Hur förbereder man mig för en revision?
Tips: Att hålla dina konton förenade under året kan minska tiden det tar att förbereda sig för granskningen.
Varje år gör många organisationer, inklusive ideella organisationer och vinstdrivande företag, redo för en oberoende granskning av sina finansiella poster. Medan utsikterna till en revision kan vara skrämmande och stressande, kan noggrann planering göra processen enklare att hantera. Om du granskar dina böcker före granskningen kan du kanske ta upp frågor och åtgärda dem innan revisorn kommer. Utöver detta kommer att upprätthålla tydlig kommunikation med din revisor för att säkerställa att revisionen fungerar smidigt.
Del 1 av 3: organisera dokument och personal
- 1Håll ett möte med personal som kommer att arbeta med granskningen. Snart efter årets slut, samla ekonomipersonal och andra som potentiellt kommer att vara inblandade i revisionen. Vid detta möte, gå igenom de dokument som behövs för granskningen och komma med en tidslinje för att producera dem.
- Om du har en större organisation kanske du vill dela upp dokumenten och ange olika anställda som ansvarar för varje kategori så att dokumenten kan förberedas mer effektivt.
- Bestäm vilka anställda som behöver vara redo och tillgängliga för att prata med revisorn när de börjar utföra sitt fältarbete. Din revisor kan ha en lista över specifika anställda som de vill intervjua som en del av granskningsprocessen.
- 2Utse en enskild anställd som ska fungera som revisionspunktperson. Det är mest effektivt att ha en enda punktperson som arbetar direkt med revisorn, så att revisorn alltid vet vem de ska rikta sina frågor till. Den punkten kan sedan delegera vid behov för att få svar på revisorns frågor eller framställa de dokument de behöver.
- Punktpersonen kommer också att ansvara för logistiken för revisorns fältbesök. De kommer att prata med revisorn för att ta reda på vilken typ av resurser revisorn behöver så att de kan ordnas i förväg. Till exempel kan revisorn behöva ett privat rum för att arbeta med WiFi tillgängligt.
- 3Samla alla begärda dokument på en enda plats. Din revisor kommer att förse dig med en lista över dokument som de behöver för att genomföra revisionen. Börja samla digitala kopior och papperskopior av dessa dokument i det rum där revisorn kommer att göra sitt arbete.
- Förutom ekonomiska dokument behöver du också företags- och organisationsdokument, styrelsens eller kommitténs mötesprotokoll, försäkringar och alla kontrakt eller avtal som din organisation förbinder sig till.
- Digitala kopior av dokument är ofta lättare för en revisor att arbeta med eftersom de kan söka i dem efter den information de behöver. Skapa en enda digital mapp för granskningsdokument och ordna allt där efter de kategorier som revisorn använder.
Tips: Beställ de begärda dokumenten i samma ordning som på revisorns lista så att revisorn enkelt kan hitta vad de behöver.
Din revisor kommer att förse dig med en lista över dokument som de behöver för att genomföra revisionen. - 4Samordna personal och register med revisorn innan fältarbetet börjar. Dagen före granskningen, träffa revisorn antingen i telefon eller personligen och gå igenom planarbetena. Låt dem veta var alla register de behöver och vilka anställda som ansvarar för vilka delar av din verksamhet.
- Ge din revisor kontaktinformation för alla de anställda som potentiellt kommer att vara inblandade i revisionen.
- Revisorn kan ha ytterligare poster eller annan information som inte ingick i den ursprungliga listan. Gå igenom vad du har förberett hittills och fråga revisorn om de behöver något annat för att starta revisionen.
Del 2 av 3: genomföra en självgranskning
- 1Granska frågor som togs upp vid tidigare granskningar. Om du har tidigare granskningsrapporter, titta över dem och utvärdera de områden där du hade problem tidigare. Ta reda på om dessa problem har lösts eller om du fortfarande har arbete att göra.
- Skriv en sammanfattning av svaret på föregående års revision och vad du har gjort för att rensa de frågor som nämnts av revisorn. Om ett problem pågår, låt revisorn veta från början så att de vet att du har arbetat med en lösning.
- 2Upprätta avstämning vid årsskiftet och finansiella rapporter. Avstäm alla dina bankkonton och se till att avstämningsrapporterna och bokslutet balanserar. Om du märker några fel eller avvikelser kommer du att ha rätt att korrigera dem före granskningen.
- Se till att ditt bankavstämningsuttalande innehåller en fullständig lista över utestående kontroller med checknummer, datum och belopp samt detaljer om eventuella insättningar som har gjorts men ännu inte rensats. Detta är saker som ofta granskas av revisorer.
Tips: Att hålla dina konton förenade under året kan minska tiden det tar att förbereda sig för granskningen.
- 3Kontrollera avslutningsrapporterna vid slutet av året för att se till att de balanserar. Granska alla dina bokföringsscheman och bokslutskommunikéer. De avslutande posterna bör överensstämma med provbalansen. Om inte, har du ytterligare arbete att göra innan granskningen börjar ta reda på var problemet är.
- Lista upp alla upplupna kostnader och dokumentera ansvaret som skapats av upplupen men oanvänd ledighet, inklusive betald ledighet som rullar över till nästa kalenderår.
Din revisor kan ha en lista över specifika anställda som de vill intervjua som en del av granskningsprocessen. - 4Uppdatera anteckningarna i dina finansiella rapporter efter behov. De förklarande anmärkningarna diskuterar poster som ingår i dina finansiella rapporter. Efter att ha tagit fram nya uttalanden för året, kontrollera anteckningarna och se till att de fortfarande överensstämmer med informationen i uttalandena.
- Om några efterföljande händelser har inträffat sedan slutet av året som kan påverka informationen i dina finansiella rapporter, se till att de ingår i noterna.
- Inkludera eventuella oförutsedda utgifter som kan påverka informationen i dina finansiella rapporter om de inträffar. Till exempel, om din organisation är inblandad i en rättegång, skulle det ingå i dina anteckningar som en beredskap.
Del 3 av 3: kommunicera med din revisor
- 1Skriv ett skriftligt avtal som anger villkoren för revisionen. Det här avtalet, som ibland kallas ett”uppdragsbrev”, anger granskningens omfattning och låter dig veta hur mycket det kommer att kosta. Avtalet bör också innehålla en klausul om att eventuella höjningar av avgifter eller tidsförlängningar kommer att diskuteras med dig i förväg.
- I brevet anges vanligtvis också vad din personal kommer att ansvara för och vilka dokument du ska förbereda och ha redo för revisorn före den första dagen av fältarbetet.
- Om det finns något i avtalet som du inte förstår eller inte håller med, diskutera det med revisorn innan du undertecknar.
- Årliga revisioner kan vara en betydande kostnad. Den totala kostnaden baseras vanligtvis på din organisations storlek.
Tips: Försök att säkra samma revisor varje år så att de får kännedom om din organisation. Detta kan bidra till att hålla kostnaderna låga.
- 2Be om en lista med nödvändiga dokument flera veckor före granskningen. Vanligtvis kommer din revisor att ge dig en lista med nödvändiga dokument när du undertecknar uppdragsbrevet. Om inte, se till att du har en i tillräckligt med tid för att samla alla dokument och rapporter.
- De dokument som behövs är vanligtvis desamma från år till år, så om du har en lista från ett föregående år kan du komma igång tidigt genom att samla in dokumenten på listan. Kom bara ihåg att jämföra den nya listan som din revisor ger dig för alla dokument eller rapporter som har lagts till.
Tips: Ta reda på vilket format revisorn vill ha dina dokument i. Du sparar tid om du kan konvertera dokument i förväg och presentera dem i rätt format.
- 3Sök förtydliganden om ovanliga transaktioner innan granskningen startar. Om du har några transaktioner som skiljer sig från normen för din organisation, fråga revisorn om dem innan revisionen startar. Revisorer svarar vanligtvis gärna på frågor om dessa, och du kan se till att du har den information som revisorn behöver så att de kan slutföra revisionen effektivt.
- Fråga revisorn om eventuella ändringar i lagar som styr revisionen eller andra ändringar som har gjorts sedan föregående år så att du kan justera dina dokument och register därefter.
- Om du tar upp ovanliga transaktioner eller potentiella frågor till revisorn i förväg, kommer de att veta vad de kan förvänta sig och du behöver inte ta tid under fältarbetet för att förklara dem.
Skapa en enda digital mapp för granskningsdokument och ordna allt där efter de kategorier som revisorn använder. - 4Undvik att schemalägga ledighet under och omedelbart efter granskningen. När revisorn börjar sitt fältarbete kan alla anställda som revisorn behöva prata med behöva vara tillgängliga. Om någon behöver ledighet av en anledning utanför hans kontroll, se till att en annan anställd får information om den information de var ansvarig för och kan arbeta med revisorn i deras ställe.
- Se också till att dina styrelseledamöter eller finanschefer är antingen närvarande eller tillgängliga för att svara på revisorns frågor både under och efter sitt fältarbete.
- 5Be revisorn att delta i styrelsens eller kommitténs möten. Om du har planerade styrelsemöten eller kommittémöten mellan den tidpunkt då du undertecknar uppdragsbrevet och den tid då revisorn har planerat sitt fältarbete, låt revisorn sitta i. Detta kommer att ge dem ytterligare kännedom om din organisation och de personer de kommer att vara arbeta med i förväg för sitt fältarbete.
- Det hjälper också revisorn att förstå hur du förbereder dig för revisionen och introducerar dem till potentiella frågor som kan uppstå under revisionen så att de också kan planera för dem.
- Att ha revisorn att delta i styrelsens eller kommittémöten är särskilt viktigt om du har anställt en ny revisor som du aldrig tidigare har arbetat med.
- Din revisor tar betalt för den tid de spenderar på granskningen. Du kan sänka kostnaderna för din revision genom att göra så mycket förberedelser som möjligt för att säkerställa att de inte behöver spendera mycket tid när de börjar sitt fältarbete.
Läs också: Hur blir jag en rättegång?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
