Hur planerar jag ett företagsevenemang?
Att planera ett företagsevenemang kan vara ett stressande ansvar för alla, oavsett om du är en handledare, en anställd eller en evenemangsplanerare.
Att planera ett företagsevenemang kan vara ett stressande ansvar för alla, oavsett om du är en handledare, en anställd eller en evenemangsplanerare. Att organisera denna typ av aktivitet kräver att hålla reda på olika organisatoriska element och sätta ihop en strategi som bäst passar dina behov. Men med lite planering och övning kan du vara säker på att skapa ett evenemang som är roligt för alla med minimal stress för dig.
Del 1 av 3: delegering av planeringsansvaret
- 1Meddela dina kollegor om det kommande evenemanget. Informera dina arbetskamrater om att du planerar ett företagsevenemang och bjud in människor att hjälpa dig att organisera det. Du kan överväga att skicka ett e-postmeddelande till alla de inbjudna, lägga upp ett bulletin i pausrummet eller till och med skapa ett evenemang på olika sociala medieplattformar. Du kanske också vill kontakta vissa människor personligen.
- Människor är inte alltid snabba att frivilliga, men en personlig inbjudan kan ha mer dragkraft, speciellt om du betonar den specifika färdighet som du vill använda genom att välja just den personen.
- Vissa människor är bra på att organisera detaljer, medan någon annan kan vara särskilt bra på att baka goda godisar för festen. Om du har någon i åtanke som du specifikt vill be om att hjälpa till, försök att säga något som "John, jag blev verkligen imponerad av hur du hjälpte till att organisera aktiviteterna vid vår senaste funktion. Jag undrade om du kanske skulle överväga att hjälpa till i samma sätt för vårt kommande evenemang? "
- 2Ordna ett möte för att diskutera planeringsagendan för företagsevenemang. Vid detta möte bör du dela upp de olika stegen i kommittéer, till exempel plats, mat, underhållning och dekorering. Tilldela varje kommitté en ledare som du tycker är mest kapabel av dina volontärer. Varje ledare ska sedan välja ett team, av minst en annan person, för att hjälpa dem från de återstående volontärerna.
- Under mötet, diskutera idéer från varje kommitté för att få lagen motiverade och tänka på deras inställning.
- Innan mötet avslutas, ordna ett datum och tid för nästa möte och be att varje kommitté erbjuder en statusrapport.
- 3Ta inte loss dig från planeringsprocessen. Du delegerade uppgifterna så att du inte behövde gå vilse i shoppingänden i dessa områden, men du måste delta i beslutsprocessen - speciellt när det gäller att välja och köpa.
- Engagera dig i alla kommittéer och förbli budgetansvarig.
- Se till att varje kommitté kör kostnader för dig innan du gör några inköp.
- Låt kommittémedlemmar hantera de små grejerna, men se till att de vet att rådfråga dig om alla större beslut.
Ordna ett möte för att diskutera planeringen av företagshändelsen. - 4Organisera uppföljningsmöten regelbundet. Ha dessa möten fram till datumet för företagsfunktionen. Se till att ett av dessa möten är på den valda platsen så att alla kommittéer kan se till att deras del av planen fungerar tillsammans med evenemanget som helhet.
- Exempelvis måste dekorationsbesättningen veta platsens storlek och struktur för att se till att de väljer lämpliga dekorationer, och underhållningskommittén måste kolla in platsen innan det fattar ett slutgiltigt beslut om valet av underhållning.
- Se till att alla är på schemat och drar vikt. Var redo att hjälpa till med problem och beslutsfattande lösningar.
- Försök att bestämma dig för datum, tid och plats så att du kan arbeta med att få ut ordet om evenemanget.
Del 2 av 3: planera detaljerna
- 1Bestäm affärsmålet med evenemanget. Överväg vilka mål du vill uppnå för verksamheten genom att vara värd för detta evenemang. Är syftet att få fler kunder? Eller kanske är ditt mål att utveckla starkare relationer med affärspartners. Oavsett orsaken är det viktigt att du har det i åtanke från början så att du kan behålla detta mål som den motiverande faktorn när du fattar beslut om evenemanget.
- Ditt affärsmål bör vara något specifikt och mätbart istället för något vagt. Ett rimligt händelsemål kan till exempel vara att öka affärsinvesterare med 20%.
- 2Välj plats. Detta är ett av de viktigaste stegen i planeringen av ett evenemang för ditt företag eftersom platsen verkligen kommer att sätta tonen för hela evenemanget. Tänk på storleken på ditt evenemang - kommer det bara att vara människorna i ditt lilla kontor, eller kommer evenemanget att tillgodose en utökad affärsmängd?
- Beroende på evenemangets storlek och omfattning kanske du kan vara värd för det på din arbetsplats. Om du har ett stort konferensrum kan det vara ett kostnadseffektivt sätt att planera evenemanget.
- Men om du bjuder in många till evenemanget bör du titta på att reservera ett konferenscenter eller evenemangscenter. Många hotell har sådana platser tillgängliga för bokning.
- Tänk på akustiken i rummet. Om du kommer att ha en stor grupp behöver du antagligen en mikrofon för högtalaren och du vill inte att ljudet ska echo fruktansvärt på grund av dålig ljudakustik.
- Se till att platsen passar din budget för evenemanget, samtidigt som du tillåter tillräckligt med för de andra utgifterna.
- 3Tänk på hur många som ska bjuda in. När du väl har valt platsen måste du börja överväga vem du ska bjuda in. Se till att du inte bjuder in fler människor än platsen bekvämt kan rymma. Du vill inte att dina gäster ska vara trånga eller obekväma.
- Lokalanställda kommer att kunna berätta vad platsen är högst belägen.
- Var noga med att ha affärsändamålet i åtanke när du överväger vad gästerna ska bjuda in. Du vill bjuda in människor som kommer att bidra till det lyckade resultatet av evenemanget och stödja din sak, inte människor som kan hindra det målet.
- 4Planera förfriskningar. När du väl vet hur många människor du kommer att bjuda in kan du börja planera för maten. Du måste ta reda på vilka typer av mat du vill servera och hur mycket du ska få för evenemanget. Dessa överväganden beror till stor del på vilken tid på dagen ditt evenemang kommer att hållas.
- Till exempel, om ditt evenemang är klockan 19, förväntar sig dina gäster förmodligen att du ger mat åt dem och de äter förmodligen inte middag innan evenemanget. I det här fallet måste du tillhandahålla en entré, några sidor och en efterrätt samt några drycker.
- Om ditt evenemang börjar klockan 8, skulle det vara bra att erbjuda kaffe och juice tillsammans med några croissanter eller munkar.
Informera dina arbetskamrater om att du planerar ett företagsevenemang och bjud in människor att hjälpa dig att organisera det. - 5Välj en huvudtalare. Om du väljer att bjuda in en huvudtalare till ditt evenemang, se till att den du väljer är på något sätt relaterad till ditt företag, din produkt, ditt företags ideologi eller syftet med detta evenemang.
- Se till att talarens kostnad ligger inom budgeten för ditt evenemang.
- Försök att prata direkt med flera alternativ för huvudtalare så att du kan få en bättre uppfattning om vilken som passar bäst för ditt evenemang.
- 6Bestäm din budget för evenemanget. För att hålla budgeten för evenemanget måste du bedöma hur mycket pengar du kan spendera och subtrahera en betydande beredskapsfond. Då är resten vad du måste spendera på evenemanget.
- Ingen händelse kommer någonsin att gå 100% smidigt. Det blir vanligtvis något mindre (eller stort!) Olycka som kostar extra oväntade pengar. Det är viktigt att planera för detta och att vara beredd med en reservfond.
- Beroende på evenemangets storlek kan beredskapsfonden sträcka sig från ett par hundra dollar till flera tusen dollar.
EXPERTTIPSVår expert håller med: När du bestämmer budgeten för ett företagsevenemang, överväga den avkastning du kan få. Om du till exempel planerar att bjuda in högprofilerade VIP-gäster som så småningom kan skriva ett miljon dollaravtal, kan det faktiskt vara en mycket bra investering att spendera 14900€ på ett evenemang.
- 7Få sponsorer för evenemanget. För att locka företagssponsorer till ditt företagsevenemang måste du komma med en förfrågan som väcker deras intresse. Sponsring av ditt evenemang måste vara till nytta för sponsorn på något sätt - som om det kommer att ge deras organisation mer mediebevakning.
- Ditt förslag ska innehålla skälen till varför de ska sponsra ditt evenemang, demografiska detaljer för evenemanget / organisationen, de faktiska dollarbeloppen du begär,
Del 3 av 3: slutföra detaljerna
- 1Marknadsför evenemanget. För att få den deltagare du vill ha för ditt evenemang kan du överväga att marknadsföra det på sociala medier. Du kan skapa ett Facebook-evenemang och bjuda in människor på det sättet. Du kan också tweeta om det från ditt företags Twitter-konto. Alla dessa är fantastiska sätt att sprida ordet om ditt företags kommande evenemang.
- 2Skicka ut inbjudningarna med rsvps minst en månad i förväg. Se till att du har en kommitté för inbjudningar och svar, och föreslå att de skapar ett kalkylark med information om gästlistan.
- Detta gör att du kan hålla reda på vem som planerar att delta och få ett antal personer för de saker du kommer att behöva planera för - som hur många förfriskningar eller företagsbyte som ska köpas för evenemanget.
Detta är ett av de viktigaste stegen för att planera ett evenemang för ditt företag eftersom platsen verkligen kommer att sätta tonen för hela evenemanget. - 3Ha ett sista möte. I detta möte bör du granska alla kommittébeslut, gästlistor och budgetkrav. Ta dig tid att stryka ut alla slutliga detaljer.
- Var noga med att ta med tid vid evenemanget för nätverkande eftersom det här är en mycket viktig aspekt av företagsevenemang.
- 4Behandla sponsorer därefter. Sponsorer är de personer som gjorde ditt evenemang möjligt, så du måste behandla dem på rätt sätt. Detta innebär att du eventuellt kan bjuda in dem till evenemanget, se till att de har det bra medan de är där och ge dem tillgång till första raden till allt som händer vid evenemanget. Du måste också tacka dina sponsorer offentligt vid evenemanget.
- Du kanske också vill vara värd för ett sponsoruppföljningsmöte efter evenemanget för att diskutera hur evenemanget gick, vad som kunde göras annorlunda i framtiden etc.
- 5Tacka dem som hjälpte till att organisera evenemanget. Kom ihåg att tacka alla dina volontärer för deras hjälp med att organisera företagssamlingen. Skriv personliga kort som känner igen deras individuella bidrag. Detta är ett bra sätt att göra hela planeringsprocessen så trevlig som möjligt.
- Att visa uppskattning kommer sannolikt att motivera dina hjälpare att hjälpa dig igen i framtiden.
- Se till att planeringsprocessen är rolig. Om dina volontärer känner sig pressade eller trasslade kan de kanske inte hjälpa dig igen i framtiden.
Läs också: Hur utvecklar jag ett inventeringssystem?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
