Hur kontrollerar jag inventeringen?

Det första steget till lagerkontroll är att vara djupt medveten om hur mycket lager du har till hands vid en given tidpunkt, vilken typ av lager du har tillgängligt, var lagret finns och hur det förändras över tiden.

En av de mest utmanande aspekterna av att driva ett företag är att lära sig att effektivt hantera ditt lager så att du får vad dina kunder behöver och vill utan att ha för mycket överskott, vilket kan vara slöseri med pengar. Oavsett om det är att bestämma vad och hur mycket man ska beställa, när man ska beställa, hålla ett exakt antal produkter eller veta hur man hanterar överskott och brist, vet man hur man kontrollerar lager korrekt, kommer det att säkerställa ditt företags framgång.

Del 1 av 3: utvärdering av ditt lager

1
Förstå målen för alla lagerkontrollsystem. Ett system för inventeringskontroll bör uppnå tre viktiga mål. Att veta dessa mål är till hjälp för att informera dig om ditt nuvarande system är effektivt, om det kan förbättras, samt hur det kan förbättras.
- Ditt system ska alltid informera dig om vad som finns i ditt lager.
- Ditt system ska ha ett sätt att upptäcka och uppdatera ändringar i ditt lager.
- Ditt system bör innehålla en plan för hur mycket lager du ska beställa och behålla, samt när du ska beställa om.
2
Investera i programvara för lagerhantering. Det första steget till lagerkontroll är att vara djupt medveten om hur mycket lager du har vid varje tidpunkt, vilken typ av lager du har tillgängligt, var lagret finns och hur det förändras över tiden. Idag finns det många program som kan hjälpa till i denna process.
- Var noga med att ägna lite tid åt att söka på programvarumarknaden. Det finns omfattande online-recensioner och analyser av alla tillgängliga paket, och dessa recensioner kan informera dig om programvaran uppfyller dina specifika behov. Om du precis börjat skaffa lagerhanteringsprogramvara som är inbyggd i bokföringsprogramvara. Detta gör att du kan lagra all din finansiella information i ett program och samordna den.
- Överväg att använda Quickbooks eller Peachtree. Det här är bokföringsprogram, men de har också lagerhanteringsfunktioner som kan hjälpa dig att hålla reda på ditt lager och de har en central databas som kan se till att all personal har samordnad information.
- POS Maid är ett gratis programvara för lagerhantering som kan vara till stor hjälp för små detaljhandelsföretag.
3
Skapa tydliga etiketter. Varje artikel i ditt lager ska ha ett artikelnummer, en kvantitet och en grundläggande beskrivning som inkluderar leverantörens namn och alla andra viktiga detaljer. Detta gör det enkelt att identifiera exakt vad artikeln är. Om du till exempel beställer skjortor i lådor som innehåller 12 skjortor, ska rutan ha en etikett som innehåller artikelnumret för skjortan, kvantiteten (12) och en beskrivning.
- Detta gör det enklare att spåra genom att se till att du vet vad varje ruta innehåller och hur mycket den innehåller.
- Om du har stora mängder lager, titta på ett streckkodsspårningssystem. Detta gör att du kan placera en streckkod på varje artikel, vilket gör det möjligt för personalen att snabbt skanna, identifiera och överföra lagerinformation till vilken programvara du använder. Detta är ett alternativ till manuella etiketter.
Du tar sedan ditt första lagerräkningsark och gör en fullständig räkning av allt ditt lager.
4
Gör en första räkning av ditt lager. Även om du använder programvara är det viktigt att en fysisk inventering ibland görs. Detta börjar med att utföra en första räkning av ditt lager. Du vill börja med att skapa ett kalkylark med varje artikelnummer, följt av kolumner som anger kvantiteten.
- Du räknar sedan helt enkelt alla tillgängliga artiklar du har, samt deras kvantiteter.
- Om du använder programvara vill du lägga till ditt startlager i programvaran. Du måste lägga till artikelnummer, inköpsinformation samt leverantör. Detta lägger till artikeln i programvaran, och när du köper inventering från och med nu uppdaterar programvaran automatiskt inventeringen. Det dras från lagret när försäljningen görs.
- Att göra fysiska räkningar är viktigt för att säkerställa att din programvara är korrekt. En fysisk räkning skyddar också mot okänd krympning och inkurans.
- Inventory bör räknas regelbundet, men kan förlita sig på statistisk process eller räkna de objekt som rör sig mest eller mest värdefullt.

Del 2 av 3: uppdatera ditt lager

1
Uppdatera ditt lager manuellt. Lagerhanteringsprogramvara kan vara ett bra sätt att hålla reda på ditt lager eftersom det automatiskt uppdaterar dina lagerregister när nya försäljningar och inköp matas in i programvaran. Det är dock viktigt att ha ett system för att manuellt övervaka ditt lager så att du har ett sätt att korsa noggrannheten i programvaran (eller om du inte väljer att använda någon typ av programvara).
- Du vill välja ett tidsintervall för att regelbundet kontrollera ditt lager genom visuell inspektion och en fysisk räkning. Detta beror på hur snabbt ditt lager rör sig.
- Då vill du skaffa en lista över alla nya lagerinköp för den tidsperioden (t.ex. en vecka), samt en lista över de försäljningar som skedde under veckan (vilket representerar lageravgång).
- Du tar sedan ditt första lagerräkningsark och gör en fullständig räkning av allt ditt lager. Ditt aktuella lager bör vara lika med vad som var förra veckan, minus all försäljning för veckan, plus de nya lagerköpen.
2
Lagra de uppdaterade dokumenten på ett organiserat sätt. Se till att lagra dina veckokontroller (eller vilken tidsperiod du väljer) i snygga mappar eller bindemedel som är ordnade efter månad. På det här sättet, om du behöver inventeringsdata för en viss vecka, kan du enkelt hitta den. Det är också bra om din revisor behöver någon information.
- Du vill också korsa informationen från din manuella räkning med vilken programvara du råkar använda innan du väljer att lagra den. Lagernivåerna i programvaran och från din manuella kontroll bör vara lika. Om det inte är det är det möjligt att felaktig information har matats in i programvaran, att inventeringen har försvunnit eller att du gjorde ett misstag under din manuella räkning. I det här fallet bör du göra om det.
3
Gå vidare till en POS-lagerhanteringsmetod när din affärsstorlek växer tillräckligt stor för att behöva en mer sofistikerad form av lagerstyrning. Lagerkontroll vid försäljningsstället hanteras, som namnet antyder, vid försäljningsstället, vilket innebär att kassan eller datorn som du använder för utcheckning i ditt företag håller räkningen av ditt lager. Det låter dig köra rapporter i slutet av arbetsdagen, månaden, försäljningsrapportperioden eller någon annan angiven tidsram.
- Om ditt företag har en mycket stor inventering och om många försäljningar görs under en dag kan ett försäljningssystem låta dig spåra ditt lager i realtid. Dessa system är vanligtvis datorer som kör POS-programvara som levereras med kvittoskrivare och kassalåda. Dessa system uppdaterar automatiskt ditt lager varje gång en transaktion görs, och hjälper dig att meddela när en ombeställning är nödvändig eller när förnödenheterna börjar ta slut.
- När du handlar efter ett kassasystem, kom ihåg att du bör leta efter användarvänlighet och grundläggande funktionalitet först och sedan fokusera på att lägga till mer avancerade funktioner när ditt företag växer.
- Du kan länka POS-programvaran med din lagerhanterings- eller bokföringsprogramvara så att din bokföringsprogramvara automatiskt uppdateras varje gång en försäljning görs.

Fortsätt läsa för tips om hur du utvecklar försäljningsställen och hur du anställer en lagerhanteringsbyrå!

Del 3 av 3: bibehålla rätt lagernivå

1
Analysera försäljningsdata. Målet med lagerhantering är att hålla jämna steg med efterfrågan, och det betyder att du behöver tillräckligt med lager för att möta vad din förväntade försäljning är. Om du har varit verksamt under en tidsperiod kan du använda historisk försäljning för att förutsäga ungefär vad din framtida försäljning kommer att bli. Om du är ny vill du basera din försäljningsprognos på vilken typ av verksamhet du är, din plats, andra liknande företag i din region / bransch och på alla kontrakt eller kunder du redan har säkrat.
- Du vill titta på hur mycket varje typ av produkt säljer på månadsbasis och se till att du beställer tillräckligt med lager för att täcka detta belopp plus lite extra lager om det finns mer efterfrågan än förväntat.
- Hur mycket extra du beställer beror på arten av ditt företag. Är ditt företag benäget att snabbt öka och minska efterfrågan? I så fall kanske du vill ha extra inventering för att vara försiktig.
2
Bestäm hur mycket lager du ska beställa och behålla. Hur mycket lager du lagrar och hur mycket du beställer beror på din försäljningsnivå, typen av lager och hur mycket utrymme du har tillgängligt.
- Om ditt lager består av lättfördärvliga artiklar eller om du har lågt utrymme, vill du titta på dina tidigare försäljningsdata och se till att du har något mer än det för att möta den beräknade efterfrågan plus eventuell tillväxt. Lagerhantering är mycket viktigt om du har lite utrymme eller fördärvliga föremål, och du vill noga övervaka nivåer för att vara säker på att du inte tar slut. Du vill alltid välja pålitliga leverantörer som kan skaffa ditt lager snabbt och i tid.
- Om du har ett pålitligt leveransföretag för ditt lager och de kan leverera ofta kan du minska ditt tillbaka lager.
- Om dina artiklar inte är lättfördärvliga och om du har utrymme kan du överväga att dra nytta av massrabatter genom att köpa mer lager. Detta är ett användbart tillvägagångssätt om din försäljning är svår att förutsäga, om den fluktuerar kraftigt och om dina produkter inte finns på en marknad där preferenser förändras snabbt.
3

Tänk på beställning och leveranstid. En annan faktor att tänka på är hur snabbt dina varor kan levereras till dig efter att du beställt dem. Om det till exempel tar en vecka för din beställning av en viss artikel att levereras, kommer du troligen att vilja beställa större kvantiteter av artikeln för att ha till hands så att du inte tar slut medan du väntar på nästa leverans. Om emellertid artiklar kan levereras nästa dag, vet du att du snabbt kan fylla på minskande lager och inte behöver behålla så mycket backstock.
4
Välj en ombeställningspunkt. Ditt mål är att alltid ha tillräckligt med lager för att möta kundernas efterfrågan, samtidigt som du inte bär för mycket lager, eftersom det binder ditt kapital i onödan. För att säkerställa att du alltid har rätt lagernivå måste du veta när du ska beställa om.
- En metod är att ange en lägsta lagernivå, vid vilken tidpunkt du alltid beställer. Till exempel skulle du aldrig låta ditt utbud av skjortor sjunka under 100. Så snart det gör en ombeställning.
- Detta säkerställer att du aldrig tar slut. För produkter som rör sig snabbt eller har potential att snabbt röra sig, ställ in en högre miniminivå. Om du är ett säsongsföretag kanske du vill höja den här lägsta nivån under några månader runt den årstid som du ser en säsongsuppgång.
Gå vidare till en POS-lagerhanteringsmetod när din affärsstorlek växer tillräckligt stor för att behöva en mer sofistikerad form av lagerstyrning.
5
Ordna med att ha lite "säkerhetslager" för att få dig igenom brister från oväntade händelser. Till exempel, om du bär saker som främst är kalla väderföremål, bär mer av specifika föremål som behövs vid stora vinterväderhändelser. Detta säkerhetslager (eller buffertlager) förhindrar brist som kan uppstå mellan när du gör en beställning och när du får den.
- Mängden säkerhetslager du har bör bero på hur utsatt ditt företag är för snabba förändringar i efterfrågan, liksom årstiden om du är säsongsbetonad.
6

Överväg att använda en extern lagerhanteringsbyrå. Detta är särskilt användbart om du är en stor återförsäljare eller behöver ett bra lagerantal för slutet av året eller för slutet av en stor försäljningssäsong. Byrån kommer att räkna ditt fulla lager, skriva ombeställningen och till och med ta bort oönskade varor för att skicka tillbaka till tillverkaren enligt ett förutbestämt avtal med ditt företag.

Läs också: Hur man bygger ett konstnärligt varumärke?

Hur kontrollerar jag inventeringen?

Steg

Del 1 av 3: utvärdering av ditt lager

Del 2 av 3: uppdatera ditt lager

Del 3 av 3: bibehålla rätt lagernivå

Frågor och svar

Kommentarer (8)

Läs också: