Hur utvecklar jag utbildningsmaterial?

Innan du sätter ihop träningsmaterial, granska din verksamhet och se om ny utbildning är nödvändig.

Utbildningsmaterial kan innehålla en ny medarbetarhandbok, en utdelning för en presentation eller en datormodul som praktikanterna måste slutföra. De är en nödvändig del av alla program som involverar kunskapsförvärv och lagring. Att utveckla effektivt träningsmaterial kräver noggrann planering. Börja med att granska din verksamhet och identifiera de avdelningar eller sektorer som behöver utbildning. Använd den här recensionen för att utveckla ett slutmål för ditt träningsprogram. Bygg ditt träningsmaterial kring detta mål. Använd tydliga avsnitt, punktpunkter och visuella hjälpmedel för att hålla dina deltagare engagerade. Slutligen, utvärdera träningsprogrammet för att se om det blev en framgång.

Del 1 av 3: välja information för programmet

1
Gör en prestationsgranskning för att avgöra om du behöver nytt träningsmaterial. Innan du sätter ihop träningsmaterial, granska din verksamhet och se om ny utbildning är nödvändig. Leta efter problem som behöver förbättras medan du utför denna prestationsgranskning. Du kanske får reda på att verksamheten som helhet behöver omvärderas eller att problemet är koncentrerat till en sektor.
- En vanlig orsak till att utveckla nytt utbildningsmaterial är en kunskapsklyfta mellan vad dina anställda vet hur de ska göra och vad de stöter på på jobbet. Om du granskar din verksamhet och ser att anställda ofta inte har kunskapen för att hantera vissa situationer, planera sedan ett träningsprogram som fyller i dessa luckor.
- Om din recension å andra sidan visar att en avdelning inte presterar bra, planera ett träningsprogram riktat till den här publiken. Till exempel, om försäljningen är nere, kan du se att försäljningsavdelningen inte interagerar bra med kunderna. Ett nytt utbildningsprogram kan ta itu med problemet.
2
Identifiera syftet med detta utbildningsprogram. Fråga dig själv: "Vad är det avsedda slutresultatet för ett nytt träningsprogram?" och "Vad ska människor lära sig eller kunna göra efter att de har slutfört den här utbildningen?" Tänk alltid på detta när du planerar ditt träningsmaterial. Tänk på hur varje steg för deltagarna närmare det målet.
- Alla aktiviteter, grafik, frågor och information ska ta itu med detta slutmål. Inkludera inte onödiga steg. Känn ditt slutmål och arbeta mot det med ditt träningsprogram.
3
Rikta in den avsedda publiken för detta träningsprogram. Att fokusera på din avsedda publik är nyckeln till att utveckla ett effektivt träningsprogram. När du har identifierat problemet och det avsedda resultatet av din träning, gå vidare till vem programmet ska rikta in sig. Om du producerar en allmän anställd handbok för alla, bör informationen inte vara full av jargong och tekniska termer. Om publiken dock är en enskild avdelning, bör din utbildning ta upp vad den avdelningen gör specifikt.
- Till exempel, om ditt företags försäljning har minskat kan du bestämma att problemet ligger hos säljare. Som svar planerar du en omskolning för försäljningsavdelningen. En sådan session skulle innebära förbättring av deras tonhöjder, kundinteraktion och interpersonell kommunikation.
- Om du å andra sidan vill förbättra din kontorssäkerhet för all personal, skulle ditt träningsprogram innehålla mer allmän information som var all brandräddning är, vad som är rätt nödnummer och hur man reagerar i en nödsituation.
Om inte, granska sedan ditt träningsmaterial igen och försök att utveckla ett bättre program.
4
Granska jobbansvaret om det här programmet är för en specifik position. Om du planerar ett träningsprogram eller en manual för en viss position, måste all information vara relevant för den positionen. Det viktigaste första steget är att förstå det jobbet helt. Granska arbetsbeskrivningen och ansvaret för denna befattning. Identifiera kunskapen som någon i denna roll skulle behöva för att utföra sitt ansvar.
- Kom ihåg att en publicerad jobbeskrivning kan skilja sig från vad den anställde gör varje dag. Fråga anställda i den här positionen eller liknande vad deras dagar egentligen består av, vilka utmaningar de möter och vilka oväntade scenarier de ser.
5
Identifiera den information som ska finnas i träningsprogrammet. Efter att ha genomfört dina recensioner och riktat din publik kan du nu börja utveckla ditt träningsprogram. Använd det du har lärt dig och skriv ut informationen som ditt träningsprogram ska innehålla. Medan du gör detta, överväga hur du kan dela upp den här informationen i mindre sektioner för ditt träningsmaterial.
- Kom ihåg att ha ditt slutmål i åtanke när du väljer information. All denna information ska stödja det slutmålet.
- Du kanske har sett i din recension att lagerarbetare använde utrustning farligt. I det här fallet bör ditt träningsprogram tydligt ange de korrekta säkerhetsrutiner som alla anställda måste följa.
6
Bestäm vilket medium som är bäst för detta träningsprogram. Du har flera val för vilken typ av träningsmaterial du ska sätta ihop. Några vanliga är en ny manual, en kvartalspresentation eller en onlinemodul. Tänk på vad ditt träningsprogram kommer att bestå av. Tänk sedan på vilka av dessa medier som bäst kan förmedla den informationen.
- Varje medium har sina egna styrkor och svagheter. En manual är lätt att hänvisa till och leta upp information från, men det är osannolikt att anställda kommer att läsa varje sida. En onlinemodul är interaktiv och kan hålla människors uppmärksamhet bättre, men vanligtvis kan de inte hänvisa till den efteråt. Väg dessa styrkor och svagheter för att välja det bästa mediet.
- Tänk på genomförbarheten och arbetet med varje medium. Du kan till exempel bestämma att en onlinemodul ger bästa resultat, men du behöver programvaruutvecklare för att sätta ihop den. Om du äger ett bageri kanske det inte är möjligt.

Del 2 av 3: konstruktion av materialen

1
Inkludera utdelningar för alla presentationer. Om du håller en presentation, inkludera alltid något fysiskt för dina deltagare att arbeta med. Presentationshanddelar bör sammanfatta vad du kommer att säga i din presentation och inkludera ytterligare figurer eller bilder.
- Inkludera ytterligare resurser i utdelningar som inte finns i presentationen. Om din presentation till exempel handlade om brandsäkerhet, inkludera en lista med nummer som anställda kan ringa för att rapportera säkerhetsöverträdelser.
2
Ange träningsmålen tydligt från början. Oavsett om ditt träningsprogram är en manual, en presentation eller ett annat medium, berätta för deltagarna målet för programmet. På det sättet kan de se hur informationen de håller på att bygga upp till det slutliga målet för träningen. Sätt detta mål på en av de första sidorna i en manual eller utdelning.
- Använd ett uttryckligt uttalande som "I slutet av detta program vet du hur man gör..."
- Om det finns flera mål, dela upp dem i A, B och C för ytterligare tydlighet.
Medan du gör detta, överväga hur du kan dela upp den här informationen i mindre sektioner för ditt träningsmaterial.
3
Rita upp en innehållsförteckning eller schema. Informera deltagarna om träningsplanen så att de vet vad de kan förvänta sig. Om du håller en presentation, lägg ett schema på projektorn eller i de utdelningar du ger. Om du skriver en manual eller modul, gör en av de första sidorna till en innehållsförteckning.
- Planera alltid en paus för långa presentationer. Dina deltagare kommer att zonera ut i möten som tar flera timmar. Om du måste täcka mycket material, överväga flera sessioner under några dagar för att hålla dina deltagares uppmärksamhet.
4
Tillägna separata avsnitt till olika inlärningsmål. Om ditt träningsprogram innehåller flera mål, håll dessa mål åtskilda så att deltagarna kan fokusera på en färdighet i taget. Om du försöker täcka olika färdigheter i samma avsnitt kommer ditt program att vara rörigt och svårt att följa. Titta på alla dina träningsmål och dela upp dem i små delar om det behövs. Detta gör ditt program mycket lättare för deltagarna.
- Organisera olika sektioner logiskt. Till exempel, gör inte det första avsnittet "Interagerar med kunder" och det andra avsnittet "Svara på telefonen." Detta är inte meningsfullt eftersom "svara på telefonen" bör komma först. Bygg upp till varje färdighet genom att använda en effektiv ordning av händelser.
5
Använd punktpunkter och korta meningar för en manual och utdelningar. Utbildningsmaterial ska vara lättläst och hänvisa till. Om du sätter ihop en manual, förklara allt så enkelt och snabbt du kan. Detsamma gäller utdelningar. Använd punktpunkter istället för stycken när det är möjligt.
- Om du skriver i hela meningar, använd inte långa stycken eller textblock. Hoppa över en rad med några meningar. Genom att bryta upp texten kan deltagarna skumma informationen lättare.
- Om du inte är bra på att skriva korta, enkla instruktioner, överväga att anställa en professionell författare som är. Ditt träningsprogram blir mycket bättre och lättare att följa.
- Detta råd kan också gälla presentationer. Lägg inte stora textblock på projektorn. Använd mycket korta, läsbara meningar och punkter för att hålla publikens uppmärksamhet.
6
Inkludera grafik på så många platser som möjligt. Oavsett vilket medium du använder för ditt träningsmaterial, använd bilder som diagram, figurer och diagram för att hjälpa deltagarna. Det kommer att göra informationen lättare att följa, men ännu viktigare är att människor ofta lär sig bättre när de ser en visuell representation.
- För en guide som förklarar hur du använder kontorsdatorer, till exempel, inkludera skärmdumpar på varje sida och cirkelområden där anställda ska klicka. Detta förmedlar poängen mycket bättre än att förklara placeringen av varje knapp.

Del 3 av 3: utvärdering av utbildningsprogrammet

1
Ge deltagarna frågesporter eller granska frågor under hela programmet. Att ställa granskningsfrågor är ett vanligt sätt att bedöma om ett träningsprogram lyckades. Detta visar om deltagarna absorberade informationen eller om de behöver vidareutbildning. Det finns flera metoder för att frågespela deltagare.
- Granskningsmoduler innehåller vanligtvis frågor efter varje avsnitt. Deltagarna kan inte gå vidare förrän de har svarat på frågorna korrekt.
- En kort frågesport efter träningen som du samlar in och betygsätter dig om din presentation förmedlade den information du ville ha den. Om medelpoängen är låg, ompröva ditt program och försök igen. Överväg att göra denna frågesport anonym så att inga anställda känner sig generade.
- Använd inte frågor med uppenbara svar. Detta berättar inte om dina deltagare lärde sig något. Ställ frågor som kräver information från träningen för att svara.
Eftersom deltagarna såg utbildningsmaterialet på egen hand är de din bästa källa för att bedöma om utbildningen lyckades.
2
Be deltagarna om recensioner och feedback efter träningen. Eftersom deltagarna observerade utbildningsmaterialet från första hand är de din bästa källa för att bedöma om utbildningen lyckades. Be dem om deras ärliga feedback och ta deras oro på allvar om de har kritik.
- Kom ihåg att människor är mer benägna att ge dig ärlig feedback om du låter dem vara anonyma. Vissa utbildningsmoduler online ber om förslag som går in i en anonym kö så att granskare inte vet vem som har kommenterat.
- För ett lågteknologiskt alternativ, ge en förslagslåda och träningens slut.
3
Observera din verksamhet under veckorna efter träningen. Precis som du utförde en prestationsgranskning innan träningsprogrammet, gör ytterligare granskningar efteråt. Se om din verksamhet har förbättrats och om arbetstagarna har rättat till de problem som du först observerade. I så fall var din träning en framgång. Om inte, granska sedan ditt träningsmaterial igen och försök att utveckla ett bättre program.
- Om ditt första problem var att försäljningen sjönk eftersom din försäljningsavdelning inte interagerade bra med kunderna, titta på dina försäljningssiffror en månad efter utbildningen. Om försäljningen har förbättrats eller åtminstone slutat sjunka, var du på rätt väg.
4
Gör dig tillgänglig för kommentarer och förslag. Om dina anställda eller utbildningsdeltagare inte känner att de kan prata med dig är det osannolikt att du får mycket feedback. Detta skadar din verksamhet eftersom du kommer att sakna viktiga förslag. Det bästa sättet att få feedback är att skapa en miljö där människor känner sig bekväma med att prata med dig och uttrycka sina bekymmer. Låt folk veta att de kan komma till dig med problem och problem. Lyssna uppmärksamt och ta hänsyn till deras feedback.
- Straffa eller förring aldrig någon som ger dig kritisk feedback. Detta anger tonen att du inte vill acceptera feedback, och folk kommer att sluta ge den till dig.
- Även om någon ger orimlig feedback, låt dem prata. Du behöver inte följa feedbacken, men låt åtminstone den personen känna att du har lyssnat på dem.

Tips

Om du driver ett företag, kom ihåg att anställda ofta inte är fans av långa möten och träningspass. Respektera dina anställdas tid och ring bara sådana möten när du är säker på att ditt träningsmaterial är bra.

Läs också: Hur skriver jag en förändringshanteringsplan?

Hur utvecklar jag utbildningsmaterial?

Steg

Del 1 av 3: välja information för programmet

Del 2 av 3: konstruktion av materialen

Del 3 av 3: utvärdering av utbildningsprogrammet

Tips

Frågor och svar

Kommentarer (10)

Läs också: