Hur organiserar jag personalfiler?
För att organisera dina personalfiler kronologiskt skapar du en separat fil för varje anställd.
Att organisera personalfiler kan verka som en skrämmande uppgift, men att välja en metod och hålla sig till den kan verkligen förenkla processen. Du kommer antagligen behöva organisera pappersfiler och elektroniska filer separat. Välj att ordna dina dokument kronologiskt efter varje anställd eller sortera efter individuell dokumenttyp. Se till att du märker filer noggrant och skyddar känslig information med lämpliga säkerhetsåtgärder.
Metod 1 av 3: organisera papperskopior
- 1Använd ett kronologiskt organisationssystem. Denna typ av organisationssystem är bäst för människor som tenderar att kategorisera händelser kronologiskt i sina sinnen, men det handlar bara om en fråga om preferens. För att organisera dina personalfiler kronologiskt skapar du en separat fil för varje anställd. Inom den anställdes filen kommer du att inkludera alla relevanta dokument i kronologisk ordning.
- Till exempel kan en anställds fil börja med en färdig ansökan, CV / CV och W-4 och sedan lägga till nyare dokument bakom - som årliga resultatutvärderingar.
- 2Organisera filer efter dokumenttyp. Denna typ av organisationssystem är bäst för människor som tenderar att titta mer på den större bilden, även om personliga preferenser är den viktigaste avgörande faktorn. För denna typ av organisation måste du gruppera filer efter dokumenttyp och hålla alla liknande filer tillsammans för varje anställd. Du kan till exempel ha en fil som innehåller alla de anställdas drogtester, en annan för alla utvärderingar av anställdas prestanda och ytterligare en för nödvändiga medicinska register.
- Inom varje dokumenttypsgruppering bör du ordna filerna alfabetiskt så att det blir lättare att hitta varje anställds formulär efter behov.
Du kommer antagligen behöva organisera pappersfiler och elektroniska filer separat. - 3Inkludera alla nödvändiga dokument. De flesta regeringar har lagar på plats relaterade till vilka dokument ett företag måste ha för varje anställd. Se till att du granskar lokala och nationella lagar för att se till att du underhåller dina personalfiler enligt deras krav.
- Dina personalfiler ska innehålla all information relaterad till anställnings- / ansökningsprocessen och förhållandet mellan den anställde och företaget. Detta inkluderar dokument relaterade till prestationsutvärderingar, beröm för anställda och till och med vidtagna disciplinära åtgärder.
- De flesta lagar kräver att företag upprätthåller dokumentation (även efter att en anställd har avslutats) i minst tre år, men det rekommenderas att behålla dem i minst 5 år för att täcka dina baser om en oförutsedd fråga uppstår.
- 4Säkerhetskopiera dina papperskopior med elektroniska kopior. Även om det är viktigt att organisera och underhålla dina originaldokument är det också en bra idé att göra elektroniska kopior av dessa dokument. Detta kan vara till nytta om något händer med papperskopiorna - förlorade, skadade, förstörda etc.
- Kom ihåg att kontinuerligt säkerhetskopiera dina elektroniska kopior för att se till att ditt skyddsnät är uppdaterat.
Metod 2 av 3: organisera elektroniska filer
- 1Välj en anställd eller dokumentbaserad organisation. För att organisera elektroniska filer bör du skapa mappar som tydligt förklarar din organisationsmetod. Du kan ordna filer efter anställd, i vilket fall du har en mapp med den anställdes namn som innehåller alla relaterade dokument. I den anställdas mapp kan du inkludera andra undermappar för att ytterligare hjälpa organisationen (till exempel "prestationsutvärderingar"). Alternativt kan du välja att organisera dem efter filtyp, i vilket fall du kommer att ha en mapp med dokumenttypen som etikett (som "utvärderingar av prestanda" eller "applikationsmaterial") och inkludera varje anställds information i en tydligt märkt undermapp. Det spelar ingen roll vilken organisationsmetod du väljer - allt beror på din personliga preferens.
När du organiserar elektroniska personalfiler är det viktigt att du märker filer korrekt och tydligt. - 2Märk filmappar noggrant. När du organiserar elektroniska personalfiler är det viktigt att du märker filer korrekt och tydligt. Den som har åtkomst till filerna ska kunna förstå etiketten som du tilldelar filen.
- Se till att märka medarbetarnamn konsekvent: "Efternamn, förnamn."
- Ett exempel på ett tydligt märkt dokument kan vara "Smith.John.PerformanceEvaluation.April2017." Det här filnamnet berättar anställdas namn, typ av dokument och datum.
- Ett exempel på ett oklart märkt dokument kan vara "SmithEvaluationApril." Det här filnamnet berättar anställdas efternamn, men det kan vara förvirrande om det finns mer än en anställd med efternamnet "Smith". Det anger inte tydligt vilken typ av utvärdering eller år, bara månaden.
- Detta hjälper till att förhindra att filer går förlorade eller förloras och gör det möjligt för människor att hitta dem lätt när det behövs.
- 3Säkerhetskopiera dina filer. Alla elektroniska personalfiler ska säkerhetskopieras i pappersform, på en annan hårddisk eller på ett säkert molnlagring. Du vill inte förlora alla dina personalfiler om något händer med ditt system eller den dator du lagrar informationen på.
- Säkerhetskopior bör utföras regelbundet för att säkerställa att alla personalfiler alltid underhålls och skyddas. En bra tumregel är att säkerhetskopiera dina filer en gång var 4-6 veckor, men detta antal kommer att ändras beroende på hur många anställda och filer ditt företag har.
Metod 3 av 3: vidta lämpliga försiktighetsåtgärder
- 1Förvara alla papperskopior som innehåller känslig information i ett låst och säkrat skåp. Om du har personalfiler som innehåller känslig information om företagets anställda, bör dessa dokument alltid vara låsta och låsa för att förhindra obehörig åtkomst. Se till att endast behöriga personer har tillgång till nycklarna som låser upp dessa skåp.
- Detta inkluderar alla dokument som innehåller information relaterad till medicinsk information, funktionshinder, ålder, ras, kön, nationellt ursprung, religiös tro, civilstånd eller annan identifierande information (som personnummer).
- Du kanske vill överväga att investera i ett brandsäkert skåp, men kom ihåg att dessa skåp kan vara ganska dyra. Så du måste väga fördelarna med att ha det extra skyddet kontra att bara lita på dina elektroniska kopior som säkerhetskopior.
För denna typ av organisation måste du gruppera filer efter dokumenttyp och hålla alla liknande filer tillsammans för varje anställd. - 2Skydda känsliga elektroniska filer med lösenord. Var noga med att genomföra en autentiseringsprocedur för alla elektroniska filer som behöver skyddas av sekretessskäl. Endast vissa personer bör ha tillgång till dessa filer, så använd lösenord för att skydda informationen.
- Ditt företags nätverksingenjör eller IT-professionell borde kunna hjälpa dig att aktivera lösenord i vissa filmappar.
- 3Låt löneavdelningen organisera sina egna lönefiler. Löneavdelningen bör vara skyldig att organisera och säkra sina egna filer. Eftersom dessa typer av dokument nästan alltid innehåller känslig information måste åtkomsten vara mycket begränsad. Endast lönechefer ska ha tillgång till dessa låsta och säkrade filer.
- Detta inkluderar saker som W-4, betalningsinformation, garneringar, tidsregistrering och tillståndsblanketter.
- Andra avdelningar kan också behöva hålla reda på sin egen dokumentation. Till exempel kan personalresurser behöva behålla dokument relaterade till anställdas hälsa och sjukdomshistoria, klagomål mellan kontor eller någon disciplinär åtgärd relaterad till anställdas beteende.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
