driva ett välgörenhetsevenemang börjar låta lite som att driva ett litet företag finns det en anledning till det. Många av samma principer för budgetering, marknadsföring, logistik och förberedelser för det oplanerade gäller oavsett om du drar in pengar för välgörenhet eller betalar räkningarna.
- Tänk på vilken orsak du stöder och den potentiella givarbas som är mest lämplig att komma ut för att stödja den. Om du till exempel samlar in pengar för den lokala symfoniorkestern kan en tyst auktion och middag på en country club vara i ordning. Eller, om du vill byta ut lekplatsutrustningen i den lokala parken, kan en familjevänlig gatukarneval vara ditt bästa val.
- Var inte alltför övermodig, förstås. Gör ditt evenemang välkomnande för alla som vill stödja saken. Se bara till att den mest troliga målgruppen serveras.
5
Upprätta ett tema, design eller fokus. När du väl har bestämt dina mål, budget, givarbas och evenemangstyp kan du arbeta på detaljerna för att skapa ditt evenemang för att helst representera dessa faktorer.
- Återigen, som ett litet företag, vill du skapa en konsekvent "branding" för att representera ditt marknadsföringsmaterial och den faktiska inställningen och presentationen av evenemanget. Länka den till den sak du stöder. Till exempel kan ett superhjälttema vara ett bra val för en insamling som gynnar ett barnsjukhus.
- Var kreativ men budgetvänlig, förstås. Kom ihåg att syftet med evenemanget är att samla in pengar och / eller medvetenhet för en god sak.
Även om det är en central del av alla välgörenhetsevenemang att samla in pengar för en bra sak är det inte alltid det enda (eller till och med ibland primära) syftet.
6
Attrahera sponsorer. Helst bör ditt mål vara att ha hela kostnaden för värd för evenemanget täckt av sponsring och donationer, så att 100% av de pengar som samlas in vid evenemanget kan gå till välgörenhetssaken. För att göra detta måste du aggressivt men smart kontakta potentiella sponsorer med en övertygande "tonhöjd" för ditt evenemang och deras stöd.
- Företagen får många förfrågningar om sponsring och donationer till välgörenhetsändamål, så du måste anstränga dig för att förbättra dina chanser att lyckas. Förlita dig inte bara på godheten i din sak; gör ett övertygande fall varför det kommer att gynna saken och den stödjande verksamheten.
- Presentera ett skriftligt, detaljerat förslag som beskriver saker som: den uppmärksammade media / allmänheten / online-uppmärksamheten ditt evenemang kommer att dra; den högkvalitativa evenemangshanteringsgruppen och den förnuftiga budgeten du har samlat; den specifika karaktären av det erkännande som företaget kommer att få, ner till detaljer som bannerstorlek och logotypinslag i programmet.
- Undersök på förhand vilka företag du väljer att närma dig. Hur många välgörenhetsevenemang har de sponsrat / stött nyligen och på vilken nivå? Finns det några mönster för de typer av evenemang eller välgörenhetsorganisationer som de brukar stödja? Vilken typ av erkännande tycks tilltala dem? Kom till ditt möte så förberett som möjligt. Du kanske är volontär, men agerar som en professionell.

Del 2 av 2: presentera evenemanget

1
Sprid ordet. Det finns fler alternativ nu än någonsin att annonsera för ett evenemang, från att dela ut flygblad till att engagera sig i ett socialt medieblitz. Använd varje väg till ditt förfogande för att sprida medvetenhet bredvid, samtidigt som du ägnar särskild uppmärksamhet åt marknadsföringsstrategier som troligen når din målgivarbas.
- Du kan inte riktigt börja annonsera för tidigt. Börja sprida ordet så snart du har grunderna på plats (när, var, varför), förfina sedan din marknadsföringsstrategi när du fyller i detaljerna.
- Även i dagens digitala värld kan placera affischer i lokala företags främre fönster hjälpa till att öka medvetenheten om ditt evenemang. Var inte rädd för att be om hjälp från lokala källor för att marknadsföra din insamling. Detsamma gäller för användning av sociala medier - acceptera hjälp när och var du kan.
2
Kortslut inte logistiken. När du ansvarar för ett välgörenhetsevenemang kan ditt ansvar variera från att beställa bord till att boka underhållning till att välja en meny till att navigera i byråkrati. Som noterats från början av denna artikel kommer korrekt planering att göra jobbet att få det du behöver (och vill) när och var du behöver det mycket lättare. Bra förhandlingskunskaper kommer också att vara mycket användbara.
- Många företag är villiga att ge donerade föremål eller rabatter för välgörenhetsevenemang, men de kan också få förfrågningar hela tiden och vara försiktiga med att stödja ännu en. Var redo med en bra "tonhöjd" för vikten av din sak och den hjälp de kan ge, och var också redo att förhandla om din bästa affär. Erbjud mer framträdande skyltar och tacka dem för deras donerade utrustning, till exempel, eller helt enkelt kontakta flera leverantörer för att ta reda på ditt bästa pris.
- Behovet av statliga tillstånd eller licenser kommer att variera mycket beroende på din plats och ditt evenemangs natur. Om du erbjuder en tombola eller hasardspel, säljer alkohol eller använder allmän egendom (till exempel en park eller en avstängd gata) kommer dina odds att kräva godkännande från regeringen öka. Kontakta din lokala regering tidigt i processen för att avgöra vad du behöver om du har några tillstånd och licenser.
Det kan se ut som en crowdfunding-webbplats, eller det kan vara en händelsessida med mer information om datum, plats och syfte med välgörenhetsevenemanget.
3
Montera ditt bästa team. Att få rätt volontärer till ett evenemang är lika viktigt som att få rätt anställda för ett företag. Du kan inte göra allt själv, och deras förmåga att få saker gjort kommer att gå långt för att avgöra framgången för ditt evenemang.
- Det är inte troligt att du har lyxen att vara valt om vem dina volontärer är, men du kan tänka på vilka roller du ska placera dem i. Genomföra informella intervjuer för att avgöra vilka volontärer som är bättre lämpade för främre roller och vilka bättre för arbete bakom kulisserna. Var tydlig för dem (och dig själv) att varje roll är avgörande för att evenemanget ska lyckas.
- Beroende på ditt evenemangs natur kan du också använda en "värdkommitté", som vanligtvis är en grupp stora givare och / eller lokala kändisar som främst är där för att ge lite prestige till ditt evenemang. Använd alla råd de kan ge på ett klokt sätt, men kom också ihåg att de bara är symboliska ledare för evenemanget, medan du är den som behöver ha ansvaret.
4
Förvänta det oväntade. Ingen händelse, välgörenhet eller annat, går utan problem. Dåligt väder, ett felaktigt ljudsystem eller till och med en medicinsk nödsituation kan ingripa i ditt perfekt planerade evenemang. Du kan brainstorma möjliga problem och lösningar på dem, men du måste också vara tillräckligt flexibel för att "rulla med stansarna" när ditt evenemang händer.
- Ha en säkerhetsplan för nödsituationer och överväga om du ska tillhandahålla säkerhet, särskilt om evenemanget är öppet för allmänheten och en stor folkmassa förväntas. Även om det antagligen inte krävs enligt lag, kanske du vill betrakta någon version av "ansvarsförsäkring" som skydd mot större oförutsedda störningar.
5
Följ upp efter ditt evenemang. Gammaldags, handskrivet tack kan fortfarande göra en lång väg för att få en givare eller volontär att känna sig speciell och mer villig att hjälpa till igen. Skimp aldrig på att visa din uppskattning för någon och alla som har hjälpt till att göra evenemanget verklighet.
- För skattemässiga och juridiska ändamål, håll en detaljerad skriftlig redogörelse för varje donation du får. Du kan också använda dessa poster som en kontaktlista för att hålla människor informerade om och involverade i orsaken och eventuella framtida händelser.
- Tillbringa alltid lite tid efter evenemanget genom att gå igenom vad som fungerade och vad som inte gjorde. Tänk på vad du kan lära dig av det här evenemanget för att göra nästa ännu bättre. Sök efter åsikter från pålitliga volontärer och givare / supportrar.

Expertråd

Om du vill göra ett digitalt insamlingsevenemang:

Bestäm dina effekter och ekonomiska mål. Bestäm först syftet med att samla in pengar, vilket är ditt effektmål. Använd sedan det för att bestämma ditt ekonomiska mål. Om du till exempel vill hjälpa 1000 barn, besluta om du vill samla in 37€ per styck för att ge var och en en ryggsäck full av skolmaterial? Eller är det 75€ per barn för att ge ett stipendium så att de kan åka på utflykt?
Skapa en berättelse. När du vet ditt ekonomiska mål, bestäm din historia. Du måste ha en tvingande anledning till varför din kampanj är viktig, liksom varför människor faktiskt bör vara uppmärksamma och donera till dig. Denna information hjälper dig att skapa din marknadsföring för välgörenhetsevenemanget.
Skapa en kampanjwebbplats. Din kampanjwebbplats är i grunden en sida som är optimerad för insamling. Det kan se ut som en crowdfunding-webbplats, eller det kan vara en händelsessida med mer information om datum, plats och syfte med välgörenhetsevenemanget.
Få donationer. Försök be dina mest passionerade supportrar om donationer före någon annan. Det kan hjälpa människor att bli upphetsade. Starta sedan evenemanget till den bredare allmänheten genom att skicka det till din e-postlista eller sociala mediekanaler. Du kan också göra betalmedia, PR eller använda alla partners du har för att hjälpa dig att sprida ordet.

Läs också: Hur samlar jag in pengar online?

Hur gör man ett välgörenhetsevenemang?

Steg

Del 1 av 2: organisera evenemanget

Del 2 av 2: presentera evenemanget

Expertråd

Läs också: