Hur skriver jag en förändringshanteringsplan?
För att skriva en plan för förändringshantering för en organisation, börja med att lista de bidragande faktorerna, som prestationsbrister eller ny teknik. Beskriv sedan förändringen och hur den påverkar arbetsroller, rutiner, policyer och strukturell organisation. Lista sedan upp de avdelningar, grupper och intressenter som berörs av planen. Skapa ett förändringsledningsgrupp för att säkerställa en smidig övergång och utforma en kommunikationsplan för att förstärka orsakerna bakom förändringen! För tips om hur du spårar ändringar i något projekt, läs vidare!
Skapa ett förändringsledningsgrupp för att säkerställa en smidig övergång och utforma en kommunikationsplan för att förstärka orsakerna bakom förändringen!
Det finns två typer av förändringshanteringsplaner. Man behandlar förändringens inverkan på en organisation och underlättar övergången. De andra spåren ändras till ett enda projekt, vilket skapar en tydlig registrering av produktjusteringar eller ändringar av projektets omfattning. Båda dessa planer syftar till att kommunicera vad som behöver göras tydligt och exakt.
Metod 1 av 2: skriva en plan för att hantera organisationsförändringar
- 1Visa orsakerna till förändringen. Lista faktorer som ledde till beslutet att ändra, såsom prestationsbrister, ny teknik eller en förändring i organisationens uppdrag.
- Ett tillvägagångssätt är att beskriva organisationens nuvarande situation och den framtida situation som denna plan har för avsikt att skapa.
- 2Definiera ändringens typ och omfattning. Beskriv kort den förväntade karaktären hos förändringshanteringsprojektet. Bestäm om detta kommer att påverka arbetsroller, processändringar, policyändringar och / eller strukturell organisation. Lista avdelningar, arbetsgrupper, system eller andra komponenter som kan ändras.
- 3Beskriv stöd från intressenter. Lista upp alla intressenter som berörs av planen, till exempel ledande befattningshavare, projektledare, projektsponsor, slutanvändare och / eller anställda som påverkas av förändringen. Skriv för var och en om intressenten stöder förändringen.
- Tänk på ett diagram för att kommunicera detta tydligt och kortfattat. En möjlig mall listar medvetenhet, grad av stöd och inflytande för varje intressent, betygsatt på en skala från hög / medium / låg.
- Genomför om möjligt en-mot-en-intervjuer för att mäta stöd.
Andra kräver ytterligare tillvägagångssätt, som kan inkluderas i din plan eller lämnas till förändringsledningen för att genomföra vid behov. - 4Skapa ett förändringsledningsgrupp. Detta team är ansvarigt för att kommunicera med alla intressenter, lyssna på oro och se till att förändringen går så smidigt som möjligt. Välj personer med hög trovärdighet i organisationen och goda kommunikationsförmågor.
- Detta bör inkludera en förändringssponsor på ledande befattningshavarnivå. Betona att detta innebär ett aktivt arbete för att främja förändringarna, inte bara en avskrivning på planen.
- 5Utveckla en strategi med organisationsledning. Fullständigt stöd från organisationens tungviktare är avgörande för förändringens framgång. Låt varje högre anställd ge feedback om förändringen och arbeta med var och en för att skapa en aktiv roll för att demonstrera och främja förändringarna.
- 6Utarbeta en plan för varje intressent. För varje intressent, inklusive de som stöder förändringen, bedöma riskerna och bekymmerna. Tilldela förändringsledningen uppgiften att ta itu med dessa problem.
- 7Skapa en kommunikationsplan. Kommunikation är den viktigaste komponenten i förändringshanteringen. Kommunicera ofta med alla berörda personer. Förstärk skälen bakom förändringen och fördelarna med den.
- Intressenter bör få personlig tvåvägskommunikation. Möten ansikte mot ansikte är väsentliga.
- Kommunikationen bör komma från den höga förändringssponsorn, från den direkta handledaren för varje anställd och alla ytterligare talespersoner som intressenterna litar på. All kommunikation ska ha ett konsekvent budskap.
- 8Spåra motstånd. Det finns alltid motstånd mot förändring. Detta händer på individnivå, så kommunicera personligen med intressenter för att upptäcka orsaken. Övervaka klagomål så att förändringsledningen kan ta itu med dem. Dessa problem inkluderar ofta:
- Ingen motivation att förändras eller ingen känsla av brådska
- Ingen förståelse för den större bilden eller varför förändringen är nödvändig
- Brist på input i processen
- Osäkerhet om arbetssäkerhet, framtida roll eller framtida jobbkrav och färdigheter
- Underlåtenhet att ledningen uppfyller förväntningarna om implementering eller kommunikation av förändringar
För att skriva en plan för förändringshantering för en organisation, börja med att lista de bidragande faktorerna, som prestationsbrister eller ny teknik. - 9Adressera spärrar. Många klagomål bör mötas av en ökning av kommunikationen eller en förändring av en kommunikationsstrategi som tar upp specifika frågor. Andra kräver ytterligare tillvägagångssätt, som kan inkluderas i din plan eller lämnas till förändringsledningen för att genomföra vid behov. Tänk på vilken av dessa som är rätt för din organisation:
- För varje förändring av jobbroller eller process, gör utbildning av anställda till högsta prioritet.
- Om du förväntar dig låg moral eller en stressig övergång, lindra detta med ett företagsevenemang eller förmåner för anställda.
- Om intressenter inte är motiverade att förändras, ge incitament.
- Om intressenter känner sig uteslutna, håll ett möte för att samla in feedback och överväga ändringar av planen.
Metod 2 av 2: spåra ändringar i alla projekt
- 1Definiera förändringshanteringsroller. Lista de roller som kommer att tilldelas för detta projekt. Beskriv ansvarsområdena och nödvändiga färdigheter för varje roll. I det minsta inkludera en projektledare för att genomföra förändringar på en daglig nivå och en projektsponsor för att spåra övergripande framsteg och fatta beslut på hög nivå för förändringshantering.
- För breda projekt i en stor organisation kan du behöva dela projektledningsrollen på flera personer med specialkunskap.
- 2Överväg att ändra styrkort. Mjukvaruprojekt innehåller vanligtvis ett Change Control Board som består av representanter från varje intressentgrupp. Denna styrelse godkänner ändringsförfrågningar istället för projektledaren och kommunicerar besluten till intressenter. Detta tillvägagångssätt fungerar bra för projekt med många intressenter och projekt som kan behöva täta omvärderingar av omfattning och basmål.
- 3Skapa en process för att anta ändringsförfrågningar. När någon i projektgruppen identifierar ett steg framåt, hur går det från idé till verklighet? Beskriv denna process här, enligt teamets överenskommelse. Här är ett exempel:
- Teammedlem fyller i ett formulär för ändringsbegäran och skickar det till projektledaren.
- Projektledaren anger formuläret i ändringsförfrågningsloggen och uppdaterar loggen när förfrågningar implementeras eller avvisas.
- Chef tilldelar teammedlemmar att skriva en mer specifik plan och att uppskatta den ansträngning som krävs.
- Projektledare skickar plan till projektsponsorn för godkännande eller avslag.
- Förändring genomförs. Intressenter informeras ofta om framstegen.
- 4Skapa ett formulär för begäran om ändring. Följande data bör ingå i varje ändringsförfrågan och anges i ändringsloggen:
- Datum för begäran om ändring
- Ändra begäranummer tilldelat av projektledaren
- Titel och beskrivning
- Avsändarens namn, e-postadress och telefonnummer
- Prioritet (hög, medium eller låg). Brådskande planer för förändringshantering kan kräva specifika tidsfrister.
- Produkt- och versionsnummer (för programvaruprojekt)
Lista alla intressenter som berörs av planen, till exempel ledande befattningshavare, projektledare, projektsponsor, slutanvändare och / eller anställda som påverkas av förändringen. - 5Lägg till ytterligare information i ändringsloggen. Ändringsloggen måste också spåra beslut och genomförande. Förutom den information som kopierats från formuläret för ändringsbegäran behöver du plats för följande:
- Markering av godkännande eller avslag
- Underskrift av den person som godkänner eller avslår begäran
- Ändra genomförandestid
- Ändra slutdatum
- 6Spåra större beslut. Förutom den dagliga förändringsloggen kan projektet dra nytta av ett register över större beslut. Denna post kan göra det lättare att spåra långsiktiga projekt eller projekt som genomgår ledarskapsförändringar. Denna post kan också vägleda kommunikation med kunder eller ledande befattningshavare. För varje tidsändring, projektomfång eller krav, prioritetsnivåer eller strategi, inklusive följande information:
- Vem fattade beslutet
- När beslutet fattades
- En sammanfattning av orsakerna till beslutet och den process som användes för att nå det. Bifoga alla dokument relaterade till denna process.
- Bygg förtroende och lojalitet med både dina anställda och dina kunder. Förändring kan få människor att känna sig oroliga. Genom att meddela att du är ute efter ditt folks bästa kommer du att få deras stöd.
Läs också: Hur utvecklar jag en produkt?
Frågor och svar
Obesvarade frågor
- Hur hanterar du ett compliance-projekt?
Kommentarer (19)
- Detta hjälpte mig att känna till viktiga faktorer som jag måste ta hänsyn till när du utvecklar en plan för förändringshantering. Först måste du veta exakt vad du vill uppnå, lista alla intressenter och engagera dem genom effektiv kommunikationsstrategi. Hantera motstånd eller hinder under implementeringsfasen. Projektsponsorn måste vara ansvarig för resultaten. Ändringsagenter måste vara inflytelserika för att projektet ska lyckas.
- En steg-för-steg-guide. Tack så mycket.
- Den här artikeln gav mig en ram som gjorde det möjligt för mig att sätta material och koncept som jag redan hade i en steg-för-steg-process.
- Den här artikeln sammanställde mycket sammanhängande de korta stegen i en förvaltningsplan när den förbereder en rapport för förändringshantering för universitetet.
- Vi har ett enormt paradigmskifte för omvandlingen i vår organisation. Jag tror att den här artikeln kommer att hjälpa oss att göra det.
- Hög nivå, ganska bra struktur och bred vision om förändringshantering.
- Mycket hjälpsam och lättförståelig process.
- Förstå förändringshanteringsprocessen.
- Detta är en bra referens om att ändra förvaltningsplan.
- Behöver skriva en ändringsplan för ett systemimplementeringsprojekt. Bra att ha en mall och några tips om vad man ska inkludera. Detta har varit mycket användbart. Tack.
- Din layout är perfekt för en snabb och informativ information, en ämnesrad och kortfattade punkter som förmedlar nödvändiga åtgärder. Bra gjort!
- Denna artikel innehåller mycket tydliga alla nödvändiga steg för att skapa och genomföra en genomförbar Change Management Plan. Det är precis vad jag behövde! Tack!
- Det var mycket hjälpsamt tack. Det var råd på hög nivå som fick mig att tänka på rätt väg!
- Jag har letat efter en planmall som jag kan använda för förändringshantering och kände mig mycket välsignad att hitta den här för att lära mig exakt hur man gör det. Det är en mycket bra plan som jag anpassar för mitt syfte. Tack för hjälpen.
- Grymt bra.
- Jag använde stegen som konturer för ett sammanfattande dokument av en förändringshanteringsplan. Jag tyckte att den tillagda informationen om varje steg var användbar för att hjälpa mig att redogöra för innehållet för det avsnittet i mitt dokument.
- Stor och tydlig artikel.
- Jag använde informationen i ett magisterprogram för Health Care Program Design. Det var kort, enkelt och koncist.
- Det här var utmärkt! Tack.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
