Hur hanterar jag efterlevnadsrisker förknippade med sociala medier?
Upprätta en policy för "sociala medier" för alla anställda som fastställer riktlinjer för användningen av sociala medier.
Den snabba ökningen av användningen av sociala medier inom marknadsföring och kommunikation har skapat behovet av att förstå efterlevnad och riskfrågor. Det är viktigt för organisationer att ha en ordentlig ram för att hantera efterlevnadsfrågorna. En korrekt riskhanteringsram tillsammans med en korrekt förståelse för hur man använder sociala medianätverk kan visa sig vara en enorm möjlighet. Under det kommande året kommer efterlevnad av sociala medier att vara en av de viktigaste frågorna och ett primärt granskningsområde för efterlevnadsansvariga.
- 1Förstå att till skillnad från traditionella medier, sociala medier marknadsföring och reklam innebär "tvåvägs" kommunikation, med användarna som har kontroll över materialet.
- 2Utvärdera de olika tillgängliga resurserna på sociala medier och vad som bäst passar din organisations behov. Vanliga resurser som används inkluderar: Twitter, LinkedIn, Myspace, Facebook, bloggsidor (WordPress, Blogger, TypePad, etc.)
- 3Analysera hur de olika sociala mediasidorna kan användas och fördelarna och nackdelarna med var och en. Viktigt att komma ihåg efterlevnadsproblemen vid varje steg.
- 4Identifiera efterlevnads- och riskproblemen med varje sociala mediaresurs som du planerar att genomföra.
- 5Identifiera informationssäkerhetsproblem som kan uppstå och inför riktlinjer i din organisations informationssekretesspolicy. Överväg att lägga till avslöjanden i policyn och reklammaterial angående användningen av webbplatser för sociala medier.
- 6Identifiera reklamvillkor när du använder sociala medier för marknadsföringsinsatser. Förstå att organisationen endast kommer att kunna kontrollera information som den publicerar själv och inte kommer att kunna hantera eller kontrollera information som publiceras av konsumenter, allmänheten etc.
Identifiera efterlevnads- och riskproblemen med varje sociala mediaresurs som du planerar att genomföra. - 7Överväg att ha en mekanism för att spåra och svara på klagomål som tas emot via sociala medier. Implementera processer och utbildad personal för att övervaka webbplatserna för att svara och dokumentera dessa klagomål.
- 8Implementera teknik eller processer för att fånga och arkivera information som publiceras på sociala mediasidor, eftersom riktlinjer för lagring av dokument kommer att vara tillämpliga.
- 9Upprätta en policy för "sociala medier" för alla anställda som fastställer riktlinjer för användningen av sociala medier. Detta bör vara mycket detaljerat och täcka alla aspekter som upphovsrätt, immateriell egendom, sekretess / säkerhet, företagskommunikation etc.
- 10Inkorporera en riskbedömning på sociala medier i din nästa riskbedömning för hela organisationen.
- 11Ge utbildning till alla anställda om din organisations policy och riktlinjer för sociala medier.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
